ระบบ HRIS - จะพัฒนาระบบเอง หรือจะซื้อดี

4.1 การพัฒนาระบบเอง

หลังจากได้รายละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องการให้มีในระบบ เกี่ยวกับผู้ใช้งานและลักษณะการใช้งานแล้ว เราก็จะต้องพัฒนาระบบตามที่ได้ออกแบบไว้ แต่ดังที่ได้กล่าวในตอนต้นแล้วว่าระบบ HRIS นั้นอาจใช้แค่เพียงโปรแกรมเวิร์ดโปรเซสเซอร์กับระบบงานเอกสารธรรมดาๆ ก็ได้

ซึ่งในกรณีนี้การพัฒนาระบบอาจเป็นหน้าที่ของเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล หรือถ้าระบบนั้นมีความซับซ้อน มีการเชื่อมโยงข้อมูลส่วนต่างๆ เข้าด้วยกัน และมีการประมวลผลแบบอัตโนมัติ เราก็จำเป็นต้องอาศัยเจ้าหน้าที่ฝ่ายไอทีให้ช่วยเขียนโปรแกรมของระบบให้ โดยฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะต้องให้ความรู้ ข้อมูลเกี่ยวกับลักษณะงานต่างๆ ด้านทรัพยากรบุคคล และเกี่ยวกับความต้องการของฝ่ายทรัพยากรบุคคลอย่างละเอียด แก่เจ้าหน้าที่ไอที เพื่อให้เขาสามารถพัฒนาระบบได้ตรงตามความต้องการในการใช้งานอย่างแท้จริง

4.2 การซื้อระบบมาใช้

ถ้าองค์กรของคุณไม่มีนักพัฒนาโปรแกรม หรือถ้าคุณประเมินแล้วเห็นว่าการซื้อโซลูชั่นหรือแอพพลิเคชั่นสำเร็จรูปมาใช้จะคุ้มค่ามากกว่าการพัฒนาระบบเอง คุณก็จะต้องพิจารณาทั้งคุณภาพและระดับความสามารถในแต่ละส่วนงานของโซลูชั่นที่คุณจะซื้อด้วย
สำหรับประเด็นที่คุณจะต้องพิจารณาในการเลือกผู้ขายนั้นประกอบนั้นมีดังนี้

- เกณฑ์เกี่ยวกับผู้ใช้งานทั่วไป เราต้องการให้ระบบนั้นทำอะไรได้บ้าง – ประสบการณ์และความมั่นคงของผู้ขาย การจัดทำเอกสาร ความถูกต้องแม่นยำ และการฝึกอบรมที่ผู้ขายจะจัดให้กับผู้ใช้งานของเรามีอะไรบ้าง

- การพิจารณาด้านเทคนิค ในการนำระบบนี้มาใช้จะต้องใช้ฮาร์ดแวร์ใดประกอบบ้าง ระบบ LAN ที่มีอยู่ในพื้นที่นั้นเข้ากันได้กับระบบที่ผู้ขายนำเสนอหรือไม่ จำนวนพนักงานที่ระบบนั้นสามารถรองรับ บันทึกข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุดานั้นเป็นกี่คน การจัดทำเอกสารและความปลอดภัยและการควบคุมระบบ การแปลงระบบ ระดับของความเป็นเอกเทศของบางหน้าที่งานในระบบเป็นอย่างไร

- ความสามารถในการทำรายงาน ระบบนั้นสามารถจัดทำรายงานมาตรฐานได้กี่ประเภท ผู้ใช้ระบบที่ไม่ใช่ช่างเทคนิคสามารถปรับแต่งลักษณะของรายงานมาตรฐานได้เองไหม สามารถสร้างรายงานประเภทใหม่ได้เองไหม ระบบสามารถสร้างจดหมายประเภทต่างๆ และส่งออกไปให้กลุ่มเป้าหมายได้โดยอัตโนมัติหรือไม่

- ค่าใช้จ่ายและการทำสัญญา ราคาประมาณการของฮาร์ดแวร์นั้น โดยดูจากซัพพลายเออร์มาตรฐานในอุตสาหกรรมนั้นเป็นเท่าไร ราคาของระบบ ค่าติดตั้งระบบ การเขียนโปรแกรมเพิ่มเติม ค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษา

นอกจากนี้ถ้าคุณกำลังพิจารณาที่จะใช้ ASP (Application Service Provider) model คือการให้ผู้ขายแอพพลิเคชั่นรับผิดชอบในการเก็บรักษาข้อมูลให้คุณ และคุณสามารถเข้าถึงฐานข้อมูลนั้นได้ผ่านทางอินเตอร์เน็ต คุณจะต้องประเมินระบบของ ASP ในประเด็นต่างๆ ต่อไปนี้

1) แอพพลิเคชั่นของ ASPนั้นติดตั้งอยู่บนแม่ข่าย (server) ที่ต้องใช้ร่วมกับลูกค้ารายอื่นๆ หรือไม่ แอพพลิเคชั่นนั้นอาจทำงานบนแม่ข่ายร่วมที่มีหลายๆ บริษัทเข้ามาใช้ร่วมกัน ซึ่งคุณสามารถระบุว่าต้องการใช้แม่ข่ายที่จัดให้คุณโดยเฉพาะก็ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กรของคุณ

2) ASP รายนั้นมีอะไรที่ทำให้คุณมั่นใจได้ในเรื่องของความปลอดภัยของข้อมูล ความพร้อมในการให้บริการ ความน่าเชื่อถือและความสามารถในการขยายบริการได้ เพราะถ้าบริษัทของคุณเติบโตมีคนเพิ่มมากขึ้น คุณก็ต้องแน่ใจว่า ASP รายนั้นจะสามารถเพิ่มขนาดของแอพพลิเคชั่นให้สอดคล้องกับขนาดและความซับซ้อนในการดำเนินงานของคุณที่เพิ่มขึ้นได้

3) ASP รายนั้นมีวิธีจัดเก็บสำรองข้อมูล (backup data) และกู้ข้อมูลอย่างไร ในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ไม่คาดคิดอย่างเช่น ไฟดับเป็นต้น

4) ASP รายนั้นใช้ระบบเครือข่ายของเขาเองหรือเปล่า ถ้าไม่ใช้ เขามีวิธีป้องกันข้อมูลของคุณไม่ให้ถูกขโมยอย่างไร

5) ถ้าข้อมูลของบริษัทของคุณสูญหาย พวกเขาจะกู้ข้อมูลนั้นกลับมาได้อย่างไร ให้ถามรายละเอียดเกี่ยวกับแผนในการจัดการข้อมูลในกรณีที่มีการสูญหาย ถ้าเคยมีกรณีอย่างนี้มาก่อน ผู้ให้บริการแก้ปัญหาได้ดีแค่ไหน ให้ขอชื่อลูกค้าที่เคยเจอปัญหานี้แล้วสอบถามลูกค้ารายนั้น

6) ASP สามารถแสดงให้เห็นถึงความมั่นคงทางการเงินของตนได้ไหม คุณจะต้องมั่นใจได้ว่าผู้ให้บริการมีความมั่นคงทางการเงินมากพอที่จะดำเนินธุรกิจ/ให้บริการกับคุณได้ในระยะยาว ให้ตรวจสอบข้อมูลด้านการเงินของเขา

7) คุณสามารถทำสัญญาเกี่ยวกับค่าปรับในกรณีที่ผู้ให้บริการไม่สามารถทำตามสัญญาที่ตกลงกันไว้ได้ไหม เช่น ถ้าผู้ให้บริการสัญญาว่าสามารถให้บริการได้ตลอด 24 ชั่วโมง ผู้ให้บริการอาจต้องจ่ายค่าปรับในกรณีที่ไม่สามารถทำได้ตามนั้น

8) คุณสามารถระบุในสัญญาได้ไหมว่า ในกรณีที่มีปัญหาหรือมีเหตุฉุกเฉินใดเกิดขึ้นกับ ASP คุณก็มีสิทธิที่จะย้ายข้อมูลของคุณไปไว้ที่ ASP รายอื่นได้

9) ASP มีการให้ทดลองใช้บริการหรือไม่ ASP มักจะเข้มงวดมากในเรื่องการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดต่างๆ ในซอฟท์แวร์ หรือในสภาพแวดล้อมเชิงเทคนิคในระหว่างการทดสอบระบบ เนื่องจากข้อตกลงในการให้บริการทั่วไปมักอยู่ที่ 90 – 100 เปอร์เซ็นต์ของ 24 ชั่วโมง และมันไม่อยากทำผิดข้อตกลง ดังนั้นให้จัดสภาพแวดล้อมในการทดสอบที่แยกออกมาก่อนที่จะตัดสินใจซื้อผลิตภัณฑ์นั้น และให้ดูด้วยว่าการจัดสภาพแวดล้อมนั้นก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายพิเศษหรือเปล่า

ประเด็นคำถามเพิ่มเติม
- ASP รายนั้นมีวิธีควบคุมการเข้าถึงระบบของมันได้อย่างไร
- มันมีวิธีคบคุมสิทธิในการเข้าถึงระบบ เพื่อให้แน่ใจว่าคนที่มีสิทธิเท่านั้นจึงจะสามารถจัดการกับข้อมูลของคุณได้ไหม
- ใครคือผู้ที่มีสิทธิในการเปลี่ยนแปลงสิ่งต่างๆ ในเครื่องแม่ข่าย ที่ใช้จัดการกับข้อมูลของคุณ
- ASPมีวิธีป้องกันไวรัสหรือการรุกรานจากนักเจาะระบบได้อย่างไร
- บันทึกการตรวจสอบของบริษัทแสดงให้เห็นว่า ASP รายนั้นได้ใช้กรรมวิธีต่างๆ ของมันอย่างถูกต้องสม่ำเสมอหรือไม่
- สุดท้ายให้ไปดูสถานที่ทำงาน/ เครื่องมือของผู้ให้บริการ เพื่อให้แน่ใจถึงความพร้อมของผู้ให้บริการ และลืมขอรายชื่อลูกค้าและทำการตรวจสอบไปยังลูกค้าเหล่านั้นด้วย
(Ten Q to ask ASP)

ทั้งนี้ไม่ว่าคุณจะพัฒนาระบบเองหรือซื้อระบบมาใช้ คุณก็ต้องทำการทดสอบระบบและประเมินผลก่อนทำการติดตั้งระบบนั้นเพื่อใช้งานจริงเสมอ

จากหนังสือ "เดินหมากคน กลยุทธ์ HR"

Create Date : 27 กรกฎาคม 2550		1 comments
Last Update : 27 กรกฎาคม 2550 15:40:43 น.
Counter : 1510 Pageviews.
Share Tweet