สร้างลูกน้องที่ดี ไม่ใช่เรื่องยาก

วิบูลย์ จุง // Wiboon Joong (wbj)

ผู้บริหารส่วนใหญ่ที่ผมเคยทำงานด้วย หรือ มีความเกี่ยวข้องด้วย มักคิดว่า การสร้างใครสักคนให้มีความสามารถทัดเทียมกัน เป็นเรื่องที่ไม่น่าทำ เพราะอะไรนะหรือ...มีหลากหลายคำตอบให้กับคำถามนี้ เช่น บางคนกลัวว่าการสร้างลูกน้องขึ้นมาจะทำให้ตนเองด้อยค่าไปเนื่องจากลูกน้องอาจจะเก่งกว่า บางคนกลัวว่าเจ้านายจะใช้งานลูกน้องของตนมากขึ้น บางคนก็กลัวว่า เจ้านายจะให้ลูกน้องขึ้นมาแทนตำแหน่งตน... คำตอบทั้งหลายทั้งมวล ต่างชี้ไปยังความเห็นแก่ตัวของเจ้านายเป็นส่วนใหญ่

ถ้าเจ้านายที่ไม่ยอมจ่ายงานออกมา อะไรจะเกิดขึ้น?
แน่นอนว่า งานทั้งหลายทั้งมวลก็จะอยู่กับเจ้านาย ไม่ว่างานเล็กงานน้อย หรือแม้นแต่งานใหญ่ๆ ดังนั้น เมื่องานต่างๆไม่ได้ถูกกระจายออก ก็จะเกิดคอขวดที่เจ้านาย งานทำไม่ทัน ลูกน้องต้องรอให้เจ้านายสั่งการ ฯลฯ

เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดปัญหากับองค์กร ดังนั้น การจ่ายผ่านงาน (Delegate) จึงเป็นสิ่งที่สำคัญ สำหรับเจ้านายที่ต้องการเติบโตในหน้าที่การงาน เพื่อให้ตนเองมีเวลาในการทำงานที่จำเป็นมากยึ่งขึ้น หรือ มีเวลาในการทำการบริหารจัดการได้เพิ่มมากขึ้น แต่การที่เราจะจ่ายผ่านงานให้กับใครสักคน เราก็ต้องเตรียมการคนของเราให้พร้อมเพื่อที่จะรองรับการทำงานต่างๆ ของเราไว้ ไม่อย่างนั้น การที่เราจ่ายผ่านงานไปให้ ก็เท่ากับเราทำงานเหนื่อยเป็นสองเท่า แทนที่เราจะมีเวลาในการทำงานอย่างอื่นมากขึ้น กลับต้องมาเป็นกังวลกับการทำงานของลูกน้องเหล่านั้น...

การสร้างคนให้มารับงานต่างๆ หรือ ช่วยงานต่างๆแทน จึงเป็นเรื่องที่หัวหน้างานที่ต้องการเติบโตควรจะศึกษาให้ดี

วิธีการสร้างคน

1. ทำเป็นตัวอย่าง
การทำเป็นตัวอย่างให้ดู เพื่อให้ลูกน้องศึกษา ใช้งานได้ดีกับ ลูกน้องที่ไม่มีความพร้อมทางด้านความคิดและ ไม่สามารถวิเคราะห์สิ่งที่ทำ แต่ จดจำขั้นตอนต่างๆได้ดี ส่วนใหญ่เน้นการทำเป็นตัวอย่างให้ดู หรือ ใช้กับคนที่ต้องเห็นการทำงานจริงถึงจะเข้าใจ แต่ถึงกระนั้น การทำเป็นตัวอย่าง ก็เป็นการสอนงานที่ดี และ ได้ผลมากที่สุดกับคนทุกๆกลุ่มเช่นกัน

การทำเป็นตัวอย่างให้ลูกน้องดู ควรจะเป็นงานที่ใช้การกระทำเป็นหลัก มีขั้นตอนหรือแนวทางในการทำที่ค่อนข้างแน่นอน มีขั้นตอนการทำงานไม่มากนัก สามารถจดจำได้ เช่น การผลิตเครื่องจักรสาน, การให้บริการลูกค้า เป็นต้น

ทั้งนี้ การทำเป็นตัวอย่าง ควรจะทำเป็นตัวอย่างในแต่ละส่วน และ ให้ลูกน้องทำตามในแต่ละส่วนจนชำนาญ ถึงจะเปลี่ยนส่วนงานใหม่ เพื่อให้ลูกน้องได้มีประสบการณ์ใหม่ๆ และเข้าใจขั้นตอนในการทำงานทั้งหมด การทำเป็นตัวอย่าง จึงต้องใช้เวลาในการสอนมาก และ เป็นขั้นตอน ใช้เวลามากกว่าใครสักคนจะเป็นงานทั้งหมด

2. สอน/แนะนำ/อบรม
การสอนงาน การแนะนำงาน การอบรม ต่างก็เป็นการให้ความรู้ในเชิงทฤษฎี เพื่อให้ลูกน้องได้เรียนรู้โดยตรง แต่จะขาดประสบการณ์ในการทำงานจริง ทั้งนี้ การสอน หรือ การอบรม ควรใช้กับงานที่สามารถเรียนรุ้ได้ ไม่ต้องมีทักษะในการปฎิบัติมากนัก หรือ ต้องการให้เปลี่ยนแปลงพฤติกรรมอะไรบางอย่าง หรือ ต้องการให้ความรู้ความเข้าใจในภาพองค์รวมเป็นส่วนใหญ่

การสอนงานกับลูกน้องโดยตรง อาจจะต้องสอนหรือแนะนำให้กับลูกน้องในเรื่องเดียวกันหลายๆครั้ง เนื่องจาก การให้ความรู้ลักษณะนี้ จะเป็นการถ่ายทอดโดยไม่มีประสบการณ์มารองรับ ดังนั้น ลูกน้องจะจำเรื่องที่ถ่ายทอดได้ไม่หมด โดยปกติจะจำได้เพียง 75% และ นำไปใช้กับงานจริงได้เพียง 10% ส่วนที่เหลือจะลืมภายในระยะเวลาอันสั้น ทั้งนี้จึงต้องคอยตอกย้ำให้กับพนักงานบ่อยๆ หรือ อาจจะต้องทำร่วมกับ การทำเป็นต้วอย่าง เพื่อให้ลูกน้องมีความเข้าใจและดำเนินงานได้

3. การจัดทำคู่มือ วิธีการทำงาน และ ให้ดำเนินตามขั้นตอนการทำงาน
ในงานที่มีขั้นตอนการทำงานแล้ว เราสามารถสอนงานโดยใช้ คู่มือในการทำงาน ให้เป็นขั้นเป็นตอน ได้ ทั้งนี้ การสอนงานลักษณะนี้ จะเป็นการสอนงานแบบแห้ง ไม่มีการติดต่อ หรือ หากมีข้อสักถาม หรือ ปัญหาในการทำงาน ขึ้นกับลูกน้องก็จะไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้ทัน

การทำคู่มือ ไม่ใช่คำตอบสุดท้ายของการทำงานนั้นๆ การทำคู่มือ เหมาะกับพนักงานที่มีความสามารถในการอ่าน เหมาะกับ พนักงานเข้าใหม่ที่ต้องศึกษางานต่างๆ ทั้งนี้ การคู่มือการทำงาน อาจจะไม่จำเป็นสำหรับ พนักงานที่ทำงานมานาน หรือ ทำงานอยู่ในสายงาน แต่การคิดวิธีการทำงานใหม่ๆ และ มีประสิทธิผลใหม่ๆ จากพนักงานใหม่หรือเก่าก็ตาม ควรจะปรับปรุงคู่มือให้สอดคล้องกับวิธีการทำงานใหม่ๆด้วย

คู่มือ เป็นเพียงขั้นตอนการทำงาน และ สามารถช่วยแก้ไขปัญหาที่ผู้เขียนคู่มือคิดได้เท่านั้น ดังนั้น จึงควรจะต้องปรับปรุงคู่มือการทำงานบ่อยๆ หรือ อาจจะต้องจัดอบรมพนักงานเพิ่มขึ้น เพื่อให้เข้าใจถึงแนวทางใหม่ๆในการทำงานในคู่มือใหม่ ประกอบควบคุ่กันไปด้วย

4. Coach/Guide ถามคำถามเพื่อให้เขาคิดได้ว่าต้องทำอะไร
ในการสอนงานที่มีประสิทธิภาพ กับกลุ่มคนที่มีความคิด ความรู้ ความสามารถอยู่แล้ว การสร้างให้คนๆนั้น สามารถรองรับงานเราได้ อาจจำเป็นต้องใช้วิธีการ Coaching ให้กับลูกน้อง เนื่องจาก ความรู้ ความสามารถของลูกน้อง อาจจะมีความเชี่ยวชาญในระดับหนึ่ง การ Coach จะเป็นการดึงเอาศักยภาพของลูกน้องให้สามารถทำงานได้มีประสิทธิภาพได้มากยิ่งขึ้น ด้วยตัวของเขาเอง

การ Coaching ที่ดีไม่ใช่การสอนงาน ไม่ใช่การอบรม แต่เป็นการแนะนำให้เขาสามารถคิดและทำด้วยตัวของเขาเอง วิธีการที่จะทำให้เขาคิดได้ดีที่สุด คือการใช้คำถามปลายเปิดเพื่อให้เขาตอบ เมื่อเขาจะตอบคำถาม เขาจะต้องคิดเพื่อตอบคำถามปลายเปิดเหล่านั้น ซึ่งจะทำให้เขาตกผลึกทางความคิด และ จะเข้าใจสิ่งที่ตนเองกำลังตอบ หรือ ได้ยินเสียงตัวเองในการตอบ ก็จะทำให้เขาคิดได้

การที่ให้ลูกน้องคิดได้เองว่าต้องทำอะไรบ้าง จะทำให้เกิดผลดีคือ ลูกน้องจะทำในสิ่งที่ตนเองคิดได้อย่างเต็มใจ และ ทุ่มเทให้กับงานที่เขาคิดได้อย่างเต็มที่

แต่การเป็น Coach ที่ดี เราก็ต้องรู้และเข้าใจ ลูกน้อง ที่จะ Coaching ว่าเขามีจุดแข็งจุดอ่อนอย่างไร ให้เขาใช้จุดแข็งของเขาให้มากที่สุดเพื่อสร้างผลงานของเขาให้มากที่สุด เพราะการทำสิ่งใดบนจุดแข็งของตนเองจะสามารถทำให้เขาใช้ศักยภาพของเขาได้อย่างเต็มที่ และ ได้ผลงานที่รวดเร็ว มากกว่าการพัฒนาจุดอ่อนให้สามารถทำงานได้

5. เป็นที่ปรึกษา หรือ พี่เลี้ยง (Mentor/Enable)

เจ้านายบางคนไม่มีเวลาพอ และ ไม่มีความสามารถในการเป็น Coach อาจจะต้องใช้วิธีในการ เป็นที่ปรึกษา หรือ พี่เลี้ยง ให้กับลูกน้อง ทั้งนี้ การเป็นที่ปรึกษา ก็ต้องมีความรู้ความสามารถในการทำงานนั้นๆ อย่างมากด้วย

ใครก็ตามที่เริ่มทำงานใหม่ๆ จะขาดความมั่นใจในตนเอง ดังนั้น การสร้างระบบพี่เลี้ยง หรือ การที่เจ้านายเป็นพี่เลี้ยงให้ จะทำให้ลูกน้องมีความมั่นใจในการทำงานมากขึ้นอย่างมาก 

6. สร้างให้เขาสามารถคิดได้เอง ตามกระบวนการทางความคิด
ขั้นตอนการสร้างคนที่ยากที่สุด คือการสร้างให้เขาสามารถคิดในเรื่องต่างๆได้เอง ทั้งนี้ เจ้านายที่สามารถสร้างให้ลูกน้องสามารถคิดได้เองมีน้อยมากๆ ไม่ถึง 1% ดังนั้น การสอนให้เขาคิดจึงกลายมาเป็นงานของ บริษัทฝึกอบรม เป็นส่วนใหญ่

จะเห็นว่าการสร้างคน หรือ สร้างลูกน้องที่ดี ให้สามารถทำงานแทนเราได้นั้น มีทั้งยากและง่าย แต่จะให้ดีที่สุด คือการทำทั้งหมดไปพร้อมๆ กัน และ ใช้แนวทางการสอนหรือสร้างคน ตามลักษณะนิสัยของลูกน้องแต่ละคน ถึงจะสามารถทำให้ลุกน้องสร้างผลงานให้กับองค์กรได้

วิบูลย์ จุง // Wiboon Joong (wbj)

Create Date : 07 ธันวาคม 2555
Last Update : 7 ธันวาคม 2555 11:30:38 น.		1 comments
Counter : 4148 Pageviews.
Share Tweet