Tech Support

 

วิธีการบันทึก Calendar บน Microsoft Outlook

 

• เปิดโปรแกรม Microsoft Outlook
• คลิกเลือกหัวข้อ Calendar
• ที่แท็บ Home ของ Calendar เราจะพบกับหน้าตาปฏิทินของเรา 
• เริ่มต้น บันทึกนัดหมายแรก
• ดับเบิลคลิกวันที่ต้องการ
• จะพบหน้าต่าง Event
• พิมพ์ชื่อ Subject หรือหัวเรื่องที่ต้องการ พิมพ์ชื่อ Location  ชื่อสถานที่นัดหมาย เป็นต้น
• จากนั้นอย่าลืมพิมพ์ วันที่ และเวลานัดหมายด้วย
• กดปุ่ม Save & Close เพื่อบันทึกรายการลงใน Calendar  แบบปกติธรรมดาเท่านั้น แต่หากต้องการเพิ่มเติมความสามารถให้ Calendar อีกก็สามารถทำได้ดังนี้

• ถ้าต้องการปรับแต่งเพิ่มเติมเวลาในการเตือน  ให้คลิกช่อง Reminder บนบาร์ด้านบนและปรับเวลาให้เตือนล่วงหน้าตามต้องการ (หากในช่วงเวลาที่กำหนดเรามีนัดหมายอื่นอยู่แล้ว โปรแกรมจะขึ้นเตือนว่า Conflicts with another appointment)

 

• หากต้องการให้มีการบันทึกการนัดหมายแบบซ้ำวันได้อีก ก็ให้คลิกที่ Recurrence  เพื่อให้บันทึกการนัดหมายลงไปยังวันที่ต้องการให้มีการนัดซ้ำ

 

• และหากต้องการส่งการนัดหมายนี้ให้ผู้อื่นด้วย สามารถระบุผู้รับได้โดยคลิกที่ปุ่ม Invite Attendees จะปรากฎช่อง To..  ก็ให้เราพิมพ์อีเมลล์ผู้ที่เราต้องการเชิญ ให้เข้าร่วมกับการนัดหมายนั้นๆ ลงไป เช่นเดียวกับการส่งอีเมลล์ปกติ  จากนั้นคลิก Send

     หมายเหตุ :  ในกรณีที่มี calendar หลายอัน เช่น calendar หลักสำหรับการทำงาน และ Private calendar ที่ใช้บันทึกกิจกรรมส่วนตัว  ในกรณีที่มีการนัดหมาย จะมีการบันทึกลงใน calendar หลักเพียงเท่านั้น จะไม่สามารถบันทึกลงใน Private calendar ได้
 

     เพียงเท่านี้ เราก็สามารถบันทึกให้โปรแกรม Microsoft Outlook สร้างตารางนัดหมายของเราได้แล้ว กรณีต้องการแก้ไข หรือเพิ่มเติม เราสามารถคลิกเลือก Event นั้น เพื่อแก้ไขได้ทันที  หรือถ้าต้องการลบ ก็คลิกปุ่ม delete ได้ทันที เช่นกัน

     รองรับการใช้งาน Microsoft Outlook ทุกเวอร์ชั่น แต่หน้าตาและขั้นตอนอาจแตกต่างกันบ้างเล็กน้อย โดยเฉพาะเวอร์ชั่นเก่าๆ

การส่ง Calendar ของเราให้ผู้ร่วมงานคนอื่นๆ

     เราสามารถส่ง calendar ที่เราได้ทำการบันทึกใน Outlook ไปให้ผู้ร่วมงานท่านอื่นๆ ได้ เพื่อที่ผู้ร่วมงานจะได้ทราบว่าในวันนั้นๆ เรามีกำหนดการเป็นอย่างไรบ้าง ติดงานหรือไม่ หรือว่างตั้งแต่กี่โมงถึงกี่โมง เป็นต้น เราลองไปดูกันค่ะ ว่าการส่ง calendar ไปให้ผู้ร่วมงานคนอื่น มีขั้นตอนการทำอย่างไรบ้าง

    ก่อนอื่น ขอยกตัวอย่างว่า admin มี calendar 2 อัน คือ Calendar หลัก และ Private Calendar นะคะ  Calendar หลักจะทำการบันทึกเกี่ยวกับงานทั้งหมด เช่น ประชุม หรือนัดหมายต่างๆ ส่วน Private Calendar มีไว้สำหรับบันทึกกิจกรรมส่วนตัว 

     วิธีส่ง Calendar สามารถทำได้ดังนี้
     1. ที่หน้าจอปฏิทิน ให้คลิกเลือก E-mail Calendar ที่เมนูบาร์
 

     โปรแกรมจะเปิดหน้าจออีเมลล์ปกติให้ โดยจะมีหน้าจอเล็กๆ  ด้านล่างนี้ปรากฎขึ้นมาเพื่อให้เลือกดังนี้

     Calendar : ให้เลือกว่าจะส่ง calendar ไหนไปให้ผู้ร่วมงาน ตามตัวอย่างเลือกเป็น Private Calendar
 

     Date Range : ระยะเวลาของ calendar ที่ต้องการส่งให้ผู้ร่วมงาน สามารถเลือกได้ว่า จะส่งวันนี้, พรุ่งนี้ , ถัดไปอีก 7 วัน ....หรือตามระยะเวลาที่กำหนด โดยจะมีช่วงให้เลือกว่าเริ่มต้นเมื่อไหร่ และสิ้นสุดเมื่อไหร่ 
 

     Detail :  คือรายละเอียดใน calendar ว่าต้องการรายละเอียดแบบใด มีให้เลือก 3 ชนิดคือ

• Availability only :   จะแสดงรายละเอียดในแต่ละวันว่า "Free", "Busy", "Tentative", "Working Elsewhere", "Out of Office" เท่านั้น
• Limited details : จะแสดงรายละเอียดช่วงเวลาที่ว่างและและหัวข้อของการนัดหมายเท่านั้น
• Full details : จะแสดงรายละเอียดทั้งหมดที่เจ้าของปฏิทินได้บันทึกไว้

     ตามตัวอย่าง admin ขอเลือกเป็น Full details นะคะ จะได้เห็นชัดๆ ค่ะ เมื่อเลือกตัวเลือกต่างๆ ครบแล้ว คลิก OK โปรแกรมจะแนบรายละเอียด calendar ลงในอีเมลล์ให้อัตโนมัติ จากนั้นให้เราใส่ชื่อผู้ร่วมงานที่เราต้องการส่ง calendar ให้ในช่อง To  จากนั้นกด send ได้ตามปกติค่ะ

 

     มาดูในฝั่งผู้ร่วมงานที่ได้รับอีเมลล์ Calendar กันบ้างค่ะ เมื่อได้รับอีเมลล์ calendar จากผู้ร่วมงานท่านอื่นที่ส่งมาให้ ให้เปิดอีเมลล์ขึ้นมาแล้วคลิกที่ Open this calendar 
 

     และจะมีหน้าจอถามว่าจะให้ add calendar นี้ลงใน calendar ของเราหรือไม่ และเราควรเปิด calendar จากผู้ส่งที่เรารู้จักเท่านั้น เพื่อป้องกันไวรัสที่อาจแฝงตัวมาค่ะ ถ้ามาจากผู้ที่เชื่อถือได้ให้ตอบ yes ได้เลยค่ะ
 

     จากนั้นจะเห็นว่าใน calendar ของทางผู้รับมี calendar เพิ่มขึ้นมาอีก 1 อันชื่อว่า Private Calendar ค่ะ  ก็เป็นอันเสร็จเรียบร้อยสำหรับการรับ-ส่ง calendar ระหว่างกันแล้วนะคะ  และในที่นี้ admin ได้ทำการส่ง calendar หลักไปให้ผู้รับอีก 1 อันด้วยค่ะ  ทางฝั่งผู้รับก็ add calendar เข้าไปใน calendar ของผู้รับเรียบร้อยแล้ว จะเห็นว่าทางฝั่งผู้รับจะมี calendar ทั้งหมด 3 อัน คือ
     1. Calendar หลักของตัวเอง
     2. Private Calendar ของ admin
     3. Calendar หลักของ admin
 

     ทีนี้เวลาที่ต้องการจะหาว่าวันไหนที่ผู้รับและ admin ว่างตรงกัน ก็ต้องมาดูเทียบกันทั้ง 3 calendar  หรือถ้ามีจำนวนสมาชิกเพิ่มมากขึ้น ก็จะมีจำนวน calendar เพิ่มมากขึ้นอีกจะทำให้ดูยากขึ้นไปอีก แต่มีเทคนิคนึงที่น่าสนใจเพื่อทำให้การดู calendar ทั้งหมดที่เรามีนั่นก็คือ Overlay ค่ะ
     
     ให้ลองจินตนาการว่าแต่ละ calendar เหมือนเป็นแผ่นใส 1 แผ่น ถ้าเราเอาแผ่นใสทั้ง 3 แผ่นมาวางซ้อนทับกันโดยวางเรียงให้ตรงวันกัน เราจะสามารถดูได้ว่าในแต่ละวันมีใครบ้างที่มีกิจกรรมอะไรบ้าง หรือว่าวันไหนบ้างที่ทุกคนว่างตรงกัน สามารถทำการนัดประชุมได้อย่างพร้อมเพรียงกัน (ถ้าทุกคนอัพเดตกิจกรรมของตัวเองให้ทันสมัยอยู่เสมอ)

     วิธีการ Overlay ที่ง่ายที่สุดคือ ให้คลิกที่ลูกศรที่อยู่ด้านหน้าชื่อ calendar นั้นๆ จะเป็นการนำ calendar มาซ้อนทับกัน  หรือคลิกเลือกที่เมนู View -> Overlay  
 

     ผลลัพธ์ที่ได้ค่ะ ในแต่ละวันจะดูได้ว่าใครมีกิจกรรมอะไรบ้าง โดยดูได้จากสีที่แตกต่างกันของแต่ละ calendar  
 

     หวังว่าเพื่อนๆ คงจะได้นำ calendar มาใช้งานกันบ้างนะคะ ถ้าใช้เก่งๆ แล้วรับรองว่าเพื่อนๆ จะไม่พลาดนัดสำคัญ เลยล่ะค่ะ หากมีคำถามเกี่ยวกับการใช้งาน สามารถส่งคำถามมาให้ admin ได้เลยนะคะ ยินดีตอบทุกคำถามเลยค่ะ

Create Date : 29 ตุลาคม 2562		0 comments
Last Update : 6 พฤศจิกายน 2562 15:14:00 น.
Counter : 2610 Pageviews.
Share Tweet