จัดการกระบวนการอย่างไร ให้เหนือชั้น ตอนที่ 1
สำหรับสภาพเศรษฐกิจในปัจจุบัน ทำให้หลายๆ องค์กรต้องมีการปรับตัว

รวมถึงการพัฒนาองค์กร ด้วยวิธีการต่างๆ เพื่อให้สามารถแข่งขันเพื่ออยู่รอดได้

สำหรับการจัดการกระบวนการทำงานภายในองค์กรให้มีประสิทธิภาพนั้น

ผมว่าเป็นอีกหนึ่งวิธีที่หลายๆ องค์กรนำมาใช้

หากองค์กรใด สามารถจัดการกระบวนการให้มีประสิทธิภาพได้มากกว่า

อย่างน้อย ก็เป็นสิ่งหนึ่ง ที่ทำให้องค์กรนั้น ได้เปรียบในการแข่งขันเชิงธุรกิจมากกว่า เช่นกัน




ทีนี้ เรามาลองดูถึงเรื่อง การจัดการกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ กันดีกว่าครับ

กระบวนการนี้ แบ่งเป็น 3 ส่วนหลักๆ นั่นก็คือ



1. การออกแบบ (Design) ประกอบด้วย


อ๊ะ....อ๊ะ... ไม่ได้หมายความว่า ให้ไปขีดๆ เขียนๆ แบบอะไรนะครับ

แต่มันหมายความว่า "การวางแผนกระบวนการ"

ซึ่งก่อนที่เราจะออกแบบกระบวนการนั้น ต้อง รู้เรา ซะก่อน

โดยเราต้องเริ่มด้วยการเขียนเป็น แผนภาพความสัมพันธ์ของกระบวนการภายในองค์กร ทั้งหมด

เพื่อให้เห็นความชัดเจนขึ้นมา ว่าองค์กรของเรา ที่เป็นอยู่

มีอะไร (what), อยู่ที่ไหน (where), ประสบการณ์ (when), ใครรับผิดชอบ (who),

จำนวนเท่าไหร่ (how much), และเป็นมาอย่างไรบ้าง (how to)

สิ่งเหล่านี้แหละ จะเป็นตัวช่วย ที่ทำให้เราสามารถตัดสินใจในเชิงธุรกิจได้ดีขึ้น

โดยผลลัพธ์นั้น ก็เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ อย่างมีประสิทธิภาพ

โดยต้องสอดคล้องกับวิสัยทัศน์, พันธกิจ และสภาพการแข่งขันขององค์กร

(2 บรรทัดล่าง ที่เป็นตัวหนังสือสีดำนี้ มีอยู่ในบทความต้นฉบับ ผมขอลงไว้เช่นเดิมนะครับ

แต่ผมได้มีพูดถึงเรื่องนี้ ในลักษณะ 4W2H ที่บรรทัดด้านบนแล้วครับ)


รวมทั้ง จำเป็นที่เราจะต้องพิจารณาถึงความเชี่ยวชาญ

และมองถึงทรัพยากรที่มีอยู่ ของแต่ละกระบวนการทำงานด้วย


ทีนี้ เมื่อเราจัดทำข้อกำหนด ของกระบวนการได้ชัดเจน

จะทำให้ผู้ปฏิบัติงานทุกคน ทราบถึงรายละเอียดการทำงาน ไม่ซ้ำซ้อน จนเกิดความสับสน

และรวมไปถึง สิ่งที่องค์กรคาดหวัง ผลที่จะได้จากการทำงาน

ในแต่ละส่วน ของการทำงานพนักงานทุกคนอย่างชัดเจน

จนสามารถปฏิบัติตามได้อย่างถูกต้อง และเป็นไปตามเป้าหมาย

โดยที่นำข้อกำหนดต่างๆ นั้น ไปกำหนดเป็นตัวชี้วัด (KPI) ในการทำงานได้

และใช้เป็นกรอบการออกแบบรายละเอียด ของกระบวนการได้อีกต่างหาก



เอาล่ะครับ มาถึงขั้นตอน ที่เราจะต้องออกแบบกระบวนการให้สามารถตอบสนอง

หรือบรรลุตามข้อกำหนดที่องค์กรต้องการจะเป็นกันแล้ว

พื้นฐาน นั่นก็คือการมองจากข้อกำหนดที่องค์กรต้องการนั่นแหละ

ให้ดูขั้นตอนส่วนไหนว่า ควรจะเป็นเอกสาร หรือแบบฟอร์มที่จำเป็นต้องใช้,

กำหนดทรัพยากรที่จำเป็นในการเกื้อหนุน,

หาผู้รับผิดชอบให้ตรงกับงาน, กำหนดวิธีการที่จะควบคุมให้เป็นไปตามกำหนด,

หาวิธีการตรวจสอบทั้งในแง่กระบวนการ และผลิตภัณฑ์

จากนั้นนำมาทดลองปฏิบัติ และตรวจสอบ ปรับปรุงแก้ไขกระบวนการให้เหมาะสม

เมื่อได้เป็นที่น่าพอใจแล้ว ให้จัดทำเป็นเอกสารมาตรฐานในการทำงานไว้

เพื่อเป็นบันทึกช่วยในการบริหาร และอ้างอิงการทำงานสำหรับพนักงานใหม่ต่อไป





ว้า............ ฝอยเพลินไปหน่อยครับ ยาวเหยียดเลยทีนี้ เพิ่งจบส่วนเดียวเอง

พอดีบทความตอนนี้ ผมขยายความเพิ่มเติมบางส่วนเข้าไปบ้างครับ

ก็เลยยาวกว่าบทเดิมไป ขอยกยอดอีก Blog ต่อเนื่องแล้วกันนะครับ


ที่มา จาก ; จดหมายข่าวรายเดือน สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ ปีที่ 9 ฉบับที่ 106 มกราคม 2552




เช่นเคยครับ เข้ามาแล้ว อย่าลืมแวะทักทายกันบ้างนะครับ



Create Date : 18 สิงหาคม 2552
Last Update : 18 สิงหาคม 2552 13:35:52 น.
Counter : 658 Pageviews.

0 comments

Ko7vasan.BlogGang.com

ko7vasan
Location :
  

[ดู Profile ทั้งหมด]
 ผู้ติดตามบล็อก : 19 คน [?]

บทความทั้งหมด