Tech Support

ใครสร้างฟอร์มด้วย Microsoft forms ได้บ้าง

     ผู้ใช้บัญชี Microsoft ทุกคน ทั้ง Hotmail, Live , msn หรือ Outlook.com ซึ่งใช้งานได้ฟรี หรือหากเป็นบัญชีสมาชิก Microsoft 365 จะได้ฟีเจอร์ที่เยอะขึ้น

     สามารถสร้างฟอร์มออนไลน์ได้ทาง forms.office.com แล้วคลิกที่ ลงชื่อเข้าใช้

 

เข้าสู่ระบบด้วยบัญชี Microsoft ของคุณ

จะพาคุณเข้าสู่หน้าแรกของ Microsoft Forms ซึ่งด้านขวาจะมี Template แม่แบบมากมายที่ออกแบบให้เรียบร้อย กับ ด้านซ้ายมือคือการสร้างฟอร์มด้วยตัวเองประกอบด้วย 2 ปุ่มคือ

• New Form - ฟอร์มใหม่ (สร้างฟอร์มปกติ)
• New Quiz - แบบทดสอบใหม่ (สำหรับทำข้อสอบออนไลน์)

ให้คลิกที่ ฟอร์มใหม่ เพื่อลองสร้างแบบสอบถามอันแรกกัน


 

ลองสร้างแบบสอบถามอันแรกกันเถอะ!
 

ให้ทำการใส่ชื่อแบบฟอร์ม โดยคลิกตรง Untitled form  ว่า แบบสอบถามเกี่ยวกับความพึงพอใจต่อสวัสดิการในสถานประกอบการ จากนั้นให้คลิก + Add new เพื่อเริ่มสร้างแบบสอบถาม
 

แต่ก่อนพิมพ์คำถาม อยากให้สร้าง Section หรือตัวแบ่งกลุ่มคำถาม โดยให้กด + Add new จะมีแถบตัวเลือกขึ้นมา ให้เรากดตรงรูปสามเหลี่ยมหัวลงด้านขวาสุด แล้วเลือก Section เพื่อทำการสร้างตัวแบ่งกลุ่มของแบบสอบถาม

โดยให้พิมพ์ชื่อ Section ว่า ข้อมูลส่วนตัว Personal Information  แล้วให้กดปุ่ม + Add new อีกครั้งเพื่อเริ่มพิมพ์คำถาม  ซึ่งเราสามารถตั้งคำถามโดยมีรูปแบบคำตอบ ได้ 4 แบบคือ

1. Choice คือ คำตอบแบบตัวเลือก เช่น อายุ 18-25 ปี, 26 - 35 ปี, 46 - 55 ปี
2. Text คือ ให้พิมพ์คำตอบเอง เช่น ชื่อ-นามสกุล, ที่อยู่
3. Rating คือ ให้เลือกคะแนน 1-5, 1-10
4. Date คือ ให้ใส่คำตอบเป็นวันที่ เช่น วันเกิด

โดยในที่นี้ให้เลือกเป็น Text  เพื่อให้ผู้ตอบแบบสอบถามใส่รายละเอียดลงในช่องคำตอบ

จากนั้นให้พิมพ์คำถาม ชื่อบริษัทของคุณ กดตรงสามจุดด้านล่างขวา คลิกเลือก Subtitle แล้วคีย์คำถามเป็นภาษาอังกฤษ Company name

ส่วนตัวเลือกอีก 2 ตัวคือ

Restrictions คือการตรวจสอบข้อมูล เช่น  กำหนดว่าคำตอบจะต้องพิมพ์เป็นตัวเลขเท่านั้น หรือ ค่าตัวเลขที่ใส่กำหนดขั้นต่ำคือ 1 และสูงสุดไม่เกิน 5   จะใส่ค่าเป็น 0 หรือ 6 ไม่ได้ และ

Add branching คือ การข้ามคำถาม เช่น ถ้าข้อนี้เลือกคำตอบคือ 1 ให้ข้ามไปทำข้อ 5 ได้เลย  ถ้าเลือกคำตอบคือ 2 ให้ข้ามไปทำข้อ 8 เป็นต้น
 

     ให้กดตรงช่อง Required ให้เปลี่ยนเป็นสีเขียว เพื่อกำหนดว่าคำถามนี้ผู้ตอบแบบสอบถามจำเป็นต้องตอบ จะข้ามคำถามนี้ไปไม่ได้  นี่คือเราได้ทำแบบสอบถามเสร็จแล้ว 1 ข้อ ง่ายมั้ยคะ เราไปทำข้อ 2 ต่อเลย โดยกดที่ปุ่ม + Add new ได้เลยค่ะ  แล้วเลือกรูปแบบเป็น Choice หรือตัวเลือก
 

จากนั้นให้พิมพ์คำถามที่ 2 อายุงานของคุณ  โดยให้ทำการสร้างตัวเลือกตามภาพ โดยคลิกที่ปุ่ม  + Add option ไปเรื่อยๆ  จนครบตัวเลือกที่ต้องการ จากนั้นกดปุ่ม + Add new  เพื่อสร้างคำถามต่อไป
 

ขั้นตอนต่อไปให้เราสร้าง Section ที่ 2 เพื่อสร้างคำถามเกี่ยวกับความพึงพอใจในสวัสดิการ ให้ทำตามขั้นตอนที่สร้าง Section ที่ 1 ค่ะ โดยกดปุ่ม + Add new แล้วคลิกที่สามเหลี่ยมหัวลงด้านขวาสุด เลือก Section แล้วพิมพ์ว่า ข้อมูลเกี่ยวกับความพึงพอใจในสวัสดิการที่ได้รับ ในบรรทัด Subtitle พิมพ์ว่า  Satisfaction of the welfare  จากนั้นให้กดปุ่ม + Add new เพื่อสร้างคำถามที่ 3 โดยให้เลือกเป็น Rating หรือการให้คะแนน
 

โดยเลือก Levels ให้เป็น 5  และเลือก Symbol ให้เป็น Number  จะหมายถึง ให้แสดงตัวเลข 1 - 5  เพื่อให้ผู้ตอบแบบสอบถาม สามารถเลือกคะแนนระดับความพึงพอใจได้ตามที่ชอบ   และเพื่อความชัดเจนยิ่งขึ้น สามารถแสดงรายละเอียดว่าลำดับที่ 1 หมายถึง ระดับความพึงพอใจน้อยที่สุด และ 5 หมายถึง ระดับความพึงพอใจมากที่สุดได้อีก โดยกดที่ปุ่มสามปุ่ม ด้านขวามือ แล้วเลือก Label 
 

และ Symbol ยังสามารถเลือกเป็น Star หรือการเปลี่ยนรูปแบบตัวเลือกให้เป็นรูปดาว ลองคลิก Symbol ให้เป็น Star แล้วลองดูผลลัพธ์ที่ได้ค่ะ

 ให้ทำการพิมพ์แบบสอบถามไปจนครบคำถามที่ต้องการ และโปรแกรมนี้จะทำการ save ให้อัตโนมัตินะคะ จะไม่มีปุ่ม save ค่ะ จากนั้นที่แถบคำสั่งด้านบน จะมีปุ่ม Preview เพื่อดูผลลัพธ์ของแบบสอบถามที่เราสร้างว่าจะมีหน้าตาเป็นแบบไหน ลองคลิกดูผลลัพธ์ได้เลยค่ะ
 

ซึ่งผลลัพธ์ที่ได้จะแสดงบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ค่ะ  แต่...Microsoft Forms นี้ยังสามารถแสดงได้บนสมาร์ทโฟนได้อีกด้วย ลองคลิกที่ปุ่ม Mobile ดูค่ะ  จะเป็นการแสดงผลลัพธ์บนหน้าจอสมาร์ทโฟนค่ะ

และหากต้องการเพิ่มสีสันลวดลายรูปภาพต่างๆ ลงบนพื้นหลังของแบบสอบถาม ก็สามารถทำได้เช่นกัน โดยกดปุ่ม Theme บนแถบคำสั่ง ซึ่งตัวโปรแกรมก็ได้สร้างตัวเลือกสีและรูปภาพเป็นค่าเริ่มต้นมาให้บางส่วน ให้ผู้ใช้งานสามารถนำมาเพิ่มเติมให้แบบสอบถามได้  แต่หากผู้ใช้งานต้องการใส่รูปภาพของตนเอง ก็สามารถทำได้เช่นกัน โดยกดปุ่ม + แล้วสามารถ upload รูปภาพที่ต้องการ หรือ กำหนดสีที่ต้องการได้เลย ดังรูปที่แสดงตัวอย่างค่ะ

การ Share แบบสอบถาม

ต่อไปจะพูดถึงเรื่องการแชร์แบบสอบถามนี้ไปให้ผู้ตอบแบบสอบถาม เราสามารถกำหนดรายละเอียดได้ โดยกดปุ่ม Share บนแถบคำสั่ง

เราสามารถกำหนดได้ว่าจะให้ใครสามารถเป็นผู้ตอบแบบสอบถามนี้ได้ 3 วิธีคือ

Anyone can respond - ทุกคนสามารถตอบแบบสอบถามได้
Only people in my organization can respond - เฉพาะพนักงานในองค์กรเท่านั้น ที่จะสามารถตอบแบบสอบถาม
Specific people in my organization can respond - สามารถกำหนดเฉพาะตัวบุคคลในองค์กรที่ต้องการให้ทำแบบสอบถามนี้ได้


วิธีส่งลิ้งค์ให้ผู้ตอบแบบสอบถาม สามารถทำได้หลายรูปแบบ ดังนี้

ส่งลิ้งค์ทั้งหมด โดยกดปุ่ม copy แล้วนำไปวางได้เลย หรือสามารถกด Shorten URL เพื่อทำการย่อลิ้งค์ให้สั้นลงได้
 

หรือส่งเป็นคิวอาร์โค้ด โดยทำการดาวน์โหลดคิวอาร์โค้ดนี้ก่อน แล้วจึงทำการส่งคิวอาร์โค้ดนี้ไปให้ผู้ตอบแบบสอบถามต่อไป
 

หรือนำโค้ดนี้ไปวางไว้ในเว็บเพจต่างๆ ก็ได้ หรือวิธีสุดท้าย
 

ส่งลิ้งค์ไปทางอีเมลได้เลยค่ะ

การวิเคราะห์ผลของแบบสอบถาม


     เมื่อเราได้ทำการส่งแบบสอบถามไปให้ผู้ทำแบบสอบถามได้กรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว เราสามารถดูจำนวนผู้ทำแบบสอบถามได้อย่างคร่าวๆ โดยสังเกตจากตัวเลขที่ Tab Responses ว่ามีจำนวนเท่าไหร่ได้เลย  แต่ถ้าต้องการดูรายละเอียดของผู้ทำแบบสอบถามแต่ละคน ก็สามารถกดที่ปุ่ม View results เพื่อดูรายละเอียดของแต่ละคน โดยสามารถดูผลลัพธ์ในรูปแบบหน้าตาแบบสอบถามได้เลย  แต่หากต้องการดูเฉพาะข้อมูลคำตอบหรือต้องการนำคำตอบไปประมวลผลต่อ ก็สามารถดูข้อมูลในรูปแบบตาราง Excel ได้โดยคลิกที่ปุ่ม Open in Excel ได้เช่นกัน  โดยจะเป็นการดาวน์โหลดข้อมูลไปไว้ที่โฟลเดอร์ดาวน์โหลดในเครื่องคอมพิวเตอร์นั้นๆ 
 

     ที่หน้า Tab Responses ยังมีการโชว์กราฟเพื่อสรุปข้อมูลในรูปแบบที่ดูง่าย  และหากต้องการดูคำตอบเฉพาะแต่ละข้อ สามารถคลิกที่ More Details ของแต่ละข้อได้เลย จะสามารถเห็นข้อมูล
 

     ที่หน้า View results  สามารถดูรายละเอียดของผู้ตอบแบบสอบถามแต่ละรายได้ในรูปแบบหน้าตาแบบสอบถามได้เลย และยังสามารถกดปุ่ม < หรือ > เพื่อเลื่อนไปดูข้อมูลต่อไปหรือย้อนกลับได้ด้วย

     หน้าตาไฟล์ Excel ที่เก็บข้อมูลคำตอบของผู้ทำแบบสอบถามทั้งหมด






     เป็นอย่างไรกันบ้างคะ สำหรับโปรแกรม MS.Forms แอดว่าเป็นอีกหนึ่งโปรแกรมที่น่าสนใจมากเลยทีเดียว  ในการทำแบบสอบถามหรือแบบทดสอบออนไลน์  เป็นโปรแกรมที่ใช้งานง่าย ทำได้รวดเร็ว และกระจายให้ผู้ทำแบบสอบถามหรือแบบทดสอบได้ง่าย หลายวิธี และที่สำคัญคือเป็นการประหยัดกระดาษได้เยอะเลยค่ะ  หวังว่าเพื่อนๆ คงจะได้มีโอกาสใช้งานกันบ้างไม่มากก็น้อยนะคะ  ฉบับนี้ลากันไปก่อนนะคะ สวัสดีปีใหม่ค่ะ.....

Create Date : 23 กันยายน 2564		0 comments
Last Update : 28 ธันวาคม 2564 11:13:29 น.
Counter : 719 Pageviews.
Share Tweet