|
ประเมินผลการปฏิบัติงานอยางไรใหมีคุณคา ?
ผูเขียนมีโอกาสไปบรรยายและรวมอภิปรายในหัวขอ “การประเมินผลการปฏิบัติงาน” ใหกับองคกรตาง ๆ พบวา หลายองคกรพยายามทําความเขาใจกับผูประเมินผลงานวา ใหนําผลการประเมินไปใช สําหรับปรับปรุงประสิทธิภาพงาน และการพัฒนาพนักงานเปนรายบุคคล (Individual Development Plan) มากกวานําไปใชเพื่อการจายผลตอบแทน
นอกจากนี้ ยังพบวาเมื่อหัวหนาแจงผลการประเมินตอลูกนองแลว มักไมไดทําการสอน หรือใหคําแนะนําเทาที่ควร เกี่ยวกับสิ่งที่ลูกนองควรปรับปรุง เพื่อใหการทํางานมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น และยังมีหัวหนาหลาย ๆ ทานใหคําสอนหรือแนะนํางานแกลูกนองเพียงปละไมกี่ครั้ง คือ วันที่มีการแจงผลการประเมินตอลูกนองอยางเปนทางการ (ชวงกลางปและชวงปลายป) เทานั้น ที่นาประหลาดใจอยางมากคือ มีหัวหนางานจํานวนไมนอยที่ไมเคยแจงผลประเมินใหลูกนองทราบเลย ดวยเหตุผลที่แตกตางกันออกไป
คุณสมบัติที่ดีประการหนึ่งของหัวหนาคือ การเอาใจใสตอการปฏิบัติงานของลูกนอง ดวยการใหคําสอน หรือแนะนําแกลูกนองทันที เมื่อพบวาลูกนองมีขอบกพรองในการทํางาน หรือประพฤติตนไมเหมาะสม ซึ่งสามารถทําได โดยไมจําเปนตองรอใหถึงชวงเวลาแจงผลการปฏิบัติงานที่ถูกกําหนดไวอยางเปนทางการ หรือรอจนถึงวันที่เกิดความเสียหายจากการทํางานจนสุดที่จะทนตอไปได
สําหรับชวงเวลาการแจงผลการปฏิบัติงานแกลูกนองอยางเปนทางการนั้น หัวหนาและลูกนอง ควรใชเวลาสวนใหญพูดคุยในประเด็นสําคัญ ๆ ที่เกี่ยวของกับเปาหมายการปฏิบัติงาน และการปรับปรุงประสิทธิภาพงานที่จําเปน ซึ่งจะเปนประโยชนมากกวาการมารายยาวถึงขอบกพรองตาง ๆ ที่ผานมาของลูกนอง
มีคํากลาวที่นาสนใจ เกี่ยวกับการแจงผลการปฏิบัติงานแกลูกนอง คือ “การแจงผลการปฏิบัติงาน (อยางเปนทางการ)ไมควรเปนครั้งแรก ที่ลูกนองไดรับทราบถึงขอบกพรอง จากการทํางานที่ผานมาของตนเอง”
สําหรับการแจงผลการปฏิบัติงานอยางเปนทางการนั้น ถือเปนหวงนาทีแหงการสัมผัส (Moment of truth) ที่มีความหมายอยางยิ่ง จึงควรกระทําดวยความพิถีพิถันและเปนขั้นเปนตอน เพื่อใหเกิดคุณคาสูงสุดตอการพัฒนาประสิทธิภาพการทํางานของลูกนอง และนํามา ซึ่งความสัมพันธอันดีระหวางหัวหนาและลูกนองตอไป
สําหรับขั้นตอนการแจงผลการปฏิบัติงานแกลูกนอง ผูเขียนขอเสนอแนวทางดังตอไปนี้
ขั้นเตรียมการ (Preparing Stage) กอนแจงผลการปฏิบัติงาน หัวหนาควรเตรียมขอมูลที่จําเปนเพื่อนําไปพูดคุยกับลูกนอง เพราะหากปราศจากขอมูลที่จําเปน หรือขอมูลขาดความนาเชื่อถือแลว การพูดคุยกับลูกนองก็จะไมกอใหเกิดประโยชนตอการปรับปรุงพัฒนาประสิทธิภาพการทํางาน สําหรับขอมูลที่ควรเตรียมเพื่อพูดคุยกับลูกนองมีดังนี้ *รายละเอียดของการปฏิบัติงานที่ลูกนองสามารถทําไดบรรลุเปาหมาย และไมสามารถทําไดบรรลุเปาหมาย *พฤติกรรมที่ลูกนองทําไดดี และสนับสนุนใหการปฏิบัติงานบรรลุผลสําเร็จ *และพฤติกรรมที่ลูกนองควรปรับปรุง เพื่อใหการปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
เมื่อเตรียมขอมูลขางตนแลว ตอจากนั้นทําการประสานงานกับลูกนอง เพื่อนัดหมายวัน เวลา และสถานที่ สําหรับการพูดคุย พรอมทั้งรายละเอียดจําเปนตางๆ ที่ลูกนองตองเตรียมสําหรับนํามาพูดคุยกับหัวหนา เชน *เปาหมายการปฏิบัติงานที่ไดเคยตกลงรวมกัน *ขอมูลหลักฐานตาง ๆ ที่แสดงถึงความคืบหนาของการปฏิบัติงาน เปนตน
ขั้นเริ่มสนทนา (Beginning Stage) ขั้นตอนนี้ หัวหนาและลูกนองจะมาพบกัน เพื่อพูดคุยเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงาน กอนที่หัวหนาจะเริ่มแจงผลการปฏิบัติงานแกลูกนอง หัวหนาควรปฏิบัติดังนี้
*เปดการสนทนาดวยการสรางบรรยากาศที่เปนมิตรและไวใจ (Rapport) เพื่อเอื้อตอการสนทนาระหวางกันตอไป
*อธิบายใหลูกนองเขาใจถึงวัตถุประสงคของการประเมินผลการปฏิบัติงาน โดยเนนการนําไปใชประโยชน เพื่อสงเสริมการพัฒนาที่จําเปนตอพนักงานอันจะสงผลดีตอโอกาสกาวหนาในอาชีพ(Career Opportunity) ของเขาตอไป (หมายเหตุ ควรหลีกเลี่ยงการนําการประเมินผลงานไปผูกยึดกับการขึ้นเงินเดือนและผลประโยชนตอบแทน เพราะจะทําใหพนักงานใจจดใจจอ วาตนเองจะไดรับเงินเดือนขึ้นเทาไรมากกวาที่จะฟงสาระอื่น ๆ ที่เปน ประโยชนจากหัวหนา)
*เปดโอกาสใหลูกนองไดประเมินภาพรวมของผลการปฏิบัติงานที่ผานมาของตน ซึ่งเปนผลงานที่เกิดขึ้นในรอบระยะเวลาที่ทําการประเมินผลงาน
ขั้นแจงผลการปฏิบัติงาน (Discussion Stage) ขั้นตอนนี้ ถือเปนขั้นตอนที่มีความสําคัญมาก หากกระทําดวยความชัดเจน และละเอียดรอบคอบจะมีคุณคาอยาง มากทั้งตอหัวหนาและลูกนองในการพัฒนาประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน
การแจงผลการปฏิบัติงานจะตองนําเทคนิคการสื่อสารสองทาง (Two way Communication Technique) และเทคนิคการใหคําแนะนําปรึกษา (Counseling Technique) มาใชควบคูไปดวย
สําหรับแนวทางปฏิบัติในขั้นตอนนี้ ประกอบดวย แจงผลการปฏิบัติงานในรอบระยะเวลาที่ทําการประเมินผลงานแกลูกนอง โดยนําเปาหมายที่ไดตกลงกันมาพิจารณา และควรนําหลักฐานที่แสดงใหเห็นถึงการบรรลุเปาหมาย หรือไมบรรลุเปาหมายในการปฏิบัติงานของลูกนองมาแสดงอยางเปนรูปธรรม
ในขั้นตอนนี้หัวหนาควรปฏิบัติตอลูกนองดวยความเอาใจใส ปรารถนาดี ในขณะเดียวกัน ตองมีจุดยืนที่ชัดเจน และสามารถควบคุมประเด็นการสนทนาใหเปนไปตามวัตถุประสงคของการแจงผลการปฏิบัติงาน
ตัวอยางที่ 1 พนักงานสามารถลดตนทุนการผลิตสินคาได 10 % ซึ่งเปนไปตามเปาหมายที่ไดกําหนดไว เมื่อหัวหนาแจงผลการปฏิบัติงานแกลูกนองแลว หัวหนาควรใหลูกนองมีสวนรวมในความสําเร็จ ซึ่งกระทําได โดยใหลูกนองอธิบายถึงวิธีการปฏิบัติงาน ความทุมเทพยายามที่เขาไดกระทํา รวมถึงขอเสนอแนะที่เขาเห็นวาจะรักษาหรือพัฒนาความสําเร็จนี้ตอไป
ตัวอยางที่ 2 มีความสูญเสียเกิดขึ้นในกระบวนการผลิตสินคาเกิน 2 % ซึ่งไมเปนไปตามเปาหมายที่ไดกําหนดไว กรณีนี้ ขณะที่หัวหนาแจงผลการปฏิบัติงานแกลูกนอง หัวหนาควรใหลูกนองไดอธิบายและวิเคราะหสาเหตุที่ทําใหงานไมบรรลุเปาหมาย รวมถึงวิธีการปรับปรุงแกไขเพื่อใหงานบรรลุเปาหมาย ระหวางการแจงผลการปฏิบัติงานหัวหนาควรใหคําชมเชย ใหคําแนะนําและขอเสนอแนะ รวมถึงใหกําลังใจแกลูกนองอยางเหมาะสม เพื่อใหลูกนองเกิดขวัญกําลังใจในการปฏิบัติงาน
จัดทําแผนปรับปรุงประสิทธิภาพงาน (Performance Improvement Plan) ในกรณีที่พบวาเปาหมายการทํางานใดก็ตามของลูกนองยังไมบรรลุผลสําเร็จ หัวหนาควรใชโอกาสนี้แจงตอลูกนองใหทําแผนปรับปรุงประสิทธิภาพงาน เพื่อนํามาหารือถึงความเหมาะสม กันตอไป หัวหนาและลูกนองอาจใชชวงเวลานี้ หารือรวมกันเกี่ยวกับการพัฒนาที่จําเปน ซึ่งจะชวยสนับสนุนการทํางานของลูกนองและนําไปเปนสวนหนึ่งของแผนปรับปรุงประสิทธิภาพงาน ก็จะเปนประโยชนตอลูกนองมากยิ่งขึ้น
ขั้นจบการแจงผลการปฏิบัติงาน (Ending Stage) ในขั้นตอนนี้ หัวหนาควรเนนย้ำกับพนักงานถึงสิ่งที่ไดพูดคุยกันไปแลว และควรจบการแจงผลการปฏิบัติดวยบรรยากาศที่สงเสริมการทํางานรวมกัน ดังแนวทางตอไปนี้ *สรุปประเด็นหลัก ๆ เพื่อทบทวนสาระสําคัญและขอตกลงตาง ๆ ที่ไดแจงตอลูกนองไวในขั้นตอนกอนหนานี้ ซึ่งจะกอใหเกิดความเขาใจตรงกัน ถึงสิ่งที่จะตองนําไปปฏิบัติหลังจากนี้ *กอนจบการแจงผลการปฏิบัติงาน หัวหนาควรเปดโอกาสใหลูกนองไดบอกถึงปจจัยสนับสนุนการทํางาน ซึ่งคาดหวังวาจะไดรับจากหัวหนา *แสดงความชื่นชมและความเชื่อมั่นในตัวลูกนองพรอมกลาวคําขอบคุณอยางจริงใจ
ขั้นติดตามความคืบหนา (Following up Stage) หลังจากเสร็จการแจงผลการปฏิบัติงานไปแลวระยะหนึ่ง หัวหนาควรมีการติดตามความคืบหนาของลูกนอง ในประเด็นที่ไดตกลงกันไวในแผนปรับปรุงประสิทธิภาพงาน เพื่อใหเกิดความแนใจวาลูกนองมีความคืบหนาในการพัฒนาประสิทธิภาพงาน และหากพบวา ลูกนองยังไมสามารถปฏิบัติงานใหเปนไปตามเปาหมาย หัวหนาจะไดใหคําแนะนําหรือสอนแนะแกลูกนองไดทันที
การติดตามความคืบหนาในการปฏิบัติงานของลูกนอง สามารถกระทําไดอยางตอเนื่อง โดยไมจําเปนตองรอใหถึง ชวงเวลาของการแจงผลการปฏิบัติงานอยางเปนทางการ
เขียนหวังเปนอยางยิ่งวาบทความนี้จะเปนประโยชนตอทานผูอาน โดยเฉพาะทานที่เปนหัวหนาบางนะครับ เมื่อประเมินผลการปฏิบัติงานประจําปแลว อยาลืมแจงผลการปฏิบัติตอลูกนองของทานนะครับ หวังวาการแจงผลการปฏิบัติงานในปนี้และปตอ ๆ ไป จะเปนหวงนาทีแหงการสัมผัสที่มีคุณคาทั้งตอผูประเมิน และผูถูกประเมิน ซึ่งจะสงผลใหองคกรของทานประสบผลสําเร็จและเจริญกาวหนาอยางยั่งยืนตประการ……. สวัสดี
โดย บดี ตรีสุคนธ ที่ปรึกษาและวิทยากรดานการบริหารทรัพยากรมนุษย
ที่มา ประชาชาติธุรกิจ คอลัมภ HR On Strategy โดยศูนยพัฒนากลยุทธทางธุรกิจ
Create Date : 27 มิถุนายน 2552 |
Last Update : 27 มิถุนายน 2552 16:04:28 น. |
|
0 comments
|
Counter : 1010 Pageviews. |
|
|
|
|
|
|
|