ทำอย่างไร เมื่อต้องเป็นผู้นำจำเป็น

บางครั้งสถานการณ์ไม่คาดคิด ก็สามารถเกิดขึ้นกับคนทำงานอย่างเราๆ ได้เสมอๆ
บางครั้งเราอาจได้รับมอบหมายงานแบบปัจจุบันทันด่วน จนตั้งตัวแทบไม่ติด
และในบางครั้งเราก็อาจจะต้องรับภาระในการทำงานแทนหัวหน้างาน จนไม่สามารถมาดูแลงานในออฟฟิศได้

เมื่อเกิดสถานการณ์แบบนี้ขึ้น ผู้ที่ได้รับภาระหน้าที่ในการดูแลงานต่างๆ แทนหัวหน้างานนั้น
คงต้องเตรียมตัวกันสักหน่อย จะได้ไม่เคอะเขินจนเกินไปและทำงานได้อย่างไม่ผิดพลาด


การรับมอบงาน
ก่อนอื่นหัวหน้าก็ต้องแจ้งให้เราทราบล่วงหน้าก่อนล่ะค่ะว่า
ต่อไปนี้คุณจะต้องแบกรับภาระ หรือแบ่งเบางานภาระในออฟฟิศแทนเขา
เมื่อทราบถึงบทบาทจำเป็นที่เราจะต้องปฏิบัติแล้ว ก็ควรสอบถามถึงสิ่งที่เราจำเป็นจะต้องทำในช่วงเวลาดังกล่าว
ว่ามีอะไรบ้าง อย่างเช่นการเป็นผู้นำการประชุม การติดตามงานของพนักงาน
หรือการรับส่งเอกสาร ติดต่องานต่างๆ ควรฟังคำอธิบายให้เข้าใจ
หากติดขัดตรงส่วนไหนต้องสอบถามเพื่อความแน่ใจ และสรุปทบทวนเป็นระยะๆ เพื่อความเข้าใจที่ตรงกัน
และจดบันทึกสิ่งที่ต้องทำไว้ให้เรียบร้อย

ทางที่ดีควรเขียนความคิดเห็นหรือความจำเป็นของงานนั้นๆ ไว้ด้วย
นอกจากนี้ควรเสริมแนวความคิดของตน เพื่อเสนอแนวทางปฏิบัติที่ควรทำเพิ่มเติม ต่อหัวหน้า
และคำนึงถึงปัญหาที่จะเกิดขึ้น เพื่อขอคำแนะนำหรือแนวทางในการแก้ไขปัญหานั้นๆ

สิ่งสำคัญ ควรตกลงวิธีการรายงาน และติดตามผลการปฏิบัติงานกับหัวหน้างานให้เรียบร้อย


เมื่อต้องเป็นผู้นำการประชุม
ในการปฏิบัติงานแทนหัวหน้านั้น บางครั้งเราอาจต้องเป็นผู้นำการประชุมด้วย
เนื่องจากการประชุมถือเป็นสิ่งสำคัญในการทำงาน เพราะจะทำให้องค์กรรับรู้ความคืบหน้าในการทำงาน
รวมถึงปัญหาต่างๆ เพื่อเสนอแนวทางหรือความคิดเห็นในการแก้ปัญหาร่วมกัน
รวมถึงการทำความเข้าใจในข่าวสารใหม่ๆ ขององค์กรร่วมกันอีกด้วย
สิ่งที่สำคัญที่สุดของการประชุม ก็คือ ทุกคนต้องเข้าใจตรงกัน มิใช่ผู้นำการประชุมเข้าใจอยู่คนเดียว


คราวนี้ผู้นำการประชุมจำเป็น ก็ควรจะเตรียมตัวให้พร้อม
เริ่มตั้งแต่การเตรียมหัวข้อการประชุมให้พร้อมก่อนเข้าประชุม อย่างน้อยสัก 10 นาที
และทบทวนว่าครบถ้วนหรือไม่ ติดตามคำสั่งหรือความเคลื่อนไหวต่างๆ ภายในองค์กร
เพื่อแจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบ และปฏิบัติตามโดยทั่วกัน
สำหรับมือใหม่อาจซักซ้อมการนำประชุมก่อน ก็จะช่วยลดความประหม่าในการประชุมนั้นๆ ลงไปได้มาก


การรับส่งเอกสารสำคัญต่างๆ
ทุกองค์กรจะต้องมีการติดต่อ ส่งรับข้อมูลข่าวสารต่างๆ อยู่เสมอ
ข่าวสารต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น อีเมล์ โทรศัพท์ หรือแฟกซ์ที่มาถึงหัวหน้างานนั้น อาจมีทั้งเรื่องงานและเรื่องส่วนตัว
แต่บางครั้งก็อาจเป็นงานเร่งด่วนที่จะต้องนำไปปฏิบัติในทันที
ดังนั้นจึงควรทำความเข้าใจกับหัวหน้างานให้เรียบร้อย ในการรับโทรศัพท์หรือ เอกสารต่างๆ ว่า
เราจะสามารถรับรู้ข่าวสารได้ในระดับใด เช่น
หากเป็นโทรศัพท์เกี่ยวกับงานเร่งด่วน ควรสอบถามให้เข้าใจ และบันทึกย่อเป็นรายงานให้กับหัวหน้า
หรือหากเป็นเอกสาร อีเมล์ หรือแฟกซ์ต่างๆ ก็ควรตกลงกับหัวหน้าว่าเราจะสามารถเปิดอ่านได้ทันทีหรือไม่
หรือต้องสอบถามก่อนแล้วจึงสามารถเปิดอ่านเอกสารนั้นๆ ได้ ทั้งนี้เพื่อความสบายใจในการทำงานของคุณเอง
และไม่ยุ่งยากในการติดต่อสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ


การติดต่อกับหัวหน้างาน เพื่อติดตามหรือรายงานผลงาน
สิ่งที่จำเป็นในการรายงานผลงานแก่หัวหน้าก็คือ
เพื่อให้ผู้ดูแลได้รับทราบว่าเราสามารถปฏิบัติหน้าที่แทนได้อย่างมี ประสิทธิภาพหรือไม่
อีกทั้งยังช่วยให้การทำงานในแต่ละวัน มีการตรวจสอบเพื่อความแน่ใจว่าไม่ได้ไปผิดทาง
หรือขาดตกบกพร่องในเรื่องใด นอกจากนี้เราก็สามารถสอบถามเกี่ยวกับงานใหม่ๆ ที่มีเข้ามาได้อีกด้วย
ทั้งนี้ควรตกลงกับหัวหน้าให้เรียบร้อยว่าจะสื่อสารกันด้วยวิธีใด เช่นการโทรศัพท์ไปรายงานผลในแต่ละวัน
หรือเมื่อมีกรณีเร่งด่วนที่เราไม่สามารถตัดสินใจเองได้ หรือการสื่อสารทางอีเมล์ เป็นต้น


การแก้ปัญหาเฉพาะหน้า
เรื่องใหญ่ที่หลายๆ คนต้องเผชิญ ไม่ว่าจะอยู่ในตำแหน่งหน้าที่ใด และการเป็นตัวแทนหัวหน้าเช่นนี้
การรับผิดชอบต่อปัญหาที่เกิดขึ้น ก็อาจจะใหญ่ขึ้นด้วยตามลำดับ

ดังนั้นควรเตรียมตัวเตรียมใจให้พร้อมรับกับสถานการณ์ต่างๆ อยู่เสมอ
และศึกษาแนวทางในการแก้ไขปัญหาต่างๆ จากหัวหน้างานไว้บ้าง
ทั้งสอบถาม และแอบจดจำสิ่งที่พบเห็นจากการทำงานของหัวหน้าในแต่ละวันเอาไว้
อย่างน้อยๆ วันนี้เมื่อคุณได้รับเลือกเป็นผู้ปฏิบัติงานแทนชั่วคราว ก็ต้องทำงานให้เต็มที่สมกับที่ได้รับการไว้วางใจ
และในอนาคตข้างหน้าเมื่อมีการเลื่อนขั้นหรือปรับเปลี่ยนตำแหน่งขึ้น
เชื่อสิ ว่าคนที่รับผิดชอบในงานได้ดีอย่างคุณ ต้องได้รับการพิจารณาเป็นอันดับต้นๆ แน่นอน


แถมท้ายเล็กน้อยด้วย เทคนิคสำหรับการส่งมอบงานของหัวหน้างาน
- เชื่อมั่นในตัวของผู้รับมอบงานจากเรา เพราะเขาคงมั่นใจขึ้นมาก เมื่อรู้ว่าคุณเชื่อมั่นในตัวเขา
- ใจเย็นและอดทนในการสั่งงาน และทำความเข้าใจ พยายามให้เขาสื่อสารตามแนวทางที่เขาถนัด
- จูงใจให้เขาได้เห็นถึงผลประโยชน์ที่จะได้รับในการทำงานครั้งนั้น
- ระบุสิ่งที่คุณต้องการให้เขาทำอย่างชัดเจน รวมถึงเสนอแนะแนวทาง และบอกถึงปัญหาที่เคยเกิดขึ้นให้ทราบ
- กำหนดทรัพยากร และแนวทางในการรายงานและติดตามผลการปฏิบัติงานให้ชัดเจน
- ชี้แนะแนวทางในการแก้ไขปัญหา หากเกิดข้อผิดพลาด
- ทบทวนความเข้าใจหลังจากการมอบหมายงาน กันการขาดตกบกพร่อง


โดย มนัสชล หิรัญรัตน์
ที่มา ://www.hrtothai.com/index.php?option=com_content&task=view&id=1460&Itemid=164
ภาพจาก ://www.executivetransitions.com.au/services.htm

Create Date : 03 ธันวาคม 2552		0 comments
Last Update : 3 ธันวาคม 2552 16:24:51 น.
Counter : 1271 Pageviews.
Share Tweet