ลดค่าใช้จ่าย ได้ประสิทธิภาพ

ในช่วงเศรษฐกิจขาลง ยอดขายของเกือบทุกกิจการก็ลดลงตามไปด้วย

สิ่งหนึ่งที่เรามักจะเห็น คือ นโยบายการลดค่าใช้จ่าย

ทั้งนี้เพื่อรักษาระดับกำไรของบริษัทไว้ ซึ่งเป็นเรื่องที่ดี และควรกระทำ

เพราะถ้าบริษัทมีกำไร ก็จะยังสามารถดำเนินกิจการต่อไปได้

แต่ในบางครั้ง การที่ฝ่ายบริหารเน้นย้ำแต่ตัวเลขค่าใช้จ่ายที่ลดลงได้
โดยไม่ได้ตรวจสอบเหตุที่ทำให้ค่าใช้จ่ายลดลงได้ ก็ส่งผลลบต่อกิจการได้เช่นกัน

ผลลบนั้นเกิดขึ้นเมื่อ วิธีการลดค่าใช้จ่ายของนั้น ไม่ได้เกิดจากการใช้ให้น้อยลง ใช้ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

แต่เป็นการใช้ของที่คุณภาพน้อยลง เช่น การใช้วัตถุดิบเกรดรองลงมา การซื้อเครื่องใช้สำนักงานราคาถูก เน้นปริมาณมากกว่าคุณภาพ การซื้ออุปกรณ์ไฟฟ้ารุ่นเก่า การใช้ของปลอม และอีกมากมาย

ซึ่งเป็นความจริงว่า วิธีการนี้ลดค่าใช้จ่ายให้เห็นผลได้ทันที แต่ไม่ใช่ในระยะต่อมา เพราะ ของที่ซื้อมาเหล่านี้อาจใช้งานไม่คุ้มค่า หรือส่งผลให้เกิดค่าใช้จ่ายการซ่อมบำรุงตามมา เช่น ปากการาคาถูก อาจใช้ได้จริงไม่ถึงครึ่ง ที่ใช้ได้ก็ใช้ได้ครั้งสองครั้ง ทำให้ต้องจัดซื้อถี่ขึ้น การใช้หมึกปลอม ก็ทำให้ Printer เสียได้ อาจต้องซ่อม หรือเปลี่ยน Printer ใหม่เลย พอรวมแล้วอาจไม่ทำให้ค่าใช้จ่ายลดลง

บางกรณีอาจให้ผลลัพธ์ที่แย่กว่า อย่างในกรณีการลดคุณภาพของวัตถุดิบ จะส่งผลให้ลูกค้าขาดความเชื่อมั่น และหันไปซื้อของเจ้าอื่นแทน สุดท้ายบริษัทเจ๊ง

โดยส่วนใหญ่ฝ่ายบริหารมักมอบหมายหน้าที่ การควบคุมค่าใช้จ่ายเหล่านี้ให้ฝ่ายบัญชี ไม่ก็ฝ่ายบุคคล ซึ่งด้วยเหตุนี้เองทำให้บางครั้งเกิดการตัดสินใจผิดพลาด และเกิดปัญหาตามมาดังที่กล่าวไปแล้ว เพราะ ผู้ได้รับมอบหมายคาดหวังผลงานจากการลดค่าใช้จ่ายที่เป็นตัวเลข ทำให้ไม่มองถึงผลกระทบที่จะเกิดในภายหลัง อีกทั้งบางฝ่ายอาจต้องการซื้อสินค้าเฉพาะทาง แต่ผู้ได้รับมอบหมายให้ดูแลค่าใช้จ่าย ไม่มีความรู้ ความเข้าใจในศาสตร์ด้านนั้นๆ ทำให้ตัดสินใจซื้อสินค้าที่ไม่ตรงความต้องการของผู้ใช้งาน แต่ตอบสนองเรื่องค่าใช้จ่ายแทน เช่น ฝ่ายศิลป์ขอซื้อคอมพิวเตอร์ Mac แต่เนื่องจากราคาแพง ผู้ได้รับมอบหมายจึงจัดซื้อคอมพิวเตอร์ทั่วไปให้แทน

ดังนั้นในการเลือกใช้นโยบายลดค่าใช้จ่าย ฝ่ายบริหารควรจะเข้ามามีส่วนในการกำกับ ดูแล และตัดสินใจอย่างใกล้ชิด เพื่อป้องกันการตัดสินใจผิดพลาดของผู้ได้รับมอบหมาย อีกทั้งควรเลือกใช้มาตรการการลดค่าใช้จ่าย จากการใช้ให้น้อยลง หรือใช้ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นจะดีกว่า เพราะให้ผลที่ยั่งยืน

ตัวอย่างการลดค่าใช้จ่ายจากการใช้ให้น้อยลง หรือมีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น การใช้กระดาษสองด้าน การปิดไฟ ปิดแอร์ช่วงพักเที่ยง การชงกาแฟแต่พอดื่ม การไม่ต้องใส่สูทในการประชุม การไม่นำอุปกรณ์ส่วนตัวมาชาร์ตไฟที่ทำงาน การใช้อีเมล์แทนโทรศัพท์ การปรับโปรโมชั่นมือถือบริษัทให้เหมาะสมกับแต่ละตำแหน่ง การนำน้ำถูพื้นไปรดต้นไม้ เป็นต้น

นอกจากการช่วยกันประหยัดแล้ว ฝ่ายบริหารก็ควรสนับสนุนให้มีการสร้างรายได้จากขยะด้วย เช่น การจำหน่ายเศษกระดาษ หนังสือพิมพ์เก่า การจำหน่ายตลับหมึกเก่า ซึ่งการทำเช่นนี้จะเป็นการสร้างลักษณะนิสัยที่ดีให้กับพนักงานให้รู้จักคุณค่าของขยะ อีกทั้งเงินที่ได้มา บริษัทอาจนำมาเป็นสิ่งตอบแทนให้กับพนักงานในรูปสวัสดิการก็ได้ เช่น ผลไม้ช่วงบ่าย ลูกอมสำหรับทุกฝ่าย เป็นต้น บริษัทไม่ได้เสียเงินเพิ่ม พนักงานก็พอใจ แล้วมีเหตุผลอะไรที่เราจะไม่เริ่มตั้งแต่เดี๋ยวนี้

ก่อนจากมีสิ่งสำคัญที่สุดอยากฝากไว้สำหรับการดำเนินนโยบายนี้ คือ ฝ่ายบริหารต้องแสดงให้เห็นถึงความจริงจัง และเป็นแบบอย่างที่ดีให้พนักงานดูด้วย เพราะถ้าหัวไม่สั่น หางก็ไม่มีทางกระดิกหรอกครับ

Create Date : 23 กันยายน 2552		2 comments
Last Update : 23 กันยายน 2552 12:00:23 น.
Counter : 2518 Pageviews.
Share Tweet