เตรียมตัวอย่างไร เมื่อต้องพรีเซ้นต์งานนอกสถานที่
Preparation? When working outside.
การทำงานในทุกวันนี้ไม่ได้จำกัดเพียงในพื้นที่ออฟฟิศอีกต่อไป
หลายครั้งที่พบว่าการประชุม สัมมนา การขายงาน และถ้าบังเอิญโอกาสแบบนี้ได้เกิดขึ้นกับคุณบ้าง
จะมีวิธีการคิดดำเนินการอย่างไร ให้สามารถจัดการทุกอย่างได้อย่างดีเยี่ยม บรรลุเป้าหมาย
และนี่คือคำแนะนำที่ WP สรรหามาฝากค่ะ
1. กำหนดวัตถุประสงค์ และกิจกรรมนโยบาย
ในการจัดกิจกรรม นอกสถานที่เกิดขึ้นด้วยวัตถุประสงค์ที่แตกต่างหลากหลาย
ดังนั้นก่อนการสร้างสรรค์จริง จึงต้องจัดทำโครงการเสนอก่อน เพื่อการอนุมัติรับรอง
รูปแบบของใบโครงการ ควรประกอบด้วย วัตถุประสงค์ คอนเซ็ปต์ และแนวคิดของการจัดกิจกรรม
รายละเอียดกิจกรรม ผลที่คาดหมายว่าจะได้รับ และงบประมาณ
ซึ่งในขั้นตอนนี้อาจต้องมีการแก้ไข และปรับเปลี่ยนหลายครั้ง จนได้รับความเห็นชอบ
การเขียนโครงการให้ผ่านได้สะดวก คือ ยึดจุดมุ่งหมายของโครงการเป็นหลัก
และพยายามวางแผนการใช้งบประมาณให้มีประสิทธิภาพสูงสุด
2. เลือกสถานที่ให้สัมพันธ์กับงบประมาณ
สถานที่ควรเลือกให้สอดคล้องกับกิจกรรม เดินทางสะดวก ใช้เวลาไม่นานจากสำนักงานหรือจุดนัดหมาย
ที่สำคัญต้องมีพื้นที่และอุปกรณ์เครื่องมือพร้อม เพื่อความสะดวกในการ ทำกิจกรรม
และทั้งหมดนี้ต้องเลือกให้สัมพันธ์กับงบประมาณค่าใช้จ่ายที่ได้รับการจัดสรร
ก่อนการตกลงวางเงินหรือคอนเฟิร์ม คุณและทีมงานควรวางแผนการเยี่ยมชม
ด้วยการตระเวนชมสถานที่จริงหลายแห่ง ถ่ายภาพแล้วนำมาทำรายงานสรุป
เปรียบเทียบจุดดีจุดด้อย ราคา วัสดุอุปกรณ์ที่ให้บริการ เพื่อขอความเห็นชอบจากที่ประชุม
3. กำหนดตารางกิจกรรม และประชาสัมพันธ์
กำหนดกิจกรรมลงเป็นตารางเวลา แบบละเอียด ระบุวัน จำนวนชั่วโมง และกิจกรรม
จากนั้นนำเสนอที่ประชุมจนผ่าน แล้วกระจายไปยังแผนกหรือบุคคลที่จะต้องเข้าร่วมกิจกรรมเพื่อรับทราบ
ในกรณีที่เป็นองค์กรใหญ่อาจต้องมีการทำสื่อสนับสนุนอื่น เช่น โบรชัวร์ และโปสเตอร์
ข้อความประชาสัมพันธ์ ควรอ่านง่าย ชัดเจน และไม่มีประเด็นมาก
ประกอบด้วย ชื่อกิจกรรมโครงการ วัตถุประสงค์ วันเวลา และสถานที่จัด การนัดหมาย
4. แบ่งงานรับผิดชอบ และจัดประชุมย่อย
ในกรณีที่คุณหรือแผนกต้องเตรียมเนื้อหางานในการร่วมพรีเซ้นต์ในวันงาน
ควรจัดแบ่งในทีมเป็นส่วนต่างๆ เพื่อแยกกันดูแลรับผิดชอบ เช่น ฝ่ายจัดเตรียมข้อมูลและพรีเซ้นต์
ฝ่ายสร้างสรรค์กิจกรรม ฝ่ายสถานที่ และฝ่ายอำนวยการ
จากนั้นควรนัดประชุมแต่ละฝ่ายเพื่อร่วมกันแก้ปัญหาและติดตามความคืบหน้าของงาน
5. ควบคุมเวลา และความกระชับของกิจกรรมในวันงาน
สิ่งสำคัญที่สุดในวันงานคือการประสานงาน และควบคุมเวลาให้เป็นไปตามแผนงาน
ต้องอาศัยการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า และปฏิภาณพลิกแพลงให้ปรับเปลี่ยนตารางงานได้ตามสถานการณ์
คุณอาจไม่ต้องยึดกับตารางงานเสมอไป สามารถโยกย้ายสับเปลี่ยนได้
แต่ต้องทำทุกกิจกรรมที่วาง แผนให้ครบถ้วนตามวัตถุประสงค์
6. สรุปและประเมินผลความสำเร็จ
หลังกิจกรรม ควรมีการประเมินโครงการทั้งในแง่ของผู้ดำเนินการ และกลุ่มเป้าหมาย
ซึ่งอาจวัดจากการให้ทำแบบสอบถามหรือการสัมภาษณ์ เมื่อได้ข้อมูลทั้งหมดแล้ว
ต้องเขียนเป็นบทสรุปโครงการในแบบเดียวกับการทำหนังสือเสนอโครงการ
ซึ่งประกอบด้วย วัตถุประสงค์และผลการบรรลุ พฤติกรรมและการตอบสนอง
พฤติกรรมของผู้ร่วมโครงการ มุมมองทัศนคติหรือความรู้ที่เพิ่มพูนตามวัตถุประสงค์ของผู้ร่วมโครงการ
บัญชีงบประมาณการใช้จ่าย ความสำเร็จของโครงการ
จุดที่ต้องแก้ไขของโครงการ และแนวคิดที่ควรนำไปประยุกต์ใช้กับโครงการอื่นในอนาคต
Woman plus Vol.8 No. 407
| Create Date : 26 มิถุนายน 2552 |
| Last Update : 26 มิถุนายน 2552 15:15:22 น. |
|
0 comments
|
| Counter : 841 Pageviews. |
 |
|
|
|
|
ฝากข้อความหลังไมค์
Rss Feed
ผู้ติดตามบล็อก : 200 คน [
