สัปดาห์ที่แล้วเป็นสัปดาห์กฎหมายของรัฐวิกตอเรียจะมีสัมนากฎหมาย ทัวร์ศาล บริการแนะนำทางกฎหมาย และอื่นๆ ฟรี วันพฤหัสเราเลือกไปฟังหัวข้อ PlainEnglish ผู้พูดคือคุณแอนดรูว์ เป็นเจ้าของบริษัทสื่อที่ทำงานด้านการตรวจแก้สื่อโฆษณาหรือเอกสารบริษัทให้ลูกค้ามา 15 ปี เอกสารที่เคยปรับแก้รวมถึงสัญญาต่างๆ ด้วย

การเขียนแบบใช้ภาษาที่เข้าใจง่ายมีมาตั้งแต่สมัยเซอร์วินสตันเชอร์ชิล ซึ่งท่านชอบการเขียนแบบชัดเจน ตรงประเด็น ไม่ชอบภาษากฎหมาย ไม่ชอบภาษาทางการยาวเยิ่นเย้อ(เข้าใจได้เพราะเป็นทหารต้องอ่านไว สั่งการไว ปฏิบัติการไว)

คุณแอนดรูว์บอกว่าเอกสารหลายชิ้นที่เขียนให้มันเข้าใจยาก ลูกค้าอ่านไม่รู้เรื่อง บางทีก็เพราะทนายอยากให้ตัวเองดูดี (จำเรื่อง Plain English ที่เราเคยเขียนเมื่อสองปีก่อนได้มั้ย ตอนนั้นอาจารย์ที่ ม.ธ. ก็บอกว่า Plain English ไม่ผิด แต่ไม่แพง) คำที่คุณแอนดรูว์จะไม่ใช้เลยคือ hereto,thereto, herein, hereafter และหลายๆ คำที่คนทั่วไปไม่พูด

เมื่อสัก 5-6 ปีที่แล้ว เกิดเหตุการณ์น้ำท่วมใหญ่ในควีนสแลนด์ ตอนนั้นก็มีปัญหาเรื่องประกันน้ำท่วม หลังนี้ได้เงินชดเชย หลังโน้นไม่ได้  ส่วนหนึ่งก็มาจากกรมธรรม์เขียนความคุ้มครองด้วยภาษาที่อ่านเข้าใจได้ยาก  ผู้เอาประกันบางคนอ่านแล้วก็นึกว่าตัวเองเข้าใจดีแล้ว ก็ซื้อประกันเรียบร้อย ถึงเวลาเกิดเหตุ กลับไม่ได้เงินชดเชยซะงั้น  หลังเหตุการณ์น้ำท่วมก็เลยมีบริษัทประกันบางแห่งต้องการแก้ไขภาษาในกรมธรรม์เพื่อความชัดเจน 

ด้านล่างเป็นตัวอย่างบางส่วนที่คุณแอนดรูว์เคยแก้

เนื้อหาเดิม – A policy may be canceled by an insured person (the insured person) by providing the Company with a written notice of said cancellation. The serving of said written notice of cancellation is sufficient and will suffice in making effective the date of cancellation of the policy in the notice of cancellation. That being the end of the policy term, and hence its completion, the said policy will henceforth be cancelled. (70 คำ)

เนื้อหาที่แก้ไขแล้ว – To cancel your policy, simply write to the Company outlining when you want it canceled. (15 คำ)

เนื้อหาเดิม – We agree to provide the Cover described in this Policy upon full payment of the gross premium as stated in the Schedule. If full payment of the gross premium as stated in the Schedule is not made, there is no Cover. Therefore, the individual applying for the Cover is not covered. (51 คำ)

เนื้อหาที่แก้ไขแล้ว – Once you have paid the gross premium in the Schedule you are covered. (13 คำ)

เนื้อหาที่แก้ไขแล้ว –Please take this communication as confirmation that we have received your request to cancel your policy and confirm that your policy has now been cancelled. (25 คำ)

เนื้อหาที่แก้ไขแล้ว – As requested,we have cancelled your policy. (7 คำ)

ข้อดีของการเขียนโดยใช้ภาษาที่เข้าใจง่ายเช่น เพิ่มความไว้วางใจเพราะลูกค้าเข้าใจว่าบริษัทสื่ออะไร (ไม่หมกเม็ด) เลี่ยงการตีความที่อาจเข้าใจไปคนละทาง ประหยัดเวลาในการทำงานเป็นต้น

แล้วจะรู้ได้ไงว่าภาษาที่ใช้เข้าใจง่ายแล้ว ลองอ่านดูแล้วหากต้องเปิดพจนานุกรมเพื่อยืนยันความหมายบางคำ นั่นแสดงว่ายังใช้ภาษาง่ายไม่พอ ถ้าคำศัพท์เฉพาะสามารถแทนที่ด้วยคำที่ใช้ทั่วไปได้ให้ใช้คำทั่วไป (ตรงนี้คุณแอนดรูว์ยกตัวอย่างคำว่า force majeure เขาแทนที่ด้วยคำว่า unavoidable events ไม่รู้ว่าทนายจะเห็นด้วยมั้ย)ในประโยคที่เขียน ตรงไหนถ้าตัดออกแล้วเนื้อหายังครบ ให้ตัดเลยเพราะแสดงว่าส่วนนั้นเป็นคำฟุ่มเฟือยทำให้เยิ่นเย้อ (ภาษาไทยก็เหมือนกัน ตอนเรียนวิชาการใช้ภาษาไทยสมัยเรียนปริญญาโทการแปลที่จุฬาฯ อาจารย์ก็บอกให้ตัดคำฟุ่มเฟือยออก)