ทางเลือกในการประชุมแบบใหม่ๆ

ในสองสัปดาห์ที่ผ่านมา ผมได้นำเสนอเนื้อหาเกี่ยวกับการเพิ่มประสิทธิภาพ หรือประสิทธิผลในการประชุม
ซึ่งหวังว่าคงจะพอ ทำให้ท่านผู้อ่านได้เห็นแนวทางในการนำไปปรับใช้บ้างนะครับ

สัปดาห์นี้ เรามาลองดูแนวทางเก๋ๆ หรือแนวทางใหม่ๆ ในการประชุมที่บริษัทชั้นนำของโลกเขาใช้กันนะครับ
เผื่อท่านผู้อ่านจะได้นำไปปรับใช้ต่อไปครับ

เริ่มที่ Ritz-Carlton เครือข่ายโรงแรมระดับโลกก่อนนะครับ
ทาง Ritz เขาจะให้มีการเรียกประชุมพนักงานของหน่วยงานต่างๆ ในทุกๆ เช้า
โดยการประชุมนั้นแทนที่จะเป็นการนั่งประชุมกันแบบปกติ เขาจะให้พนักงานยืนประชุมกันครับ
โดยการยืนประชุมของหน่วยงานต่างๆ ในทุกๆ เช้านั้น มีวัตถุประสงค์เพื่อใช้ในการแจ้งข่าวต่างๆ ที่สำคัญ
รวมทั้งการให้โอวาทหรือนโยบายสั้นๆ สำหรับพนักงานในหน่วยงาน

การยืนประชุมนั้นมีข้อดี คือทำให้เกิดการส่งหรือสื่อข้อมูลที่สำคัญต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว
แต่ข้อเสียก็มีเหมือนกันครับ นั้นคือ เนื่องจากการประชุมเป็นการยืนประชุม
ทำให้การประชุมไม่สามารถประชุมกันยาวได้ครับ
เลยทำให้ไม่สามารถลงไปในรายละเอียดของเรื่องแต่ละเรื่องครับ

ลองมาดูกรณีของ Wal-Mart บ้างนะครับ ยักษ์ใหญ่ด้านค้าปลีกอย่าง Wal-Mart นั้น
เขาจะมีประเพณีปฏิบัติในการประชุมมานานตั้งแต่สมัย Sam Walton (ผู้ก่อตั้ง Wal-Mart ที่เสียชีวิตไปแล้ว)
โดย Sam จะเรียกประชุมทีมผู้บริหารในตอนเช้าวันเสาร์ในเวลา 07.30 น.
โดยเป็นการประชุมประมาณหนึ่งถึงสองชั่วโมง ซึ่งข้อดีก็คือการประชุมในตอนเช้านั้น
ทำให้ได้แผนงาน หรือข้อตัดสินใจที่สำคัญ ที่จะสามารถนำไปปฏิบัติหรือใช้ได้เลย
สำหรับรับมือกับกระแสคนที่เข้ามาซื้อของในช่วงวันหยุดสุดสัปดาห์

แต่ข้อเสียก็มีเหมือนกันครับ คือ
การประชุมในเช้าวันหยุดตอน 07.30 น. ไม่ใช่สิ่งที่น่าอภิรมย์สำหรับผู้บริหารหลายๆ คนครับ
แต่การประชุมตอนเช้าวันเสาร์ก็กลายเป็นสิ่งที่ผู้บริหาร Wal-Mart ทุกคนยอมรับแล้วครับ เนื่องจากในปัจจุบัน
บรรดาผู้บริหารของ Wal-Mart ที่กระจายอยู่ตามที่ต่างๆ ก็ได้ต่อเชื่อมเข้ามายังสำนักงานใหญ่ของ Wal-Mart
เพื่อเข้าร่วมในการประชุมในทุกเช้าวันเสาร์ด้วย

ที่หน่วยงานหนึ่งของ Yahoo ยักษ์ใหญ่ทางอินเทอร์เน็ต
เขาจะมีการประชุมอย่างไม่เป็นทางการในทุกบ่ายวันศุกร์ครับ
โดยจะใช้ที่ว่างระหว่างคอกหรือโต๊ะทำงานของพนักงานแต่ละคน ในการจัดวางบรรดา เครื่องดื่ม
และอาหารว่างต่างๆ ซึ่งพนักงานก็ประชุมหรือพูดคุยกันไป พร้อมทั้งรับประทานอาหารว่างไปด้วย
การประชุมในลักษณะนี้ถึงแม้จะไม่เป็นทางการ
แต่ก็เป็นการประชุมที่เกิดขึ้นในทุกวันศุกร์บ่าย ที่มีเป็นประจำนะครับ

การประชุมในลักษณะนี้ เขาจะเรียกว่า "Friday Afternoon Club" ครับ โดยพนักงานของฝ่ายประมาณ 80 คน
จะเข้ามาประชุมร่วมกัน โดยในยี่สิบนาทีแรก ผู้บริหารของฝ่ายก็จะแจ้งให้พนักงานทราบถึงแผนงาน
หรือโครงการที่สำคัญของฝ่ายที่กำลังดำเนินการอยู่
รวมทั้งวิธีการหรือแนวทางในการรับมือกับความท้าทายต่างๆ ที่ทางหน่วยงานกำลังเผชิญอยู่

ผู้บริหารเขามีมุมมองครับว่า ต้องการให้พนักงานในหน่วยงานเขาสื่อสาร และเข้าถึงซึ่งกันและกันมากขึ้น
โดยมองว่าการสื่อสารและเข้าถึงซึ่งกันและกันนั้น จะไม่สามารถทำได้ในห้องประชุมครับ
จึงต้องสร้างบรรยากาศหรือสภาพแวดล้อมที่ทำให้ทุกคนรู้สึกเป็นกันเอง
และผ่อนคลายที่จะสื่อสารและเข้าถึงกันมากขึ้น

อย่างไรก็ดี ใช่ว่าการประชุมที่ดูไม่เป็นทางการนั้น จะขาดความมุ่งเน้นหรือไม่มีประสิทธิภาพนะครับ
การประชุมในลักษณะนี้เขาจะมีกำหนดการที่ชัดเจน สำหรับการประชุมเลยครับ โดยเริ่มจากแนะนำพนักงานใหม่
จากนั้นอาจจะมีแขกพิเศษมาพูดให้ฟังสั้นๆ ตามด้วยการทบทวนถึงสิ่งสำคัญที่เกิดขึ้นในสัปดาห์ที่ผ่านมา
สิ่งที่จะเกิดขึ้นในสัปดาห์ถัดไป และปิดท้ายด้วยข่าวประกาศพิเศษในเรื่องต่างๆ ซึ่งอาจจะมาจากพนักงานเอง

โดยภายหลังจากจบกำหนดการแล้ว
พนักงานทุกคนก็ยังมีสิทธิที่จะยังคงยืนพูดคุย ดื่มและรับประทานอาหารว่างกันต่อ
ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วพนักงานส่วนใหญ่ ก็จะยังคงอยู่เพื่อพูดคุยกันต่อในบรรยากาศที่เป็นกันเอง
และไม่เป็นทางการ ครับ

อีกบริษัทเป็นบริษัทเสื้อผ้าชื่อดัง ของอเมริกาชื่อ Old Navy ครับ โดยฝ่ายที่สำคัญของบริษัทนี้อยู่คนละฝั่งของตึก
แต่ตรงกลางระหว่างทั้งสองฝ่ายนั้น บริษัทจะจัดที่นั่งโซฟา โต๊ะกาแฟ เครื่องดื่ม ระบบอินเทอร์เน็ต
ในบรรยากาศที่ผ่อนคลายและสบายๆ เพื่อให้เป็นที่พบปะระหว่างทั้งสองฝ่ายที่อยู่กันคนละฟากของตึก
เรียกว่าทั้งสองฝ่ายต่างมีดินแดนกลาง ที่จะมาพบปะกันได้อย่างผ่อนคลาย เพื่อประสานงานหรือประชุมร่วมกัน
ซึ่งเป็นการกระตุ้นให้เกิดการทำงานร่วมกันระหว่างสองหน่วยงาน ที่สำคัญมาก ขึ้น

ก่อนจบมีประเด็นฝากไว้ให้ท่านผู้นำการ ประชุมทั้งหลายหน่อยนะครับ มีงานวิจัยที่ออกมาระบุเลยนะครับว่า
การสื่อสารระหว่างบุคคลนั้น มีเพียงแค่ 7% เท่านั้นที่มาจากสิ่งที่เราพูด
ในขณะที่ร้อยละ 38 มาจากความสูงต่ำของเสียง ระดับความดังค่อยของเสียง รวมทั้งจังหวะการพูด
ส่วนอีกร้อยละ 55 นั้น มาจากภาษากายหรืออวัจนะภาษาทั้งหลายครับ
ไม่ว่าจะเป็น กิริยาท่าทาง การแสดงออกทางใบหน้า รวมทั้งการเคลื่อนไหวของสายตาครับ

ดังนั้น ท่านที่เป็นผู้นำการประชุมลองนำความรู้พวกนี้ไปใช้ดูนะครับ
นึกภาพในขณะที่ท่านนำการประชุม และสมาชิกกำลังพูดอยู่ ซึ่งส่วนใหญ่เขาก็จะมองหน้าของผู้นำการประชุม
แต่ท่านลองไม่สบสายตาผู้พูดดูซิครับ และลองกวาดสายตาไปมองผู้อื่นในห้องประชุม
แล้วท่านจะพบว่าคนที่กำลังพูดอยู่นั้น ก็จะเปลี่ยนไปกวาดสายตามองผู้เข้าร่วมประชุมอื่นๆ ด้วยครับ


ที่มา : //www.lionjob.com
ภาพจาก : //www.fotosearch.com/IMR431/ie260-057/

Create Date : 23 มกราคม 2553		0 comments
Last Update : 23 มกราคม 2553 20:55:28 น.
Counter : 922 Pageviews.
Share Tweet