|
งานที่ยากลำบากที่สุด สำหรับนักบริหาร
มอบอำนาจ นักบริหารที่ดีต้องรู้จักมอบอำนาจการบริหารงานที่ทำทุกเมื่อเชื่อวันให้แก่ผู้ใต้บังคับบัญชาให้มาก ที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพื่อตัวเองจะได้มีเวลาในการวางแผนและคิดถึงโครงการต่างๆสำหรับอนาคต ขององค์การ แทนที่จะใช้เวลาให้หมดไปวันๆ กับงานเซ็นชื่อหรือคอยรับเรื่องราวจากใครต่อใคร
การมอบงานแก่ผู้ใต้บังคับบัญชาจะต้องมอบอำนาจอย่างแท้จริง คือผู้ที่ได้รับมอบหมายมีอำนาจ ในการตัดสินใจในงานที่ทำอยู่ด้วย และเมื่อไรที่มีงานต่างๆ ที่ได้มีการมอบอำนาจแล้วเข้ามาใน องค์การ จะต้องตรงไปยังผู้รับผิดชอบเลย โดยไม่ต้องส่งผ่านมาทางผู้บังคับบัญชาให้วุ่นวายอีก จงจำไว้เสมอว่างานของผู้บริหารคือการวางแผนงานสำหรับอนาคต ไม่ใช่งานเซ็นต์ชื่อ รับทราบ หรือสั่งงานที่ต้องทำเป็นประจำอยู่ทุกวัน ทำสิ่งที่ควรทำก่อน นักบริหารชั้นเลิศจะต้องมีสมาธิที่ดีและพุ่งความสนใจไปในสิ่งที่จะทำให้องค์การก้าวไปข้างหน้า หรือมีผลดีต่อองค์การเท่านั้น และจะต้องรู้ว่าอะไรควรทำก่อน อะไรควรทำหลัง สมาธิในการทำงาน คือ หัวใจที่สำคัญสำหรับการเป็นนักบริหารที่ดี คุณจะต้องเห็นความสำคัญของการใช้สมาธิกับ สิ่งที่กำลังทำอยู่ จะต้องไม่พะวักพะวงกับสิ่งรบกวนต่างๆ งานในการวางแผนสำหรับอนาคตและ งานจัดการองค์การเป็นงานซึ่งต้องใช้เวลาและกำลังความคิดอย่างมาก ดังนั้นการมอบอำนาจ การทำงานแก่ผู้ใต้บังคับบัญชาจึงเป็นสิ่งจำเป็น เพื่อที่คุณจะได้มีเวลาในการทำงานที่สำคัญกว่า และสามารถใช้สมองและความคิดกับงานที่สำคัญ ซึ่งคุณไม่สามารถมอบหมายให้ใครทำก็ได้ หลักการพื้นฐาน แนวความคิดในเรื่องของการมอบอำนาจการบริหารแก่ผู้ใต้บังคับบัญชาจะมีลักษณะแตกต่างกัน ในบางองค์การ การมอบอำนาจการทำงาน มีการกำหนดแน่นอนว่าใครสามารถทำอะไรได้บ้าง โดยการเขียนเป็นลายลักษณ์อักษรไว้ และแต่ละคนที่ได้รับมอบอำนาจจะสามารถทำงานทำ เฉพาะงานที่ระบุไว้ให้ทำเท่านั้น ห้ามทำนอกเหนือจากที่กำหนดไว้ ในทางตรงกันข้าม สำหรับอีกแนวความคิดหนึ่ง คือ นอกเหนือจากอำนาจหน้าที่ของผู้บริหารซึ่งระบุเป็นลายลักษณ์อักษรแล้ว อำนาจการทำงานหรือตัดสินใจอื่นๆ สามารถทำได้โดยผู้ใต้บังคับบัญชาทั้งสิ้น ในการบริหารองค์การแผนใหม่ แนวความคิดในแบบที่สองกำลังเป็นที่ยอมรับและเริ่มมีการนำมา ประยุกต์ใช้อย่างกว้างขวาง เนื่องจากวิธีการนี้นอกจากจะทำให้ผู้บังคับบัญชามีเวลาว่างมากขึ้น แล้ว ผู้ใต้บังคับบัญชายังมีโอกาสได้ทำงานที่ท้าทายความสามารถและทำงานใหม่ๆ อยู่เสมอ ทำให้งานไม่น่าเบื่อ ผู้บริหารจำนวนไม่น้อยที่มักจะไม่ยอมมอบอำนาจการทำงานให้แก่คนอื่น ด้วยเหตุผลที่ประเมินว่าตนเองสำคัญเหลือหลาย และคิดว่าไม่มีใครทำงานที่ตัวเองทำอยู่ได้ ก็เลยต้องแบกภาระงานไว้ทุกอย่าง ถ้าคุณเป็นคนหนี่งในจำพวกนี้ ก็ลองกลับไปนึกทบทวนเสียใหม่ว่าคุณมีความสำคัญขนาดนั้น จริงหรือ และที่สำคัญก็คือคุณเอาเวลาที่ไหนสำหรับการวางแผนการในอนาคต ทำจริงแต่สิ่งเดียว นักบริหารจะต้องรู้ว่าควรทำงานอะไรบ้างและงานอะไรบ้างที่ไม่ควรไปยุ่ง คุณควรจะเลือกทำงาน ที่มีความสำคัญจริงๆ และทำเพียงไม่กี่อย่างเพื่อให้ได้งานที่มีคุณภาพ ไม่ใช่การทำงานมากมาย มั่วไปหมดโดยที่ไม่ได้ดีสักงาน แต่การจะทำงานอย่างนี้ได้ คุณจะต้องมีความกล้าในการตอบ ปฏิเสธ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีโครงการต่างๆ ที่เสนอมาจากหน่วยงานต่างๆ ในองค์การ ซึ่งแน่ล่ะ แต่ละโครงการที่เสนอขึ้นมาต่างก็อ้างความสลักสำคัญต่างๆ นานาทั้งสิ้น คุณจะต้องใช้วิจารณญาณและกล้าพอที่จะตอบปฏิเสธการทำโครงการที่เห็นว่าไม่มีความสำคัญ หรือมีลำดับความสำคัญน้อยกว่าโครงการอื่น โดยไม่เห็นแก่หน้าใครทั้งสิ้น รู้คุณค่า นักบริหารที่ดีจะต้องรู้ว่าไม่มีอะไรที่สำคัญไปกว่าผู้ใต้บังคับบัญชาของเขา เพราะถ้าปราศจาก พวกเขาแล้ว บริษัทก็จะไม่สามารถผลิตสินค้าหรือให้บริการใดๆ ได้ ดังนั้น ผู้บริหารที่ดีจะต้องให้ความสำคัญเป็นอันดับแรกแก่ผู้ใต้บังคับบัญชาของเขาเสมอ วางแผนและคิดล่วงหน้า งานต่างๆที่ต้องทำอยู่ประจำโดยผู้บริหารระดับสูง ควรมอบอำนาจลงไปยังผู้บริหารระดับกลาง ผู้บริหารระดับสูงเป็นเพียงผู้ให้คำแนะนำต่างๆ ในการทำงานเท่านั้น ทำนองเดียวกัน ผู้บริหารระดับกลางก็จะต้องมอบอำนาจการทำงานลงไปยังผู้บริหารระดับปฏิบัติการ เช่น หัวหน้าแผนก หรือหัวหน้างาน โดยผู้บริหารระดับกลางจะเป็นผู้ให้คำแนะนำปรึกษาเท่านั้น ส่วนการทำงานจริงๆ ปล่อยให้ผู้บริหารระดับปฏิบัติการเป็นผู้ดำเนินการเอง ผู้บริหารระดับสูงและ ระดับกลางควรใช้เวลาส่วนใหญ่ในการวางแผนและคิดล่วงหน้าถึงอนาคตขององค์การ งานที่แท้จริงของผู้บริหารเหล่านี้คือการจัดองค์การ การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างเพื่อให้ทำงาน อย่างมีประสิทธิภาพ งานการวางแผนเกี่ยวกับอนาคตขององค์การและอื่นๆ ซึ่งงานเหล่านี้เป็นงานที่ต้องใช้เวลาและสมาธิอย่างมาก
ใช้เวลากันอย่างไร จากการวิเคราะห์เวลาที่ใช้ไปโดยผู้บริหารระดับต่างๆพบว่า โดยเฉลี่ยแล้วเพียง 25% ของเวลา ที่ใช้ไปนี้ เป็นการใช้ไปกับงานที่สำคัญจริงๆ เท่านั้น ส่วนอีก 75% กลับเอาไปใช้ทำอะไรต่อ มิอะไรที่ไม่น่าจะต้องทำเอง เพราะสามารถให้คนอื่นทำให้ได้และที่ร้ายไปกว่านั้นก็คือ ยิ่งเป็นผู้บริหารระดับสูงขึ้นไป เวลาที่ใช้ไปกับงานที่ไม่จำเป็นยิ่งมีเปอร์เซ็นต์สูงขึ้น และซ้ำร้ายไปกว่านั้น ผู้บริหารในหน่วยงานของรัฐใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการทำงานที่ไม่ค่อย สำคัญ เมื่อเทียบกับงานสำคัญที่ควรทำ คุณเองหล่ะ ลองนึกทบทวนดูว่าได้ใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับงานสำคัญจริงๆ เช่น การหาวิธีการปรับปรุงและ พัฒนาองค์การ และคนในองค์การ หรือการคิดถึงสินค้าใหม่ๆ ที่น่าสนใจมากพอหรือยัง คุณสมชายน่าจะทำได้ เมื่อตำแหน่งงานเกิดว่างลง โดยเฉพาะอย่างยิ่งตำแหน่งในระดับบริหาร การเฟ้นหาตัวบุคคล เพื่อแทนตำแหน่งที่ว่างลงอาจไม่จำเป็นต้องทำอะไรให้วุ่นวาย เพราะคนซึ่งเป็นรองในตำแหน่ง นั้นอาจทำงานได้ดี และสามารถทดแทนตำแหน่งที่ว่างลงได้อย่างไม่มีปัญหาใดๆ เลย แต่มีข้อแม้ว่า เขาต้องได้รับการฝึกฝนอย่างดีจากผู้บังคับบัญชาของเขาโดยการมอบอำนาจให้ ทำงานต่างๆมามากพอแล้ว จึงเป็นหน้าที่ของคุณในฐานะผู้บริหารจะต้องฝึกฝนผู้ใต้บังคับบัญชา เพื่อให้เขาสามารถรับช่วงงานของคุณได้เมื่อคุณต้องไปรับตำแหน่งใหม่ที่สูงกว่า ในบางครั้งการเลือกหาคนจากองค์กรอื่นหรือหน่วยงานอื่นเพื่อมารับตำแหน่งที่ว่างลง ก็เป็นทางออกที่ดี ถ้าหากเราต้องการให้องค์การมีอะไรใหม่ๆ เพราะคนจากนอกองค์กรอาจจะ ให้แนวทางและวิธีการบริหารงานใหม่ๆ ซึ่งไม่เคยมีมาก่อน แต่บางทีคนที่เราคิดว่ามีความ สามารถอาจจะเก่งเฉพาะกับงานที่ทำอยู่เดิม แต่สำหรับงานใหม่ที่จะให้เขาทำอาจทำเขาให้กลาย เป็นคนไร้ฝีมือได้ในพริบตา ดังนั้นจะมัวเสียเวลาและเสียเงินเสียทองกับการหาคนใหม่จากที่อื่น อยู่ทำไม ลองใช้คนของคุณเองที่มีอยู่ เขาอาจทำได้ดีกว่าที่คุณคาดไว้ด้วยซ้ำไป
ข้ามาคนเดียว ผู้บริหารมากมายที่มีความคิดว่าตัวเองแน่อยู่คนเดียว ถ้าปราศจากตัวเองแล้วงานต่างๆในองค์กร จะไม่สามารถดำเนินไปได้เลย เขาเลยต้องทำอะไรต่อมิอะไรอยู่คนเดียวโดยไม่ยอมมอบหมาย ให้ใครทำแทน ไม่มีใครสักคนในบรรดาผู้ใต้บังคับบัญชาที่ได้รับการฝึกฝนการทำงานของเขา ก็ลองคิดดูว่าผลงานจากหน่วยงานหรือองค์การของเขาจะเป็นอย่างไร ถ้าคุณเป็นผู้บริหารประเภทนี้และไม่ได้รับการเลื่อนตำแหน่งซะที ทั้งที่ทำงานมานานเต็มทน ก็อย่าได้สงสัยว่าทำไมถึงได้เป็นอย่างนั้น ต้องเป็นผู้ช่วยของลูกน้อง วิธีการบริหารแบบเก่าๆ ที่ว่าผู้บริหารนั้นมีผู้ใต้บังคับบัญชาไว้คอยช่วยเหลือในการทำงานนั้น จะต้องเลิกใช้เสียที จากผลการวิจัยทางการบริหารของบริษัทไอบีเอ็ม ซึ่งเป็นบริษัทยักษ์ใหญ่ ทางคอมพิวเตอร์ พบว่า แท้จริงแล้วผู้บังคับบัญชาจะต้องเป็นผู้คอยให้การช่วยเหลือแนะนำ การทำงานให้แก่ผู้ใต้บังคับบัญชา โดยให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเป็นคนทำงานให้ตน หาใช่ในทางกลับกันไม่ เหตุผลประการสำคัญก็คือ ถ้าผู้บังคับบัญชาลงมือทำงานเสียเอง เขาก็มีเพียงสองมือ สองเท้า และหนึ่งมันสมอง จะทำอะไรได้มากมายนัก แต่ถ้าเขามอบหมายให้ผู้ใต้บังคับบัญชาทำ โดยตัวเองควบคุมดูแลและให้ความช่วยเหลือ เขาก็จะมีมือ มีเท้า และมันสมองมากมายที่จะ ทำงานให้เขาได้ ซึ่งแน่นอนว่างานที่ได้จะต้องดีกว่างานที่ได้จากการทำคนเดียว
ผมทำเองเชียวนะเนี่ย ผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณจะยอมทำงานอย่างสุดจิตสุดใจ ถ้าหากเขามีความรู้สึกว่า เขาทำงานด้วยตัวเองแทนที่จะคิดว่าผู้บังคับบัญชาเป็นคนทำ ผู้บังคับบัญชาเพียงแต่ให้คำแนะนำและให้คำปรึกษาแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา แต่อย่างไรก็ตาม เขาจะต้องทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชามีความรู้สึกว่ากำลังทำงานด้วยตนเอง ไม่ได้ทำตามคำสั่งใคร เล่าจื่อซึ่งเป็นนักปราชญ์ชาวจีนผู้ยิ่งใหญ่ได้กล่าวไว้เมื่อหลายร้อยปีมาแล้วว่าการเป็นผู้นำคนที่ดี จะต้องคอยเดินตามพวกเขาไว้ เล่าจื่อได้กล่าวไว้ว่า คนทั่วไปนั้นไม่รู้จักผู้นำที่เก่งที่สุดว่าเป็น อย่างไร แต่ผู้นำระดับรองลงมาผู้คนจะพากันสรรเสริญ รองลงไปอีกผู้คนก็จะพากันกลัว และสำหรับรองลงไปอีกผู้คนจะพากันเกลียด แต่เมื่อไรที่ได้ผู้นำที่มีความสามารถมากที่สุดพวกเขาจะพากันพูดว่า พวกเราทำด้วยตัวเอง คนที่แก้ปัญหาได้จริง การกระจายอำนาจการตัดสินใจและบริหารงานแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา เพื่อให้รับผิดชอบกับงานที่ตนเองทำอยู่โดยตรง ช่วยให้การตัดสินใจแก้ปัญหาต่างๆทำได้อย่าง รวดเร็วและถูกต้อง เพราะผู้ที่ทำอยู่กับงานอย่างแท้จริงเท่านั้นที่จะรู้ถึงความเป็นไปของงานที่ตน เองทำอยู่ ดังนั้นการกระจายอำนาจการบริหารจึงมีความสำคัญเป็นอย่างมากที่จะทำให้การทำ งานในองค์การดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ จากหนังสือ ‘สุดยอดนักบริหาร (Excellence in Management)’ โดย C.Northcote Parkinson และ M.K.Rustomji เรียบเรียงโดย ดร.พิชิต สุขเจริญพงษ์
Create Date : 06 กุมภาพันธ์ 2552 |
Last Update : 6 กุมภาพันธ์ 2552 19:41:36 น. |
|
1 comments
|
Counter : 645 Pageviews. |
|
|
|
โดย: wbj วันที่: 7 กุมภาพันธ์ 2552 เวลา:13:10:37 น. |
|
|
|
|
|
|
|