แปลกแต่จริงที่ว่าเรื่องของ “การบริหารผลงาน” นั้น ยังคงเป็นที่เข้าใจผิดกันอย่างมากมายในหลายๆ องค์กร โดยเฉพาะกับกลุ่มผู้บริหารระดับสูง ตั้งแต่ระดับ CEO ลงมาถึงระดับผู้อำนวยการฝ่าย ซึ่งผู้บริหารระดับนี้จะต้องเป็นผู้บริหารผลงานให้เกิดขึ้นให้ได้ แต่เมื่อไรที่พูดถึงคำว่า “บริหารผลงาน” กลับกลายเป็นว่าเข้าใจผิดไปกันหมด ประเด็นที่เข้าใจผิดกันไปนั้นมีอะไรบ้างลองมาติดตามดูนะครับ

• เข้าใจว่า “การบริหารผลงานก็คือ การประเมินผลงาน” ประเด็นนี้เป็นประเด็นแรกที่คนส่วนใหญ่มักจะเข้าใจผิดเมื่อได้ยินฝ่ายบุคคลพูดถึงคำว่า “บริหารผลงาน” ก็จะเข้าใจไปว่ามันก็คือการประเมินผลงานนั่นแหละ ซึ่งจริงๆ แล้วการบริหารผลงานนั้นเป็นเรื่องที่ใหญ่กว่า กว้างกว่า และมีผลกระทบต่อธุรกิจมากกว่าแค่การประเมินผลงานครับ

• เข้าใจว่า “การบริหารผลงานเป็นงานของฝ่ายบุคคล” เมื่อไรที่ได้ยินคำนี้ ผู้บริหารแทบทุกคนก็จะมองว่าก็ให้ฝ่ายบุคคลไปดำเนินการจัดทำระบบสิ ซึ่งเป็นิสิ่งที่ไม่ถูกต้องอีกเช่นกัน การวางระบบบริหารผลงานที่ดีและถูกต้องนั้นจะต้องอาศัยผู้บริหารระดับสูงในทุกระดับในการวางระบบทั้งหมด เพราะสุดท้ายเมื่อระบบเสร็จเรียบร้อยคนที่ใช้งานระบบนี้ ก็คือ เหล่าบรรดาผู้บริหาร และหัวหน้างานทุกระดับในองค์กรนั่นเอง ไม่ใช่ฝ่ายบุคคลเป็นคนใช้งานครับ พอเข้าใจผิดแบบนี้ ก็เลยมักจะเกิดคำพูดที่ว่า “ฝ่ายบุคคลทำอะไรมา ออกแบบระบบบริหารผลงานใช้การไม่ได้เลย ไม่ว่าจะเป็นแบบฟอร์มการประเมินผลงาน ตัวชี้วัดผลงาน ฯลฯ ล้วนแล้วแต่ไม่สะท้อนงานจริงๆ ของฝ่ายผม” ดังนั้นเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาลูกโซ่แบบนี้ ทุกฝ่ายจะต้องช่วยกันวางระบบ โดยเฉพาะผู้บริหารระดับสูงจะต้องเข้าใจที่มาที่ไปของระบบอย่างถ่องแท้

• เข้าใจว่า “การบริหารผลงานก็คือการกำหนดตัวชี้วัดผลงาน” มีหลายองค์กรที่ผู้บริหารเข้าใจแค่เพียงว่า การบริหารผลงานก็คือ การกำหนดตัวชี้วัดผลงานให้กับแต่ละตำแหน่งงาน เพื่อให้เขาไปดำเนินการตามตัวชี้วัดนั้นๆ ซึ่งก็เข้าใจผิดอีกเช่นกัน มีองค์กรจำนวนมากที่ทำระบบริหารผลงาน และก็จบแค่การกำหนดตัวชี้วัดผลงาน จากนั้น ก็ไม่มีผลงานอะไรเกิดขึ้น แค่มีตัวชี้วัดอยู่ในแฟ้ม เมื่อใครถามก็ตอบอย่างภาคภูมิใจว่าบริษัทเรามีตัวชี้วัดผลงานแล้ว แต่กลับไม่มีความสำเร็จอะไรเกิดขึ้นตามตัวชี้วัดที่กำหนดไว้เลย

• เข้าใจว่า “ตัวชี้วัดผลงานนั้นเป็นเรื่องของหัวหน้ากับลูกน้อง ผู้บริหารไม่เกี่ยว” ผู้บริหารหลายคน โดยเฉพาะระดับ CEO มักจะมองว่าตัวชี้วัดผลงานนั้นเป็นเรื่องของผู้จัดการและหัวหน้างานระดับรองๆ ลงไป ตนเองไม่ต้องมีตัวชี้วัดผลงานอะไรก็ได้ เพราะตนเป็นผู้บริหารสูงสุดขององค์กรแล้ว แต่ในความเป็นจริงของระบบบริหารผลงานนั้น ตัวชี้วัดความสำเร็จของทุกหน่วยงานจะต้องเชื่อมโยงโดยตรงมาจากตัวชี้วัดผลงานของผู้บริหารสูงสุดขององค์กร มิฉะนั้นแล้วต่างฝ่ายก็จะไปตั้งตัวชี้วัดผลงานของฝ่ายตัวเองกันตามอำเภอใจ วัดในสิ่งที่ทำได้ วัดในสิ่งที่อยากจะวัด ซึ่งเอาเข้าจริง ทำได้กันหมด แต่ผลงานขององค์กรกลับไม่ได้ดีขึ้นเลย ดังนั้นระบบบริหารผลงานที่จะต้องมีการกำหนดตัวชี้วัดผลงานนั้นจะต้องเริ่มต้นมาจากตัวชี้วัดของ CEO เลย แล้วค่อยๆ กระจายไล่ลงมาในแต่ละระดับจนกระทั่งถึงระดับพนักงาน

• เข้าใจว่า “การบริหารผลงานนั้นแค่สั่งการ และกำหนดตัววัดให้ชัดเจนก็พอแล้ว” กล่าวคือทุกต้นปีหัวหน้ากับลูกน้องก็ตั้งเป้าหมายร่วมกันว่าจะต้องทำอะไรบ้างในปีนี้ แล้วต่างคนก็ต่างไปทำงานกันมาให้ได้ตามเป้าหมาย ซึ่งจริงๆ แล้วก็ถูกนะครับ แต่ถูกเพียงครึ่งเดียว การบริหารผลงานนั้นนอกจากจะต้องกำหนดเป้าหมายให้ชัดเจนแล้ว สิ่งสำคัญของการบริหารผลงานก็คือ “การสื่อความ” กันอยู่ตลอดเวลาในเรื่องของผลงาน เป้าหมายกำหนดชัดแล้วไม่พอ จะต้องมีการตรวจสอบผลงาน และสื่อความในเรื่องของผลงานจริงๆ ที่ออกมาเทียบกับเป้าหมายกันอยู่ตลอดเวลา ดังนั้นหัวหน้างานในทุกระดับที่ต้องบริหารผลงานลูกน้องจะต้องมีทักษะในการให้ Feedback ผลงานแก่ลูกน้องตนเอง และจะต้องมีทักษะในการ Coaching เพื่อสอนงานให้ลูกน้องของตนทำงานได้ตามเป้าหมาย มิฉะนั้นตั้งเป้าไปก็ไม่มีประโยชน์อะไรถ้าขาดการสื่อความเรื่องของผลงาน

ประเด็นข้างต้นเป็นประเด็นความเข้าใจผิดที่มักจะพบเสมอ สำหรับบริษัทที่กำลังจะมีการปรับปรุงระบบประเมินผลงานธรรมดา ให้เป็นระบบบริหารผลงาน ซึ่งคำว่าบริหารผลงานนั้นจะต้องบริหารกันทั้งระบบ และผู้บริหารทุกระดับจะต้องเข้ามามีส่วนร่วมด้วย สิ่งสำคัญก็คือ ฝ่ายบุคคลจะต้องสื่อความให้ชัดเจนและให้ทุกฝ่ายเข้าใจว่า เรื่องของการบริหารผลงานนั้นไม่ใช่เรื่องใหม่เลย เราทำกันอยู่แล้วทุกวัน เพียงแต่อาจจะไม่ได้ทำกันทุกคน ดังนั้นเราก็เลยสร้างระบบเพื่อให้ผู้บริหารทุกคนสามารถที่จะบริหารผลงานของตนเองให้ออกมาได้ตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ในแต่ละปีนั่นเองครับ อย่าไปทำให้เขาคิดว่า นี่คือระบบใหม่ที่ไม่เคยมีมาก่อน เพราะเขาก็จะโยนเรื่องทั้งหมดมาให้กับฝ่ายบุคคลเพื่อดำเนินการ แล้วสุดท้ายระบบบริหารผลงานก็จะกลับมาเป็นแค่เพียงการประเมินผลงานแบบเดิมๆ ครับ