โดย วิบูลย์ จุง : Wiboon Joong (wbj)

เมื่อต้องการจัดตั้งธุรกิจประเภทใดก็ตาม จะใหญ่หรือจะเล็กก็ตาม ก็ต้องสร้างองค์กรธุรกิจให้สอดคล้องกับธุรกิจเพื่อความสำเร็จของธุรกิจ นักบริหารจะต้องออกแบบและพัฒนาองค์กรขึ้นมา เพื่อส่งเสริมให้ธรุกิจเป็นไปตามเป้าหมาย ซึ่งแต่ละธุรกิจก็จะไม่เหมือนกัน

การจัดองค์กรต้องอาศัยความสัมพันธ์ขั้นพื้นฐาน 3 ประการคือ อำนาจหน้าที่การงาน บุคคลากร และ ทรัพยากร ซึ่งเราจะใช้หลัก 7 ประการในการจัดองค์กร คือ

1. การคำนึงถึงปัจจัยพื้นฐานของการผลิต เช่น กระบวนการผลิต ต้นทุนการผลิต วัตถุดิบ เครื่องจักร การจัดการและการวางแผน เป็นต้น

2. การพัฒนาคนเพื่อสร้างคุณภาพของงาน โดยการพัฒนาทั้งทางด้านจิตใจ และ ความรู้ความสามารถควบคู่กันไป ซึ่งเหมาะกับธรุกิจบริการ หรือ ธุรกิจที่ต้องใช้แรงงานคนเป็นหลัก

3. การศึกษาและวิเคราะห์การทำธุรกิจอย่างดี ไม่ว่าจะเป็นจุดใดๆ ก็ตาม และต้องติดตามธุรกิจอย่างต่อเนื่อง

4. การศึกษาและวิเคราะห์สภาพสังคม เศรษฐกิจ ที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะ เรื่องเกี่ยวกับการเมือง นโยบาย เป็นต้น

5. การศึกษาและวิเคราะห์การลงทุน และ การหาแหล่งเงินทุน รวมทั้งการหาแหล่งเงินทุนสำรองเพื่อเป็นตัวสนับสนุน และ ทำให้ธรุกิจดำเนินต่อไปได้

6. การพัฒนาคุณภาพของสินค้าและบริการ อยู่เสมอ ด้วยการตรวจสอบคุณภาพ รวมทั้งตรวจสอบวิธีการผลิต การประเมินผลจากลูกค้า หรือผู้บริโภค ซึ่งคุณภาพก็จะขึ้นกับราคาด้วยเช่นกัน

7. ความร่วมมือและการมีผลประโยชน์ร่วมกันของธุรกิจต่อเนื่อง การคำนึงถึงผู้ขายวัตถุดิบ การสานประโยชน์ร่วมกัน การเข้าใจว่า ทุกคนต้องการกำไรทั้งสิ้น เพียงแต่เขาหรือเราได้พอควรหรือมากเกินไปหรือไม่อย่างไรเท่านั้น

โครงสร้างขององค์กรต้องเหมาะสมกับการบริหารงาน และควรจะยืดหยุ่นได้เพื่อที่จะรับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ซึ่งโครงสร้างขององค์กรถ้าจัดไว้อย่างเหมาะสมจะทำให้ การบริหารงานง่ายเพราะรู้ว่าใครรับผิดชอบอะไร ช่วยให้ติดตามงานง่ายไม่ก่อให้เกิดปัญหางานคั่งค้าง ช่วยให้การทำงานไม่ซ้ำซ้อน สามารถจ่ายงานออกไปได้โดยทั่วถึง ทำให้ขจัดปัญหาการเกี่ยงงาน หรือ ลังเลในการลงมือทำงาน ทำให้คนทำงานรู้ถึงอำนาจหน้าที่ของตนเองว่ามีขอบข่ายงานของเขามีเพียงใด ทำให้มีจิตใจสามารถจดจ่อกับงานที่ทำ สามารถประสานงานระหว่างหน่วยงานและมีความร่วมมือกับบุคคลอื่นได้ดี เป็นต้น

การแบ่งแผนกงานให้เหมาะสมควรกำหนดให้สอดคล้องกับการทำงาน และสนับสนุนให้องค์กรเจริญเติบโต ซึ่งการจ้ดแบ่งแผนกนั้น จะต้องคำนึงถึง การจัดการงานบริหาร การกำหนดขนาดของแต่ละแผนกอย่างเหมาะสม การมองถึงส่วนขยายในอนาคต งบประมาณที่มี การจัดหาบุคคลากรให้ตรงกับหน้าที่รับผิดชอบ และ การประสานงานอย่างมีระบบ ให้เกรียติแก่กันและกัน

แต่ถ้ามองในมุมมองของเจ้าของกิจการนั้น เราจะแบ่งองค์กรตามการบริหารได้ 3 อย่าง คือ องค์กรแบบรวมอำนาจ องค์กรแบบกระจายอำนาจ และ องค์กรที่สามารถปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อม ซึ่งจะใช้การบริหารแบบใดนั้น ก็ย่อมขึ้นกับความเหมาะสมกับธุรกิจ แต่ผมชอบองค์กรที่สามารถปรับตัวได้ง่ายมากกว่า

องค์กรที่สามารถปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมได้นั้น เป็นองค์กรที่มีความยืนหยุ่นทั้งการจัดรูปแบบ การจัดหน่วยงาน และ การดำเนินกิจการ แต่องค์กรก็จะมีหลักในการออกแบบง่ายๆ อย่างเช่น

1. มีการวางแผนงานล่วงหน้า โดยคำนึงถึงสภาพแวดล้อมที่อาจเปลี่ยนแปลงได้ หรือ มีปัจจัยอื่นๆกระทบ

2. บุคคลากรระดับสูง ต้องมีความสามารถดัดแปลงระบบที่ทำงานให้ยืดหยุ่น

3. ขนาดของกิจการต้องกระชับ

4. มีการหมุนเวียนของเงินได้ดี เหมาะสมกับขนาดของธุรกิจ สามารถควบคุมรายรับรายจ่ายได้

5. สามารถติดตามผลการทำงานอย่างสม่ำเสมอ เพื่อสามารถรู้เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นกับธุรกิจ

ซึ่งหากสามารถจัดองค์กรได้อย่างนี้แล้ว จะทำให้องค์กรขยายตัวได้อย่างเหมาะสมทั้งขนาด และ วิธีการ เพื่อนๆมีวิธีการจัดองค์กรของเพื่อนๆอย่างไร ลองมาแชร์ความรู้กันหน่อยนะครับ...

โดย วิบูลย์ จุง : Wiboon Joong (wbj)