BlogGang.com : : คนควน : การตัดข้อความกรณีที่คำนำหน้านามติดกับชื่อ

การตัดข้อความกรณีที่คำนำหน้านามติดกับชื่อ

กรณีที่คำนำหน้านามไม่ติดกับชื่อ สามารถใช้ Excel จัดการได้ง่าย ๆ ครับไม่ว่าจะด้วยสูตรหรือใช้ Text to columns แต่หากเมื่อใดที่คำนำหน้านามมีความหลากหลายทั้งยังอยู่ติดกับชื่อแล้ว การจัดการจะยุ่งยากขึ้นครับ

ตามตัวอย่างนี้จะแสดงวิธีการหนึ่งที่จะแยกคำนำหน้านาม ชื่อ และนามสกุลออกจากกันในกรณีที่คำนำหน้านามมีความหลากหลาย ซึ่งจะใช้สูตร Array เข้ามาช่วยครับ

ภาพประกอบ

ขั้นตอน

1. จากภาพ ให้ทำการกรอกคำนำหน้าชื่อที่คิดว่าจะมีทั้งหมดก่อนที่ F2:F12

2. แล้วคีย์ในแต่ละเซลล์ดังนี้

  2.1) D3 =RIGHT(A3,LEN(A3)-FIND(" ",A3)) แล้ว Enter

  2.2) C3 =SUBSTITUTE(RIGHT(A3,MIN(LEN(SUBSTITUTE(A3,$F$2:$F$13,"")))),D3,"") แล้ว Ctrl+Shift+Enter

  2.3) B3 =SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A3,C3,""),D3,"") แล้ว Enter

ตัวอย่างวิธีคิดหลักๆ จากสูตรในเซล C3

1. เปลี่ยนคำนำหน้านามให้เป็นค่าว่าง ซึ่งจะเหลือเพียงชื่อและนามสกุล แล้วนับอักขระ จะได้จำนวนอักขระไม่รวมคำนำหน้านาม คำไหนที่ถูกเปลี่ยนโดยเอาคำนำหน้านามออกไปแล้ว จำำนวนอักขระจะน้อยลง เอาค่าที่น้อยที่สุดไปกระทำในข้อที่ 2 (ดูตัวอย่า่งการแกะสูตรด้านล่างประกอบ)

2. ใช้สูตร Right() เพื่อตัดอักขระด้านขวาของเซลต้นแหล่งให้เหลือเท่ากับจำนวนที่นับได้ในข้อ 1 ผลลัพธ์จะได้ชื่อและนามสกุล

3. ใช้สูตร Substitute() เพื่อเปลี่ยนนามสกุล(ซึ่งหาไว้ก่อนแล้วซึ่งก็คือเซล D3)ให้เป็นค่าว่างโดยต้องการให้เหลือแค่ชื่อ

ตัวอย่างการแกะสูตร จากสูตรที่ C3 ซึ่งเป็นสูตร Array

=SUBSTITUTE(RIGHT(A3,MIN(LEN(SUBSTITUTE(A3,$F$2:$F$12,"")))),D3,"")

1. เปลี่ยนคำนำหน้านามให้เป็นค่าว่าง
คลุม SUBSTITUTE(A3,$F$2:$F$12,"") แล้วกดแป้น F9 จะได้
=SUBSTITUTE(RIGHT(A3,MIN(LEN({"นางสาวมานี สวยสม";"สาวมานี สวยสม";"มานี สวยสม";"นางสาวมานี สวยสม";"นางสาวมานี สวยสม";"นางสาวมานี สวยสม";"นางสาวมานี สวยสม";"นางสาวมานี สวยสม";"นางสาวมานี สวยสม";"นางสาวมานี สวยสม";"นางสาวมานี สวยสม"}))),D3,"")

2. นับอักขระที่เหลือจากการเปลี่ยนคำนำหน้าชื่อให้เป็นค่าว่างแล้ว
คลุม LEN({"นางสาวมานี สวยสม";"สาวมานี สวยสม";"มานี สวยสม";"นางสาวมานี สวยสม";"นางสาวมานี สวยสม";"นางสาวมานี สวยสม";"นางสาวมานี สวยสม";"นางสาวมานี สวยสม";"นางสาวมานี สวยสม";"นางสาวมานี สวยสม";"นางสาวมานี สวยสม"})

แล้วกดแป้น F9 จะได้

=SUBSTITUTE(RIGHT(A3,MIN({16;13;10;16;16;16;16;16;16;16;16})),D3,"")

3. หาค่าที่น้อยที่สุดหลังจากนับแล้ว
คลุม MIN({16;13;10;16;16;16;16;16;16;16;16}) แล้วกดแป้น F9 จะได้

=SUBSTITUTE(RIGHT(A3,10),D3,"")

คำตอบคือ "มานี "

จะเห็นได้ว่าคำว่า "มานี " มีวรรคต่อท้ายมา 1 อักขระ ซึ่งสามารถทีจะใช้ฟังก์ชั่น Trim ครอบสูตรที่ C3 และ B3 เพื่อที่จะตัดช่องว่างนี้ออกไปได้ครับ ซึ่งจะได้สูตรเป็น

C3

=TRIM(SUBSTITUTE(RIGHT(A3,MIN(LEN(SUBSTITUTE(A3,$F$3:$F$13,"")))),D3,""))

Ctrl+Shift+Enter

B3

=TRIM(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A3,C3,""),D3,""))

Enter