ถ้าเราจะพัฒนาและปรับปรุงตัวเองให้ดีขึ้นนั้น วิธีที่ง่ายที่สุดคือเริ่มจากการจัดระเบียบให้ตัวเอง วิธีจัดระเบียบตัวเองนั้นสามารถเริ่มได้ด้วยการคิดและทำสิ่งที่ควรคิดควรทำ
สิ่งที่ควรคิดต้องเป็นเรื่องที่คิดแล้วมีสาระ ได้ประโยชน์ และช่วยให้เรามีกำลังใจในการต่อสู้ทุกๆด้าน
สิ่งที่ควรทำต้องเป็นกิจกรรมที่ทำแล้วมีมูลค่าเพิ่มหรือมีประโยชน์ต่อการดำรงชีวิตทั้งส่วนตัวและหน้าที่การงาน
เมื่อเรารู้ว่าอะไรคือสิ่งที่ควรคิด อะไรคือสิ่งที่ควรทำ เราก็จะสามารถจัดสรรเวลาและทรัพยากรให้แก่เรื่องนั้นๆได้อย่างถูกต้อง เราจะสามารถใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีคุณค่ามากที่สุด ทำให้ลดความสูญเปล่าของชีวิตได้
เมื่อเรารู้จักการจัดระเบียบตัวเองแล้ว เราก็จะพบความเปลี่ยนแปลงไปในทางที่ดีขึ้นมากมายในชีวิต
องค์กรก็เช่นเดียวกัน เพื่อที่จะพัฒนาองค์กรให้สามารถบรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้นจะเริ่มจากการจัดระเบียบองค์กร การจัดระเบียบองค์กรที่ง่ายที่สุดคือ การทำกิจกรรม 5 ส
5 ส คำย่อของกิจกรรม 5 ประการ ที่มาจากเสียงอ่านของ 5 s ในภาษาญี่ปุ่น ดังนี้
1. สะสาง(Seiri:เซริ) คือ การแยกให้ชัดเจนระหว่างของที่จำเป็นกับของที่ไม่จำเป็น โดยของที่ไม่ต้องการให้ทิ้งไป ของที่ต้องการให้เก็บให้เป็นระเบียบเพื่อเพิ่มพื้นที่ว่างและเพิ่มพื้นที่ปฏิบัติงาน
เพราะอะไรจึงต้องมีการสะสาง
- ที่ทำงานคับแคบ
- เปลืองเนื้อที่ไม่มีที่เก็บของ
- สูญเสียอุปกรณ์
- หาของไม่เจอ
- เสียเวลาค้นหา
- ตรวจสอบยาก
- ของเสื่อมคุณภาพ
ขั้นตอนการสะสาง
สำรวจ สิ่งของต่างๆในหน่วยงาน
แยก ของที่ต้องการออกจากของที่ไม่ต้องการ
ขจัด ของที่ไม่ต้องการทิ้งไป
2. สะดวก (Seiton: เซตง) คือ การจัดเก็บหรือจัดวางสิ่งของที่จำเป็นให้ง่ายต่อการหยิบใช้ มิ่งที่ หายรู้ อยู่เห็น ดูเป็นระเบียบ
หลักการทำเรื่องสะดวก
- วางของที่ใช้งานให้เป็นที่ มีป้ายบอก
- การนำของไปใช้งาน ให้เน้นการนำมาเก็บที่เดิม
- ของใช้งานบ่อย ให้วางใกล้ตัว
- ของที่ใช้งาน ให้จัดเป็นหมวดหมู่
ประโยชน์จากเรื่อง สะดวก
- ขจัดการค้นหาให้หมดสิ้น
- ลดเวลาในการทำงาน
- ลดความเสียหาย
- เพิ่มคุณภาพสินค้า
- สร้างสภาพแวดล้อมที่ดี
- สร้างสภาพการบริหารงานด้วยตา
- ขจัดอุบัติเหตุ
3. สะอาด(Seiso:เซโซ) คือ การทำความสะอาดเพื่อให้สถานที่ทำงานดูสะอาดสวยงาม
ขั้นตอนการทำความสะอาด
- เริ่มต้นที่พื้น(กวาด เช็ด)
- กำหนดเส้นแบ่งเขตพื้นที่
- ขจัดต้นเหตุแห่งความสกปรก
- ทำความสะอาด แม้จุดเล็กน้อย
4. สุขลักษณะ(Seiketsu:เซเคทซึ) คือการรักษาความสะอาดและความเป็นระเบียบอยู่เสมอด้วยการทำ 3 ส ข้างต้นอย่างสม่ำเสมอและต่อเนื่องจนเกิดสุขลักษณะที่ดี
ประเด็นการทำเรื่องสุขลักษณะ
ทุกคนต้องช่วยกันทำ ต้องคำนึงเสมอว่า
"วันนี้ต้องดีกว่าเมื่อวาน พรุ่งนี้ต้องดีกว่าวันนี้"
ต้องทำอย่างจริงจัง ต่อเนื่อง
5. สร้างนิสัย (Shitsuke:ชิทซึเคะ) คือ การเพาะบ่มนิสัยด้วยการทำตามสิ่งที่กำหนดไว้อย่างถูกต้องและต่อเนื่องสม่ำเสมอ
เป้าหมายของ 5 ส คือ การสร้างนิสัย สร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดี ซึ่งถือว่าเป็นส่วนหนึ่งของงานประจำไม่ใช่เป็นการเพิ่มงาน
ขั้นตอนการดำเนินกิจกรรม 5 ส
1. ประกาศเป็นนโยบายของหน่วยงาน
2. ให้การศึกษา อบรม ดูงานแก่พนักงานทุกคน
3. จัดตั้งคณะกรรมการ 5 ส
4. ติดตั้งโปสเตอร์รณรงค์
5. จัดแบ่งและทำผังพื้นที่รับผิดชอบ
6. ถ่ายภาพสี สไลด์ก่อนทำกิจกรรม
7. สำรวจพื้นที่รับผิดชอบของกลุ่ม เพื่อหาข้อบกพร่อง และตั้งหัวข้อในการปรับปรุง ใช้หลัก PDCA
8. ตรวจผล ประเมินผล ปรับปรุงแก้ไข
9.ตั้งเป็นมาตรฐาน
10. การตรวจเช็คพื้นที่อย่างสม่ำเสมอ โดยผู้บริหารคณะกรรมการ
11. ถ่ายรูปสี สไลด์ หลังทำกิจกรรม
12. รายงานผลการดำเนินกิจกรรมตามสายงาน
13. การประชาสัมพันธ์อย่างต่อเนื่อง เกี่ยวกับความเคลื่อนไหวของกิจกกรรม
14. การจัดประกวดพื้นที่
15. การวัดผล
การดำเนินงาน 5 ส ถ้าได้นำเอาการใช้หลักการวงจรการบริหารการจัดการเข้ามาประยุกต์ใช้จะทำให้ดำเนินการได้ดี นั่นคือ วงจรเดมมิ่ง (Damming Cycle) ซึ่งเป็นการปฏิบัติตามขั้นตอน เพื่อทำให้งานสำเร็จสมบูรณ์อย่างถูกต้อง มีประสิทธิภาพเชื่อถือได้ และไว้ใจได้ การบริหารงานและกิจกรรมมีความสัมพันธ์และเกี่ยวข้องกัน
กระบวนการของวงจรเดมมิ่ง มี 4 ขั้นตอน เรียกว่า วงล้อ PDCA
ฝากข้อความหลังไมค์
Rss Feed
ผู้ติดตามบล็อก : 33 คน [