ความสำคัญของหลักบัญชีคู่กับบัญชี 5 หมวดและงบการเงินที่ควรรู้ไว้
ความสำคัญของหลักบัญชีคู่กับบัญชี 5 หมวดและงบการเงินที่ควรรู้ไว้
คราวที่แล้ว เกริ่นกันไปในเรื่องบัญชี..เรื่องใกล้ตัว คราวนี้ผมจะเขียนบทความต่อเนื่องในเรื่องต่อไปสำหรับท่านๆที่ต้องการจะทำความเข้าใจเกี่ยวกับบัญชีหรือต้องการที่พอจะสามารถบันทึกบัญชีด้วยตัวท่านเอง ก่อนอื่นท่านต้องเข้าใจหลักการในการบันทึกข้อมูลทางบัญชีเสียก่อนว่ามันเป็นระบบการบันทึกข้อมูลเพื่อการจัดแยกประเภทของรายการที่เกิดขึ้นซึ่งต้องมีอยู่เป็นคู่เสมอๆโดยแบ่งบันทึกแยกกันคนละข้างสำหรับรายการ 1 รายการ คือข้างซ้ายและข้างขวาซึ่งบางครั้งอาจจะมากกว่า 1 คู่บัญชีก็ได้แต่ทั้งนี้ผลรวมข้อมูลทั้งสองข้างต้องเท่ากันเสมอ ซึ่งเรียกว่ามันดุลกันตามภาษาของนักบัญชีและหลักการที่เราใช้ในการบันทึกเพื่อแยกประเภทรายการเราเรียกมันว่า หลักบัญชีคู่ซึ่งเคยเกริ่นไปแล้วในบทความก่อนหน้า
แต่ก่อนที่เราจะไปพูดถึงเรื่องการลงบัญชีเพื่อแยกประเภทรายการในรายละเอียดต้องมาทำความเข้าใจกับประเภทของบัญชีเสียก่อน ไม่งั้นก็ไม่รู้ว่าจะแบ่งประเภทให้เค้าอย่างไร ประเภทหรือหมวดบัญชีที่ได้มีการแบ่งแยกไว้ตั้งแต่ผมร่ำเรียนมา(มันมีมาก่อนหน้านั้น ไม่รู้นานแค่ไหนแล้ว) แบ่งออกได้เป็น 5 ประเภทได้แก่ 1. สินทรัพย์ 2. หนี้สิน 3. ทุน 4. รายได้ 5. ค่าใช้จ่าย
มีแค่ 5 ประเภทหรือ 5 หมวดแค่นั้นแต่สามารถแบ่งแยกรายละเอียดออกได้เป็นหลายร้อยหลายพันบัญชีย่อย เช่น บัญชีหมวดสินทรัพย์อาจประกอบไปด้วยบัญชีย่อยๆอีกเป็นนับร้อยบัญชี การจะแยกละเอียดขนาดไหนก็แล้วแต่ว่าเราต้องการข้อมูลที่จะนำมาใช้งานละเอียดมากน้อยแค่ไหน ที่เค้าแยกไว้เพียงแค่ 5 หมวดนี้ก็ใช้ได้ครอบจักรวาลแล้ว ไม่ว่าจะเป็นบริษัทใหญ่โตขนาดไหนหรือจะเป็นห้างร้านเล็กจ้อยปานใดก็ตามก็มี 5 หมวดบัญชีเหมือนกัน
บัญชี 5 หมวดนี้จะถูกนำไปสร้างงบการเงิน ในชั้นนี้เอาแค่ 2 งบก่อนก็พอ เยอะมากเดี๋ยว งง ไปกันใหญ่ งบ 2 งบที่ว่านี้แบ่งเป็น
1. งบแสดงฐานะการเงิน(ในอดีตเรียกกันว่างบดุลตามฝรั่งซึ่งใช้คำว่า Balance sheet ตอนนี้ฝรั่งเค้าเรียกว่า Statement of Financial position เราก็แปลเป็นไทยตามนั้น) ที่นักบัญชีเรียกกันแต่ตั้งเดิมว่างบดุลเนื่องจาก 2 ข้างซ้าย-ขวามันจะดุลกันเสมอ โดยการจัดทำงบแสดงฐานะการเงินจะอาศัยบัญชีอยู่ 3 หมวดคือหมวดที่ 1 ถึงหมวดที่ 3 เท่านั้น นั่นคือ สินทรัพย์, หนี้สินและทุน มันดุลกันยังไงนะหรือ... ทุกๆการเกิดขึ้นของสินทรัพย์ เราต้องอาศัยเงินทุนจาก 2 หมวดบัญชีเสมอในสัดส่วนที่แล้วแต่จะเอื้ออำนวยนั่นคือหมวดหนี้สินกับหมวดของทุน เราอาจจะใช้ทุนตัวเอง 100% และไม่ใช้หนี้เลยหรืออาจใช้เงินทุนจากการก่อหนี้บางส่วนและทุนของตัวเราเองบางส่วน แต่จะใช้หนี้ 100% โดยไม่มีทุนตัวเองเจือปนนี่คงยากอยู่ครับ ยังไม่เคยเจอ ดังนั้นสมการที่เรากล่าวถึงสำหรับงบแสดงฐานะการเงินหรืองบดุลก็คือ
สินทรัพย์ = หนี้สิน + ทุน
เช่น เราอยากจะซื้อรถยนต์ซัก 1 คันราคา 5 แสน ตัวเรามีเงินทุนของเราเอง 3 แสนที่เหลือ 2 แสนก็คงต้องขอกู้จากใครซักคนซึ่งเค้าคนนั้นก็จะเป็นเจ้าหนี้เงินกู้หรือเป็นหนี้สินของเรา ถ้าเราทำการบันทึกบัญชีแยกประเภทสำหรับเรื่องซื้อรถที่ว่ามาโดยเอาหลักบัญชีคู่มาใช้ก็จะบันทึกโดย
| รถยนต์ | 500,000.- | | | ทุน | | 300,000.- | | เจ้าหนี้เงินกู้ | | 200,000.- |
อย่างที่ว่าไป การบันทึกบัญชีอาจไม่ได้มีคู่บัญชีเพียงคู่เดียวเสมอไป อย่างตัวอย่างนี้เรามี 3 บัญชีแต่สังเกตว่าผลรวมทั้งสองด้านมันดุลกันที่ 500,000.- บาท ทีนี้นักบัญชีเค้าเรียกการลงบัญชีฝั่งซ้ายมือว่า เดบิต (Debit) ย่อว่า "Dr." และฝั่งขวามือว่า เครดิต (Credit) ย่อว่า "Cr." ดังนั้นเวลาเค้าพูดถึงการลงบัญชีเค้าก็จะติดปากกันว่า เดบิต รถยนต์ 500,000.- เครดิต ทุน 300,000.- และ เครดิต เจ้าหนี้เงินกู้ 200,000.- ดังนั้นท่านผู้อ่านก็ไม่ต้อง งง กับคำพูดของนักบัญชีเรื่องเดบิตกับเครดิตอีกต่อไป มันเป็นตัวแทนของข้างซ้ายและข้างขวาแค่นั้น
ผู้เขียนเข้าใจว่าวิชาบัญชีมันมีรากฐานมาจากชาวตะวันตกเค้า ฝรั่งเค้าก็เรียกเดบิต เครดิตกันเป็นปกติ เช่น มีเดบิตคาร์ด เครดิตคาร์ด เราก็ใช้ทับศัพท์ไปจะมาเรียกข้างซ้ายหรือข้างขวาก็กระไรอยู่ สำหรับคำว่า Debit มันถูกย่อเป็น Dr. ทั้งๆที่มันไม่มี r ก็มีทฤษฎีที่กล่าวไว้ว่ามันน่ามาจาก debit record , Dr. กับ Credit record, Cr. ไปหาอ่านกันได้ตามอากู๋ครับแต่คงไม่ใช่เรื่องสำคัญมากมาย...
สังเกตว่าหมวดสินทรัพย์จะอยู่ฝั่งเดบิตเสมอเมื่อมันเพิ่มขึ้นแต่ถ้ามันลดลง เราก็จะลดมันลงด้วยการเครดิต ขณะที่หมวดหนี้สินกับทุนจะอยู่ฝั่งเครดิตเสมอเมื่อมันเพิ่มขึ้นและเช่นกันเมื่อมันลดลงเราจะเดบิตมัน เหมือนกับเรามีเดบิตคาร์ดคือเราใช้เงินเราเอง เรามีเงินของเราเอง ถ้าเรามีเครดิตคาร์ด เราใช้เงินจากสถาบันการเงินหรือก็คือยืมเงินชาวบ้านมาใช้ก่อนนั่นเอง บางคนอาจเถียงในใจว่า อ้าวแล้วทุนหละ ทำไมไปอยู่ฝั่งเครดิตเหมือนกันกับหนี้สิน ในที่นี้ก็ย้อนกลับไปที่ว่าการลงทุนในสินทรัพย์นั้นเราต้องอาศัยแหล่งเงินจาก 2 แหล่งเสมอคือหนี้สินและทุน ดังนั้นมันก็เป็นภาคบังคับอยู่แล้วที่ยอดดุลคงเหลือของทุนก็ต้องอยู่ฝั่งขวามือหรือฝั่งเครดิตเสมอ ถ้าเข้าใจในลักษณะนี้ก็คงไม่ต้องมาท่องจำกันมากว่าบัญชี 3 หมวดนี้ยอดดุลคงเหลือมันควรอยู่ฝั่งไหน
2. งบกำไรขาดทุน เป็นงบที่สองที่จะรู้จักกันในเบื้องต้นในวันนี้ เป็นงบที่ถูกสร้างมาจากบัญชีหมวดที่ 4 และหมวดที่ 5 ซึ่งชื่อหมวดก็บอกไว้ชัดเจนว่าเป็นหมวดรายได้และหมวดค่าใช้จ่าย ตัวเลขกำไรขาดทุนก็เกิดจากรายได้หักด้วยค่าใช้จ่ายนั่นเอง อย่างที่เราๆท่านๆรู้กันอยู่แล้ว
คราวนี้มาดูการเดบิต เครดิตกันอีกครั้งสำหรับบัญชี 2 หมวดหลังนี้ ค่าใช้จ่ายจะอยู่ฝั่งเดบิตเนื่องจากการเกิดขึ้นของค่าใช้จ่ายจะทำให้กิจการเสียสินทรัพย์ออกไป(เครดิต สินทรัพย์) หรือต้องไปก่อหนี้ (เครดิต หนี้สิน) เช่น เรามีค่าไฟฟ้าเกิดขึ้น 2,000.- บาท เราต้องชำระค่าไฟฟ้านั้นด้วยเงินสดหรือถ้าเรายังไม่ชำระ การไฟฟ้านครหลวงก็จะเป็นเจ้าหนี้ของเราสังเกตว่าการทำให้สินทรัพย์(เงินสด)ลดลงต้องเครดิต ขณะเดียวกันการมีหนี้สินเพิ่มขึ้นก็ต้องเครดิต ดังที่ว่าไปแล้วในข้างต้น ดังนั้นมันก็เป็นภาคบังคับว่าค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นจึงต้องถูกเดบิตโดยปริยายเพื่อให้ตัวเลข 2 ฝั่งมันดุลกันตามหลักบัญชีคู่และลักษณะเดียวกันไม่ว่าจะเหตุผลไรก็ตามที่ท่านต้องลดตัวเลขค่าใช้จ่ายของท่านลงท่านสามารถทำได้โดยการเครดิตมันออก...งง ใช่มั้ย เช่นท่านได้ลงบัญชีค่าไฟฟ้าไปแล้วแต่ยังไม่ได้จ่ายเงินนะ และบังเอิญการไฟฟ้าคิดเงินท่านผิดเลยลดหนี้ให้ท่าน 500 บาท กรณีนี้ท่านก็ต้องลดเจ้าหนี้และค่าใช้จ่ายลงเป็นจำนวน 500 บาท ด้วยการเดบิต เจ้าหนี้การไฟฟ้า 500 บาท(ทำให้หนี้ลดลง)และเครดิต ค่าไฟฟ้า 500 บาท(ทำให้ค่าใช้จ่ายลดลง) หลังจากแก้ไขบัญชีเสร็จท่านจะพบว่าค่าไฟฟ้าของท่านจะลดลงเหลือ 1,500.- บาท เช่นเดียวกับยอดเจ้าหนี้การไฟฟ้าก็ลดลงเหลือยอดดุล 1,500.- บาท เช่นกัน... ค่อยๆทบทวน หยิบกระดาษมานั่งเขียน Dr. , Cr. แล้วจะเข้าใจมากขึ้น
รายได้จะมีพฤติกรรมในทางตรงกันข้ามกับค่าใช้จ่าย ดังนั้นการเพิ่มขึ้นของรายได้ต้องบันทึกโดยการเครดิตและถ้ามันลดลงไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตามเราสามารถบันทึกการลดลงของเค้าได้ด้วยการเดบิต รายได้ที่เพิ่มขึ้นมีผลให้เรามีสินทรัพย์เพิ่มขึ้นหรืออาจทำให้ให้เรามีหนี้สินที่ลดลงได้ ตัวอย่างเช่น เราขายสินค้าออกไป 5,000.- บาทสิ่งที่เราได้รับคือเงินสดเป็นค่าตอบแทนสินค้า เงินสดเพิ่มขึ้นจะถูกบันทึกโดยการเดบิต ดังนั้น รายได้ที่เพิ่มขึ้นก็จะถูกบันทึกด้วยการเครดิตไปโดยปริยาย ท่านผู้อ่านบางท่านก็อาจสงสัยอีกว่าเอ๊ะ..แล้วหนี้สินที่มันลดลงจากการเพิ่มขึ้นของรายได้มันเป็นยังไง มันสามารถเกิดขึ้นได้เป็นปกติ เช่นท่านได้รับส่วนลดจากเจ้าหนี้ค่าสินค้าที่ท่านซื้อมา เช่นซื้อสินค้ามา 10,000.- บาทแล้วค้างเงินเค้าไว้ จากนั้น เราชำระหนี้เจ้าหนี้ได้เร็วกว่าเงื่อนไขการชำระหนี้ที่เค้ากำหนดไว้ เค้าก็เลยให้ส่วนลด 5% เป็นเงิน 500.- บาทแสดงว่าตอนนี้หนี้ที่เรามีอยู่จะจ่ายเพียงแค่ 9,500.- บาท เราก็บันทึกบัญชีโดย เดบิต เจ้าหนี้การค้า 10,000.- บาท(หนี้ลดลง) เครดิต เงินสด 9,500.- บาท(สินทรัพย์ลดลง) และ เครดิต รายได้ส่วนลดรับ 500.- บาท(รายได้เพิ่มขึ้น)หรือก็คือหนี้ที่ลดลง 500.-บาทถูกแปรเปลี่ยนไปเป็นรายได้ส่วนลดรับ 500.- บาทแต่เดิมที่ต้องเสียเงินสด 10,000.- บาทกลับเสียเงินสดเพียง 9,500.-บาท
ทีนี้ความสัมพันธ์ระหว่างงบทั้งสองงบ(งบแสดงฐานะการเงินและงบกำไรขาดทุน)นี้มันมาเกี่ยวข้องกันอย่างไร มันเกี่ยวข้องกันตรงหมวดบัญชีทุนกับตัวเลขกำไรขาดทุน กล่าวคือเมื่อกิจการมีกำไรหรือขาดทุน กำไรหรือขาดทุนนั้นจะไปสะสมเพิ่มขึ้น(กรณีมีกำไร)หรือไปลด(กรณีขาดทุน)ส่วนของทุนที่แสดงอยู่ในงบแสดงฐานะการเงิน ตัวอย่างเช่น เราเริ่มต้นทำธุรกิจ เราลงทุนไปในสินทรัพย์ต่างๆ เช่น เครื่องมือ เครื่องจักร อาคาร ฯลฯ เป็นเงิน 4.5 ล้านบาทเหลือเงินสดไว้ในธนาคาร 0.5 ล้านบาทโดยใช้เงินตัวเอง 3 ล้าน กู้ธนาคาร 2 ล้านบาท ข้อมูลตามนี้เราก็จะสร้างงบแสดงฐานะการเงินได้ดังต่อไปนี้
เมื่อเรานำสินทรัพย์ที่ลงทุนไว้ไปใช้ในการประกอบการ เช่นซื้อสินค้ามาขาย จ่ายค่าใช้จ่ายในการขายและบริหารต่างๆ เราก็จะได้งบกำไรขาดทุนตามมา ตัวอย่างเช่นเราขายของได้ใน 1ปี(วัดผลการดำเนินงานเป็นรายปี) เป็นเงิน 12 ล้านบาท มีต้นทุนสำหรับสินค้าที่ซื้อมาแล้วขายออกไป เท่ากับ 7 ล้านบาทและมีค่าใช้จ่ายในการขาย เช่น ค่าจ้างพนักงาน ค่าขนส่ง ฯลฯ เป็นจำนวน 2 ล้านบาทและมีค่าใช้จ่ายในการบริหารงาน เช่น เงินเดือนผู้บริหารกิจการ ค่าจ้างพนักงานบัญชี ฯลฯ เป็นเงิน 1.5 ล้านบาท เงินที่กู้เค้ามาก็ต้องจ่ายดอกเบี้ยทั้งปีเป็นเงิน 1 แสนบาท และที่เลี่ยงไม่ได้ก็คือต้องจ่ายภาษีเงินได้นิตบุคคลให้สรรพากรอีก 2.8 แสนบาทจากกำไรที่ทำได้ ข้อมูลตามนี้เราก็จะได้งบกำไรขาดทุนหน้าตาอย่างงี้ครับ
ผลประกอบการที่เกิดกำไรสุทธินี้ สังเกตว่าจะตกเป็นของผู้เป็นเจ้าของหรือส่วนของทุนนั่นเอง เนื่องจากเป็นกำไรจากการประกอบการที่หักดอกเบี้ยจ่ายคืนให้เจ้าของเงินกู้ไปแล้วที่เหลือก็จะตกเป็นของเจ้าของแต่การจะเอาไปจ่ายคืนเจ้าของ(จ่ายปันผล)เท่าไรนั้นก็เป็นแผนเกี่ยวกับโครงสร้างทางการเงินของบริษัทว่าจะใช้จ่ายกำไรก้อนนี้อย่างไร แต่ถ้า ณ วันสิ้นปียังไม่มีแผนจ่ายคืนกำไรแต่อย่างใด กำไร 1.12 ล้านก็จะทำให้ส่วนของทุนในงบแสดงฐานะการเงินเพิ่มขึ้น 1.12 ล้านบาท แต่ถ้ามีการจัดสรรกำไร 1.12 ล้านนี้โดยจ่ายปันผล 1.2 แสนก็จะเหลือส่วนที่เรียกว่ากำไรสะสมเพียง 1 ล้านบาท กรณีนี้ส่วนของทุนในงบแสดงฐานะการเงินก็จะเพิ่มขึ้นเพียง 1 ล้านเป็น 4 ล้านบาท(ทุน 3 + กำไรสะสม1) ในทางตรงกันข้ามถ้าเกิดขาดทุน 1.12 ล้านส่วนของเจ้าของก็จะลดลงไป 1.12 ล้านบาทซึ่งเราเรียกมันว่าขาดทุนสะสม ดังนั้นเมื่อผ่านไป 1 ปี ส่วนของเจ้าของตามกรณีกำไร 1.12 ล้านในข้างต้น ก็จะมีมูลค่ารวมเท่ากับ 4.12 ล้านบาทอันเกิดจากทุนที่ลงไว้ 3 ล้าน และ กำไรสะสม 1.12 ล้านบาทนั่นเอง ถ้าจ่ายปันผลก็เหลือเพียง 4 ล้าน ถ้าขาดทุนก็เหลือเพียง 1.88 ล้านบาท(ทุน 3 - ขาดทุน 1.12)
ก็พอหอมปากหอมคอครับสำหรับบัญชี 5 หมวดอันก่อให้เกิดงบการเงินที่เป็นหัวใจของนักบัญชี อันได้แก่งบแสดงฐานะการเงินหรืองบดุลและงบกำไรขาดทุนครับ รวมทั้งสร้างความเข้าใจเกี่ยวกับการเดบิตหรือเครดิตเพื่อการแยกประเภทรายการ คราวหน้าเราจะมาขยายความกันครับว่า งบดุลหรืองบแสดงฐานะการเงินมันมีรายละเอียดอะไร พบกันคราวหน้าครับ
| Create Date : 02 มกราคม 2562 |
| Last Update : 8 มกราคม 2562 6:43:26 น. |
|
0 comments
|
| Counter : 1626 Pageviews. |
 |
|
ฝากข้อความหลังไมค์
Rss Feed
ผู้ติดตามบล็อก : 1 คน [