ศิลปะแห่งการมอบหมายงาน (The Art of Delegation)
ผู้บริหารในองค์กรส่วนใหญ่จะคุ้นเคยกับการมอบหมายอำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบในองค์กร
(delegation of authority) ให้บุคคลอื่น เช่น ผู้ใต้บังคับบัญชาให้ทำการแทน
ขณะไม่อยู่ หรือให้ไปทำงานบางอย่างแทน
การมอบหมายงานดังกล่าวรวมถึงอำนาจในการตัดสินใจหรือแก้ปัญหาเฉพาะหน้าที่เกิดขึ้นด้วย
อย่างไรก็ตามการมอบหมายงานในด้านบวกจะถือว่าเป็นเครื่องมือในการสร้างแรงจูงใจให้กับ
พนักงานในหน่วยงาน รวมทั้งเป็นการฝึกฝนเพิ่มพูนทักษะและเสริมสร้างศักยภาพให้กับผู้ได้รับ
การมอบหมายงานในเวลาเดียวกัน อย่างไรก็ตามการมอบหมายงานที่ผิดพลาด
นอกจากจะเป็นการเพิ่มภาระงานมากเกินไปให้กับผู้ได้รับการมอบหมายแล้ว
การขาดการพิจารณาอย่างรอบคอบในการเลือกผู้ทำงานแทนที่เหมาะสม
อาจนำไปสู่ความล้มเหลวและเป็นผลเสียกับองค์กรโดยรวมได้เช่นกัน
ในการมอบหมายงานแต่ละครั้งจะเริ่มจากความเชื่อมั่นของตัวผู้บริหารเองว่า ผู้รับมอบหมายงาน
จะสามารถทำงานที่ได้รับมอบหมายให้บรรลุผลสำเร็จได้โดยอิสระ ภายใต้อำนาจหน้าที่ที่กำหนด
ให้ได้หรือไม่ ผู้มอบหมายงานไม่สามารถปฏิเสธการรับผิดชอบต่อความล้มเหลวที่อาจเกิดขึ้นได้
ดังนั้นผู้มอบหมายงาน ควรจะต้องกำหนดขอบเขตความรับผิดชอบให้ชัดเจน
เปิดโอกาสให้ผู้ได้รับมอบหมายแสดงความเห็นว่าจะจัดการงานชิ้นนั้นอย่างไร
ทั้งนี้ต้องกำหนดให้มีการรายงานความก้าวหน้าให้ผู้บริหารหรือบุคคลที่ผู้บริหารกำหนด
ได้ทราบความก้าวหน้าเป็นระยะๆ เพื่อช่วยให้คำแนะนำหรือช่วยแก้ไขปัญหาในกรณีที่จำเป็น
ผู้บริหารในองค์กรควรแบ่งเบาภาระความรับผิดชอบของตนเอง
และพยายามสนับสนุนให้มีการมอบหมายงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชา
โดยคำนึงถึงประโยชน์ที่จะเกิดจากการมอบหมายงาน ซึ่งสามารถสรุปได้โดยสังเขปดังนี้
1.ช่วยให้ทำงานได้สำเร็จมากขึ้น ยิ่งมีการมอบหมายงานออกไปมากเท่าไหร่
ก็จะมีจำนวนผู้มีส่วนเกี่ยวข้องในการทำงานมากขึ้น ทำให้ทำงานได้สำเร็จในปริมาณมากขึ้น
โดยใช้เวลาในการทำงานโดยรวมน้อยลง
2.สร้างแรงจูงใจให้กับผู้รับมอบหมายงาน ยิ่งมีการมอบหมายงานออกไปมากเท่าไหร่ ก็จะยิ่ง
สร้างแรงจูงใจให้กับผู้รับมอบหมายงานมากขึ้นเท่านั้น เมื่อผู้บริหารมอบหมายงานและอำนาจ
หน้าที่ให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาแล้ว ย่อมทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเกิดความผูกพันและร่วมรับผิดชอบ
ต่อความสำเร็จและความล้มเหลวของงานนั้น เนื่องจากผู้รับมอบหมายงานรู้สึกว่าได้รับความไว้ใจ
รวมทั้งการยอมรับในเรื่องความสามารถ ก็จะพยายามทำให้งานที่ได้รับมอบหมายประสบความ
สำเร็จตามจุดมุ่งหมายของผู้มอบหมายงานอย่างเต็มที่
3.ช่วยลดแรงกดดัน ทำให้สามารถบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ถ้าผู้บริหารสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานที่จะมอบหมายให้ผู้อื่นได้ดี และทำการมอบหมายงานตามลำดับความสำคัญดังกล่าว
ก็จะช่วยให้ผู้บริหารลดภาระความรับผิดชอบในงานประจำที่ต้องทำในแต่ละวันลงได้
4.ได้รับการชื่นชมว่าเป็นบุคคลที่พยายามพัฒนาศักยภาพของบุคลากร ยิ่งมีการมอบหมายงาน
ให้ผู้อื่นทำแทนมากเท่าไหร่ ผู้บริหารก็จะได้รับการชื่นชมมากขึ้นเท่านั้น
ว่ามีความพยายามในการให้โอกาสและพัฒนาบุคลากรในองค์กรอย่างต่อเนื่อง
5.ช่วยสร้างโอกาสความก้าวหน้าให้ตนเองและผู้อื่น โดยการมอบหมายงานให้ผู้อื่นทำ
จะช่วยให้ผู้มอบหมายงานมีเวลาในการทำงานอื่นซึ่งจะช่วยพัฒนาศักยภาพและความสามารถ
ซึ่งถือเป็นการเตรียมพร้อมตนเองสำหรับอนาคตเมื่อโอกาสมาถึง
ในทำนองเดียวกัน ความสำเร็จในการทำงานที่ได้รับมอบหมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อได้รับคำชมเชยในวงกว้าง
ก็ถือเป็นการสร้างโอกาสในความก้าวหน้าให้กับผู้ที่ได้รับการมอบหมายงานเช่นกัน
ในบางครั้งผู้มอบหมายงานอาจจะรู้สึกกังวลว่า ผู้รับมอบหมายงานไม่สามารถทำงานได้บรรลุตาม
มาตรฐานของตนเอง เพื่อให้เกิดความมั่นใจว่างานที่ได้มอบหมายจะได้รับการปฏิบัติอย่างถูกต้อง
และได้ผลสำเร็จ ผู้มอบหมายงานควรพิจารณาดำเนินการมอบหมายงานตามขั้นตอนดังต่อไปนี้
1.ทำความเข้าใจกับงานที่จะมอบหมาย
รวมทั้งกำหนดกรอบเวลาในการดำเนินงานรวมทั้งเป้าหมายให้ชัดเจน
2.เลือกบุคคลหรือทีมงานที่เหมาะสมที่จะได้รับการมอบหมายงาน ปกติจะพิจารณาจาก
ประสบการณ์ ความเข้าใจในระบบงาน รวมทั้งความสามารถของบุคคลหรือกลุ่มบุคคลนั้น
ทั้งนี้ต้องพิจารณางานที่รับผิดชอบในปัจจุบันรวมทั้งภาระหน้าที่ด้วยว่า
จะไม่เป็นอุปสรรคต่องานที่ได้รับมอบหมายในอนาคต
3.กำหนดรายละเอียดของงานที่จะมอบหมายให้ผู้รับมอบหมายงานทราบอย่างชัดแจ้ง
อธิบายขอบเขตอำนาจหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย รวมทั้งผลสำเร็จที่คาดหวัง
4.จัดหาทรัพยากรให้เพียงพอ บางครั้งผู้มอบหมายงานอาจให้สิทธิขาด(อำนาจ) กับผู้รับ
มอบหมายงาน ในการตัดสินใจเลือกใช้ทรัพยากรที่เกี่ยวกับการทำงานและสิทธิดำเนินการต่างๆ
เท่าที่จำเป็นเพื่อการปฏิบัติภารกิจนั้น
5.ลดหรือขจัดอุปสรรคที่อาจจะเกิดขึ้น เช่น มีการแจ้งให้ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทราบว่า
งานดังกล่าวได้ถูกมอบหมายให้ใครทำ และขอให้ทุกคนช่วยสนับสนุน
ให้การทำงานดังกล่าวเป็นไปโดยราบรื่น
6.มีการติดตาม ประเมินผลงานที่มอบหมายเป็นระยะๆ
7.ควรให้คำชมเชย หรือรางวัล ถ้างานที่ได้รับมอบหมายสำเร็จลุล่วงไปด้วยดี
อย่างไรก็ตามยังคงมีงานบางอย่างที่ไม่สมควรมอบหมายให้ผู้อื่นทำ เช่น การพิจารณาแต่งตั้ง
บุคลากร การประเมินผลงาน การเลื่อนขั้น เลื่อนตำแหน่ง การให้รางวัล
ข้อควรระวังอีกประการหนึ่งก็คือ บางครั้งอาจมีปัญหาว่ามีการมอบอำนาจมากเกินไปจนผู้ใต้
บังคับบัญชานำอำนาจส่วนที่เกินไปใช้ในทางที่ไม่ก่อประโยชน์ให้กับองค์กร
หรืออาจนำไปใช้แสวงหาประโยชน์ส่วนตัว ดังนั้นผู้บริหารควรพิจารณาว่า
อะไรคืองานที่ไม่สมควรมอบหมายให้ผู้อื่นทำแทนโดยให้อำนาจหน้าที่อย่างสมบูรณ์ เช่น
อำนาจการอนุมัติงบฯค่าใช้จ่ายของ ผู้ปฏิบัติหน้าที่แทน
อาจกำหนดไว้ที่ประมาณ 60-70% ของผู้มีอำนาจอนุมัติจริง เป็นต้น
กล่าวโดยสรุปการมอบงานที่ดีจะบังเกิดได้ถ้ามีการมอบหมายงานให้กับผู้ที่เหมาะสม โดยอาศัย
วิธีการขั้นตอนที่มีประสิทธิภาพ มิฉะนั้นจะกลายเป็นการสร้างปัญหาให้กับผู้มอบหมายงาน
ในการตามแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นภายหลัง ทั้งนี้สิ่งที่ผู้มอบหมายงานต้องคำนึงถึงก็คือ
"ในการมอบหมายงานต้องแน่ใจว่าไม่มอบหมายงานมากเกินไป
จนผู้รับมอบหมายงานไม่สามารถจัดการงานในความรับผิดชอบปกติของตนเองได้
ซึ่งจะทำให้ไม่สามารถทำงานที่ได้รับมอบหมายได้เสร็จตามกรอบเวลา
"ผู้มอบหมายงานต้องอดทนและตระหนักความจริงที่ว่า ผู้รับมอบหมายอาจจะทำงานได้เสร็จช้า
กว่าที่ตนเองทำ เนื่องจากตนเองมีความชำนาญมากกว่าและผู้รับมอบหมายงานดังกล่าวต้องใช้
เวลาในการเรียนรู้งานพอสมควร
"ผู้บริหารที่ดีจะยอมให้ผู้รับมอบหมายงานซึ่งมีความสามารถด้อยกว่า กระทำงานผิดพลาดได้บ้าง
เพื่อเป็นการเรียนรู้ และค่าใช้จ่ายจากความผิดพลาดนั้นเป็นต้นทุนสำหรับการพัฒนาตัวบุคคล
เมื่อผู้บริหารมีความเข้าใจถึงประโยชน์ข้อนี้ การมอบหมายอำนาจหน้าที่และงานก็จะเกิดขึ้นได้
อย่างมีประสิทธิภาพและประสบผลสำเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้"
โดย ดร.ณัฐวุฒิ พงศ์สิริ
| Create Date : 21 กุมภาพันธ์ 2552 |
| Last Update : 21 กุมภาพันธ์ 2552 15:52:16 น. |
|
1 comments
|
| Counter : 1886 Pageviews. |
 |
|
|
ฝากข้อความหลังไมค์
Rss Feed
ผู้ติดตามบล็อก : 200 คน [
ในเขตภาคตะวันออกเฉียงเหนือ
บริษัท 3เอ็ม ประเทศไทย จำกัด แผนกผลิตภัณฑ์เพื่ออาชีวอนามัยและความปลอดภัยสิ่งแวดล้อม เปิดรับสมัครร้านค้าในเขตภาคตะวันออกเฉียงเหนือ ได้แก่ กาฬสินธุ์ ชัยภูมิ นครพนม บุรีรัมย์ มหาสารคาม มุกดาหาร ยโสธร ร้อยเอ็ด เลย สกลนคร สุรินทร์ ศรีษะเกษ หนองคาย หนองบัวลำพู อุดรธานี อุบลราชธานี และ อำนาจเจริญ เพื่อเป็นตัวแทนจำหน่ายอุปกรณ์ป้องกันอันตรายส่วนบุคคล 3เอ็ม เช่น หน้ากากป้องกันฝุ่น เชื้อชีวภาพ มาตรฐาน N95, หน้ากากป้องกันยาฆ่าแมลง, แว่นตานิรภัย, หมวกนิรภัย, ปลั๊กอุดหูลดเสียง เป็นต้น ทั้งนี้ร้านค้าที่ได้รับการคัดเลือก จะได้รับสิทธิ์เป็นร้านค้าประจำจังหวัดในการจำหน่าย ผลิตภัณฑ์ 3เอ็ม และได้รับสิทธิประโยชน์โดยตรงจาก 3เอ็ม ประเทศไทย ร้านค้าใดที่สนใจเข้าร่วมโครงการ สามารถสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ คุณอชิรวิทย์ ปฐมลิขิตกาญจน์และ คุณภัทรพร งามละเมียด โทร โทร 084-5554085 ,081-9827890