|
ตอนที่ 8 : กลัวเจ้านายรู้
แล้วมายุ่งกับงานของฉัน
โดย วิบูลย์ จุง : Wiboon Joong (wbj)
ต้องแจ้งให้เจ้านายทราบด้วยหรือค่ะ... หวานถามออกมา เมื่อผมต้องการให้เขาส่งเมล์ให้เจ้านายรับทราบถึงผลงานต่างๆที่เขาทำ
ใช่... ผลงานหรือปัญหา พี่อยากให้ทุกคน ส่งเมล์ถึงพี่ และ CC เจ้านายด้วย...
ส่งให้พี่จุง คนเดียวได้หรือเปล่า...
กินแต่ข้าว ไม่กินกับได้หรือเปล่าหละ....
ไม่เคยส่งเมล์ให้กับเจ้านาย มันตื่นเต้นนะพี่...
ลูกน้องผมแรกๆ จะไม่ชอบส่งเมล์ ไม่ชอบแจ้งสิ่งที่เกิดขึ้น มีเมล์ไว้รับเมล์ขยะกัน... ผมต้องบีบบังคับให้ส่งเมล์ให้ผม แล้วค่อยส่งเมล์ CC แจ้งให้เจ้านายทราบเป็นระยะๆ แต่ หวาน ไม่เคยส่งเมล์ให้เจ้านายมาก่อน จึงมีความรู้สึกว่า ไม่กล้าที่จะส่งเมล์ให้นายใหญ่ คนทั่วไปจะเป็นอย่างหวาน... ทำให้เสียโอกาสในการสร้างความรู้สึกที่ดีให้กับเจ้านาย จากผลงานของเรา... ความรู้สึกที่ดีๆ จากการทำงานของพนักงานนั้น มันจะถูกสะสมในรูปแบบของผลงานในใจ... ในทางกลับกัน การสร้างให้เจ้านายรู้สึกสงสัย หรือ ดูเหมือนลึกลับ ก็จะทำให้เจ้านาย สะสมความข้องใจ และทำให้เราเป็นคนไม่ดีในสายตาเช่นกัน.... แล้วถ้าเป็นคุณ คุณจะเลือกการทำตัวอย่างไร...
การส่งเมล์แจ้งเรื่องหรือเหตุการณ์ที่ผิดปกติในงาน รวมทั้ง การส่งเมล์แจ้งสิ่งที่พนักงานทำงานได้ดีกว่าปกตินั้น สำหรับผม เป็นสิ่งที่จำเป็น ผมเองก็อยากได้รับเมล์เหล่านี้จากน้องๆในทุกๆส่วน เพราะ หากเป็นปัญหา ผมจะได้หาทางแก้ปัญหาต่างๆได้ทัน หรือ แก้ปัญหาก่อนที่มันจะลามใหญ่โต แต่หากเป็นการแจ้งผลงาน ก็จะทำให้ผมรับทราบด้วยว่า น้องๆแต่ละคน นั้น มีผลงานอย่างไร เขาคิดอย่างไร และ มีแววที่จะขึ้นมารับผิดชอบงานที่ใหญ่กว่าหรือยัง.... ในเมื่อผมต้องการอย่างนี้ เจ้านายใหญ่ เป็นหัวเรือใหญ่ ก็คงต้องการในสิ่งเหล่านี้ เช่นกัน การรับรู้เหตุการณ์ต่างๆในบริษัทฯ ทำให้เจ้านายสามารถประเมิณ สถานการณ์ต่างๆได้อย่างถูกต้อง และ รวดเร็ว กว่าการรายงานเป็นลำดับขั้นเสียอีก...
บางคนกลัวการส่งเมล์ให้เจ้านาย สาเหตุอาจจะมาจาก กลัวว่าเจ้านายจะก้าวก่ายงานที่ตนเองทำ บางคนกลัวเจ้านายมองว่าไม่มีความสามารถ บางคนกลัวว่าไม่เหมาะสมไม่สมควร บางคนก็กลัวว่าจะเป็นการรบกวน ฯลฯ ความกังวลต่างๆเหล่านี้จะหมดไป หากคุณ คิด และ สื่อสารให้เป็น... วิธีการสื่อสารทางเมล์ ให้กับเจ้านาย มีหลักการณ์ที่ควรจะทำดังนี้...
1. การส่งถึง (TO) ควรจะใช้ส่งให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องโดยตรง อย่างเช่นผู้ที่ต้องจัดการต่อ หรือ แจ้งให้ทราบโดยเฉพาะ อันนี้คิดว่า ทุกท่านคงใช้เป็น มันไม่มีอะไรแปลกสักเท่าไหร่ เมล์ที่จะส่งให้เจ้านายโดยตรงก็ต้องใช้ช่องนี้เหมือนกัน
2. การสำเนาถึง (CC) เป็นการแจ้งให้บุคคลเหล่านี้ทราบทางอ้อม เป็นสิ่งที่ผมใช้งานบ่อยมากๆ อย่างเช่น การติดต่อระหว่างแผนก แล้วบางทีอาจจะเกี่ยวเนื่องจนอาจจะส่งผลกระทบกับระบบงานโดยรวม ผมจะ CC เจ้านาย ทุกครั้ง เพื่อให้เขารับทราบ หรือ แม้นกระทั่ง รายงานการประชุม ก็จะ CC ให้เจ้านายรับทราบถึงงานในส่วนต่างๆที่ผมดูแล รวมทั้งผลงานของหัวหน้างานแต่ละคน ที่ได้สร้างผลงานกัน...
3. การสำเนาถึงแต่ไม่แสดง (BCC) ชื่อในช่องนี้ โดยปกติจะใช้ในกรณีที่ส่งจดหมายหาลูกค้าโดยไม่ให้ลูกค้ารายอื่นรับรู้ว่า เราส่งให้ลูกค้าท่านใดบ้าง ซึ่งทำให้ไม่เกิดการรบกวน แต่บางครั้ง ผมก็ใช้ BCC ให้เจ้านายหรือคนที่ผมต้องการให้รับทราบ หากผมไม่ต้องการให้ คนที่ผมส่งให้ หรือ CC รับทราบว่า เจ้านายรับรู้ ซึ่งส่วนใหญ่ จะ BCC ให้เจ้านายก็ต่อเมื่อ ดูเหมือนคนที่ผมจะส่งให้จะทำไม่ถูกต้อง ทำให้คนจะส่งให้ หรือ CC ไม่เกิดความลำบากใจเกิดขึ้น...
4. หัวข้อเรื่อง จะส่งไปนั้น ต้องระบุไปยังเป้าหมายจริงๆ เกี่ยวข้องอะไร ดีหรือไม่ดีอย่างไร ต้องกระชับและได้ใจความ
5. ข้อความนั้น จะต้องแจกแจงรายละเอียดต่างๆ
a. ซึ่งจะต้องมีการเกริ่น หรือ ท้าวความเดิมไว้ด้วย เพื่อทำให้ผู้อ่านเข้าใจที่มาที่ไป ไม่สับสน ไม่ต้องอ่านย้อนมากนัก
b. เมื่อเรื่องเกี่ยวกับปัญหา ก็ต้องแจ้งที่มาที่ไป รวมทั้ง วิธีการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นด้วยว่า จะสามารถแก้ได้ด้วยวิธีใด บ้าง หากมีหลายวิธี ก็ควรบอกมาทุกวิธี และ เสนอความคิดเห็นด้วยว่า ผู้ส่งเมล์นั้น คิดว่าน่าจะใช้วิธีใด ที่ดีที่สุด เพราะเหตุใด...
c. เรื่องเกี่ยวกับการเสนอผลงานที่พัฒนาได้ดีขึ้น ก็ต้องมีข้อมูลทั้งเก่าเปรียบเทียบกับระบบใหม่ เพือเป็นหลักฐาน อาจจะเป็น กราฟ เพื่อให้เจ้านายง่ายต่อการรับรู้ หรือ อาจจะเสนอมาในรูปของ เปอร์เซ็นต์ ก็ได้..
d. เรื่องเกี่ยวกับการวางแผนการสร้างงานใหม่ ก็ต้องมีข้อมูลว่า ค่าใช้จ่ายเท่าใด กำไรเท่าใด ลูกค้าได้อะไร เราได้อะไร ใครเป็นผู้รับผลประโยชน์ แผนงานใหม่จะส่งผลทาง บวกอย่างไร ลบอย่างไร ให้พร้อมสรรพ หากเปรียบเทียบกำไรได้ด้วยแล้ว ก็ควรจะเปรียบเทียบให้เจ้านายรับทราบ จะง่ายต่อการตัดสินใจมากขึ้น
e. เรื่องเกี่ยวกับการทำงานระบบใหม่ หรือ งานใหม่ๆ ก็ต้องแจ้งให้เจ้านายรับทราบถึงสถานการณ์การดำเนินงาน ทีละขั้นตอน ปัญหาที่เกิดขึ้นพร้อมวิธีที่ใช้ในการแก้ไขปัญหา หรือแม้นแต่ คำแนะนำในการทำงาน หรือแม้นแต่แจ้งให้เจ้านายทราบถึงขั้นตอนการทำงานที่ทำงานไปแล้ว เพื่อให้เจ้านายเข้าใจถึงสถานการณ์ในงานใหม่นั้นๆ
f. งานที่เจ้านายเป็นคนมอบหมาย ก็ต้องแจ้งกลับเป็นระยะ บางทีต้องติดต่อกับคนอื่น ก็ต้อง CC ให้เจ้านายเพื่อให้รับทราบถึงการดำเนินการที่ได้รับมอบหมายมา...
g. รายงานการประชุม ก็ควรจะ CC เจ้านายทุกครั้ง เพื่อให้เจ้านายรับทราบถึงสิ่งที่มีการพูดคุยกันในกลุ่ม..
h. เรื่องที่ลูกน้องเราทำมาเป็นผลงาน หากเราต้องออกเมล์ ก็ควรระบุชื่อลูกน้องที่ทำผลงานทุกชิ้นงาน..
เรื่องแต่ละเรื่องมีแนวทางการเสนอแตกต่างกันไป แต่โดยรวมแล้ว การแจ้งให้ทราบถือว่าเป็นสิ่งที่ควรปฏิบัติ หากมีปัญหาก็ต้องหาวิธีแก้ปัญหาให้เจ้านายด้วย หากมีทางเลือกหลายทาง ก็ต้องออกความเห็นในการเลือกของเราก่อน เรื่องที่แจ้งก็ต้องเป็นเรื่องที่มีประโยชน์ ไม่ไร้สาระ หรือ พวกเมล์ขยะ หรือ ภาพโป๊. ก็ไม่ควรส่งให้เจ้านาย เพราะจะทำให้ดูไม่ดีในสายตาเจ้านาย....
เจ้านายที่ดีเมื่อได้รับแจ้งจากลูกน้องแล้ว ส่วนใหญ่จะวิเคราะห์ และตัดสินใจในสิ่งที่ต้องตัดสินใจ ไม่ก้าวก่ายงานของลูกน้อง เคารพการตัดสินใจของลูกน้องที่ตัดสินใจไปแล้ว ข้อมูลต่างๆที่ได้รับ ทั้งดีและไม่ดี จะเป็นเครื่องชี้นำการตัดสินใจให้ถูกต้องที่สุดได้... ดังนั้น หากท่านมีเจ้านายที่ดี หรือ ยังไม่รู้ว่า เจ้านายคุณจะเป็นเจ้านายที่ดีหรือไม่ ก็ต้องลองส่งเมล์รายงานต่างๆให้รับทราบ... แล้วคุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงในรูปแบบใหม่ ถ้าเข้าใจกัน ก็ไปได้ไกล แต่ถ้าเจ้านายไม่เข้าใจในสิ่งพื้นฐานเหล่านี้.. คุณก็คงเหนื่อยหน่อย กว่าจะทำให้เจ้านายเข้าใจ... แต่อย่างน้อย การเริ่มสื่อสารขึ้นข้างบนนั้น ยังไงแล้ว ได้ข้อดี มากกว่าข้อเสีย..
พี่จุง... หวานส่งให้พี่ดูก่อนนะค่ะ... แล้วพี่ช่วย ส่งต่อให้ด้วยนะค่ะ... หลังจากนั้นไม่นาน หวานก็เดินมาบอก....
เฮ้อ... ผลงานตัวเองแท้ๆ ยังไม่กล้าเสนอให้เจ้านายรับรู้... กล้าๆหน่อย... ส่งไปเลย...
เมล์จากผม กับ เมล์จากหวานโดยตรง ของใครมีน้ำหนักทางด้านผลงานมากกว่ากัน ถ้าออกจากผม ผลงานก็จะตกไปที่หวานเพียงบางส่วน แต่ถ้าส่งตรงจากหวานเอง หวาน จะได้รับน้ำหนักที่มากกว่า นี่คือสิ่งที่เกิดขึ้นกับน้องๆผม พวกเขาไม่ได้คิดถึงผลงาน มีแต่คิดว่าจะทำงาน ผมต้องผลัก และ ดันพวกเขาขึ้นมา... สนุกดีครับ.. กับการสนับสนุนคนให้มีผลงานอย่างนี้.....
โดย วิบูลย์ จุง : Wiboon Joong (wbj)
| Create Date : 28 ธันวาคม 2547 |
|
1 comments |
| Last Update : 24 สิงหาคม 2551 13:25:23 น. |
| Counter : 2076 Pageviews. |
|
 |
|
ฝากข้อความหลังไมค์
Rss Feed
ผู้ติดตามบล็อก : 210 คน [
มีความเห็นนิดหน่อยเรื่อง bcc: เท่าที่ผมทราบมา เป็นมรรยาทสากลเลยนะครับว่าจะใช้ bcc: เพื่อส่งสำเนาเมล์นั้นเข้าแอคเคานท์อื่นของคนส่งเอง หรือไม่ก็ใช้เวลาส่งเมล์หาคนจำนวนมากและไม่ต้องการแสดงผู้รับทั้งหมดให้รกสายตานะครับ จะไม่ใช้ในแง่ว่าแอบส่งให้อีกคนหนึ่งโดยที่คนรับไม่ทราบนะครับ