การประหยัดเวลาด้วยการวางแผน
ประหยัดเวลาด้วยวิธีการวางแผน
โดย...ดร.สุทธิชัย ปัญญโรจน์(ดร.โทนี่)
//www.drsuthichai.com
คนเรามีเวลาเท่ากัน 24 ชั่วโมงต่อหนึ่งวัน 365 วันต่อ 1 ปี แต่คนที่มีประสิทธิภาพมักจะสร้างผลงานหรือมีผลงานออกมามากกว่าคนที่ไม่มีประสิทธิภาพ อาจจะมีหลายปัจจัยที่ทำให้ผลงานออกมาแตกต่างกัน เช่น เรื่องของสติปัญญา เรื่องความรู้ความสามารถ เรื่องของประสบการณ์ และเรื่องของการบริหารเวลา
การบริหารเวลา ถือว่าเป็นปัจจัยหนึ่งของคนที่ประสบความสำเร็จในชีวิต แต่การจะบริหารเวลาให้ได้ผลดี การวางแผนถือว่าเป็นหัวใจสำคัญ แต่ปัญหาส่วนใหญ่ก็คือ คนเป็นจำนวนมากมักไม่ชอบวางแผน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องงาน เรื่องการดำเนินชีวิต และการวางแผนเรื่องของการใช้เวลา การวางแผนการใช้เวลาจะทำให้เราประหยัดเวลาไปได้มาก ซึ่งการวางแผนการใช้เวลามีดังนี้
1.สร้างเป้าหมายประจำปี ประจำเดือน ประจำสัปดาห์และประจำวัน การมีเป้าหมายจะทำให้เรารู้ทิศทางที่เราต้องการจะเดินหรือมุ่งไป ตัวอย่าง อาชีพนักขาย เราควรกำหนดเป้าหมายเป็นยอดขายว่าปีนี้เราต้องการยอดขายเท่าไร เมื่อทราบเป้าหมายประจำปีแล้วจึง เฉลี่ยเป็นรายเดือน รายสัปดาห์และรายวัน ต่อไป เช่น เป้าหมายรายปี เท่ากับยอดขาย 12,000,000 บาท เป้าหมายรายเดือนเท่ากับ 12,000,000 บาทหารด้วย 12 เดือน เท่ากับ 1,000,000 บาท เป้าหมายรายวัน ก็นำเอา 1,000,000 บาท หารด้วย 30 วัน
2.ใช้เวลา 30 นาทีในการวางแผนการทำงานในแต่ละสัปดาห์และใช้เวลา 15 นาทีในการวางแผนการทำงานในแต่ละวัน การใช้เวลาเพียง 15-30 นาที ในการวางแผนงานเป็นรายสัปดาห์และการวางแผนเป็นรายวันจะทำให้ท่านประหยัดเวลาได้อีกเป็นจำนวนมาก เพราะจากงานวิจัยพบว่า การวางแผนเพียงแค่ 8 นาทีต่อวัน จะทำให้เราประหยัดเวลาในการทำงานถึงวันละ 1 ชั่วโมงเลยทีเดียว
3.สร้างระบบหรือเครื่องมือในการทำกิจกรรมต่างๆ เช่น สร้างตารางการทำงาน , การใช้ไดอารี่ การใช้สมุดพก ฯลฯ ทั้งนี้การสร้างระบบหรือเครื่องมือในการทำงานของแต่ละท่านอาจไม่เหมือนกัน ทั้งนี้คงขึ้นอยู่กับลักษณะของการทำงาน นิสัย พฤติกรรมของแต่ละบุคคล
4.อย่าเปิดไปรษณีย์ที่ไม่สำคัญหรือหากเป็นงานที่ไม่สำคัญมากนัก ก็ขอให้ผู้อื่นทำแทน การเปิดจดหมาย การไปฝากเงินธนาคาร การไปส่งของยังสถานีต่างๆ อาจจะทำให้ท่านเสียเวลา หากต้องการมีเวลาในการทำงานมากขึ้น สิ่งที่ไม่สำคัญหรืองานที่ไม่สำคัญควรให้ผู้อื่นไปทำกิจกรรมนั้นแทน
5.จัดการงานด้านเอกสารทีละเรื่อง ไม่ควรทำที่ละ 2-3 อย่าง และไม่ควรสะสมงานที่ทำไม่เสร็จเป็นดินพอกหางหมู การทำงานที่ละ 2-3 อย่างจะทำให้เราไม่มีสมาธิในการทำงาน หากท่านต้องการทำงานให้รวดเร็วขึ้น อีกทั้งมีประสิทธิภาพ ท่านควรทำงานที่ละอย่าง จนเสร็จหมดทุกอย่างไม่ควรทำงานให้ค้างไว้หรือสะสมไว้มากๆ จนทำไม่ไหว
6. ขนงานบางชิ้นที่สามารถทำได้หรือหนังสือที่ต้องการอ่าน ไปทำหรือไปอ่านด้วย เช่น เมื่อเลิกงานทำไม่เสร็จท่านสามารถขนงานบางชิ้นที่สามารถทำได้หรือเร่งด่วนไปทำที่บ้าน หรือหนังสือที่ต้องการอ่านไปอ่านระหว่างการรอรถโดยสารประจำทาง หรือ ระหว่างรอเครื่องบินที่สนามบิน
ดังนั้น การวางแผนสำหรับประหยัดเวลาจึงมีประโยชน์และมีความสำคัญ เมื่อท่านมีการวางแผนท่านจะประหยัดเวลาได้มาก การทำงานของท่านจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น ท่านจะมีสมาธิในการทำงานมากขึ้น ท่านจะเหลือเวลาในการทำสิ่งต่างๆ มากขึ้น จงสร้างเป้าหมาย จงวางแผนการทำงานในแต่ละวัน จงสร้างระบบหรือเครื่องมือ จงหาผู้ช่วยช่วยทำงานที่ไม่มีความสำคัญ จงทำงานทีละเรื่อง และจงขนงานบางชิ้นหรือหนังสือไปอ่านยังสถานที่ต่างๆ หากท่านลองนำวิธีดังกล่าวไปปฏิบัติกระผมเชื่อว่าเวลาในชีวิตของท่านจะมีเวลามากขึ้นกว่าเก่าอย่างแน่นอน
ผู้ติดตามบล็อก : 9 คน [
