ในเวลาทำงานภายในองค์กรหรือบริษัทจำเป็นต้องมีการส่งข้อมูลจำนวนมากในบางครั้งเอกสารหรือข้อมูลที่ส่งอาจต้องการความปลอดภัยเป็นอย่างมาก การมี Email server จะสามารถตอบโจทย์ในเรื่องระบบรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวดและมีประสิทธิภาพสูง
ข้อดีของการมี Email Server คือไม่จำกัดขนาดของ Mailbox (อยู่ที่ขนาดของ Hard disk), บริหารจัดการเองได้มีความปลอดภัยขององค์กร ส่วนการเลือกใช้บริการ Email Server ให้เหมาะกับองค์กร ควรดูจากพื้นที่รวมแล้วค่อยเลือกขนาดของ Email Server เพื่อที่จะได้ตัดสินเช่า EmailServer ให้ตรงตามความต้องการ
การเช่า EmailServer ควรเลือกเช่าที่มีระบบ SSL โดย SSL คือใบรับรองความปลอดภัยสูงสุดจากGeoTrust, Inc. California U.S.A. โดยการเข้ารหัสแบบ 256 Bit เทียบเท่าระบบInternet Banking ของธนาคารชั้นนำทั่วโลก
- เช่า Email server ที่มีนโยบายการเข้าถึงข้อมูลของลูกค้า โดยต้องการมีกำหนดการเข้าถึงข้อมูลของลูกค้าในส่วนของพนักงานและฝ่าย Support
- มีระบบเครือข่าย และ ข้อมูลที่มีวิศวกรคอยดูอยู่เสมอเพื่อป้องกันการโดนเจาะข้อมูลจาก Hacker
Email server ถือเป็นตัวเลือกที่ดีที่องค์กรควรมี และเป็นสื่อโฆษณาอีกอย่างนึง เพื่อประชาสัมพันธ์และเพื่อความปลอดภัยขององค์กรเอง โดยค่าใช้จ่ายในการเช่าก็จะมีราคาที่แตกต่างกันไปหากองค์กรหรือบริษัทใดมีกำลังทรัพย์มากก็สามารถสร้าง Email server ของตัวเองได้