Bloggang.com : ทุกคนไม่ได้รู้ทุกสิ่ง : การบริหารงานบุคคลด้วยกลยุทธ์เชิงรุก

การบริหารงานบุคคลด้วยกลยุทธ์เชิงรุก

การบริหารงานบุคคลในยุคปัจจุบันได้เปลี่ยนแนวคิด และรูปแบบไปจากเดิมที่ไม่ได้พูดกัน
แต่เรื่องของงานบุคคลแบบที่เรียกว่า Personal ซึ่งเป็นรูปแบบของการบริหาร
ที่ผู้บริหารมักใช้เวลาไปกับทำงานด้านเอกสาร หรืองานบุคคลเชิงธุรการเกือบ 60 %

งานส่วนใหญ่จะหมดไปกับการแก้ไขปัญหาประจำวันมากกว่าการคิดวิเคราะห์
การวางแผน เพื่อปรับระบบงานบุคคลให้สอดคล้องกับกลยุทธ์และเป้าหมายขององค์การ
และจากกระแสการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีสารสนเเทศ การแข่งขัน
ความพยายามที่จะสร้างความได้เปรียบทางการค้า จึงเป็นเหตุให้แนวโน้มของการบริหารงานบุคคลเริ่มเปลี่ยนไป
โดยเปลี่ยนจาก Personal มาเป็น Human Resource งานบุคคลเริ่มมีบทบาทการทำงานที่เชื่อมโยงกับกลยุทธ์
เป้าหมาย และวิสัยทัศน์ที่องค์การกำหนดขึ้น พบว่าเวลาส่วนใหญ่ของงานบุคคลจะใช้ในการวางแผนการทำงาน
ทั้งแผนแม่บท (Master Plan) และแผนปฏิบัติการ (Action Plan)
โดยใช้เวลาประมาณ 60 % ของเวลาทั้งหมดในแต่ละวัน การจัดระบบงานบุคคลจะเน้นกลยุทธ์เชิงรุก
(Proactive Strategy) ที่ปรับเปลี่ยนรูปแบบของงานบุคคลในเรื่องต่าง ๆ ให้สามารถทำงานรองรับกับนโยบาย
กลยุทธ์และเป้าหมายธุรกิจมากขึ้น เป็นการวางแผนการทำงาน เพื่อตอบสนองความพึงพอใจของพนักงาน
ที่เป็นกลุ่มลูกค้าของตน โดยไม่ต้องรอให้เกิดปัญหาถึงจะเข้าไปดำเนินการให้

การบริหารงานบุคคลด้วยกลยุทธ์เชิงรุก ต้องเริ่มจากการประเมินสถานการณ์ ปัญหา และความพร้อม
ในการนำระบบหรือแนวทางการบริหารงานบุคคลใหม่ ๆ มาใช้ในองค์การ (Organizational Assessment)
และเมื่อเราทราบถึงปัญหาที่เกิดขึ้นแล้ว ขั้นต่อไปจะเป็นการวิเคราะห์และสรุปผลว่าควรจะเตรียมแผนงาน
หรือวิธีการอย่างไรเพื่อลดปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น พบว่า
มีหลายต่อหลายองค์การได้ปรับเปลี่ยนรูปแบบของงานบุคคล ในแต่ละฟังก์ชันที่เน้นกลยุทธ์เชิงรุกมากขึ้น
โดยการปรับเปลี่ยนการทำงานของงานในแต่ละ ฟังก์ชั่น ดังต่อไปนี้

งานสรรหาและคัดเลือก (Recruitment and Selection Function)
ผู้บริหารที่ดูแลรับผิดชอบกับงานบุคคล จะต้องมีส่วนร่วมในการประชุมกับคณะกรรมการของบริษัท
เพื่อรับทราบแนวคิด และรูปแบบการดำเนินงาน รวมทั้งนโยบายหรือกลยุทธ์ของบริษัท
เพราะจะได้เตรียมความพร้อมของกำลังคน ให้เป็นไปตามทิศทางขององค์การมากขึ้น เช่น
หากรับรู้ว่าบริษัทฯ กำลังจะมีโครงการก่อสร้างใหม่ ๆ เพิ่มขึ้นในปีหน้าประมาณ 10 โครงการ
ครอบคลุมทั้งกรุงเทพฯ และต่างจังหวัด

ผู้บริหารหน่วยงานบุคคลต้องเริ่มคิด และวางกลยุทธ์ในการสรรหาและคัดเลือกคนทั้งจากภายใน
และภายนอกองค์การ มิใช่รอให้หน่วยงานขอคนก่อนถึงเริ่มสรรหาให้
เพราะอาจทำให้ไม่สามารถหาคนได้ทันกับความต้องการของแต่ละหน่วยงาน

บทบาทหน้าที่ของผู้ที่ทำงานด้านสรรหาและคัดเลือก
ต้องเริ่มคิดแล้วว่า จะสรรหาคนได้จากแหล่งไหนบ้างให้เหมาะสม กับระดับตำแหน่งงานที่ต้องการ
ไม่ใช่รอให้ผู้สมัครเข้ามากรอกใบสมัครเพียงอย่างเดียวเท่านั้น
แหล่งที่จะสามารถสรรหาคนนั้นมีมากมายหลายแหล่ง เช่น ติดประกาศหรือออกบูธที่มหาวิทยาลัย
หรือตาม Job Fair ต่าง ๆ ที่จัดขึ้น ถามเพื่อนหรือสมาชิกที่เป็นเครือข่าย ประกาศผ่านทางเว็ปไซด์
หรืออินทราเน็ตของบริษัท ใช้เว็ปไซด์ของบริษัทภายนอก
ติดต่อ Head Hunter แจกใบปลิว ติดต่อกรมแรงงาน เป็นต้น

กระบวนการคัดเลือกผู้สมัคร ถือว่าเป็นขั้นตอนหรือกระบวนการที่สำคัญที่สุด
โดยการคัดเลือกคนเก่ง คนดีมีฝีมือ หรือที่เรียกว่า Talent เข้ามาทำงานกับบริษัท ซึ่งต้องผ่านกระบวนการต่าง ๆ
เพื่อให้ได้คนที่มีบุคลิกลักษณะให้สอดคล้องกับความสามารถหลัก (Core Competency)
และความสามารถในการทำงาน (Job Competency) ที่องค์การต้องการ
ดังนั้นก่อนที่จะเริ่มดำเนินงานในขั้นตอนนี้ ผู้ที่ทำงานด้านการสรรหาและคัดเลือกต้องกำหนดก่อนว่า
อะไรคือความสามารถหลักขององค์การ และอะไรคือความสามารถในงานของตำแหน่งงานนั้น ๆ

พบว่าความสามารถหลักที่กำหนดขึ้น ใช้สำหรับพนักงานทุกคนทุกระดับตำแหน่งงานนั้นไม่ควรเกิน 5 ตัว
ทั้งนี้การกำหนดความสามารถหลัก หรือ Core Competency บางแห่งจะเรียกว่า Organization Competency
ต้องกำหนดให้สอดคล้องกับวิสัยทัศน์ ภารกิจ และเป้าหมายขององค์การ
ที่อยากจะให้คนในองค์การมีพฤติกรรมอย่างไรที่เหมือน ๆ กัน

ตัวอย่างของความสามารถหลัก เช่น
การมีจิตสำนึกของงานบริการ (Service Mind)
การติดต่อสื่อสาร (Communication)
ความคิดสร้างสรรค์ (Creativity)
การทำงานเป็นทีม (Team Working) เป็นต้น

สำหรับความสามารถในงาน หรือ Job Competency นั้นเป็นความสามารถที่ถูกกำหนดขึ้นให้เหมาะสม
และสอดคล้องกับลักษณะงานที่ปฏิบัติ ทั้งนี้ Job Competency อาจแบ่งได้เป็น 2 หมวดหมู่ ได้แก่

ความสามารถด้านการบริหาร/จัดการงาน หรือที่เรียกว่า Managerial Competency
บางแห่งอาจเรียกว่า Leadership Competency ที่เน้นทักษะในการบริหารหรือจัดการงาน
โดยส่วนใหญ่ระดับจัดการจะมีมากกว่าระดับพนักงาน เช่น ความสามารถในการวานแผนงาน (Planning)
ความคิดเชิงกลยุทธ์ (Strategic Thinking)
การแก้ไขปัญหาและการตัดสินใจ (Problem Solving and Decision Making) ความเป็นผู้นำ (Leadership) เป็นต้น

ความสามารถด้านเทคนิคเฉพาะงาน หรือที่เรียกว่า Technical Competency
ที่เน้นทักษะในการทำงานเฉพาะหน่วยงาน เช่น หน่วยงานขาย จะมีความรู้เกี่ยวกับสินค้า (Product Knowledge)
ทักษะในการขาย (Selling Skills) การเจรจาต่อรอง (Negotiation) เป็นต้น

การหาความสามารถของตำแหน่งที่เราจะสรรหา
จึงใช้เป็นแนวทางในการคัดเลือกผู้สมัครที่มีความสามารถ ตรงกับความสามารถที่ระบุไว้ในตำแหน่งงานที่ต้องการ
การเตรียมคำถามที่จะสัมภาษณ์จึงเป็นอีกขั้นตอนหนึ่งที่สำคัญ เพื่อใช้ในการคัดเลือกผู้สมัครที่เหมาะสม
ทั้งนี้การเตรียมคำถามจะอยู่บนพื้นฐาน ของลักษณะพฤติกรรมของความสามารถที่ระบุ หรือต้องการให้มี
ซึ่งจะครอบคลุมถึงความสามารถหลัก ความสามารถด้านการบริหาร/จัดการงาน และความสามารถเฉพาะงาน

ลักษณะของการตั้งคำถามขอให้พิจารณาตามตัวอย่างต่อไปนี้

★ ความสามารถ
Service Mind (จิตสำนึกในการให้บริการ)

★ พฤติกรรม
ควบคุมอารมณ์และบุคลิกภาพได้อย่างเหมาะสม เมื่อลูกค้าแสดงกิริยาท่าทางและน้ำเสียงไม่พอใจ
ให้ข้อมูล หรือตอบข้อซักถามต่าง ๆ แก่ลูกค้าได้อย่างถูกต้องชัดเจน
รับฟัง หาสาเหตุและแนวทางแก้ไขข้อร้องเรียนต่าง ๆ ในการให้บริการของตนเองจากลูกค้า

★ คำถามที่ใช้
* คุณมีวิธีการหรือกระบวนการอย่างไรในการเสนอขายสินค้าให้กับลูกค้า
* เวลาคุณเจอลูกค้าที่คุยแล้วไม่รู้เรื่องหรือแสดงกิริยาไม่ดีกับคุณ คุณจะ แก้ไขปัญหาอย่างไร
* ยกตัวอย่างปัญหาที่เจอกับลูกค้าบ่อยที่สุด มีแนวทางแก้ไขอย่างไร
และปัญหาใดที่ไม่สามารถแก้ไขได้ เพราะเหตุใด

สำหรับประโยชน์ที่ได้จากการดำเนินกลยุทธ์เชิงรุกด้านการสรรหา และคัดเลือกตามที่ได้กล่าวไว้แล้ว
จะทำให้หน่วยงานมีเวลาเตรียมความพร้อมในการหาคน
รวมถึงการคัดเลือกคนให้เหมาะสมกับลักษณะพฤติกรรมที่องค์การต้องการ
และพฤติกรรมที่ตำแหน่งงานนั้น ๆ ควรจะมีตามความสามารถที่กำหนดขึ้น

โดย อาภรณ์ ภู่วิทยพันธุ์
ที่มา : //www.edu.lru.ac.th
ภาพจาก : //www.exitinterviews.com.au

Create Date : 19 มกราคม 2553

Last Update : 19 มกราคม 2553 20:23:10 น.

0 comments

Counter : 1282 Pageviews.