มอบหมายงานอย่างฉลาด

คุณ เคยรู้สึกว่า งานของคุณมากเกินไปหรือไม่ ?
ปัญหาของการทำงานไม่ทัน เพราะงานมากเกินไป
นับเป็นปัญหาที่ดีกว่าการต้องอยู่เฉย ๆ อย่างห่อเหี่ยวไปวัน ๆ เพราะไม่มีงาน

แต่ในขณะเดียวกัน ผู้ประกอบการต้องเข้าใจว่า
การที่คุณทำงานไม่ทันนั้น เป็นเพราะงานเข้ามาเยอะเกินกว่าที่คาดการณ์ไว้ หรือว่าระบบของงานไม่ดีพอ ?
นั่นคือ มีการทำงานซ้ำซ้อนกัน มีระบบงานที่ไม่รัดกุมเท่าที่ควร หรือไม่

ในส่วนของผู้ประกอบการเอง หากช่วงหนึ่งช่วงใด คุณรู้สึกว่า งานของคุณมากมายเหลือเกิน
และยังเป็นงานที่ซ้ำ ๆ ซาก ๆ (Operational task) ซึ่งงานตรงนี้
ทำให้คุณไม่สามารถเอาเวลาไปคิดแผนงานขยายกิจการ หรือทำอย่างอื่นที่สร้างคุณค่าให้ธุรกิจมากกว่าแล้ว

ดิฉันว่าคุณมีปัญหาค่ะ

การมอบหมายหน้าที่รับผิดชอบให้คนอื่นทำ (Delegation) เป็นอีกก้าวสำคัญในการเปลี่ยนแปลงองค์กรของคุณ
จากองค์กรเล็ก ๆ ที่ทุกอย่างต้องรอผู้ประกอบการมาตัดสินใจ กลายเป็นองค์กรขนาดกลาง หรือใหญ่ ที่มีระบบ
มีพนักงานคอยดูแล โดยที่ไม่ต้องรอคำสั่งจากเจ้านาย

ดิฉันเข้าใจนะคะ ว่าผู้ประกอบการบางท่าน อาจไม่ไว้ใจให้ใครทำงานแทนตนเอง
แต่หากเหตุการณ์เป็นอย่างนี้ไปเรื่อย ๆ ผู้ประกอบการก็จะแก่ลง ๆ (เพราะเหนื่อย)
และ องค์กรก็จะไม่เติบโตไปไหน
เพราะคุณไม่มีเวลามากพอที่จะมาคิดขยาย หรือสร้างกลยุทธ์ให้แก่องค์กรของคุณ ได้มากไปกว่านั้น
การที่คุณทำงานเยอะไป อาจจะทำให้ผลงานออกมาไม่ดีเท่าที่ควร หรือเต็มไปด้วยข้อผิดพลาดได้

บางที คุณอาจมีข้ออ้างว่า ไม่ว่างพอที่จะอธิบายงานหรือฝึกลูกน้อง หรือไม่มั่นใจในความสามารถของพวกเขา
แต่การฝึกฝนพวกเขา มีข้อดี หลาย ๆ ประการเลยนะคะ
เพราะนอกจากจะทำให้คุณไม่ต้องทำงานทุกอย่างด้วยตัวเองแล้ว
(เพียงแต่ควบคุมให้งานออกมาตามต้องการเท่านั้น)

การมอบหมายงานจะทำให้ลูกน้องของคุณได้พัฒนาศักยภาพ ความสามารถและได้เรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ
ซึ่งตรงนี้จะทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานของทีมงานคุณดีมากขึ้น
และพนักงานจะ รู้สึกผูกพันธ์กับองค์กรมากขึ้นอีกด้วย

ในเมื่อข้อดีมีมากขนาดนี้
ดังนั้น มาดูดีกว่าค่ะ ว่าเคล็ดลับความสำเร็จของการมอบหมายงานให้ทีมงานของคุณนั้น มีอะไรบ้าง

★ อย่าทำให้ลูกน้องรู้สึกว่า คุณแค่ยื่นงานที่คุณไม่อยากทำมาให้ลูกน้อง
บอกกล่าวให้ลูกน้องได้ทราบว่า นี่เป็นความรับผิดชอบที่เพิ่มขึ้น
และนี่คือความไว้วางใจที่คุณ "เลือก" ที่จะมอบให้กับเขา


★ เลือก "คน" ให้ถูกกับงาน
ไม่จำเป็นว่าคนที่เหมาะสมกับงานที่สุด คือคนที่ทำงานมานานที่สุด
แต่แท้ที่จริงคือ คนที่ต้องการจะเรียนรู้งานมากที่สุด และอยากเติบโตไปกับองค์กรต่างหาก
มากไปกว่านั้น คนคนนั้น ควรจะเป็นคนที่คุณต้องการ ที่จะพัฒนาขึ้นมาให้อยู่ในระดับผู้บริหารต่อไปใน อนาคต

นอกจากนี้ อย่าไปมองว่า คนที่ทำ graphic ก็ต้องทำ graphic ไปตลอดชีวิต
หรือคนที่ทำงาน บัญชี จะไม่สามารถทำงานด้านการตลาดได้ดี
ดังนั้น คุณควรที่จะมองพนักงานของคุณมากกว่า สิ่งที่เขาถูกฉาบอยู่ภายนอกด้วยภาระหน้าที่หรือตำแหน่งของเขา
ซึ่งสิ่งเหล่านี้ คุณจะทราบได้ หากว่าคุณได้ใช้เวลานอกเหนือจากเรื่องการงานกับพวกเขา มากไปกว่านั้น
อย่าลืมนะคะ ว่าคนแต่ละคนไม่เหมือนกัน บางคนสมัครใจจะทำสิ่งที่เคยทำอยู่และทำได้ดีไปตลอด
แต่บางคนต้องการมีอะไรสักอย่างมากระตุ้นต่อมเติบโตของพวกเขา พวกเขาจึงจะรู้สึกตื่นเต้น
ดังนั้น พยายามเข้าใจทีมงานของคุณถึงสิ่งที่อยู่ภายในจิตใจของพวกเขา ว่าพวกเขาชอบอะไร มีความฝันอะไรบ้าง
เพื่อที่จะได้เลือกคนให้เหมาะสมกับการทำงาน


★ กำหนดเป้าหมาย ขอบเขต และระยะเวลาของการทำงานให้ชัดเจน
เมื่อคุณทำงานชิ้นใดชิ้นหนึ่งเอง คุณจะมีภาพอยู่ในหัว ไม่จำเป็นต้องเขียนเป็นลายลักษณ์อักษร
แต่เมื่อ คุณต้องให้คนอื่นทำงานชิ้นนั้นของคุณ
คุณจะต้องสร้างความเข้าใจในเชิงลึกและเชิงกว้างแก่พนักงานคนนั้น ๆ ให้เขาเห็นภาพที่คุณมีเช่นเดียวกัน
ดังนั้น การกำหนดจุดประสงค์ ระยะเวลา เป้าหมาย สาเหตุ ของโปรเจคที่คุณต้องการจะ delegate นี้ให้เขาฟัง
จึงเป็นเรื่องที่จำเป็นมาก ๆ

เมื่อคุณอธิบายให้เขาฟังแล้ว อย่าลืมสอบถามว่าเขาเข้าใจด้วยหรือไม่
อย่าใช้คำถามเช่น "เข้าใจหรือยัง" อะไรประเภทนั้นนะคะ เพราะคงไม่มีใครอยากที่จะตอบว่า ไม่เข้าใจ
เพราะไม่มีใครอยากดูไม่ฉลาดในสายตาของคนอื่น โดยเฉพาะในสายตาของเจ้านายหรอก ค่ะ
แต่คุณควรจะถามคำถามเช่น คุณคิดว่า งานตรงไหนควรเริ่มจัดการก่อน หรืองานส่วนไหนที่คุณคิดว่ายาก ง่าย
ใช้เวลาเยอะ น้อย เพื่อตรวจสอบความเข้าใจของพนักงานของคุณ

มากไปกว่านั้น เรื่องของกำหนดส่งงานก็เป็นเรื่องที่สำคัญ เมื่อคุณทำงานด้วยตัวเอง คุณอาจจะทำมันไปเรื่อย ๆ
แต่หากคุณมอบหมายงานให้คนอื่น
การกำหนด deadline เป็นเรื่องที่สำคัญ และจะทำให้เขาสามารถกำหนดระยะเวลาและวางแผนงานถูก


★ ให้ข้อเสนอแนะ ติติง ชื่นชม อย่างใกล้ชิดและเป็นประจำ
ในระยะแรกของการทำงาน อาจมีบางอย่างที่เขาอาจจะทำไม่ถูกใจคุณหรือทำผิดพลาดไป
ดังนั้น การให้ข้อติชมอย่างใกล้ชิดในทุกช่วงของการทำงานจึงเป็นสิ่งที่สำคัญ
ไม่ใช่ว่า พองานใกล้เสร็จสิ้น หรือเสร็จสิ้นแล้ว จึงจะทราบว่า งานออกมาไม่ถูกต้องตามที่ควรจะเป็น


★ พาไปรู้จักับคนที่ต้องร่วมงานด้วย
ไม่มีใครสามารถทำงานได้ด้วยตนเอง เมื่อคุณทำงาน
ทุกๆ คนก็ย่อมรู้จักคุณอยู่แล้วในฐานะผู้ประกอบการ เจ้าของกิจการ แต่เมื่อคุณมอบหมายงานให้ผู้อื่นทำแล้ว
คุณควรที่จะแนะนำพนักงานของคุณ ให้กับคนที่ต้องทำงานร่วมด้วยได้รับทราบไว้ มากไปกว่านั้น ผู้ประกอบการ
อาจจะสอบถามถึง feedback วิธีการทำงานของลูกน้องของคุณ ในฐานะเจ้าของโปรเจคกับผู้ที่ทำงานร่วมอยู่ ด้วย


★ ให้อำนาจการตัดสินใจ
หากคุณให้ใครคนหนึ่งทำงานให้คุณ จะมีประโยชน์อะไรหากในทุกขั้นตอนการทำงาน
เขาผู้นั้นต้องมาถามคุณตลอดเวลา เมื่อต้องการการชี้แนะหรือการตัดสินใจ
ทุก ๆ คนต้องการการเรียนรู้ค่ะ หากในช่วงแรก ๆ ยังมีข้อผิดพลาดด้านการตัดสินใจ ก็อย่าพึ่งโวยวายไปนะคะ
ให้เวลาลูกน้องของคุณในการปรับตัวและเรียนรู้ด้วยค่ะ


★ หาข้อปรับปรุงแก้ไขเมื่องานสิ้นสุด
เมื่องานสิ้นสุดแล้ว หาลืมประชุม Brainstorm กันหาข้อปรับปรุงแก้ไขในการทำงาน
สิ่งใดที่เขาทำดี ไม่ดีอย่างไร ควรจะนำมาพูดคุยกันด้วย
นอกจากนี้ ตัวคุณเองในฐานะเจ้าของโปรเจค อย่าลืมสอบถามลูกน้องว่าตัวคุณเองนั้น ทำหน้าที่ได้ดี ไม่ดีอย่างไร
มีอะไรที่สามารถแก้ไขได้บ้าง ในการเป็นผู้มอบหมายงานให้แก่ลูกน้องด้วย


ฝากไว้ให้คิด การทำได้ดีเกินกว่าที่โอกาสเปิดให้ คือการท้าทายอันยิ่งใหญ่


โดย แคทลียา ท้วมประถม
ที่มา : //www.gotomanager.com/news/printnews.aspx?id=41628
ภาพจาก : //www.gettyimages.com


บทความอื่นที่เกี่ยวข้อง
ศิลปะแห่งการมอบหมายงาน (The Art of Delegation)
เทคนิคการรับมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ

Create Date : 17 ธันวาคม 2552		1 comments
Last Update : 17 ธันวาคม 2552 20:44:26 น.
Counter : 1680 Pageviews.
Share Tweet