BlogGang.com : : สมาชิกหมายเลข 2436574 :

Tech Support

ในการทำงาน มักจะเจอกรณีที่ต้องการสร้างจดหมายเวียน เพื่อส่งเอกสารให้หน่วยงานต่างๆ หรือผู้ที่ต้องการติดต่อด้วย หรือการทำประกาศนียบัตรจำนวนมาก ซึ่งส่วนมากมักจะทำการคัดลอกชื่อ หรือที่อยู่ไปวางในเอกสาร ซึ่งสามารถทำได้ง่ายไม่ซับซ้อน แต่หากจำนวนผู้ติดต่อหรือรายชื่อมีมากๆ อาจทำให้เกิดความสับสนวุ่นวาย และทำให้เกิดความผิดพลาดตามมาได้

Microsoft Office มีตัวช่วยในการสร้างเอกสารจดหมายเวียน ประกาศนียบัตร หรือป้ายผนึก โดยอาศัยการทำงานร่วมกันระหว่าง Microsoft Word กับโปรแกรมอื่นๆ ในชุด Microsoft Office เช่น Microsoft Excel, Microsoft Access เป็นต้น (เอกสารชุดนี้ขอกล่าวเพียงการใช้งานร่วมกับ Microsoft Excel) ซึ่งผู้ที่ไม่เคยใช้งานจะมองว่าเป็นเรื่องยุ่งยาก แต่ถ้าใช้จนชำนาญจะทำให้เกิดความสะดวก รวดเร็ว รวมถึงลดความผิดพลาดในการทำงานได้ด้วย

ขั้นตอนการสร้างจดหมายเวียน มีอยู่ 3 ขั้นตอน คือ

1. การสร้างเอกสารหลัก เอกสารหลัก สามารถทำได้หลายแบบ ดังนี้

Letters : ลักษณะคล้ายๆจดหมาย ที่แต่ละคนข้อความจะไม่เหมือนกันได้ (เพื่อ Print)
E-mail Messages : คล้ายข้างบน แต่เป็นเพื่อส่ง E-Mail แทน
Envelops : ทำซองจดหมาย (Template ที่มีจะเป็น Size จดหมาย)
Labels : ทำ Label (1 หน้ามีหลายราย เช่น เป็น Sticker เอาไว้แปะ Template ที่มีจะเป็น Size Label)
Directory : เป็นลักษณะ list คล้ายๆ ตาราง (1 หน้ามีหลายราย)

2. การสร้างตารางข้อมูลรายชื่อที่จะแสดงในตัวเอกสารหลัก

สามารถสร้างโดยผ่านโปรแกรม Microsoft Excel Microsoft Access หรือ สร้างใน Microsoft Word เองก็ได้

3. การผสานข้อมูลในเอกสารหลัก

เป็นการเชื่อมต่อให้เอกสารหลักและตารางข้อมูลรายชื่อสามารถทำงานร่วมกันได้ เพื่อการแสดงข้อมูลตามที่ต้องการได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว

เพื่อเป็นการให้เห็นภาพได้ชัดเจน ขอยกตัวอย่างการสร้างจดหมายเวียนส่งให้ลูกค้า เพื่อเชิญเข้าร่วมงานสัมมนา ซึ่งข้อมูลที่จะต้องเปลี่ยนแปลงให้ลูกค้าแต่ละรายก็จะมี เลขที่เอกสาร, ชื่อบริษัทลูกค้า, วัน-เวลาจัดงาน, สถานที่จัดงาน ลองไปดูวิธีการสร้างจดหมายเวียนในแต่ละขั้นตอนกันค่ะ

1. การสร้างเอกสารหลัก

สร้างจดหมายขึ้นมา 1 ฉบับโดยใช้โปรแกรม Microsoft Word โดยมีรายละเอียดดังนี้

เมื่อพิจารณาแล้ว ข้อมูลที่จะต้องเปลี่ยนตามลูกค้าแต่ละรายก็คือ เลขที่เอกสาร, ชื่อบริษัท, วันเวลา สถานที่จัดงาน (ตามที่ขีดเส้นใต้สีแดง) ซึ่งเราจะนำข้อมูลนี้ไปสร้างตารางเพื่อจัดเก็บข้อมูลกันต่อไปค่ะ เมื่อพิมพ์จดหมายเสร็จแล้วให้ทำการ save ไฟล์ในชื่อ จดหมายเชิญผู้ประกอบการ.docx

2. การสร้างตารางข้อมูลรายชื่อ

การสร้างตารางข้อมูลรายชื่อ ที่จะนำไปแสดงในตัวเอกสารหลักนั้น สามารถสร้างในโปรแกรม Microsoft Excel หรือ Microsoft Word เองก็ได้ ในที่นี้ขอยกตัวอย่างการสร้างโดยใช้ Micosoft Excel นะคะ โดยตั้งชื่อไฟล์ว่า Customer List Data.xlsx ซึ่งจะมีคอลัมน์ตามข้อมูลที่เราต้องการจัดเก็บจากข้อที่ 1 มีดังนี้

- Doc.No เลขที่เอกสาร

- Customer ชื่อบริษัทลูกค้า
- Day วันจัดงาน
- Date วันที่จัดงาน
- Time เวลาจัดงาน
- Place สถานที่จัดงาน

3. การผสานข้อมูลในเอกสารหลัก

เมื่อได้ข้อมูลทั้ง 2 ส่วนครบแล้ว ให้เริ่มทำการผสานข้อมูลเข้าด้วยกัน โดยไปที่เอกสารหลัก ไฟล์จดหมายเชิญผู้ประกอบการ.docx คลิกที่แท็บ Mailings -> Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard จะเป็นการผสานข้อมูลแบบเป็นขั้นตอนที่เข้าใจง่าย

จะมีช่องรายละเอียดเกี่ยวกับ Mail Merge ขึ้นมาทางด้านขวามือ ให้เราทำตาม Step ไปทีละขั้นตอน ดังนี้ค่ะ

Step 1 ให้เลือกประเภทของเอกสารที่ต้องการทำ Mail Merge เลือกเป็น Letters แล้วคลิก Next ด้านล่าง

Step 2 ให้เลือก Use the current document แล้วคลิก Next ด้านล่าง

Step 3 ให้เลือก Recipients หรือเลือกตารางข้อมูลรายชื่อที่เราได้ทำการสร้างในขั้นตอนที่ 2 คลิก Use and existing list แล้วคลิก Browse ด้านล่าง จากนั้นให้เลือกไปยังโฟลเดอร์ที่เราได้เก็บไฟล์ตารางข้อมูลไว้ชื่อไฟล์ Customer List Data.xlsx แล้วคลิก Open

จะแสดงหน้าจอให้เลือก Sheet ที่เราเก็บข้อมูลไว้ ซึ่งก็คือ Sheet1 นั่นเอง กด OK

จากนั้นจะมีหน้าจอแสดงรายการข้อมูลในไฟล์ที่เราได้จัดเก็บไว้ขึ้นมา คลิก OK

จากขั้นตอนนี้ข้อมูลทั้ง 2 ส่วนได้เชื่อมต่อกันสำเร็จแล้ว ต่อไปให้เรานำข้อมูลมาแทนที่ลงในเอกสารหลักที่เราต้องการเปลี่ยน

Step 4 ให้ทำการนำเม้าส์ลากคลุมบริเวณเลขที่เอกสาร แล้วคลิกที่ More Items ที่ Tab บริเวณด้านขวา จะมีหน้าจอ Insert Merge Field ขึ้นมา ให้เราใช้เม้าส์เลือกฟิลด์ที่ต้องการให้เป็นสีน้ำเงิน จากนั้นกดปุ่ม Insert

เมื่อได้ Insert Merge Field แล้ว จะสังเกตได้ว่า จะมีฟิล์ดข้อความ "<>" มาแทนที่เลขที่เอกสารของเรา จากนั้นให้ทำแบบเดียวกันนี้ให้ครบทุก Field ข้อมูลที่เราต้องการแทนที่

Step 5 สามารถเรียกดูผลลัพธ์ที่เราได้ทำการ Merge ได้ โดยสามารถใช้ลูกศรเพื่อทำการเลื่อนรายการ

หรือคลิกที่ไอคอน Preview Results และสามารถเลื่อนดูรายการอื่นๆได้อีกโดยใช้ปุ่มลูกศรด้านข้าง

ข้อมูลรายการถัดไป

Step 6 เมื่อเราได้ทำการ Merge สำเร็จแล้ว เราสามารถที่จะสั่งปริ้นท์เอกสารออกมาได้ โดยเลือกที่ Print จะมีหน้าต่างให้เลือกว่าต้องการพิมพ์ทั้งหมด หรือ แค่บางรายการ

หรือเลือกที่ Edit individual letters จะเป็นการสร้างไฟล์ใหม่ขึ้นมาแยกต่างหากอีกหนึ่งไฟล์ ซึ่งเป็นไฟล์ผลลัพธ์ที่ได้จากการ Merge สำเร็จแล้ว เช่น หากเรามีข้อมูลรายชื่อลูกค้าทั้งหมด 100 รายการ ในไฟล์ใหม่นี้จะได้จดหมายทั้งหมด 100 หน้าสำหรับลูกค้าแต่ละราย และหากเราทำการแก้ไขที่จดหมายที่หน้าใดก็ตาม จะหมายถึงแก้ไขแค่จดหมายนั้นแค่หน้าเดียว การแก้ไขนี้จะไม่กระทบกับจดหมายที่อยู่ในหน้าอื่นๆ ด้วย

สำเร็จแล้วค่ะการทำจดหมายเวียน ไม่ยากเลยใช่มั้ยคะ หวังว่าเพื่อนๆ คงจะได้นำเอาวิธีการนี้ไปช่วยพัฒนาปรับปรุงการทำงานของเพื่อนๆ ให้งานเสร็จเร็วๆ จะได้มีเวลาไปออกกำลังกาย ดูแลรักษาสุขภาพกันค่ะ แต่ถ้าเพื่อนๆ คนไหนเห็นว่าการทำจดหมายเวียนแบบนี้มันก็เบ ๆ เด็ก ๆ ธรรมดา ๆ กดไปดูหัวข้อถัดไปเลยค่ะ เป็นการทำจดหมายเวียนแบบไม่ธรรมดา เอ๊...ไม่ธรรมดายังไงน๊า ลองคลิกเข้าไปอ่านกันได้เลยค่ะ

Create Date : 25 พฤษภาคม 2562

0 comments

Last Update : 31 พฤษภาคม 2562 16:16:06 น.

Counter : 2264 Pageviews.