Bloggang.com : ทุกคนไม่ได้รู้ทุกสิ่ง : อบรมพนักงานใหม่...อย่างไรดี

อบรมพนักงานใหม่...อย่างไรดี

พอถึงฤดูการส่งงบประมาณประจำปี
ผมจะได้รับคำถามมากมายเกี่ยวกับความเป็นไปได้ของโครงการต่างๆ ที่แต่ละหน่วยงานคิดขึ้นมาสำหรับอนาคต
เช่นเดียวกัน ในปีนี้มีคำถามหนึ่งที่น่าสนใจเขียนมาถามผม

อีเมล์ของผู้ถามระบุว่า เขาเป็นหัวหน้างานอยู่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลขององค์กรแห่งหนึ่ง
ที่มีขนาดขององค์กรอยู่ในระดับกลางๆ และที่สำคัญมีรายได้อยู่ในระดับกลางๆ ด้วยเช่นกัน
อย่างไรก็ดี ปีนี้เป็น ปีแรกที่เขาได้มีโอกาสจัดทำงบประมาณประจำปีสำหรับหน่วยงานของเขา

คำถามของเขาคือว่า ในปีนี้เขาคิดจะจัดทำโครงการเกี่ยวกับการจัดอบรม หรือปฐมนิเทศพนักงานใหม่
เพื่อให้พนักงานใหม่มีความคุ้นเคยกับองค์กร และบุคคลต่างๆภายในองค์กรได้เร็วขึ้น
ปัญหาของเขาก็คือควรทำอย่างไรจึงจะดีและมีประสิทธิภาพ คุ้มค่า

เพราะการจัดอบรม ไม่ว่าจะจัดอบรมอะไรก็แล้วแต่ ย่อมมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นทั้งสิ้น
ไม่ว่าจะเป็นค่าเสียเวลาคนที่เป็นวิทยากร (ถึงแม้จะเป็นคนข้างในก็เถอะ) ค่าอาหารและค่าเอกสารต่างๆ เป็นต้น

การอบรมหรือปฐมนิเทศพนักงานใหม่
หรือที่เราเรียกกันเป็นภาษาอังกฤษอย่างติดปากว่า Employee Orientation นั้นมีด้วยกัน 2 รูปแบบหลักๆ
โดยแบบแรกที่เราเห็นกันบ่อยที่สุด โดยเฉพาะในองค์กรเล็กๆ จะเป็น รูปแบบของการอบรม
หรือ ปฐมนิเทศอย่างไม่เป็นทางการ กล่าวคือ พนักงานใหม่ที่เข้ามาจะถูกส่งไปที่แผนกที่ตนเองสังกัดอยู่
จากนั้นในแผนกนั้นๆ ก็จะให้ใครสักคนหนึ่งหรืออาจจะเป็นคนของฝ่ายทรัพยากรบุคคลเอง
เป็นคนพาพนักงาน ใหม่ ไปแนะนำให้ได้รู้จักกับแผนกอื่นๆ
รวมถึงสถานที่ต่างๆ ภายในองค์กร ไม่ว่าจะเป็น ห้องครัว ห้องน้ำ ห้องอาหาร เป็นต้น

ส่วนแบบที่สอง เป็นรูปแบบของการอบรมหรือปฐมนิเทศอย่างเป็นทางการ กล่าวคือ
มีการจัดอบรมอย่างเป็นทางการในห้องประชุม โดยมีวิทยากรที่มาให้ความรู้เกี่ยวกับองค์กรอย่างเป็นขั้นเป็นตอน
ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของโครงสร้างองค์กร ใครเป็นใครในองค์กร
แบบฟอร์มต่างๆ ที่ใช้ สวัสดิการต่างๆที่พนักงานพึงได้รับ รวมถึงสินค้าและบริการขององค์กร เป็นต้น

การอบรมอย่างเป็นทางการนั้น มีตั้งแต่การอบรมกันภายในบริเวณบริษัทหรือในห้องประชุมขององค์กร
จนไปถึงการอบรมนอกสถานที่ ที่กินเวลา 1-3 วัน

เมื่อพูดถึงเหตุผลของการจัดอบรม หรือปฐมนิเทศพนักงานใหม่แล้ว
ประโยชน์หลักๆ ของการจัดปฐมนิเทศ คือ การลดเวลาในการปรับตัวของพนักงานใหม่ให้เข้ากับองค์กร
เพื่อให้เขาสามารถสร้างผลงานให้กับองค์กรได้เร็วที่สุด

นอกจากนี้ยังมีผลพลอยได้อีกอย่างหนึ่งคือ การลดจำนวนการเข้า-ออกของพนักงาน หรือ staff turnover rate
เพราะการจัดอบรมจะทำให้พนักงานใหม่รู้สึกว่า องค์กรใส่ใจและให้ความสำคัญกับตัวพนักงานแต่ละคน
และเมื่อพนักงานรู้สึกดีกับองค์กร ความต้องการที่จะอยู่กับองค์กรก็จะมีมากขึ้นเช่นกัน

ส่วนสาเหตุหลักๆ ที่ทำให้หลายๆ องค์กรไม่จัดอบรมหรือปฐมนิเทศพนักงานใหม่อย่างเป็นทางการ
อย่างแรกเลยก็คือปัญหาในเรื่องของงบประมาณค่าใช้จ่าย ตามมาด้วยการขาดผู้รับผิดชอบเรื่องนี้โดยตรง
และสุดท้ายคือ มองไม่เห็นหรือไม่ตระหนักถึงความสำคัญ และความจำเป็นในการปฐมนิเทศพนักงานใหม่
เพราะคิดว่าเดี๋ยวหัวหน้างานก็คงจัดการเอง และถ้าอยู่ไปๆ เดี๋ยวก็คุ้นเคยและปรับตัวได้เอง

การอบรมหรือปฐมนิเทศพนักงานใหม่จะให้ได้ผลคุ้มค่า
ต้องทำอย่างต่อเนื่อง ทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ
เพราะการทำอย่างเป็นทางการจะทำให้ พนักงานรับรู้ถึงความใส่ใจขององค์กร
แต่การทำอย่างเป็นทางการ คงไม่สามารถทำได้ต่อเนื่องเป็นเวลาหลายเดือน
ในขณะที่การปฐมนิเทศแบบไม่เป็นทางการจะมีความยืดหยุ่นกว่า ดังนั้นจึงทำได้ในระยะที่ยาวนานกว่า
ที่สำคัญ การปรับตัวและการเรียนรู้ของพนักงาน ไม่ใช่ใช้เวลาเพียงวันหรือสองวันในช่วงเวลาปฐมนิเทศเท่านั้น

ตัวอย่างขององค์กร
ที่ให้ความสำคัญและประสบความสำเร็จในการจัดอบรม หรือปฐมนิเทศพนักงานใหม่มีให้เห็นมากมาย
ในวันนี้ขอยกตัวอย่างองค์กร ที่ให้ความสำคัญในเรื่องของการจัดอบรมพนักงานใหม่ได้ดีมากแห่งหนึ่ง
คือ บริษัท ปูนซิเมนต์ไทย จำกัด (มหาชน)

ที่ปูนซิเมนต์ไทย เค้ารับพนักงาน เข้าทำงานทุกวันที่ 1 และ 16 ของเดือนเท่านั้น ไม่ใช่รับทุกวัน
โดยพนักงานจะเข้างานวันไหนก็ได้ ทั้งนี้เพื่อให้การบริหารจัดการเป็นไปอย่างมีระบบระเบียบ

ดังนั้นพนักงานใหม่ที่เข้ามาจะไม่ กะปริดกะปรอยทีละคนสองคน ซึ่งทำให้ยากต่อการจัดอบรมหรือปฐมนิเทศ

เมื่อพนักงานใหม่เข้ามา สิ่งแรกที่ได้รับคือ พนักงานใหม่ทุกคนจะมีพี่เลี้ยงเป็นตัวเป็นตน
หน้าที่ของพี่เลี้ยงคือแนะนำการใช้ชีวิตในองค์กร พาไปกินข้าว เป็นที่ปรึกษาปัญหา
รวมไปถึงเป็นตัวกลางระหว่าง พนักงานกับองค์กรหากพนักงานมีข้อข้องใจ
พี่เลี้ยงพนักงานใหม่นี้เป็นกุศโลบาย ที่แยบยลในการปลูกฝังวัฒนธรรมองค์กรให้กับ พนักงานใหม่ได้เป็นอย่างดี

ส่วนการอบรมปฐมนิเทศนั้น
ทำทั้งในห้องเรียน โดยมีผู้ใหญ่ระดับสูงมาพูดคุยสร้างความเป็นกันเองกับพนักงาน
และนอกห้องเรียน คือการหมุนเวียนเรียนงานแผนกละครึ่งค่อนวัน อยู่สักอาทิตย์
หลังจากเพาะบ่มได้ที่ จึงปล่อยไปรับมือกับโลกของความเป็นจริง
แต่ตลอดระยะเวลา 1 ปีแรก พี่เลี้ยงยังคอยเฝ้าดูและให้การสนับสนุนอยู่ตลอด

แนวทางนี้ ปูนซิเมนต์ไทยใช้มานานเป็นสิบๆ ปี ได้ผลดี สามารถสร้างบุคลากรเก่งๆ ออกมามากมาย
และผมเชื่อว่าใครจะเลียนแบบบ้าง เค้าคงไม่หวง

เพราะว่าของเขาดีจริงๆ ?

โดย อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา apiwut@riverorchid.com
บทความจาก ประชาชาติธุรกิจ
ที่มา ://www.siamhrm.com/?name=article&file=read&max=845
ภาพจาก //www.ssihr.com/learn_more.php

Create Date : 22 พฤศจิกายน 2552

Last Update : 2 ธันวาคม 2552 5:24:29 น.

1 comments

Counter : 4057 Pageviews.

อ.อุไรวรรณ อยู่ชา บรรยายหลักสูตรการจัดปฐมนิเทศและการ
เป็นวิทยากรปฐมนิเทศของ HR มืออาชีพ ได้สุดยอดมากครับ
อาจารย์เริ่มต้นให้ถามตัวเองก่อนว่า วันแรกที่เข้ามาในบริษัท
ต้องการรู้เรื่องอะไร จากนั้นให้คิดถึงองค์กรว่า อะไรบ้างที่จำเป็นต้องให้พนักงานใหม่รู้ เพื่อทำัตัวให้ถูกและเดินอยู่ในองค์กรในช่วงแรกอย่างสบายใจ ไม่ใช่คนแปลกหน้า และยกตัวอย่างการปฐมนิเทศขององค์กรต่าง ๆ ที่ประสบความสำเร็๋จและล้มเหลวรวมทั้งประสบการณ์ของท่านอาจารย์ที่เป็นทั้งผู้ออกแบบหลักสูตรพัฒนาการปฐมนิเทศของบริษัทในปูนซิเมนต์ไทย หรือSCG และเทคนิคการเป็นวิทยากรที่ดีของ HR ในการทำการปฐมนิเทศอาจารย์เก่งมาก สอนเ้ข้าใจง่าย ชี้ประเด็นที่เป็นประโยชน์นำไปใช้งานได้จริง และสอนสนุกเป็นกันเองมากครับ

โดย: ทวี IP: 124.122.31.161 วันที่: 3 พฤษภาคม 2553 เวลา:13:37:38 น.