วิธีส่งอีเมล์
วิธีส่งอีเมล์ อีเมล์เป็นสื่ออีเล็กทรอนิกส์ที่แทบทุกผู้ทำงาน นักเรียน นักศึกษาจะรับและส่งอยู่ทุกวัน แต่ยังไม่มีหลักสูตรเรื่องมารยาทการส่งอีเมล์ให้ได้เรียนรู้ ... อย่างไรก็ตาม มารยาทในการส่งอีเมล์ก็เป็นเรื่องน่าสนใจที่ควรจะรู้เอาไว้ไม่น้อยไปกว่ามารยาทของการใช้โทรศัพท์และมารยาทของการพูดคุย เพื่อที่จะทำให้ตนเองเป็นคนที่น่าคบหาและน่านับถือมารยาทที่ดีของการส่งอีเมล์ 1. อย่าใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดในการส่งอีเมล์ ผู้ที่เขียนอีเมล์เป็นภาษาอังกฤษ ควรจะหลีกเลี่ยงการใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด เช่น HELLO GOOD MORNING, ARE YOU FINE? ทั้งนี้เนื่องจากการใช้ตัวพิมพ์ใหญ่จะมีลักษณะ คล้ายกับการตะคอกหรือตะโกนใส่ผู้อ่าน ซึ่งไม่ค่อยสุภาพ และการใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดจะทำให้ผู้อ่านอ่านยากอีกด้วย!! แต่ในทางกลับกัน ก็ไม่ควรจะใช้ตัวเขียนเล็กทั้งหมด เช่น hello goodmorning, are you fine? หรือใช้คำย่อต่างๆแทนคำบางคำ เช่น 4 แทน for, 2 แทน to, u แทน your เพราะการส่งอีเมล์ ก็มีลักษณะของความเป็นทางการ และการให้เกียรติต่อผู้อ่านอยู่บ้างเหมือนกัน ...ไม่ใช่แบบการส่ง MSN หรือ SMS ที่เน้นความเร็วและการประหยัดคำทั้ง100% ทางที่ดีควรจะใช้ทั้งตัวพิมพ์ใหญ่ ตัวเขียนเล็ก เครื่องหมายวรรคตอน การเว้นช่องไฟ และการเว้นบรรทัดตามความเหมาะสม เพื่อประโยชน์ของความอ่านง่ายสบายตา และการให้เกียรติต่อผู้อ่าน2. ควรเขียนอีเมล์สั้นแต่ครบข้อความ ผู้รับและอ่านอีเมล์บางคน จะไม่มีเวลามากในการอ่านอีเมล์แต่ละฉบับ การเขียนอีเมล์ยาวๆเป็นหน้าหรือสองหน้า จึงเป็นเรื่องที่ไม่ควรให้เขากระทำ เพราะจะทำให้เขาเสียเวลา บางครั้งอาจหงุดหงิดถึงขนาดเลิกอ่านเลยก็ได้ ...แต่ข้อความที่ส่งไปนั้น ควรจะครอบคลุมเรื่องที่ต้องการสื่อ แบบให้เข้าใจง่ายและครบถ้วน อย่างไรก็ตาม หากต้องการจะให้ผู้อ่านทราบรายละเอียดมากเป็นพิเศษ ก็อาจแนบ Attachment File ไปให้ผู้อ่านอ่านเพิ่มเติมได้ ซึ่งจะเหมาะสมกว่า3. การตั้งชื่อหัวเรื่องควรบอกถึงใจความสำคัญ หัวเรื่อง(subject) นับเป็นส่วนสำคัญของการส่งอีเมล์อย่างหนึ่ง ...ผู้อ่านจะรีบอ่านอีเมล์หรือไม่ จะรีบลบทิ้งหรือไม่?(เพราะคิดว่าเป็นสแปม) เพราะนอกจากจะขึ้นอยู่กับชื่อผู้ส่งแล้ว ยังขึ้นอยู่กับที่หัวเรื่องอีกอย่างหนึ่งด้วย หัวเรื่องจึงควรจะบอกใจความสำคัญของเรื่องที่ส่งไปให้ แบบให้ผู้อ่านเข้าใจตั้งแต่ต้น จะได้จัดลำดับความสำคัญก่อนหลังได้ และเป็นการให้เกียรติต่อผู้อ่านอีกทางหนึ่ง ตัวหัวเรื่องนี้ เมื่อผู้อ่านจะตอบกลับ(reply) หรือส่งต่อ(forward)ไปให้ผู้อื่น ก็จะถูกใช้อีกรอบหรืออีกหลายรอบ จึงไม่ควรจะตั้งหัวเรื่องให้คลุมเครือตั้งแต่ทีแรก อนึ่ง บางผู้อ่านจะเซฟข้อมูลในอีเมล์เอาไว้ โดยอาจใช้หัวเรื่องที่เราตั้งไว้เป็นหัวเรื่องของเขา การตั้งหัวเรื่องเอาไว้ให้ดีตั้งแต่ต้น ก็จะสะดวกต่อเขาในการจะค้นหาข้อมูลในโฟล์เดอร์ในภายหน้า4. อาจใช้ตัวอีโมติคอนส์ เสริมในอีเมล์ การใช้อีเมล์ จะมีข้อจำกัดตรงที่ไม่สามารถจะเห็นใบหน้าและโทนเสียงของผู้ส่งได้ ...การใช้โทรศัพท์ก็ยังพอจะได้ยินโทนเสียง ฉะนั้นหากจะนำตัวสไมล์ลี่ หรือ อีโมติคอนส์ (ไอคอนแสดงอารมณ์) เช่น ยิ้ม เศร้า และหัวเราะ มาสนับสนุนข้อความในอีเมล์ในบางครั้ง ก็สามารถจะกระทำได้ แต่อย่าให้มาก จนดูรกเกินไป 5. ควรพิมพ์ในเวิร์ดแทนการพิมพ์ในอีเมล์ การพิมพ์ข้อความที่ต้องการจะส่ง ลงบนจออีเมล์ บางครั้งจะมีปัญหา Error เกิดขึ้นขณะทำการจัดส่ง ทำให้ข้อความที่พิมพ์ไว้อาจหายไปและไม่อาจเรียกกลับคืนมาได้ ...ต้องพิมพ์ใหม่สถานเดียว ทางที่ดี ควรจะพิมพ์ข้อความลงในเวิร์ดเสียก่อน แล้วนำไป Copy ลงในอีเมล์ที่จะจัดส่ง แล้วค่อยลบทิ้งเวิร์ดที่พิมพ์เอาไว้ในภายหลัง
.ควรฝึกการพิมพ์แบบนี้ให้เป็นนิสัย ทั้งข้อความสั้นและข้อความยาวก่อนจะส่งอีเมล์6. อย่าส่งอีเมล์หรือส่งต่ออีเมล์โดยไม่พิจารณา ผู้รับอีเมล์จะไม่มีเวลาว่างอ่านและลบข้อความหรือรูปภาพไร้สาระมากนัก หากเล็กน้อยก็พอทนได้ แต่หากมากๆก็จะหงุดหงิดและโกรธเมื่อได้รับ Forward Mail ขยะที่ตนเองไม่ชอบอ่าน ฉะนั้นการจะส่งอีเมล์อะไร หรือจะForward อีเมล์อะไร ไปให้ใคร ควรจะมีการคิดตรองอยู่เสมอ หากไม่แน่ใจ ก็ควรตั้งหัวเรื่องให้ผู้รับรับทราบตั้งแต่ต้น เพื่อที่เขาจะได้ตัดสินใจถูก หรือถ้าให้ดี ควรจะสอบถามความสมัครใจของเขาตั้งแต่ต้น ก่อนที่จะส่งอีเมล์ หรือส่งต่ออีเมล์ไปให้7.ระมัดระวังอย่าโชว์อีเมล์แอดเดรสของบางคนไปพร้อมกับอีเมล์ของผู้อื่น บางคน บางตำแหน่ง เขาจะต้องการความเป็นส่วนตัวสูง ...ที่เขามอบอีเมล์ให้เรา ก็เพียงให้เราทราบและใช้เท่านั้น การจะส่งอีเมล์อะไรไปให้เขา จึงไม่ควรจะรวมไปกับอีเมล์ของผู้อื่น อาจจะแยกการส่ง หรือใส่อีเมล์ของเขาในช่อง Bcc: จะดีกว่า เพราะผู้รับทุกคนอาจจะเห็นอีเมล์แอดเดรสของเขา ทั้งหากผู้รับแต่ละคนส่งต่อไปให้ผู้อื่นๆอีก อีเมล์เหล่านั้นก็อาจจะตกไปอยู่ในมือของผู้ไม่ประสงค์ดี และอาจถูกนำไปใช้ในทางที่ผิด โดยเฉพาะนักการตลาดออนไลน์ ที่ชอบจะเก็บอีเมล์แอดเดรสเพื่อการส่งอีเมล์ที่ไม่พึงประสงค์ไปให้กับทุกคน ...ถ้าไม่อยากจะให้คนที่เรารู้จักเดือดร้อนจากภัยของอีเมล์ขยะ จึงควรจะซ่อนอีเมล์แอดเดรสของเขาบ้าง 8. ลดขนาดของรูปภาพให้เหมาะสม ก่อนจะแนบไฟล์รูปภาพไป ควรจะตรวจสอบขนาดของไฟล์ไม่ควรจะใหญ่จนเกินไป และมากจำนวนจนเกินไป เพราะผู้รับบางคนจะไม่มีเวลาโหลดรูปภาพขนาดใหญ่ จำนวนมาก และอาจจะใช้อินเทอร์เน็ตความเร็วต่ำหรือจำกัดแบนด์วิชเอาไว้ แต่หากจำเป็นต้องส่งไปจริงๆ ก็อาจจะใช้โปรแกรมบีบไฟล์ (Winzip) หรืออาจแยกส่งเป็นหลายๆอีเมล์ไปแทน 9. การตอบกลับอาจตัดข้อความที่ไม่จำเป็นออกบ้าง เมื่อมีการตอบกลับ(Reply)ต่อผู้ที่ส่งมา เราอาจจะเลือกตัดข้อความที่เป็นที่รู้กันแล้วออกไปบ้าง เพื่อการรับอีเมล์ของเขาเร็วขึ้น และทำให้อีเมล์ของเราไม่ยาวเกินไป10. อาจมีลายเซ็นของเราในการส่งอีเมล์ ฟังก์ชัน Signature หรือลายเซ็น ในโปรแกรมการส่งอีเมล์ จะอยู่ที่เมนู Option หรือ Preference ของอีเมล์สาธารณะทั่วไป ...ซึ่งจะทำให้ปรากฏรายละเอียดของเราที่ท้ายข้อความที่จะส่งอีเมล์โดยไม่ต้องพิมพ์ชื่อของเราทุกครั้ง ลายเซ็น อาจจะประกอบด้วย ชื่อ-นามสกุล, ตำแหน่ง, ชื่อบริษัท, เบอร์โทร., อีเมล์แอดเดรส, รูปภาพประจำตัว, ลิ๊งก์เว๊ป รวมทั้งอาจจะมีข้อความอื่นใดสั้นๆ เช่น ข้อความนี้เป็นความลับระหว่างผู้ส่งกับผู้รับเท่านั้น .เอาไว้ด้วย ...ปกติ ลายเซ็น ควรจะมีเฉพาะข้อความสำคัญเท่านั้น จึงไม่ควรจะมีมากบรรทัด.โดย yyswim
Create Date : 06 ตุลาคม 2550
Last Update : 6 ตุลาคม 2550 22:31:47 น.
37 comments
Counter : 6635 Pageviews.
ขอบคุณมากค่ะ