เมื่อวานได้เขียนเกี่ยวกับปัญหาต่างๆ ของการนำเอาระบบบริหารผลงาน และ KPI มาใช้ในองค์กร ซึ่งจริงๆ แล้วมันก็เป็นปัญหาที่เกิดขึ้นได้ในระยะแรกๆ ของการนำเอาระบบนี้มาใช้ในการบริหารจัดการ วันนี้ผมจะนำเอาตัวอย่างขององค์กรที่นำเอาระบบบริหารผลงาน และ KPI ไปใช้จริงๆ และใช้ได้อย่างประสบความสำเร็จ ก็คือมีปัญหา แต่มีน้อยมาก และสามารถใช้ระบบได้ตามวัตถุประสงค์ของมันได้อย่างดี เราลองมาดูกันว่า องค์กรที่ประสบความสำเร็จในเรื่องนี้เขาทำกันอย่างไรบ้าง

• ผู้บริหารระดับสูงให้ความสำคัญจริงจัง สิ่งแรกสำหรับองค์กรที่ใช้ระบบนี้ได้สำเร็จจริงๆ ก็คือ ผู้บริหารระดับสูง เช่น CEO MD ศึกษาระบบบริหารผลงานอย่างจริงจัง และทำความเข้าใจเรื่องของ KPI อย่างถ่องแท้ว่ามันคืออะไร มีความสำคัญอย่างไร และจะต้องทำอย่างไรเพื่อให้ระบบนี้สำเร็จได้จริงๆ ซึ่งผิดกับองค์กรที่ไม่ประสบความสำเร็จในเรื่องนี้ ส่วนใหญ่ผู้บริหารมักจะไม่ค่อยเป็นคนต้นคิด มักจะมาจากฝ่ายบุคคลที่พยายามผลักดัน ผู้บริหารก็แบบว่าทนรบเร้าไม่ไหว ก็เลยตัดสินใจให้ลองทำดู จากนั้นก็เลยเป็นระบบที่ลองทำกันไป ก็เลยไม่ประสบความสำเร็จซะที

• ให้ความรู้เรื่องการบริหารผลงานกับกลุ่มผู้จัดการทุกระดับ ปัจจัยที่สองที่องค์กรที่ประสบความสำเร็จทำก็คือ เขาจะให้ความรู้ในเรื่องของการบริหารผลงาน และเรื่อง KPI ที่ถูกต้องกับกลุ่มผู้จัดการทุกระดับ ยิ่งไปกว่านั้น ยังให้ความรู้แก่กลุ่มพนักงานทุกระดับอีกด้วย เพื่อให้เป็นภาพรวมของระบบบริหารผลงาน และประโยชน์ของ KPI รวมทั้งเป็นการเปลี่ยนทัศนคติของพนักงานให้มอง KPI เป็นสิ่งที่เป็นประโยชน์ต่อการพัฒนาผลงานของตนเองให้ดีขึ้นได้อย่างต่อเนื่อง ผิดกับองค์กรที่ไม่ประสบความสำเร็จ สิ่งที่มักจะทำก็คือ ให้ความรู้แก่ระดับผู้จัดการบางส่วน และก็ให้ผู้จัดการเหล่านี้เอาไปทำต่อ ซึ่งผลก็คือ ทำถูกบ้าง ผิดบ้าง บางคนทำยังไงก็ไม่เข้าใจ ซึ่งก็จะส่งผลต่อพนักงานที่อยู่ใต้บังคับบัญชาด้วยเช่นกัน เพราะถ้าหัวหน้าเข้าใจผิด พนักงานเองก็จะเข้าใจผิดไปด้วย ยิ่งไปกว่านั้นถ้าหัวหน้ามีทัศคติที่ไม่ดีต่อเรื่องนี้ ก็จะทำให้ทั้งทีมมองเรื่องนี้ไม่ดีไปทั้งหมด สุดท้ายระบบก็ไม่ประสบความสำเร็จอีกเช่นกัน

• มีการกำหนดตัวชี้วัดผลงานขององค์กรที่ชัดเจน ระบบบริหารผลงาน และการใช้ KPI ที่ดีนั้น จะต้องมีจุดเริ่มต้น ซึ่งก็คือ ต้องเริ่มต้นจากความสำเร็จขององค์กรก่อนเลย ภาพความสำเร็จขององค์กรที่เราต้องการคืออะไร และใช้อะไรในการวัดความสำเร็จนี้ ผู้บริหารระดับสูงจะต้องช่วยกันกำหนดภาพนี้ออกมาให้ชัดเจน ซึ่งจริงๆ แล้วตัววัดความสำเร็จขององค์กรนี้ ในแต่ละปีจะไม่ค่อยแตกต่างกันในมุมของตัวชี้วัดผลงาน แต่จะต่างกันในเรื่องของเป้าหมายที่เป็นตัวเลขมากกว่า ผิดกับองค์กรที่ไม่ประสบความสำเร็จในการเอาระบบนี้มาใช้ ก็เนื่องมาจาก ผู้บริหารไม่สนใจที่จะกำหนดตัวชี้วัดความสำเร็จขององค์กร แต่กลับสั่งให้ผู้จัดการแต่ละคนไปกำหนดตัวชี้วัดผลงานของตนเองมา และนำมาเสนอ ซึ่งถ้าคนที่ไม่เข้าใจเรื่องนี้ เวลากำหนด ก็มักจะกำหนดตัวชี้วัดผลงานที่ไม่เกี่ยวข้องอะไรกับความสำเร็จขององค์กรเลย ยิ่งไปกว่านั้น การที่ต่างคนต่างกำหนดตัวชี้วัดผลงานของหน่วยงานตนเอง สิ่งที่จะเกิดขึ้นก็คือ เป้าหมายตัวชี้วัดผลงาน จะขัดแย้งกันเองระหว่างหน่วยงาน และไม่ไปด้วยกันเลย ทั้งๆ ที่เราต่างก็ทำงานอยู่ในบริษัทเดียวกัน

• ร่วมกันกำหนดตัวชี้วัดผลงานในแต่ละระดับ ในการกำหนดตัวชี้วัดผลงานให้ประสบความสำเร็จนั้น จะต้องมีการร่วมกันกำหนดระหว่างหัวหน้ากับลูกน้องในแต่ละระดับลดหลั่นกันลงมา CEO จะเป็นคนกำหนดตัวชี้วัดผลงานหลักขององค์กรว่าจะมีตัวอะไรบ้าง จากนั้นก็จะร่วมกับกลุ่มที่เป็น รอง CEO ร่วมกันกำหนดว่า ท่านรองแต่ละคนจะต้องรับผิดชอบตัวชี้วัดหลักอะไรขององค์กรบ้าง คุยกันว่ามีอะไรที่ต้องทำร่วมกันบ้างหรือไม่ จากนั้นก็ตกลงเป็นเป้าหมายผลงานของระดับรอง CEO จากนั้น ท่านรองทั้งหลายก็จะเรียกประชุมระดับผู้อำนวยการฝ่ายที่อยู่ภายใต้การดูแลทุกคน โดยจะอธิบายเป้าหมายขององค์กร และตัววัดความสำเร็จว่ามีอะไรบ้าง และสายงานของเราต้องรับผิดชอบตัวอะไรบ้าง จากนั้นก็จะประชุมร่วมกันว่า แต่ละฝ่ายจะต้องรับตัวชี้วัดผลงานตัวไหนบ้างที่ท่านรองรับมา จากนั้นก็ร่วมกันกำหนดเป้าหมายว่าแต่ละฝ่ายจะต้องทำงานอะไร และต้องบรรลุเป้าหมายอะไร เพื่อให้เป้าของสายงานบรรลุได้ตามที่กำหนดไว้ จากนั้นผู้อำนวยการฝ่าย ก็จะเอาเป้าหมายที่รับมาไปประชุมต่อกับผู้จัดการฝ่าย ฯลฯ ก็จะทำแบบนี้ต่อไปเรื่อยๆ จนกระทั่งถึงระดับพนักงาน (ถ้าองค์กรมีการ Implement จนถึงระดับพนักงาน) ด้วยวิธีการนี้ พนักงานทุกคน ทุกระดับจะมองเห็นเป้าหมายของตนเอง และรู้ว่า งานของตนเองนั้นไปทำให้หน่วยงานบรรลุเป้าได้อย่างไร และมีส่วนต่อความสำเร็จขององค์กรได้อย่างไร

• มีการติดตามผลงานตามตัวชี้วัดที่กำหนดไว้ อีกประเด็นหนึ่งที่สำคัญมากๆ ในการที่จะผลักดันให้ระบบบริหารผลงาน และ KPI ประสบความสำเร็จได้ ก็คือ CEO เองจะต้องมีการติดตามผลงานตามตัวชี้วัดผลงานขอองค์กรที่กำหนดไว้ ด้วยวิธีง่ายๆ ก็คือ เวลาประชุมผู้บริหารของบริษัท จะมีการกำหนดวะระในการประชุม โดยให้ รอง CEO และผู้อำนวยการฝ่าย เข้ามานำเสนอความคืบหน้า และผลงานของตัวชี้วัดในแต่ละตัว โดยเทียบกับเป้าหมายที่กำหนด แต่ละฝ่ายก็จะเตรียมการทำการนำเสนอให้กับ CEO ทราบ และในการประชุม ก็จะมีการสอบถามถึงปัญหา และแนวทางในการแก้ไข ฯลฯ โดยเอาเป้าหมายขององค์กรแต่ละตัวเป็นที่ตั้ง ทั้งนี้ก็เพื่อให้งานไปสู่เป้าหมายที่กำหนดไว้จริงๆ แล้วด้วยวิธีการติดตามผลงานอย่างจริงจังของ CEO ก็จะเป็นตัวผลักดันให้ผู้บริหารในแต่ละระดับกลับไปติดตามผลงานของลูกทีมตัวเองอีกทีหนึ่งด้วยเช่นกัน ด้วยวิธีการนี้ ก็จะทำให้ระบบ KPI ขององค์กรเอามาใช้งานได้จริงในทางปฏิบัติ

• พยายามทำให้พนักงานรู้สึกว่าเรื่องนี้เป็นเรื่องปกติในชีวิตการทำงาน บางองค์กรบอกเคล็ดลับอีกอย่างว่า ในการเอาระบบบริหารผลงาน และ KPI มาใช้นั้น อย่าพยายามไปทำให้มันรู้สึกยาก และซับซ้อน เพราะเมื่อไหร่ที่พนักงานรู้สึกว่ามันยาก และซับซ้อนมากๆ เขาก็จะรู้สึกไม่อยากทำ และเกิดความเบื่อหน่าย และไม่คิดว่ามันเป็นเรื่องที่ดีสำหรับชีวิตของเขา แต่องค์กรที่ประสบความสำเร็จในเรื่องนี้ เขาจะบอกกับพนักงานว่า ระบบบริหารผลงาน และ KPI นั้นเป็นเรื่องที่มีและเป็นอยู่ในการทำงานปกติอยู่แล้ว เพราะมันก็คือระบบการบริหารจัดการปกติ และทุกตำแหน่งงานที่องค์กรจ้างเข้ามา และจ่ายเงินเดือนให้นั้น องค์กรก็ย่อมต้องการความสำเร็จจากการทำงาน ซึ่งความสำเร็จที่และความคาดหวังที่องค์กรต้องการจากการทำงานนั่นแหละครับ ก็คือ KPI ซึ่งเมื่อไหร่ที่เราจ้างพนักงานเข้ามาทำงาน และจ่ายเงินเดือนให้ ทุกคนต้องต้องสร้างผลงาน และผลงานที่ว่านี่แหละครับ ก็คือ KPI นั่นเอง

• มีระบบในการจัดเก็บข้อมูลผลงานที่ดี ปัจจัยสุดท้ายที่ทำให้การใช้ KPI ประสบความสำเร็จได้ก็คือ บริษัทจะต้องมีการวางระบบการจัดเก็บข้อมูลผลงานที่ดี สามารถที่จะใช้ระบบเทคโนโลยีที่ทันสมัยในการบอกเราได้ว่า ขณะนี้ผลงานขององค์กรเป็นอย่างไร ในตัวชี้วัดผลงานแต่ละตัว เพราะถ้าเรามีการกำหนด KPI แต่ไม่มีระบบการจัดเก็บข้อมูล มันก็เท่ากับไม่มี KPI อยู่ดี เพราะไม่รู้ว่าจะติดตามผลงานอย่างไร และจะพัฒนาผลงานให้ดีขึ้นได้อย่างไร องค์กรที่ขาดเรื่องของการเก็บข้อมูล จะมีปัญหาค่อนข้างมากในการเอาระบบ KPI และการบริหารผลงานมาใช้ในทางปฏิบัติ

ปัจจัยดังกล่าวข้างต้นไม่มีใน Textbook ที่ไหน แต่เป็นสิ่งที่หลายๆ องค์กรที่พยายามทำระบบบริหารผลงาน และการเอา KPI มาใช้ให้ประสบความสำเร็จมากที่สุด เขาลงมือทำ และแก้ไขปัญหากันไปเรื่อยๆ จนได้ข้อสรุปออกมาประมาณนี้ ดังนั้นถ้าองค์กรของเราต้องการที่จะทำให้ระบบบริหารผลงาน และ KPI ประสบความสำเร็จได้จริง ก็ลองประเมินองค์กรตนเองจากหัวข้อที่ได้กล่าวไปข้างต้น อาจจะลองให้คะแนนตัวเองดูก็ได้ครับว่าข้อไหนที่พร้อมแล้ว ข้อไหนที่ยังต้องไปเพิ่มเติม และทำแผนงานออกมาให้ชัดเจน

ที่สำคัญสุดๆ อย่าลืมว่า ระบบนี้ ตัว CEO คือกุญแจสำคัญมากๆ ที่จะต้องเปลี่ยนแปลงและยอมรับการใช้ KPI ก่อน เพื่อให้พนักงานทุกระดับยอมรับและเห็นว่า CEO เอาจริง แล้วระบบก็จะประสบความสำเร็จได้ไม่ยากนักครับ

Create Date : 17 กุมภาพันธ์ 2558
Last Update : 18 กุมภาพันธ์ 2558 7:41:52 น.		0 comments
Counter : 2803 Pageviews.
Share Tweet