Bloggang.com : ทุกคนไม่ได้รู้ทุกสิ่ง : ประเมินผลการปฏิบัติงานอยางไรใหมีคุณคา ?

ประเมินผลการปฏิบัติงานอยางไรใหมีคุณคา ?

การจัดการ How to

ผูเขียนมีโอกาสไปบรรยายและรวมอภิปรายในหัวขอ “การประเมินผลการปฏิบัติงาน” ใหกับองคกรตาง ๆ
พบวา หลายองคกรพยายามทําความเขาใจกับผูประเมินผลงานวา
ใหนําผลการประเมินไปใช สําหรับปรับปรุงประสิทธิภาพงาน และการพัฒนาพนักงานเปนรายบุคคล
(Individual Development Plan) มากกวานําไปใชเพื่อการจายผลตอบแทน

นอกจากนี้ ยังพบวาเมื่อหัวหนาแจงผลการประเมินตอลูกนองแลว
มักไมไดทําการสอน หรือใหคําแนะนําเทาที่ควร เกี่ยวกับสิ่งที่ลูกนองควรปรับปรุง
เพื่อใหการทํางานมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น
และยังมีหัวหนาหลาย ๆ ทานใหคําสอนหรือแนะนํางานแกลูกนองเพียงปละไมกี่ครั้ง คือ
วันที่มีการแจงผลการประเมินตอลูกนองอยางเปนทางการ (ชวงกลางปและชวงปลายป) เทานั้น
ที่นาประหลาดใจอยางมากคือ มีหัวหนางานจํานวนไมนอยที่ไมเคยแจงผลประเมินใหลูกนองทราบเลย
ดวยเหตุผลที่แตกตางกันออกไป

คุณสมบัติที่ดีประการหนึ่งของหัวหนาคือ การเอาใจใสตอการปฏิบัติงานของลูกนอง ดวยการใหคําสอน
หรือแนะนําแกลูกนองทันที เมื่อพบวาลูกนองมีขอบกพรองในการทํางาน หรือประพฤติตนไมเหมาะสม
ซึ่งสามารถทําได โดยไมจําเปนตองรอใหถึงชวงเวลาแจงผลการปฏิบัติงานที่ถูกกําหนดไวอยางเปนทางการ
หรือรอจนถึงวันที่เกิดความเสียหายจากการทํางานจนสุดที่จะทนตอไปได

สําหรับชวงเวลาการแจงผลการปฏิบัติงานแกลูกนองอยางเปนทางการนั้น
หัวหนาและลูกนอง ควรใชเวลาสวนใหญพูดคุยในประเด็นสําคัญ ๆ ที่เกี่ยวของกับเปาหมายการปฏิบัติงาน
และการปรับปรุงประสิทธิภาพงานที่จําเปน
ซึ่งจะเปนประโยชนมากกวาการมารายยาวถึงขอบกพรองตาง ๆ ที่ผานมาของลูกนอง

มีคํากลาวที่นาสนใจ เกี่ยวกับการแจงผลการปฏิบัติงานแกลูกนอง คือ
“การแจงผลการปฏิบัติงาน (อยางเปนทางการ)ไมควรเปนครั้งแรก ที่ลูกนองไดรับทราบถึงขอบกพรอง
จากการทํางานที่ผานมาของตนเอง”

สําหรับการแจงผลการปฏิบัติงานอยางเปนทางการนั้น ถือเปนหวงนาทีแหงการสัมผัส (Moment of truth)
ที่มีความหมายอยางยิ่ง จึงควรกระทําดวยความพิถีพิถันและเปนขั้นเปนตอน
เพื่อใหเกิดคุณคาสูงสุดตอการพัฒนาประสิทธิภาพการทํางานของลูกนอง
และนํามา ซึ่งความสัมพันธอันดีระหวางหัวหนาและลูกนองตอไป

สําหรับขั้นตอนการแจงผลการปฏิบัติงานแกลูกนอง ผูเขียนขอเสนอแนวทางดังตอไปนี้

ขั้นเตรียมการ (Preparing Stage)
กอนแจงผลการปฏิบัติงาน หัวหนาควรเตรียมขอมูลที่จําเปนเพื่อนําไปพูดคุยกับลูกนอง
เพราะหากปราศจากขอมูลที่จําเปน หรือขอมูลขาดความนาเชื่อถือแลว
การพูดคุยกับลูกนองก็จะไมกอใหเกิดประโยชนตอการปรับปรุงพัฒนาประสิทธิภาพการทํางาน
สําหรับขอมูลที่ควรเตรียมเพื่อพูดคุยกับลูกนองมีดังนี้
*รายละเอียดของการปฏิบัติงานที่ลูกนองสามารถทําไดบรรลุเปาหมาย และไมสามารถทําไดบรรลุเปาหมาย
*พฤติกรรมที่ลูกนองทําไดดี และสนับสนุนใหการปฏิบัติงานบรรลุผลสําเร็จ
*และพฤติกรรมที่ลูกนองควรปรับปรุง เพื่อใหการปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

เมื่อเตรียมขอมูลขางตนแลว ตอจากนั้นทําการประสานงานกับลูกนอง เพื่อนัดหมายวัน เวลา และสถานที่
สําหรับการพูดคุย พรอมทั้งรายละเอียดจําเปนตางๆ ที่ลูกนองตองเตรียมสําหรับนํามาพูดคุยกับหัวหนา เชน
*เปาหมายการปฏิบัติงานที่ไดเคยตกลงรวมกัน
*ขอมูลหลักฐานตาง ๆ ที่แสดงถึงความคืบหนาของการปฏิบัติงาน เปนตน

ขั้นเริ่มสนทนา (Beginning Stage)
ขั้นตอนนี้ หัวหนาและลูกนองจะมาพบกัน เพื่อพูดคุยเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงาน
กอนที่หัวหนาจะเริ่มแจงผลการปฏิบัติงานแกลูกนอง หัวหนาควรปฏิบัติดังนี้

*เปดการสนทนาดวยการสรางบรรยากาศที่เปนมิตรและไวใจ (Rapport)
เพื่อเอื้อตอการสนทนาระหวางกันตอไป

*อธิบายใหลูกนองเขาใจถึงวัตถุประสงคของการประเมินผลการปฏิบัติงาน โดยเนนการนําไปใชประโยชน
เพื่อสงเสริมการพัฒนาที่จําเปนตอพนักงานอันจะสงผลดีตอโอกาสกาวหนาในอาชีพ(Career Opportunity)
ของเขาตอไป
(หมายเหตุ ควรหลีกเลี่ยงการนําการประเมินผลงานไปผูกยึดกับการขึ้นเงินเดือนและผลประโยชนตอบแทน
เพราะจะทําใหพนักงานใจจดใจจอ วาตนเองจะไดรับเงินเดือนขึ้นเทาไรมากกวาที่จะฟงสาระอื่น ๆ ที่เปน
ประโยชนจากหัวหนา)

*เปดโอกาสใหลูกนองไดประเมินภาพรวมของผลการปฏิบัติงานที่ผานมาของตน
ซึ่งเปนผลงานที่เกิดขึ้นในรอบระยะเวลาที่ทําการประเมินผลงาน

ขั้นแจงผลการปฏิบัติงาน (Discussion Stage)
ขั้นตอนนี้ ถือเปนขั้นตอนที่มีความสําคัญมาก หากกระทําดวยความชัดเจน และละเอียดรอบคอบจะมีคุณคาอยาง
มากทั้งตอหัวหนาและลูกนองในการพัฒนาประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน

การแจงผลการปฏิบัติงานจะตองนําเทคนิคการสื่อสารสองทาง (Two way Communication Technique)
และเทคนิคการใหคําแนะนําปรึกษา (Counseling Technique) มาใชควบคูไปดวย

สําหรับแนวทางปฏิบัติในขั้นตอนนี้ ประกอบดวย
แจงผลการปฏิบัติงานในรอบระยะเวลาที่ทําการประเมินผลงานแกลูกนอง
โดยนําเปาหมายที่ไดตกลงกันมาพิจารณา และควรนําหลักฐานที่แสดงใหเห็นถึงการบรรลุเปาหมาย
หรือไมบรรลุเปาหมายในการปฏิบัติงานของลูกนองมาแสดงอยางเปนรูปธรรม

ในขั้นตอนนี้หัวหนาควรปฏิบัติตอลูกนองดวยความเอาใจใส ปรารถนาดี ในขณะเดียวกัน ตองมีจุดยืนที่ชัดเจน
และสามารถควบคุมประเด็นการสนทนาใหเปนไปตามวัตถุประสงคของการแจงผลการปฏิบัติงาน

ตัวอยางที่ 1 พนักงานสามารถลดตนทุนการผลิตสินคาได 10 % ซึ่งเปนไปตามเปาหมายที่ไดกําหนดไว
เมื่อหัวหนาแจงผลการปฏิบัติงานแกลูกนองแลว หัวหนาควรใหลูกนองมีสวนรวมในความสําเร็จ
ซึ่งกระทําได โดยใหลูกนองอธิบายถึงวิธีการปฏิบัติงาน ความทุมเทพยายามที่เขาไดกระทํา
รวมถึงขอเสนอแนะที่เขาเห็นวาจะรักษาหรือพัฒนาความสําเร็จนี้ตอไป

ตัวอยางที่ 2 มีความสูญเสียเกิดขึ้นในกระบวนการผลิตสินคาเกิน 2 % ซึ่งไมเปนไปตามเปาหมายที่ไดกําหนดไว
กรณีนี้ ขณะที่หัวหนาแจงผลการปฏิบัติงานแกลูกนอง
หัวหนาควรใหลูกนองไดอธิบายและวิเคราะหสาเหตุที่ทําใหงานไมบรรลุเปาหมาย
รวมถึงวิธีการปรับปรุงแกไขเพื่อใหงานบรรลุเปาหมาย
ระหวางการแจงผลการปฏิบัติงานหัวหนาควรใหคําชมเชย ใหคําแนะนําและขอเสนอแนะ
รวมถึงใหกําลังใจแกลูกนองอยางเหมาะสม เพื่อใหลูกนองเกิดขวัญกําลังใจในการปฏิบัติงาน

จัดทําแผนปรับปรุงประสิทธิภาพงาน (Performance Improvement Plan)
ในกรณีที่พบวาเปาหมายการทํางานใดก็ตามของลูกนองยังไมบรรลุผลสําเร็จ
หัวหนาควรใชโอกาสนี้แจงตอลูกนองใหทําแผนปรับปรุงประสิทธิภาพงาน เพื่อนํามาหารือถึงความเหมาะสม
กันตอไป หัวหนาและลูกนองอาจใชชวงเวลานี้ หารือรวมกันเกี่ยวกับการพัฒนาที่จําเปน
ซึ่งจะชวยสนับสนุนการทํางานของลูกนองและนําไปเปนสวนหนึ่งของแผนปรับปรุงประสิทธิภาพงาน
ก็จะเปนประโยชนตอลูกนองมากยิ่งขึ้น

ขั้นจบการแจงผลการปฏิบัติงาน (Ending Stage)
ในขั้นตอนนี้ หัวหนาควรเนนย้ำกับพนักงานถึงสิ่งที่ไดพูดคุยกันไปแลว
และควรจบการแจงผลการปฏิบัติดวยบรรยากาศที่สงเสริมการทํางานรวมกัน ดังแนวทางตอไปนี้
*สรุปประเด็นหลัก ๆ เพื่อทบทวนสาระสําคัญและขอตกลงตาง ๆ ที่ไดแจงตอลูกนองไวในขั้นตอนกอนหนานี้
ซึ่งจะกอใหเกิดความเขาใจตรงกัน ถึงสิ่งที่จะตองนําไปปฏิบัติหลังจากนี้
*กอนจบการแจงผลการปฏิบัติงาน หัวหนาควรเปดโอกาสใหลูกนองไดบอกถึงปจจัยสนับสนุนการทํางาน
ซึ่งคาดหวังวาจะไดรับจากหัวหนา
*แสดงความชื่นชมและความเชื่อมั่นในตัวลูกนองพรอมกลาวคําขอบคุณอยางจริงใจ

ขั้นติดตามความคืบหนา (Following up Stage)
หลังจากเสร็จการแจงผลการปฏิบัติงานไปแลวระยะหนึ่ง หัวหนาควรมีการติดตามความคืบหนาของลูกนอง
ในประเด็นที่ไดตกลงกันไวในแผนปรับปรุงประสิทธิภาพงาน
เพื่อใหเกิดความแนใจวาลูกนองมีความคืบหนาในการพัฒนาประสิทธิภาพงาน
และหากพบวา ลูกนองยังไมสามารถปฏิบัติงานใหเปนไปตามเปาหมาย
หัวหนาจะไดใหคําแนะนําหรือสอนแนะแกลูกนองไดทันที

การติดตามความคืบหนาในการปฏิบัติงานของลูกนอง สามารถกระทําไดอยางตอเนื่อง
โดยไมจําเปนตองรอใหถึง ชวงเวลาของการแจงผลการปฏิบัติงานอยางเปนทางการ

เขียนหวังเปนอยางยิ่งวาบทความนี้จะเปนประโยชนตอทานผูอาน โดยเฉพาะทานที่เปนหัวหนาบางนะครับ
เมื่อประเมินผลการปฏิบัติงานประจําปแลว อยาลืมแจงผลการปฏิบัติตอลูกนองของทานนะครับ
หวังวาการแจงผลการปฏิบัติงานในปนี้และปตอ ๆ ไป จะเปนหวงนาทีแหงการสัมผัสที่มีคุณคาทั้งตอผูประเมิน
และผูถูกประเมิน ซึ่งจะสงผลใหองคกรของทานประสบผลสําเร็จและเจริญกาวหนาอยางยั่งยืนตประการ……. สวัสดี

โดย บดี ตรีสุคนธ
ที่ปรึกษาและวิทยากรดานการบริหารทรัพยากรมนุษย

ที่มา ประชาชาติธุรกิจ
คอลัมภ HR On Strategy โดยศูนยพัฒนากลยุทธทางธุรกิจ

Create Date : 27 มิถุนายน 2552

Last Update : 27 มิถุนายน 2552 16:04:28 น.

0 comments

Counter : 1009 Pageviews.