2. เมื่อกดปุ่ม Share แล้วเราจะสามารถเลือกแชร์ได้สองทางคือ 
           ทางที่ 1 แชร์ไปยังอีเมล์ที่ต้องการส่งให้ และ 
          ทางที่ 2 คือก็อปลิงค์ URL เอาไปส่งให้เพื่อนเปิดอ่านเอาเอง

 

          ในที่นี้ขอยกตัวอย่างกรณีที่เรา share ให้คนอื่น โดยการใส่อีเมลล์ที่ต้องการลงไป แล้วกดปุ่ม Send  เมื่อผู้รับได้รับการ Share จะปรากฎหน้าจอดังนี้ค่ะ เราสามารถกดปุ่ม Open เพื่อเปิดไฟล์ใช้งานได้ทันที
 

     3. ซึ่งแบบส่งลิงค์ URL จะสามารถเอาส่งตามแพลทฟอร์มต่างๆ อย่างส่ง ข้อความ SMS, ส่งทางแชท facebook หรือ Line ก็ตามสะดวกเลย

     วิธีการคือให้คลิกขวาที่ไฟล์ที่ต้องการ แล้วเลือก Copy Link
 

     จะปรากฎหน้าจอลิ้งค์ขึ้นมาให้ทำการกดปุ่ม Copy เพื่อบันทึกลิ้งค์นี้ในหน่วยความจำ

 

     จากนั้นให้ทำการวางลงในโปรแกรม Line  เพื่อทำการส่งให้เพื่อน

 

    ซึ่งเราสามารถกำหนดสิทธิในการเข้าถึงไฟล์ที่แชร์ให้กับผู้อื่นได้หลายแบบ ดังนี้
     - Anyone with the link   คือ การแชร์ไฟล์ข้อมูลให้กับทุกคน
     - People in Waste Manage...ent Siam Ltd. with the link  คือ การแชร์ไฟล์ข้อมูลให้กับบุคคลากรในองค์กร
     - People with existing access คือ การแชร์ไฟล์ข้อมูลให้กับบุคคลที่มีการเข้าถึงไฟล์นี้อยู่แล้ว
     - Specific people คือ การแชร์ไฟล์ข้อมูลให้กับบุคคลแบบเฉพาะเจาะจง
     - Allow editing คือ การกำหนดสิทธิของบุคคลที่เราแชร์ไฟล์ข้อมูลไปให้ ให้สามารถแก้ไข ไฟล์ได้หรือแค่สามารถดูไฟล์ได้เท่านั้น
     - Set expiration date คือ กำรกำหนดวันหมดอายุของการแชร์ไฟล์ข้อมูล
     - Set password คือ การแชร์ไฟล์แบบตั้งรหัสผ่านสำหรับการเข้าถึงไฟล์ข้อมูล
     - Block download คือ การป้องกันไม่ให้ผู้รับสามารถคัดลอกไฟล์ ข้อความ หรือพิมพ์เอกสารได้ แต่ผู้รับยังสามารถดูได้ผ่าน Office Online เท่านั้น ซึ่งต้องไม่ติ้กหน้า Allow editing จึงจะสามารถเปิดการทำงานของ block download ให้ทำงานได้ โดยเลื่อนปุ่มสีดำไปทางด้านขวา จนปุ่มเปลี่ยนเป็นสีขาวบนพื้นหลังสีน้ำเงิน



การทำงานร่วมกันบน OneDrive

     เมื่อได้ทำการ share ไฟล์ให้ผู้อื่นสามารถใช้งานได้ ดังนั้นเราสามารถทำงานไฟล์เดียวกันได้พร้อมกันแบบเรียลไทม์ เราลองมาดูหน้าตาโปรแกรมต่างๆ เมื่อมีผู้ใช้งานร่วมกัน จะมีลักษณะอย่างไรกันค่ะ


Excel
 

     จากรูปจะเห็นว่า มีผู้ใช้งานร่วมกับเจ้าของไฟล์คือ Guest Contributor  มีสีม่วงเป็นสัญลักษณ์แทนตัว และมีเคอเซอร์เป็นสีม่วงด้วยเช่นกัน จะสังเกตได้ว่าขณะนี้กำลังทำการแก้ไขอยู่ที่เซล O11:Q32  (กรอบสีแดง)  ในขณะที่เจ้าของไฟล์มีเคอเซอร์เป็นสีเขียว กำลังทำงานอยู่ที่เซล T5 (กรอบสีน้ำเงิน)  เป็นต้น




Word
 

     จากรูปจะเห็นว่า มีผู้ใช้งานร่วมกับเจ้าของไฟล์คือ Guest Contributor  ซึ่งขณะนี้กำลังทำงานอยู่ที่หน้า 1




PowerPoint
 

   

     จากรูปจะเห็นว่า มีผู้ใช้งานร่วมกับเจ้าของไฟล์คือ Guest Contributor  มีสีเขียวเป็นสัญลักษณ์แทนตัว และจะสังเกตได้ว่าขณะนี้กำลังทำการแก้ไขอยู่ที่สไลด์ 2




Version History

     สำหรับคนที่ใช้งานด้านการแก้ไฟล์เอกสาร ปกติแล้วถ้าคุณกดเซฟไฟล์เมื่อไหร่ก็จะไม่สามารถกด undo เพื่อย้อนกลับไปแก้เอกสารก่อนกดเซฟได้ แต่ฟีเจอร์นี้จะช่วยให้ย้อนกลับไปแก้เอกสารได้ ไม่ว่าคุณจะเซฟกี่ครั้ง ก็ย้อนกลับไปยังเนื้อหาเอกสารของวันที่ที่ต้องการได้ เพียงแค่เราคลิกขวาที่เอกสารใน OneDrive บนหน้าเว็บ แล้วเลือก “Version History” เพื่อทำการรีสโตร์หรือเปิดเอกสารเวอร์ชั่นเก่าได้ นอกจากนั้นมันยังทำงานร่วมกับฟีเจอร์แชร์เอกสารสำหรับให้หลายๆ คนมาทำงานแก้ไขเอกสารร่วมกัน
 

     เดิมทีนั้นการทำงานจะรองรับแค่ไฟล์ของ Microsoft Office อย่าง Word , Excel และ PowerPoint แต่มาวันนี้ได้ขยายให้รองรับทั้งไฟล์ PDFs, CAD, รูปภาพ, วิดีโอ และไฟล์อื่นๆ นอกจากนั้นยังเพิ่มข้อมูลว่าไฟล์นั้นถูกแก้วันไหน ใครเป็นคนแก้ รวมถึงขนาดไฟล์เพื่อให้เราหาไฟล์ที่ต้องการได้เร็วขึ้น

     หมายเหตุ :  ถ้าเข้าใช้งาน OneDrive ด้วยบัญชีส่วนตัว จะสามารถเห็นได้ 25 เวอร์ชั่นล่าสุด  แต่ถ้าเข้าใช้งานด้วยบัญชีขององค์กรหรือโรงเรียนจะขึ้นอยู่กับการเซ็ตค่าไว้ของแต่ละองค์กรนั้นๆ ว่าจะเก็บไว้สูงสุดกี่เวอร์ชั่น

 

     จากนี้เพื่อนๆ คงจะรู้จัก OneDrive กันบ้างแล้ว  หวังว่าจะมีเพื่อนๆ สนใจลองไปศึกษาและลองใช้งาน OneDrive กันมากขึ้นค่ะ  หากลองใช้แล้วติดปัญหาตรงไหน สามารถถามแอดมินมาได้นะคะ   แต่ตอนนี้แอดมินมีคำถามมาถามเพื่อนๆ ค่ะ ถ้าเพื่อนๆ อยากรู้ว่าคำถามคืออะไร และถ้าตอบได้จะมีรางวัลอะไรให้หรือไม่ สามารถคลิกไปที่หัวข้อถัดไปเลยค่ะ  ฉบับนี้ลากันไปเพียงเท่านี้นะคะ  บ๊าย บาย