สั่งอย่างไร…ให้ได้ทั้งใจและงาน

ชั่วโมงที่สุ่มเสี่ยงที่สุดชั่วโมงหนึ่งของคนเป็นหัวหน้าก็คือ เมื่อต้องมีการ “สั่งงาน”

การสั่งงานเป็นภาระหน้าที่ของนักบริหารทุกระดับที่จะต้องเกี่ยวข้องกับการสั่งบุคคลภายในองค์การของตนให้ทำงาน
และความที่มนุษย์เราไม่สามารถจะล่วงรู้ทุกสิ่งทุกอย่างได้หมด ปัญหาการทำงานจึงเกิดขึ้นทุกวัน
คนที่เป็นหัวหน้าจึงต้องคอยวิเคราะห์ข้อมูลของปัญหาเฉพาะหน้าต่างๆ ที่เกิดขึ้น
แล้ววินิจฉัยสั่งงานไปยังผู้อยู่ใต้บังคับบัญชาของตนให้ทราบถึงแนวทางสำหรับแก้ไขข้อบกพร่องในการปฏิบัติงาน
และทำให้งานนั้นๆ มีประสิทธิภาพสูงยิ่งขึ้น

ในการสั่งงานและกระตุ้นให้คนงานด้วยความเต็มใจนั้น ผู้นำที่ดีหรือหัวหน้าที่ดีจะต้องมีความรู้เรื่องศิลปะของการ
เป็นผู้นำ รู้หลักมนุษยสัมพันธ์ รู้เรื่องเกี่ยวกับพฤติกรรมของบุคคลในองค์กร
และประการสุดท้ายคือ ต้องรู้หลักจิตวิทยาในการสั่งงานด้วย จึงจะสามารถทำงานให้บรรลุเป้าหมายได้

การสั่งงานนั้น มีความหมายรวมทั้งการขอร้องให้ทำ การออกคำสั่ง และการให้คำแนะนำด้วย
การสั่งงานยังเป็นการแจ้งให้ผู้ปฏิบัติงานทราบว่า
เขาจะต้องทำอะไร ทำอย่างไร ทำกับใคร ทำที่ไหน และทำเมื่อใด เป็นเบื้องต้น

ลักษณะของการสั่งงานที่ดีมีหลักอยู่ว่า ถ้าผู้รับคำสั่งเข้าใจคำสั่งถูกต้องและปฏิบัติตามด้วยความเต็มใจ
งานที่สั่งไปนั้นก็จะสำเร็จลุล่วงด้วยดี ดังนั้นลักษณะของคำสั่งที่ดีจึงต้องคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้

1. คำสั่งต้องกระจ่าง คนรับคำสั่งจะต้องปรุโปร่งเลยว่า ภารกิจที่เขาจะต้องไปทำต่อคืออะไร
โดยคำสั่งนั้นต้องชี้ถึง “งาน”ที่เป็นรูปธรรมและสั่งด้วยถ้อยคำที่เข้าใจง่าย ลำดับความชัดเจนเป็นข้อๆได้เลยยิ่งดี
และควรจะมีทั้งคำสั่งที่ถ่ายทอดด้วยวาจาและลายลักษณ์อักษรเพื่อกันลืม หรือเพื่อไล่เรียงปฏิบัติจนกระทั่งครบถ้วน

2. สิ่งที่สั่งนั้นจะต้องเป็นไปได้ถ้างานที่สั่งเป็นงานที่สุดวิสัยที่ผู้ใต้บังคับบัญชาจะทำได้ ย่อมไม่ได้รับความร่วมมือ
ผู้สั่งงานจะต้องรู้ถึงความสามารถของผู้รับคำสั่ง ทรัพยากรต่างๆที่จะต้องใช้และระยะเวลาที่กำหนดว่าพอเพียงหรือไม่
มีความเป็นไปได้มากน้อยเพียงใด ต้องไม่สั่งให้ทำสิ่งที่เกินจริงหรือเกินสถานการณ์

3. ถ้อยคำ น้ำเสียงและท่าทีที่ใช้ประกอบคำสั่ง ต้องชวนให้ผู้รับคำสั่งเต็มใจที่จะปฏิบัติตาม
คำสั่งควรมีความชัดเจนว่า ให้ทำทันดี ให้ทำตามนี้ หรือเพียงมอบหมายภารกิจและให้ไปคิดวิธีการกันเอาเอง
แต่ผลลัพธ์ที่ต้องการเป็นอย่างไร การออกคำสั่งต้องไม่แฝงการวางอำนาจของผู้บังคับบัญชา
อาจใช้วิธีออกคำสั่งในรูปแบบของการจูงใจ (Motivation) ซึ่งเป็นวิธีการกระตุ้นหรือ
ผลักดันให้ผู้ใต้บังคับบัญชามีความพึงพอใจในการปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมาย
โดยจะต้องเลือกจังหวะเวลาในการสั่งงานที่เหมาะสม พร้อมทั้งอธิบายลักษณะงานให้ชัดเจน ใช้คำพูดที่สุภาพ
เลือกท่าทีแบบขอแรงหรือกำหนดให้ทำให้เหมาะกับสถานการณ์และอารมณ์ของคนในขณะนั้น
หากภารกิจไม่ถึงกับเร่งด่วน เป็น-ตาย ควรเปิดโอกาสให้ผู้รับคำสั่งได้ร่วมตัดสินใจ
และร่วมออกความเห็นเกี่ยวกับงานที่ทำด้วย ก็จะยิ่งดี

4. การอธิบายเหตุผลประกอบการสั่งงาน มีส่วนช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานปฏิบัติตามด้วยความเต็มใจ
ตามหลักจิตวิทยาถือว่า การที่คนเราต้องทำอะไรตามคำสั่งคนอื่นโดยไม่ทราบว่าทำไปเพื่ออะไร หวังผลอะไรจาก
การทำงานนั้น จะขาดความรู้สึกกระตือรือร้นในการทำงาน ฉะนั้นจึงเป็นการสมควรที่ผู้สั่งงานจะได้อธิบายถึงเหตุผล
ที่ต้องทำงานนั้นให้ผู้รับคำสั่งทราบ โดยไม่แสดงอารมณ์ฉุนเฉียว

บุคลิกหรือลักษณะที่ดีของคนที่มีหน้าที่สั่งงานคนอื่นก็คือ ต้องรู้จักใช้ทั้ง“พระเดช”และ“พระคุณ”

ในยามปกติ คนเป็นหัวหน้าคนต้องมีท่าทีที่เป็นมิตร เห็นอกเห็นใจผู้อื่น ยิ้มแย้มแจ่มใส น่ารัก พูดจามีหลักการ
เหตุผล ไม่แข็งกร้าว ไม่ใช้น้ำเสียงประเภทที่เรียกกันว่ามะนาวไม่มีน้ำ ที่สำคัญคือ ต้องพิสูจน์ให้ผู้ใต้บังคับบัญชา
ทั้งหมดประจักษ์และยอมรับว่า คุณมีความสามารถที่เพียงพอต่อการรับผิดชอบงานในตำแหน่งหน้าที่นั้นจริงๆ
พร้อมกันนี้คุณก็มีท่าทีหรือนโยบายที่ชัดเจนว่า คุณประสงค์ที่จะทำงานเป็นหมู่คณะมากกว่าฉายเดี่ยว
คุณจึงเห็นความสำคัญของผู้ร่วมงานทุกคน และให้ความสำคัญกับพวกเขาทุกคนด้วย

แต่ในยามที่คุณจะต้องเบ็ดเสร็จเด็ดขาดขึ้นมาละก็ คุณก็จะยึดมั่นในความถูกต้องเหมาะสมเป็นสำคัญ
จะไม่มีวันลำเอียงหรือเอนเอียงต่อสัมพันธภาพส่วนตัวเด็ดขาด
คุณพร้อมจะกำหนดหรือออกคำสั่งให้ใครคนใดคนหนึ่งปฏิบัติหน้าที่ในทันที มีคำแนะนำเบื้องต้นให้
และกำหนดเวลาที่จะประเมินผลหรือทบทวนปัญหาอีกครั้งอย่างชัดเจน เป็นรูปธรรม ไม่ปล่อยไปแบบเลยตามเลย
และให้ความยุติธรรมต่อคนอื่นๆ ในเวลาเดียวกันนั้นด้วย

ผู้นำเช่นคุณจึงต้องฝึกฝนการพูดจาและท่าทีที่ “ได้ใจ”ลูกน้อง คือเป็นกันเองเมื่อมีชีวิตปกติ
เป็นหัวหน้าเมื่อต้องเป็นหัวหน้า มีน้ำเสียงที่ฉะฉาน ชัดเจน เด็ดขาด แต่เอื้ออาทร ไม่ใช่แล้งน้ำใจ
เป็นเพื่อนมนุษย์ด้วยกัน ทว่าบังเอิญถูกกำหนดบทบาทหน้าที่ให้ทำงานที่ต่างกันออกไป
แต่ไม่ใช่เทวดาหรือเจ้าชีวิตแน่นอน!!

ที่มา First magazine

Create Date : 11 มีนาคม 2552		0 comments
Last Update : 11 มีนาคม 2552 14:31:23 น.
Counter : 918 Pageviews.
Share Tweet