การจัดการข้อมูล
การจัดการข้อมูล
โดย...ดร.สุทธิชัย ปัญญโรจน์(ดร.โทนี่)
//www.drsuthichai.com
ในวันหนึ่งๆ พวกเรามักจะต้องเจอกับข้อมูล ข่าวสาร เป็นจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็นจาก บทความ ข่าว เอกสาร และจากสื่อต่าง ๆ เช่น รายงาน หนังสือพิมพ์ นิตยสาร และอินเตอร์เน็ต ฯลฯ
หากคุณเป็นคนหนึ่งที่ทำงานกับข้อมูล ต้องใช้ข้อมูล การบริหารข้อมูล การจัดการข้อมูล จึงเป็นสิ่งสำคัญ คุณสามารถทำได้ดังนี้
1.หากว่าคุณมีรายงาน มีเอกสาร มีหนังสือ ที่จะต้องอ่านเป็นจำนวนมาก ในขณะที่คุณยังไม่มีเวลาดู คุณควรอ่านอย่างคร่าวๆ ว่าเรื่องใดมีความสำคัญเร่งด่วน หากไม่มีความสำคัญเร่งด่วน หลังจากการดูคร่าวๆ แล้วคุณควรเก็บไว้ดูในภายหลัง
2.ตัดหรือเลือกบทความที่คุณสนใจ เพื่อเก็บไว้อ่านตอนมีเวลาว่างเช่น ตอนอยู่ในรถ ในเวลาพักผ่อน เมื่ออ่านเสร็จคุณควรใช้ปากกาขีดเส้นใต้ตรงข้อความสำคัญ หรืออาจมีการสรุปโดยย่อๆ เพื่อที่จะสะดวกต่อการอ้างอิงและใช้ประโยชน์ได้ในอนาคต
3.บอกเลิกรับ หนังสือพิมพ์ วารสาร จดหมายข่าว นิตยสาร ที่ไม่มีประโยชน์สำหรับคุณ เพราะหลายท่านสมัครเป็นสมาชิกของสิ่งพิมพ์ต่างๆเป็นจำนวนมาก แต่ปรากฏว่ามีบางฉบับที่ไม่เกิดประโยชน์หรือไม่สามารถนำเอาข้อมูลนั้นไปใช้ได้ จึงควรพิจารณาเลือกสิ่งพิมพ์ที่คุณคิดว่าเป็นประโยชน์ สำหรับที่ไม่เป็นประโยชน์ก็ควรบอกเลิกเสีย เพื่อประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย
4.ตัดข้อความหรือเขียนข้อมูลบางตอน บางบท บางหน้า ที่เป็นประโยชน์แล้วนำไปจัดเก็บใส่ในแฟ้ม อีกทั้งควรที่จะจัดการกับระบบแฟ้มโดยแบ่งออกเป็นเรื่องต่างๆ ควรเขียนชื่อเรื่องไว้ตรงหน้าแฟ้มเพื่อความสะดวกในการค้นหา เช่น เรื่องของการเมือง เรื่องของธุรกิจ เรื่องของสังคม เรื่องข้อมูลส่วนตัว ฯลฯ และถ้ามีข้อมูลมากขึ้นเราควรจัดเก็บโดยแบ่งแฟ้มเป็นประเภทต่างๆ เช่น แฟ้มข้อมูลหลัก แฟ้มข้อมูลย่อย แฟ้มข้อมูลเก่า แฟ้มข้อมูลอ้างอิง ฯลฯ การจัดเก็บอย่างเป็นระบบจะทำให้เราหาข้อมูลต่างๆ เพื่อใช้ประโยชน์ได้ง่ายขึ้น
5.ควรใช้เทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บข้อมูล เช่น ซีร็อกซ์ข้อมูลบางหน้าที่ต้องการเพื่อจัดใส่ไว้ในแฟ้มข้อมูล , ใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการจัดเก็บข้อมูล เป็นต้น
6.ควรมีการจัดระบบทำลายเอกสาร ทำลายข้อมูลที่ไม่มีความจำเป็นทิ้ง หน่วยงานใหญ่ๆ มักมีปัญหาเรื่องของเอกสารที่มีจำนวนมากมายมหาศาล เช่น การจัดเก็บข้อสอบเก่าๆ ของมหาวิทยาลัยต่างๆ หากเป็นข้อสอบเก่ามากๆ อีกทั้งไม่มีความจำเป็น บางมหาวิทยาลัยจึงมีระเบียบว่าให้มีการทำลายเอกสารข้อสอบเก่าๆ หลังจากเก็บไว้ 5 ปี เป็นต้น
การจัดการข้อมูล จึงเป็นศาสตร์และศิลป์ ศาสตร์ก็คือเราสามารถเรียนรู้ได้ ศิลป์ก็คือแต่ละบุคคลอาจจะมีการจัดการโดยใช้ระบบจัดเก็บข้อมูลที่ไม่เหมือนกัน เช่น ในหน่วยงานธุรกิจอาจมีการจัดเก็บเอกสารเป็นแฟ้มต่างๆได้แก่ แฟ้มสินทรัพย์หมุนเวียน แฟ้มสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน แฟ้มหนี้สิน แฟ้มประกันภัย แฟ้มประวัติส่วนตัวพนักงาน ฯลฯ
อีกทั้งการจัดการข้อมูลที่ดี เราควรนำเอาระบบ 5 ส สะสาง-สะดวก-สะอาด-สุขลักษณะและสร้างนิสัย รวมทั้งนำระบบ ISO มาประยุกต์ใช้ในการจัดการข้อมูลตามความเหมาะสม ก็จะทำให้ข้อมูลที่มีการจัดเก็บเป็นระบบที่ดีมากยิ่งขึ้น
ดังนั้น การจัดการข้อมูล จึงมีความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง เช่น ใช้เป็นหลักฐานในการทำงาน ใช้อ้างอิง ใช้ในการเป็นข้อมูลในการวางแผน แก้ไขปัญหา ตัดสินใจ ใช้เพื่อพิจารณาปรับปรุงงาน เป็นต้น



Create Date : 11 ตุลาคม 2554
Last Update : 11 ตุลาคม 2554 13:01:46 น.
Counter : 318 Pageviews.

0 comments
ชื่อ : * blog นี้ comment ได้เฉพาะสมาชิก
Comment :
 *ส่วน comment ไม่สามารถใช้ javascript และ style sheet
 

mrmarkandtony
Location :
  

[ดู Profile ทั้งหมด]
ให้ทิปเจ้าของ Blog [?]
 ฝากข้อความหลังไมค์
 Rss Feed
 Smember
 ผู้ติดตามบล็อก : 9 คน [?]



ตุลาคม 2554

 
 
 
 
 
 
1
2
17
18
19
22
25
28
31
 
 
All Blog