Performance Management Series: การวางแผนผลงาน เมื่อวานนี้ได้เขียนในเรื่องของวงจรในการบริหารผลงาน 3 ขั้นตอน ก็คือ การวางแผนผลงานตอนต้นปี จากนั้นก็เข้าสู่การทบทวนผลงานในช่วงระหว่างปี และสุดท้ายก็ทำการประเมินผลงานตามแผนที่เราวางเอาไว้ วันนี้ผมจะเล่าให้อ่านเกี่ยวกับกระบวนการแรก ก็คือ การวางแผนผลงาน ว่าจะต้องมีวิธีการ และขั้นตอนอย่างไรกันบ้าง ในระบบบริหารผลงานที่ผมกำลังเขียนอยู่นี้ ผมเชื่อว่าหลายๆ บริษัทก็พยายามนำเอามาใช้ในการบริหารผลงานในบริษัทของตนเอง ด่านแรกที่จะต้องทำให้เกิดขึ้นให้ได้ก็คือ ด่านที่เรียกว่า “การวางแผนผลงาน” ซึ่งจริงๆ แล้วมันก็คือ การกำหนดเป้าหมาย และตัวชี้วัดความสำเร็จของงานแต่ละงานในองค์กรว่าจะวัดความสำเร็จกันอย่างไร กระบวนการในการวางแผนผลงานที่ดี และถูกต้องนั้น จะต้องเริ่มจากการกำหนดเป้าหมายขององค์กรให้ชัดเจนเสียก่อน ว่าองค์กรต้องการจะบรรลุเป้าหมายอะไรบ้าง ทั้งในระยะสั้นและระยะยาว ซึ่งผมก็ได้เล่าไปคร่าวๆ แล้วว่า มีเครื่องมือที่สามารถนำมาใช้ช่วยสำหรับกำหนดเป้าหมายขององค์กรได้ ไม่ว่าจะเป็น Balanced Scorecard หรือจะเป็น Goal Setting หรืออะไรก็ตามที่สามารถช่วยให้องค์กรของท่านได้เป้าหมาย และใช้ไม่ยากเกินไป พอเราได้เป้าหมายขององค์กรแล้วสิ่งที่เราจะต้องทำก็คือ กระจายเป้าหมายขององค์กรนั้นลงสู่แต่ละหน่วยงาน ผมเคยอ่านเจอการตั้งเป้าหมายขององค์กรแห่งหนึ่ง ที่เป็นสายการบินต้นทุนต่ำในประเทศสหรัฐอเมริกา เขาตั้งเป้าหมายองค์กรเพียงตัวเดียวเท่านั้นก็คือ เครื่องบินจะต้องสร้างรายได้ให้ได้มากที่สุด โดยการจอดอยู่ที่พื้นให้น้อยที่สุด ดังนั้นเป้าหมายของผู้บริหารระดับสูงก็คือ การบริหารให้เครื่องบินแต่ละลำสามารถบินได้จำนวนเที่ยวมากที่สุด สมมติ ตั้งเป้าไว้ว่า จะต้องบินให้ได้ 5 เที่ยวต่อวัน (ภายในประเทศ) จากนั้นเขาก็นำเอาตัวเลข 5 เที่ยวต่อวันนี้ กระจายลงไปยังฝ่ายขาย ซึ่งผู้จัดการฝ่ายขายก็จะต้องไปวางแผนกับทีมงานขายของตน ว่าจะต้องมีวิธีการทำงานอย่างไร ให้มีผู้โดยสารเข้ามาใช้บริการให้ถึงจุดคุ้มทุนในแต่ละลำ และสามารถที่จะบินได้จำนวนเที่ยวตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ เป้าหมายเดียวกันนี้ ก็สามารถกระจายลงไปที่ฝ่ายซ่อมบำรุง เพื่อที่จะหาทางวางแผนการบำรุงรักษาเครื่องบินให้บินได้ตามจำนวนเที่ยวเป้าหมายที่กำหนดไว้อย่างปลอดภัย และไม่มีปัญหาใดๆ เกิดขึ้น ซึ่งฝ่ายซ่อมบำรุงก็จะกำหนดเป้าหมายและตัวชี้วัดผลงานของตนที่สอดคล้องกับเป้าหมายหลักขององค์กร หรือเป้าหมายเดียวกันนี้ ก็สามารถกระจายลงไปยังฝ่ายบริการ เพื่อวางแผนว่า การที่เครื่องบินจอดไม่นานนั้น จะต้องนำเอา อุปกรณ์ต่างๆ อาหาร เครื่องดื่ม ขึ้นไปให้ทันกำหนดเวลา ก่อนที่ผู้โดยสารจะเริ่มขึ้นเครื่องกัน ที่เล่ามาก็เป็นตัวอย่างที่ช่วยให้เห็นภาพของการตั้งเป้าหมายผลงานที่ชัดเจนขึ้น ดังนั้นองค์ประกอบของการวางแผนผลงานที่ดี ในระบบบริหารผลงาน จะมีดังนี้ครับ - เป้าหมายผลงานของพนักงาน และหน่วยงาน จะต้องสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร พูดง่ายๆ ก็คือ ทุกคนกำลังช่วยกันทำงานให้องค์กรไปสู่เป้าหมาย ดังนั้นเป้าหมายทุกระดับจะต้องตอบโจทย์เป้าหมายขององค์ให้ได้ หรือพูดอีกนัยหนึ่งก็คือ KPI ทุกตัวในองค์กรจะต้องมุ่งไปสู่ KPI หลักขององค์กรนั่นเอง - การกำหนดเป้าหมายผลงาน หรือ KPI นั้นจะต้องกำหนดโดยที่หัวหน้ากับลูกน้องจะต้องมีการพูดคุยกัน ตกลงกัน เพื่อสร้างความเข้าใจร่วมกันในการสร้างผลงานให้ได้ตามเป้าหมาย ไม่ใช่เป็นคำสั่งจากนาย จุดนี้สำคัญนะครับ เพราะปกติองค์กรส่วนใหญ่จะใช้วิธีการกำหนด KPI แบบสั่งการลงไปเลย โดยที่พนักงานเองก็งงๆ ว่าทำไปเพื่ออะไร ไม่เข้าใจว่าทำแล้วผลสุดท้ายจะเกิดอะไรขึ้นบ้างกับผลงานรวมของบริษัท - เป้าหมายผลงาน หรือ KPI ของลูกน้องจะต้องเป็นส่วนหนึ่งของ KPI ของหัวหน้างานด้วย เพราะเราเน้นการทำงานร่วมกันเพื่อให้ได้เป้าหมายขององค์กร ไม่ใช่ต่างคนต่างตั้งกันเอง แล้วไม่สอดคล้องกันเลย หรือไม่สนับสนุนซึ่งกันและกันเลย ผมเคยเห็นบางองค์กร KPI ของหัวหน้าก็ตัวนึง ของลูกน้องก็อีกตัวนึง ไม่เกี่ยวกันเลย ทั้งๆ ที่งานก็เป็นงานในหน่วยงานเดียวกัน แบบนี้ไม่ควรเกิดขึ้นในการวางแผนผลงานครับ - แต่บางตำแหน่งก็ไม่สามารถที่จะกำหนดเป้าหมายผลงานที่สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรได้ เช่น เลขานุการ คนขับรถ ภารโรง ฯลฯ ตำแหน่งงานเหล่านี้ ต้องกำหนดเป้าหมายในการทำงานโดยใช้ ใบพรรณนาหน้าที่งานเป็นตัวช่วยครับ และในบางครั้ง ก็อาจจะใช้การกำหนดเป้าหมายทั้งสองทางก็คือ จากบนลงล่าง และจากล่างขึ้นบนก็ได้ครับ ทั้งนี้ต้องพิจารณาจากเนื้องานของตำแหน่งเป็นหลัก ทั้งหมดที่เขียนมานี้ เป็นหลักการในการกำหนดเป้าหมายผลงาน หรือ ตัวชี้วัดผลงานของแต่ละตำแหน่ง ซึ่งจะช่วยให้ระบบบริหารผลงานมุ่งไปในทิศทางเดียวกัน และเราก็สามารถที่จะตรวจสอบความคืบหน้าของงานได้อย่างชัดเจน ว่าการไปสู่เป้าหมายใหญ่นั้น แต่ละเป้าหมายย่อยจุดใดบ้างที่ยังขาดอยู่ จุดใดบ้างที่จะต้องพัฒนาเพิ่มขึ้น การกำหนดเป้าหมายนี้โดยทั่วไปจะกำหนดและเขียนลงไปในแบบฟอร์มการบริหารผลงานตั้งแต่ต้นปีเลย เพื่อเป็นข้อตกลงร่วมกันระหว่างหัวหน้ากับลูกน้องของตนเอง และเพื่อใช้เป็นแนวทางในการพัฒนาลูกน้องของตนเองด้วย เพื่อสุดท้ายแล้ว พนักงานทุกคนจะได้รับการพัฒนาให้สามารถทำงานได้ตามเป้าหมายความสำเร็จที่กำหนดไว้ พรุ่งนี้ผมจะมาต่อเรื่องของการกำหนดตัวชี้วัดผลงานว่าในทางปฏิบัตินั้นมีปัญหาอะไรกันบ้างครับ Create Date : 09 กันยายน 2553 Last Update : 9 กันยายน 2553 5:52:16 น. 0 comments Counter : 1243 Pageviews.   Share Tweet ชื่อ : * blog นี้ comment ได้เฉพาะสมาชิก Comment :   *ส่วน comment ไม่สามารถใช้ javascript และ style sheet