ศิลปะการพูดในที่ประชุม

ศิลปะการพูดในที่ประชุม

โดย...ดร.สุทธิชัย ปัญญโรจน์

www.drsuthichai.com

การพูดในที่ประชุมมีความสำคัญและมีความจำเป็นอย่างมากในการอยู่ร่วมกันในสังคมยิ่งท่านใดที่มีตำแหน่งผู้บริหาร เป็นผู้นำ ก็ยิ่งจะต้องเข้าร่วมประชุมมากกว่าลูกน้องหรือผู้ตามมารยาทการประชุมรวมทั้งการพูดในที่ประชุมจึงเป็นสิ่งที่ต้องเรียนรู้ ฝึกฝนสำหรับมารยาทและการพูดในที่ประชุมที่ดีมีดังนี้

1.เราควรจะเข้าร่วมประชุมให้ตรงเวลา อีกทั้งประธานการประชุมก็ควรเปิดการประชุมในตรงเวลาด้วยสำหรับสังคมไทยมีปัญหามาก เพราะหลายแห่งเปิดประชุมช้ากว่ากำหนดการที่ได้ตั้งเอาไว้เนื่องจากคนไทยเป็นจำนวนมากไม่ค่อยรักษาเวลา อีกทั้งยังเข้าร่วมประชุมช้าจึงทำให้เลิกประชุมช้ากว่ากำหนดการที่วางเอาไว้ ทำให้การประชุมในครั้งนั้นมีปัญหามากคือ เปิดประชุมช้า ปิดประชุมช้า

2.ก่อนแสดงความคิดเห็นแต่ละครั้งควรขออนุญาตประธานในที่ประชุม อาจยกมือก่อนแล้วจึงพูด แสดงความคิดเห็นอีกทั้งประธานในที่ประชุมควรบอกกฎกติกาก่อนเข้าร่วมประชุม เช่น ท่านสมาชิกท่านใดต้องการแสดงความคิดเห็นกรุณายกมือก่อนนะครับ

3.ใช้ภาษา คำพูด น้ำเสียงที่สุภาพให้เกียรติต่อที่ประชุม ไม่ควรพูดจาก้าวร้าว ไม่ควรพูดเล่นจนเกินไปแต่อาจพูดสร้างบรรยากาศให้ผ่อนคลายได้บ้าง

4.ควรพูดให้สั้น กระชับ ไม่เยิ่นเย้อหลายท่านเวลาแสดงความคิดเห็นในที่ประชุม มักพูดจายาวจนเกินไป อีกทั้งยังพูดจาไม่รู้เรื่องจนผู้ฟังจับประเด็นไม่ได้การพูดจายาวจนเกินไปอาจทำให้เสียเวลาและสมาชิกในที่ประชุมเกินการเบื่อหน่ายอีกทั้งการประชุมหลายแห่ง มักมีผู้ที่เสนอความคิดเห็นซ้ำๆ กันบางคนยกมือพูดแสดงความคิดเห็นตั้ง 3-4 ครั้ง ดังนั้นประธานในที่ประชุม ควรเปิดโอกาสให้สมาชิกท่านอื่นที่ยังไม่ได้แสดงความคิดเห็นได้มีโอกาสได้พูดบ้าง

5.ควรตั้งใจฟังการประชุม หลายๆคนมักเข้าใจผิดคิดว่าคนที่พูดในที่ประชุม เก่ง ไม่มีความจำเป็นจะต้องฟังการประชุมก็ได้ แต่ความจริงแล้วคนที่แสดงความคิดเห็นหรือพูดจาในที่ประชุมเก่ง โดนใจผู้ฟัง มักเป็นนักฟังที่ดีเขาจะฟังการประชุม แล้วหัดจับประเด็นต่างๆ อีกทั้งการแสดงความคิดเห็นเพิ่มเติมมักไม่พูดจาหรือแสดงความคิดเห็นซ้ำกับคนที่ได้พูดไปแล้วเพราะถ้าหากเขาไม่ฟังการประชุมเขาอาจจะต้องแสดงความคิดเห็นหรือตั้งคำถามเหมือนกับคนที่พูดไปแล้วก็จะทำให้ผู้ฟังส่วนใหญ่ไม่ศรัทธาอีกทั้งอาจถูกดูถูกเอาได้ง่ายๆ

6.ต้องทำการบ้านมาก่อนประชุมคนที่แสดงความคิดเห็นในที่ประชุมได้เก่ง มักเป็นคนที่มีข้อมูลมากกว่าคนอื่นอีกทั้งยังทำการบ้านมาเป็นอย่างดี เช่น การเอาข้อมูลการประชุมเก่าๆ มาดู ,อีกทั้งการประชุมบางแห่งได้ส่งจดหมายและกำหนดการต่างๆไปให้อ่านก่อนเขาก็จะทำการบ้านในประเด็นต่างๆ วาระการประชุม

7.เวลาลุกขึ้นออกไปทำธุระหรือกลับเข้ามานั่งประชุมต่อควรทำความเคารพประธานหรือที่ประชุม อาจจะยืนโค้งสักเล็กน้อย

สำหรับการพูดในที่ประชุมอย่างมีประสิทธิภาพผู้พูดควรทำการศึกษารูปแบบของการประชุมแบบต่างๆด้วย เช่น การสัมมนา การอภิปราย การบรรยาย การสมัชชา สุนทรพจน์ เป็นต้น

อีกทั้งการพูดจาในที่ประชุมที่ดีเราควรต้องทราบบทบาทของเราก่อนว่าเรามีบทบาทหรือทำหน้าที่อะไร เช่น เป็นประธานเป็นสมาชิก เพราะหากท่านเป็นประธานการพูดจาในที่ประชุมของท่านจะต้องมีลักษณะ การพูดที่เป็นการกำหนดแนวทางการประชุมกล่าวเปิด กล่าวปิดประชุม สร้างบรรยากาศที่ดีกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมประชุมแสดงความคิดเห็น หรือหากท่านเป็นสมาชิกหรือผู้เข้าร่วมประชุมท่านจะต้องแสดงบทบาทให้สอดคล้องกับระเบียบวาระอีกทั้งแสดงความคิดเห็นที่เป็นประโยชน์แก่ที่ประชุม เป็นต้น




Create Date : 08 ตุลาคม 2555
Last Update : 8 ตุลาคม 2555 15:20:25 น.
Counter : 1713 Pageviews.

0 comments
ชื่อ : * blog นี้ comment ได้เฉพาะสมาชิก
Comment :
 *ส่วน comment ไม่สามารถใช้ javascript และ style sheet
 

mrmarkandtony
Location :
  

[ดู Profile ทั้งหมด]
ให้ทิปเจ้าของ Blog [?]
 ฝากข้อความหลังไมค์
 Rss Feed
 Smember
 ผู้ติดตามบล็อก : 9 คน [?]



ตุลาคม 2555

 
1
2
3
5
6
7
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
25
30
31
 
 
All Blog