เคย
มั้ยครับ ที่มอบหมายงานให้กับลูกน้องแล้ว
แต่ลูกน้องกลับทำงานออกมาไม่ได้ดั่งใจเรา หรือไม่ได้ตามที่เราต้องการ
จนบางครั้งเราต้องออกปากตำหนิลูกน้องเราว่า ทำไมทำไม่ได้อย่างที่สั่ง จริงๆ
แล้วหัวหน้าหรือลูกน้องกันแน่ที่จะต้องปรับปรุงตัวเอง

ส่วนใหญ่จะตอบว่า “ลูกน้อง”
จะต้องปรับปรุงตัวเองให้มากกว่านี้ โดยการฟังให้เข้าใจ ตั้งใจฟัง
ไม่ใช่เข้าหูซ้ายทะลุหูขวาออกไป ฯลฯ แต่เชื่อหรือไม่ครับ
การที่ลูกน้องไม่สามารถทำงานได้ตามที่เรามอบหมายได้นั้น จริงๆ
แล้วถ้าจะให้ได้ผล จะต้องแก้ไขที่ตัวหัวหน้าเองมากกว่าครับ ก็คือ
หัวหน้าจะต้องมั่นใจ และแน่ใจว่า สิ่งที่ตนเองได้สั่งการและมอบหมายไปนั้น
ลูกน้องเราเข้าใจจริงๆ ว่าผลงานที่ต้องการนั้นคืออะไร หน้าตาเป็นอย่างไร

ถ้า
เรามัวแต่ไปแก้ไขที่ลูกน้อง ผมเชื่อว่าปัญหาเหล่านี้ไม่มีทางจบแน่นอนครับ
เพราะลูกน้องแต่ละคนก็ไม่เหมือนกัน
จะให้เปลี่ยนทุกคนเข้ามาหาเรามันยากมากนะครับ
ในฐานะที่เราเป็นหัวหน้าเราเปลี่ยนตัวเองให้เข้ากับลูกน้องแต่ละคนน่าจะ
ง่ายกว่าครับ

อย่างไรก็ดี เทคนิคในการที่จะมอบหมายงานให้ลูกน้องเพื่อให้ลูกน้องทำงานตามที่เราสั่งให้ได้ผลมากที่สุดก็มีดังนี้ครับ

• บอกว่างานนี้ต้องทำอะไรบ้าง ให้ชัดเจน คำว่าชัดเจนนี้หมายความว่า ลูกน้องจะต้องมองเห็นภาพผลงานในแบบเดียวกับหัวหน้านะครับ เช่น “ผมอยากให้คุณรับผิดชอบโครงการสำรวจความพึงพอใจของพนักงานในปีนี้” ก็คือ บอกให้ชัดเจนว่าจะให้เขาทำอะไร

• บอกรายละเอียดในการทำงานเพิ่มเติมว่าต้องทำอย่างไร (คร่าวๆ)
  แต่ไม่ต้องบอกทุกขั้นตอนนะครับ เพราะแบบนั้นไม่ต้องจ้างเขาแล้วครับ
  ทำเองดีกว่า สิ่งที่ควรจะชี้แจงก็คือ
  งานที่จะให้ทำนั้นมีรายละเอียดในการทำงานอย่างไรบ้าง เช่น “ผมอยากให้คุณรับผิดชอบโครงการสำรวจความพึงพอใจของพนักงานในปีนี้ โดย
  ให้ไปหาบริษัทที่ปรึกษาที่มีความเชี่ยวชาญด้านนี้
  ให้เขามานำเสนอแนวทางการทำงานกับเราก่อน
  แล้วเราค่อยมาช่วยกันพิจารณาคัดเลือกกัน”

• บอกกำหนดเวลาที่ต้องเสร็จ
  สิ่งที่หัวหน้าจะต้องบอกให้ชัดเจนก็คือ
  งานที่มอบหมายนั้นจะต้องเสร็จเมื่อไหร่ ถ้าสามารถระบุวันที่ได้เลยยิ่งดี
  เพราะนี่คือการทำให้พนักงานเห็นเส้นตายสุดท้ายที่งานนี้จะต้องเสร็จและส่ง ไม่ใช่สั่งแค่ว่า “ทำให้เร็วที่สุด” “ด่วนที่สุด” หรือ “ราวๆ เดือนหน้า”
  ฯลฯ คำพูดเหล่านี้ล้วนแต่แสดงให้เราเห็นถึงความไม่ชัดเจน เร็ว หรือด่วน
  ของหัวหน้า มันไม่เหมือนกับของพนักงานแน่นอนครับ
  ดังนั้นเพื่อป้องกันการเข้าใจกันผิด เราควรระบุเวลาให้ชัดเจนไปเลย เช่น “ผมอยากให้คุณรับผิดชอบโครงการสำรวจความพึงพอใจของพนักงานในปีนี้ โดย
  ให้ไปหาบริษัทที่ปรึกษาที่มีความเชี่ยวชาญด้านนี้
  ให้เขามานำเสนอแนวทางการทำงานกับเราก่อน
  แล้วเราค่อยมาช่วยกันพิจารณาคัดเลือกกัน
  คุณช่วยประสานงานเพื่อให้บริษัทที่ปรึกษา 3 แห่ง เข้ามานำเสนองานกับเราในวันที่ 5 มีนาคมนี้นะครับ”

• บอกถึงความหมายและความสำคัญของงานนี้ให้
  ลูกน้องเราทราบด้วย
  การที่เราสั่งงานโดยที่ไม่ได้บอกลูกน้องเราว่างานนี้สำคัญแค่ไหนต่อหน่วยงาน
  หรือองค์กร จะทำให้ลูกน้องเราไม่มีความรู้สึกของการเป็นเจ้าของงานนี้ หรือ
  “ไม่อิน” กับงานที่เรามอบหมายไปนั่นเอง เขาก็จะไม่ค่อยอยากทำ
  เพราะไม่รู้ว่าทำไปทำไม
  ดังนั้นหัวหน้างานจะต้องแจ้งให้ลูกน้องทราบด้วยว่างานที่กำลังมอบหมายอยู่
  นี้นั้น มันมีความสำคัญอย่างไรบ้าง คราวนี้ลองเอาทุกข้อมารวมกันนะครับ “ผมอยากให้คุณรับผิดชอบโครงการสำรวจความพึงพอใจของพนักงานในปีนี้ โดย
  ให้ไปหาบริษัทที่ปรึกษาที่มีความเชี่ยวชาญด้านนี้
  ให้เขามานำเสนอแนวทางการทำงานกับเราก่อน
  แล้วเราค่อยมาช่วยกันพิจารณาคัดเลือกกัน
  คุณช่วยประสานงานเพื่อให้บริษัทที่ปรึกษา 3 แห่ง
  เข้ามานำเสนองานกับเราในวันที่ 5 มีนาคมนี้นะครับ
  งานนี้มีความสำคัญมากนะครับ
  เพราะจทำให้เรารู้ว่าพนักงานคิดอย่างไรกับบริษัท
  เราจะได้นำผลการสำรวจมากำหนดแนวทางในการบริหารทรัพยากรบุคคลใหม่
  เพื่อสร้างแรงจูงใจให้พนักงาน
  สุดท้ายก็จะทำให้ผลงานขององค์กรเราดีขึ้นอีก.....”

ผม
คิดว่าถ้าเรามอบหมายงานให้กับพนักงานด้วยความชัดเจน แน่นอน
และทำให้พนักงานมองเห็นภาพผลลัพธ์เดียวกับเราได้
เขาจะทำงานให้เราด้วยความถูกต้อง และไม่ผิดพลาด
เราเองก็จะควบคุมงานด้วยความสบายใจ เพราะลูกน้องเข้าใจในสิ่งที่สั่งให้ทำ
ไม่ต้องมาเสียเวลาอธิบายใหม่หลายๆ รอบ เพราะไม่เข้าใจสักที

ผมว่ายอม
เสียเวลามากกว่าเดิมสักนิดในช่วงมอบหมายงาน เอาให้เข้าใจกันไปเลย
แล้วต่อจากนั้น
เราจะมาเสียเวลากับการสร้างผลงานดีกว่าที่จะมาเสียเวลากับการสั่งการใหม่รอบ
แล้วรอบเล่าครับ

Create Date : 27 กุมภาพันธ์ 2555
Last Update : 27 กุมภาพันธ์ 2555 6:40:25 น.		2 comments
Counter : 1571 Pageviews.
Share Tweet