เทคนิคการสร้าง Gantt Chart ด้วย Conditional formatting

การสร้างแผนภูมิปฏิบัติการ (Gantt Chart)
ด้วยเทคนิคการกำหนดรูปแบบตามเงื่อนไข (Conditional Formatting)
กรณีตัวอย่าง “การสร้างตารางแผนการฝึกอบรมประจำปี”

งานสำคัญอีกอย่างหนึ่งของฝ่ายทรัพยากรมนุษย์คือ การวางแผนฝึกอบรมประจำปีให้กับพนักงานแต่ละระดับในองค์กร กระบวนการของการวางแผนฝึกอบรมนั้นก็เริ่มจากการสำรวจหาความต้องการฝึกอบรม (Training Need Survey) แล้วจึงมาสรุปเพื่อจัดทำแผนฝึกอบรม และการดำเนินการให้เป็นไปตามแผนนั้น สำหรับรายละเอียดของกระบวนการฝึกอบรมคงจะไม่กล่าวถึง ณ ที่นี้ เพราะไม่ใช่วัตถุประสงค์หลัก ผมขอตัดตอนเอาเฉพาะช่วงที่จะทำตารางแผนการฝึกอบรมประจำปีมาอธิบาย เพราะเราจะใช้ความสามารถของ Excel ในการทำตารางแผนการฝึกอบรม ดังรูปที่ 1


รูปที่ 1 ตัวอย่างตารางแผนการฝึกอบรมประจำปี

หลังจากที่สำรวจความต้องการและสรุปหัวข้อได้แล้วว่า จะต้องดำเนินการฝึกอบรมในเรื่องใดให้กับพนักงานในปีนั้นๆ บ้าง หัวหน้าฝ่ายฝึกอบรมก็จะต้องนำรายชื่อหลักสูตรทั้งหมดมากระจาย เพื่อกำหนดว่าหลักสูตรไหนจะจัดอบรมในช่วงใด ซึ่งส่วนใหญ่แล้วก็มักจะทำออกมาเป็นลักษณะของแผนภูมิดังรูปที่ 1 นั่นเอง

ผมเคยเห็นเจ้าหน้าที่บางท่าน สร้างตารางแผนการปฏิบัติงาน (Gantt Chart) ซึ่งมีลักษณะคล้ายๆ กับในรูปที่ 1 แต่ใช้การขีดเส้นเอาเอง กล่าวคือจะจัดกิจกรรมในช่วงเดือนไหน ก็ใช้เครื่องมือวาดรูปวาดเส้นทึบในช่วงเดือนนั้นๆ หรือไม่ก็ใช้วิธีลงสีพื้นในช่องเดือนที่ต้องการ

แต่ในความเป็นจริงแล้ว คนที่ทำงานด้านการวางแผนคงจะทราบดีว่า แผนงานใดๆ ก็ตาม ไม่ได้เรียบร้อยสมบูรณ์ในครั้งเดียว ต้องมีการปรับปรุง แก้ไข นำเสนอใหม่ ซึ่งถ้าไม่ผ่านก็ต้องมาแก้ไขอีก สองรอบ สามรอบ หรืออาจจะมากกว่านั้นก็ยังมี พอแก้ไขรายการหรือช่วงวันที่แล้ว แต่ลืมเปลี่ยนสีพื้นหรือลืมขยับเส้นที่ขีดไว้เดิม พอพิมพ์ไปแล้ว..ก็ผิดอีก ก็ต้องกลับมาแก้ไขกันใหม่ ปัญหานี้จะหมดไป เพราะในบทความนี้จะมีคำแนะนำที่ดีให้กับคุณ

เราคงได้เรียนรู้เกี่ยวกับ ความสามารถของการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข หรือ Conditional formatting กันมาบ้างแล้ว เราจะใช้วิธีการดังกล่าวมาผสมกับการเขียนสูตร และการเลือกใช้ฟังก์ชันที่เหมาะสม เพื่อสร้างตารางแผนการฝึกอบรมประจำปีที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น


รูปที่ 2 แสดงแผนภูมิ Gantt Chart ที่ได้จากการกำหนดรูปแบบเซลล์ตามเงื่อนไข

จากรูปที่ 2 เป็นตัวอย่างพื้นฐานของการจัดรูปแบบเซลล์ตามเงื่อนไข ซึ่งจะเห็นว่า แถบสีที่แสดงช่วงระยะเวลานั้นจะอยู่ชิดติดกัน หากช่วงใดคาบเกี่ยวกันก็จะเห็นแถบสีติดกันเป็นแผงเลย และถ้าเราขยายตัวอักษร หรือเพิ่มความสูงของบรรทัด แถบสีดังกล่าวก็จะมีขนาดใหญ่ตามขนาดความสูงของบรรทัดไปด้วย ทำให้ดูไม่สวยงาม ดังนั้น เราจะปรับปรุงปัญหานี้ให้ดีขึ้น

ก่อนอื่นให้ทำการสร้างตารางให้มีข้อมูล ลำดับที่ ชื่อหลักสูตร วันเริ่มต้น วันสิ้นสุด และจำนวนวัน แล้วทำการแทรกแถวว่างข้างบนและข้างล่างของแถวที่เป็นชื่อหลักสูตร ปรับขนาดของแถวที่แทรกใหม่นี้ให้มีความสูงประมาณ 6~8 พิกเซล ดังรูปที่ 3


รูปที่ 3 ตัวอย่างแผนการฝึกอบรมประจำปีที่ได้รับการแก้ไขใหม่

จากนั้นก็ทำการผสานเซลล์ โดยที่ข้อมูลในคอลัมน์ A ถึง E ในแต่ละคอลัมน์นั้น จะต้องผสานรวมกัน 3 บรรทัด เช่น บรรทัดที่ 6 – 8 หรือ 9 – 11 เป็นต้น (คุณสามารถไปดาวน์โหลดแบบฟอร์มนี้ได้จากเว็บไซต์ //www.e-hrit.com/download_index.asp?id=060009)

ใส่สูตรคำนวณให้กับตาราง

ในคอลัมน์ E ที่เซลล์ E7 ให้พิมพ์สูตร =IF(ISBLANK($C7),"",D7-C7+1) เพื่อหาจำนวนวัน ที่จะจัดฝึกอบรมของแต่ละหลักสูตร จากนั้นก็คัดลอกสูตรจาก E7 ลงมา จนครบทุกหลักสูตรที่มีในตาราง

เนื่องจากตารางตัวอย่างนี้ เป็นแผนการฝึกอบรมประจำปี 2006 ดังนั้นในแถวที่ 5 คือตั้งแต่เซลล์ F5 ให้พิมพ์วันที่ 1/1/2006, ที่เซลล์ G5 พิมพ์วันที่ 1/2/2006 ตามลำดับ โดยให้พิมพ์สูตรเช่นนี้ไปจนถึง Q5 คือวันที่ 1/12/2006


รูปที่ 4 แสดงการกำหนดรูปแบบเซลล์เป็น mmm เพื่อแสดงชื่อเดือน

หลายท่านคงสงสัยว่า ทำไมต้องพิมพ์วันที่ 1 ของแต่ละเดือนในแถวที่ 5 แทนที่จะใส่ชื่อเดือน ม.ค. ก.พ. ... ธ.ค. ลงไปตรงๆ เลย ทั้งนี้ก็เพราะว่า การใส่ชื่อเดือนนั้น รูปแบบจะเป็นข้อความ (Text) แต่การใส่วันที่ลงไปทำให้ข้อมูลในเซลล์เป็นรูปแบบวันที่ (Date) สามารถนำมาใช้คำนวณได้ ซึ่งจะกล่าวถึงต่อไป แต่เราสามารถกำหนดรูปแบบการแสดงผลเป็นชื่อเดือนได้ โดยการกำหนดรูปแบบเซลล์ (Cell format..) ให้เป็น mmm ดังรูปที่ 4

หลังจากนั้นชื่อเดือนที่อยู่หัวตาราง ก็จะเป็นดังรูปที่ 5


รูปที่ 5 ชื่อเดือนในหัวตารางหลังจากการกำหนดรูปแบบการแสดงผลแล้ว

ขั้นตอนสำคัญต่อไปก็คือ การสร้างแถบสีเพื่อแสดงว่าหลักสูตรนั้นๆ จะจัดในช่วงเดือนใด โดยการกำหนดรูปแบบตามเงื่อนไข (Conditional formatting) โดยเริ่มที่เซลล์ F7 มีเงื่อนไขว่า “C7 ต้องไม่เป็นเซลล์ว่าง (หมายถึงต้องใส่วันเริ่มต้น) และ ค่าเดือนของ C7 น้อยกว่าหรือเท่ากับค่าเดือนของ F5 และ ค่าเดือนของ D7 มากกว่าหรือเท่ากับ F5” ให้แสดงรูปแบบเซลล์ตามที่เราจะกำหนด ไม่ว่าจะเป็นสีตัวอักษร เส้นขอบ และสีพื้น

ดังนั้น เมื่อเซลล์พอยเตอร์อยู่ที่ตำแหน่ง F7 ให้คลิกที่เมนู Format > Conditional formatting… (รูปแบบ > การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข...) เมื่อกรอบการตั้งเงื่อนไขปรากฏขึ้น ให้เลือก Formula Is… (สูตรคือ...) แล้วพิมพ์สูตรดังนี้

=AND(NOT(ISBLANK($C7)),MONTH($C7)<=MONTH(F$5),
MONTH($D7)>=MONTH(F$5))

คลิกที่ปุ่ม Format (รูปแบบ) ทำการเลือกรูปแบบสีตัวอักษร เส้นขอบ และสีพื้นตามที่ต้องการ ดังรูปที่ 6


รูปที่ 6 แสดงการตั้งเงื่อนไขและการกำหนดรูปแบบเซลล์

คัดลอกสูตรจาก F7 ไปยัง G7 ถึง Q7 และทำการคัดลอกสูตรจาก F7:Q7 อีกครั้ง เพื่อไปวางในคอลัมน์ F ในแถวที่ตรงกับข้อมูลข้างหน้า เช่น F10, F13, …, F49 เป็นต้น

ในรูปที่ 7 จะเห็นว่ามีแถบสีขึ้นในเดือนที่จัดฝึกอบรม ตามที่กำหนดไว้ในวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด หากหลักสูตรใดมีระยะเวลาข้ามเดือน แถบสีก็ระบายให้จนถึงเดือนที่สิ้นสุดการอบรม เราลองเปลี่ยนวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด จะเห็นว่าแถบสีในแถวนั้นๆ ก็จะเลื่อนตามไปด้วย ในทำนองเดียวกัน ถ้าลบวันที่เริ่มต้นออก แถบสีก็จะหายไปโดยอัตโนมัติ


รูปที่ 7 แสดงผลลัพธ์ตารางแผนการฝึกอบรม ที่ได้จากการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

----------------------------------------------------------------------------
สนใจศึกษาเทคนิคการใช้ MS Excel ในงานบริหารทรัพยากรมนุษย์ได้จากหนังสือ
“Excel for HR : การใช้ Microsoft Excel ในงาน HR แบบมืออาชีพ”
ราคาจำหน่ายเล่มละ 200 บาท หาซื้อได้ตามร้านหนังสือชั้นนำทั่วไป
----------------------------------------------------------------------------

Create Date : 22 มกราคม 2551 Last Update : 1 กุมภาพันธ์ 2552 13:03:38 น. Counter : 52906 Pageviews.		17 comments
Share Tweet

	การจัดเฟอร์นิเจอร์ออฟฟิศ ไม่กล้าบอกเธอ (21 ธ.ค. 2564 17:13:20 น.)		เครื่องกรองน้ำ 4 ขั้นตอน ยี่ห้อ Mazuma Emmy Journey พากิน พาเที่ยว (8 ธ.ค. 2564 10:07:02 น.)
	เปลี่ยนจอ samsung galaxy a7 2018 mrter2012 (25 ต.ค. 2564 22:03:39 น.)		AI เพื่อร้านอาหาร : "นาทีนี้" ต้อง -->EatLab<-- peaceplay (16 ต.ค. 2564 13:49:03 น.)