เมื่อวานนี้ได้เขียนเรื่องราวเกี่ยวกับปัญหาของการบริหารทรัพยากรบุคคลที่ถูกแก้ไขแบบไม่ค่อยถูกต้องนัก ผลก็คือทำให้ปัญหาเหล่านั้นยังคงอยู่ และยิ่งฝังรากลึกขึ้นเรื่อยๆ (อ่านบทความเก่า “ปัญหาการบริหารทรัพยากรบุคคลที่แก้ไขไม่ตรงจุด” //wp.me/pBmlU-X2) วันนี้ก็เลยจะมาแนะนำวิธีการแก้ไขปัญหาเหล่านั้นว่าจะต้องทำอย่างไรเพื่อให้ปัญหาที่เกิดขึ้นถูกแก้ไขได้ตรงจุด

• ปัญหาเรื่องหาพนักงานแล้วไม่ได้คุณภาพตามที่ต้องการ ปัญหานี้จะมาแก้ที่ฝ่ายบุคคลฝ่ายเดียวก็คงไม่ได้ สิ่งที่สำคัญก็คือต้องกำหนดให้ชัดเจนว่า “คนที่มีคุณภาพ” สำหรับองค์กรของเรานั้นเป็นอย่างไร กล่าวคือ จะต้องมีความรู้ ทักษะ และคุณสมบัติอื่นๆ อย่างไรต้องชัดเจนในแต่ละตำแหน่งก่อน จากนั้นก็ต้องมาพัฒนากลุ่มผู้จัดการที่ต้องสัมภาษณ์พนักงาน ให้สัมภาษณ์ได้อย่างถูกต้อง เพื่อคัดคนให้ได้ตามที่เราต้องการ เพราะองค์กรส่วนใหญ่มาตายก็ตรงสัมภาษณ์นี่แหละครับ คุยกันถูกคอมาก แต่เรื่องที่คุยนั้นไม่ได้เกี่ยวอะไรกับการทำงานเลยก็มี ผลสุดท้ายก็คือ เราได้คนที่คุยถูกคอแค่ทำงานไม่ได้

• ปัญหาส่งพนักงานไปฝึกอบรมแล้วไม่ได้ผลกลับมา เวลาที่หัวหน้างานส่งพนักงานไปฝึกอบรมนั้น ก็มักจะคาดหวังว่าอบรมกลับมาแล้วจะสามารถทำงานหรือแก้ไขปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นได้ดีขึ้นว่าเดิม แต่บางครั้งก็ผิดคาด วิธีที่ถูกต้องก็คือ การที่หัวหน้าจะส่งพนักงานไปอบรมนั้น จะต้องคุยกับพนักงานคนนั้นให้ชัดเจนว่า หลังอบรมกลับมาแล้วต้องทำอะไรบ้าง และเอาความรู้มาทำงานอะไรบ้าง พอกลับมาแล้ว หัวหน้าเองก็ต้องคอยติดตามว่าพนักงานนำเอาความรู้ใหม่ๆ นั้นมาใช้หรือเปล่า ประเด็นก็คือ ถ้าจะให้การฝึกอบรมได้ผลในเชิงปฏิบัตินั้น หัวหน้างานของพนักงานคนนั้นมีส่วนมากครับ ก็คือ ต้องมอบหมาย และติดตามงานอยู่เสมอ และสนับสนุนให้พนักงานเอาความรู้ใหม่ๆ มาใช้ได้อย่างเปิดกว้าง

• ปัญหาการประเมินผลงาน ปัญหาเรื่องนี้เป็นปัญหาคลาสสิคครับ องค์กรส่วนใหญ่มักจะแก้ไขกันที่ปลายเหตุก็คือ ไปแก้ไขแบบฟอร์มในการประเมินผลมากกว่าไปแก้ที่คนประเมิน ปัญหาจริงๆ ของการประเมินผลงานนั้น อยู่ที่คนประเมินมากกว่าที่แบบฟอร์มครับ เราต้องให้ความรู้และทักษะในการประเมินผลงานแก่หัวหน้าทุกคนทุกระดับในองค์กร ให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน และให้ผู้จัดการฝ่ายต่างๆ มีส่วนร่วมในการออกแบบระบบการประเมินผลงานของบริษัท เพราะเขาเป็นคนใช้ระบบนี้ ดังนั้นน่าจะรู้ว่าปัญหาการประเมินผลจะไปแก้ที่ไหนได้บ้าง ฝ่ายบุคคลก็จะต้องเข้ามามีส่วนร่วมในเรื่องของแนวคิดและหลักการในการประเมินผลงาน จากนั้นก็ฝึกคนใช้ระบบให้ใช้ระบบได้ตามมาตรฐานที่เรากำหนดขึ้น และสุดท้ายต้องให้ความรู้แก่ผู้ถูกประเมินด้วยว่าระบบประเมินผลงานของบริษัทเรานั้นเป็นอย่างไร มีรายละเอียดอะไรบ้าง ประเมินอะไร อย่างไร จะได้เข้าใจกันทั้งสองฝ่าย

• ปัญหาพนักงานเงินเดือนชนเพดาน เรื่องนี้เป็นปัญหาที่พนักงานเกือบทุกคนกลัวมาก กลัวว่าถ้าบริษัทมีโครงสร้างเงินเดือนแล้ว วันหนึ่งเงินเดือนเราจะตัน เพราะไปชนเพดาน ซึ่งหลักการก็ถูกต้องอยู่แล้วนะครับ เมื่อไหร่ที่พนักงานไม่สามารถพัฒนาตนเองให้สามารถรับผิดชอบงานที่ยากขึ้นได้ ไม่มีศักยภาพในการพัฒนาตนเองได้มากกว่าเดิม เมื่อถึงจุดหนึ่งเงินเดือนก็จะไม่สามารถโตขึ้นไปได้เช่นกัน ปัญหานี้พอจะแก้ไขได้โดยการสร้างระบบเตือนให้กับเหล่าผู้จัดการว่า พนักงานคนนี้อีก 5 ปีข้างหน้า เงินเดือนกำลังจะชนเพดานแล้วนะ ดังนั้นในช่วง 5 ปีที่เหลือนี้ หัวหน้าจะต้องวางแผนในการพัฒนาลูกน้องให้สามารถรับผิดชอบงานที่สูงขึ้นได้มากกว่าเดิมได้ และเมื่อมั่นใจว่าทำได้แล้วก็เลื่อนตำแหน่งให้พนักงานขึ้นไปในระดับที่สูงขึ้น เงินเดือนก็จะไม่ตันแล้ว ประเด็นสำคัญก็คือ จะต้องมั่นใจได้ว่าพนักงานสามารถทำงานที่ยากขึ้นได้จริงๆ เพราะมิฉะนั้นแล้วจะกลายเป็นว่าพอถึงเวลาก็ปรับระดับกันใหญ่เลย ก็จะมีปัญหาอื่นๆ ตามมาอีก

• ปัญหาความก้าวหน้าทางสายอาชีพ พนักงานทุกคนย่อมต้องการความก้าวหน้าทางสายอาชีพของตนเอง แต่ความก้าวหน้านั้นไม่ใช่การเลื่อนตำแหน่งให้เป็นระดับหัวหน้าเพียงอย่างเดียว องค์กรสามารถออกแบบเส้นทางความก้าวหน้าได้ โดยแยกออกเป็น 2 สาย ก็คือ สายบังคับบัญชา และสายวิชาชีพเฉพาะทาง ซึ่งพนักงานถนัดสายไหนก็ให้โตไปได้ตามที่เขาถนัด ประเด็นสำคัญก็คือ ไม่ใช่ทุกตำแหน่งที่โตตามสายอาชีพได้นะครับ จะต้องเป็นตำแหน่งที่เป็นวิชาชีพเฉพาะทางจริงๆ อาจจะมีคำถามว่าแล้วตำแหน่งเล็กๆ เช่นคนขับรถ หรือพนักงานพิมพ์ดีด ก็โตไม่ได้สิ คำตอบก็คือ ถ้าโตในสายอาชีพก็โตไม่ได้แล้ว แต่ถ้าอยากโตก็ต้องเปลี่ยนสายอาชีพใหม่ เพื่อให้โตได้ ผมเคยเห็นพนักงานขับรถบางคน พอรู้ว่าตนเองโตไม่ได้ตามสายอาชีพ ก็เลยเปลี่ยนอาชีพใหม่ โดยการขอโอนย้ายมาอยู่ฝ่ายขาย และทำหน้าที่เป็นพนักงานขาย จากนั้นพนักงานคนนี้ก็เติบโตไปเรื่อยๆ ตามสายงานขาย จนสุดท้ายได้เป็นถึงผู้จัดการขายภูมิภาคของบริษัท นี่คือสายอาชีพที่บริหารอย่างถูกต้อง เพราะถ้าเราบริหารไม่ถูก ไม่นานครับ องค์กรเราจะมีแต่ผู้เชี่ยวชาญ และมีแต่ผู้จัดการที่ทำงานเดิมๆ เต็มองค์กรไปหมด

• ปัญหาแรงจูงใจพนักงานกับเงินเดือน เรื่องนี้ก็เป็นปัญหาคลาสสิคอีกเช่นกัน เพราะคนส่วนใหญ่มักจะคิดเอาเองว่า เงินเดือนคือตัวจูงใจพนักงานได้ดีที่สุด แต่ในความเป็นจริง และจากหลักฐานการวิจัยของหลายๆ ที่พบว่า เงินเดือนเป็นเพียงปัจจัยพื้นฐานเท่านั้น และมีผลต่อแรงจูงใจในระยะแรกๆ ของการทำงานเท่านั้น จากนั้นจะเป็นเรื่องอื่นมากกว่า ส่วนใหญ่ก็เป็นเรื่องของ รางวัลที่จับต้องไม่ได้ ที่จะมีผลต่อแรงจูงใจของพนักงานมากกว่า เช่น คำชมจากหัวหน้า การได้รับการยอมรับในผลงานจากหัวหน้าของตนเอง หรือการได้รับการยอมรับจากกลุ่มเพื่อนๆ ของเรา และเรื่องของความภูมิใจในความสำเร็จของผลงานตัวเอง ดังนั้น การที่พนักงานขาดแรงจูงใจ และลาออกมาก เราจะไปแก้ไขปัญหาในเรื่องของเงินเดือนอย่างเดียวก็คงไม่ถูกจุด คงต้องมานั่งพิจารณาว่ามีปัจจัยอื่นๆ มั้ยที่ทำให้พนักงานไม่อยากอยู่ในองค์กร ซึ่งผลการวิจัยก็ออกมาชัดเจนไม่ว่าจะในอดีต หรือปัจจุบันว่า พนักงานส่วนใหญ่ที่ลาออกจากองค์กรนั้นสาเหตุมาจากหัวหน้างานมากกว่าเรื่องของเงินเดือนค่าจ้าง

• อยากให้พนักงานมีพฤติกรรมที่ดีขึ้นก็เลยทำระบบ Competency ระบบการบริหารทรัพยากรบุคคลตามพื้นฐานของ Competency นั้นถ้าจะใช้จริงๆ ต้องให้ผู้จัดการตามสายงานเป็นคนใช้ เพราะเขาจะรู้จักพนักงานดีกว่าฝ่ายบุคคล มิฉะนั้นระบบที่วางไว้ก็วางไว้จริงๆ บนหิ้ง แต่ไม่ได้ถูกนำมาใช้จริง องค์กรที่วางระบบ Competency นั้นจะต้องสนับสนุนให้ Line Manager นำเอาสิ่งเหล่านี้มาใช้เป็นกรอบในการพัฒนาพนักงานของตนเอง เพราะนี่คือเครื่องมือที่ HR ช่วยทำให้ผู้จัดการสายงานสามารถมองพนักงาน และวางแผนพัฒนาพนักงานของตนเองได้อย่างเป็นรูปธรรม

นี่ก็คือแนวทางคร่าวๆ ในการแก้ไขปัญหาที่ผมได้เขียนไว้เมื่อวานนี้ แต่อย่างไรก็ดีปัญหาเรื่องของการบริหารทรัพยากรบุคคลนั้น มักจะต้องใช้เวลาในการเยียวยา นานกว่าปัญหาเรื่องอื่นๆ ซึ่งก็เป็นเรื่องปกติอยู่แล้ว ดังนั้นเราจะใจร้อนกับปัญหาของการบริหารคนไม่ได้เลยครับ บางองค์กรกว่าจะสำเร็จได้ ก็ต้องใช้เวลาเป็นปีๆ ในการกระตุ้นส่งเสริม จนเกิดความสำเร็จได้ ดังนั้นปัญหาของการบริหารคนนั้นจะต้องใช้ความอดทนครับ 

และที่สำคัญที่สุดกว่าสิ่งใด ก็คือ จะต้องได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงขององค์กรด้วย ขาดตรงนี้ไป ฝ่ายบุคคลฝ่ายเดียวใช้พลังดันแค่ไหนก็ยากที่จะสำเร็จได้ครับ