จัดการกระบวนการอย่างไร ให้เหนือชั้น ตอนที่ 2

ต่อเนื่องมาจาก จัดการกระบวนการอย่างไร ให้เหนือชั้น ตอนที่ 1

ที่ผมได้นำเสนอการจัดการกระบวนการทำงาน ในส่วนแรกไปแล้วนะครับ

ครั้งนี้ เราจะมาพูดถึงส่วนต่อไป ของการจัดการ แต่ม...แตม.....แต๊ม.... นั่นก็คือ

(แหะ...แหะ... ติงต๊องนิดหน่อยนะคร้าบ กันเครียด)



2. การควบคุม (Control) ประกอบด้วย

การที่เราจัดทำมาตรฐานในการทำงาน ซึ่งควรที่จะละเอียดครอบคลุมทุกขั้นตอน

สามารถนำไปทำได้จริง และใช้ได้ผล โดยไม่กระทบต่อประสิทธิภาพหรือประสิทธิผลที่ได้รับจากเดิม

(ว่าง่ายๆ ไม่ขวางมือ-ขวางเท้า ในการทำงานนั่นแหละ แทนที่จะดีขึ้น กลับแย่ลง

งานได้น้อย, เสียเวลาทำงาน ขยับตัวไม่ได้ อันนั้นก็ไม่ไหวอ่ะ)

มาตรฐานการทำงานนี้ จะช่วยให้พนักงานทุกคน ทราบถึงขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจน

ควบคุมกระบวนการทำงานทุกขั้นตอน, ลดความผิดพลาด และความซ้ำซ้อนที่อาจจะเกิดขึ้นในการทำงาน

บางมาตรฐานนั้น อาจจะใช้รูปภาพเพื่อช่วยในการสื่อสารให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น

เช่นเดียวกัน มาตรฐานที่ดีนั้น จะต้องมีการปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้สอดคล้องกับการปฏิบัติจริง


ส่วนการควบคุมกระบวนการ เราสามารถทำได้หลากหลายวิธีนะครับ เช่น

ควบคุมตามตัวชี้วัดของกระบวนการ (KPI) , ควบคุมการปฏิบัติตาม Work Instruction,

ควบคุมด้วยสายตา (Visual Contraol), ควบคุมความผิดพลาด (Poka Yoke),

ควบคุมความสูญเสีย (Waste), หรือจะควบคุมด้วย IQA (Internal Quality Audit) เป็นต้น


เมื่อเรามีการควบคุมกระบวนการต่างๆ กรณีที่พบความผิดพลาด หรือเจอสิ่งบกพร่องในกระบวนการ

ควรจะมีมาตรการป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาซ้ำ โดยนำข้อมูลจริงของสิ่งที่เกิดขึ้น

มาวิเคราะห์หาสาเหตุและแนวทางการแก้ไขป้องกัน ผ่านกระบวนการคิดอย่างเป็นระบบ

และติดตามผลการแก้ไขข้อบกพร่อง พร้อมทั้งขยายผลการแก้ไขไปยังหน่วยงานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

เพื่อลด และป้องกันความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้อีก ในอนาคต



3. การปรับปรุง (Improvement) ประกอบด้วย

การพัฒนาศักยภาพของบุคลากร ด้วยการกระตุ้น ให้เกิดการแสดงความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ เช่น

การอบรมให้ความรู้, ส่งไปดูงาน, ระบบข้อเสนอแนะ, ให้พนักงานแสดงผลงาน เป็นต้น


พัฒนาทักษะการแก้ปัญหา เช่น การให้ความรู้เกี่ยวกับเครื่องมือในการวิเคราะห์มูล (7 QC Tools),

การทำงานเป็นทีม, การสื่อสารผ่านช่องทาง, กิจกรรมที่หลากหลาย

และการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ข้อมูลเทคนิคการทำงานต่าง ๆ ระหว่างพนักงานด้วยกัน


การปรับปรุงสถานที่ทำงาน เพื่อให้มองเห็นปัญหาที่เกิดขึ้น กิจกรรมที่นิยมนำมาใช้ คือ 5ส

เริ่มต้นจากการสนับสนุนของผู้บริหาร โดยมีคณะกรรมการที่ชัดเจน

รณรงค์ส่งเสริมกิจกรรมให้เกิดการมีส่วนร่วม อบรมให้ความรู้

ปรับปรุง และจัดทำเป็นมาตรฐาน, ประเมินผลเชิงสร้างสรรค์, ยกระดับการปรับปรุง

และการประเมินความเสี่ยง (Risk Management) ของกระบวนการที่ทำในปัจจุบัน เช่น

ความปลอดภัยในการทำงาน เป็นต้น


การปรับปรุงกระบวนการ เช่น เพิ่มประสิทธิภาพ หรือลดปริมาณของเสีย

โดยศึกษาสถานะ ของกระบวนการปัจจุบัน, วิเคราะห์หาสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา,

จัดทำแผนการแก้ไขปัญหา ,ปฏิบัติตามแผนที่กำหนดไว้ ,เก็บข้อมูลหลังการปรับปรุง,

ตรวจสอบผลกระทบจากการปรับปรุง และจัดทำมาตรฐานการทำงานให้พนักงานทุกคนปฏิบัติตามต่อไป


กระบวนการที่ดีต้อง กระชับ, ประหยัดทรัพยากร, มีประสิทธิภาพ และได้ประสิทธิผล

เพื่อพร้อมรับการเปลี่ยนแปลง ให้องค์กรทันต่อการแข่งขัน และสามารถอยู่รอดในธุรกิจได้ต่อไป




ที่มา จาก ; จดหมายข่าวรายเดือน สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ ปีที่ 9 ฉบับที่ 106 มกราคม 2552


เช่นเคยครับ เข้ามาแล้ว อย่าลืมแวะทักทายกันบ้างนะครับ

Create Date : 17 กันยายน 2552		0 comments
Last Update : 25 กันยายน 2552 10:13:03 น.
Counter : 1225 Pageviews.
Share Tweet