BlogGang.com : : ครูเอก : การใช้ VLOOKUP เพื่อแสดงข้อมูลจากฐานข้อมูล ตอนที่1

การใช้ VLOOKUP เพื่อแสดงข้อมูลจากฐานข้อมูล ตอนที่1

มีหลายท่านที่ได้สอบถามเข้ามา และให้ช่วยอธิบายการใช้ฟังก์ชัน VLOOKUP เพื่อแสดงข้อมูลจากฐานข้อมูลให้ด้วย วันนี้พอจะมีเวลา ก็ขอเขียนเรื่องนี้ก็แล้วกันครับ

VLOOKUP เป็นอีกฟังก์ชันหนึ่งของ Excel ที่มีการนำไปใช้งานค่อนข้างมาก โดยเฉพาะการแสดงข้อมูลจากฐานข้อมูล ที่มีความสะดวกและรวดเร็ว เพียงแค่เราป้อนรหัส หรือโค๊ดที่ใช้ในการอ้างอิงถึงข้อมูลนั้นๆ เช่น แค่ป้อนรหัสพนักงาน ก็สามารถแสดงข้อมูลต่างๆ ของพนักงานคนนั้นๆ ออกมาได้ในทันที รวมถึงแสดงรูปภาพของพนักงานได้ด้วย (ซึ่งจะกล่าวถึงวิธีการแสดงรูปในโอกาสต่อไป)

โครงสร้างของฟังก์ชัน VLOOKUP

VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)

lookup_value หรือค่าที่เราจะใช้ค้นหา โดยที่ค่าดังกล่าวนี้ จะต้องมีอยู่ในคอลัมน์แรกของตารางฐานข้อมูล เช่น รหัสพนักงาน รหัสสินค้า เป็นต้น

table_array หรือช่วงตารางฐานข้อมูล ที่มีจำนวนคอลัมน์ข้อมูลอย่างน้อยสองคอลัมน์หรือมากกว่า ดังรูปที่ 1

col_index_num หรือหมายเลขระบุคอลัมน์ในตารางฐานข้อมูล ที่คุณต้องการจะนำข้อมูลในคอลัมน์นั้นออกมาแสดง

range_lookup เป็นค่าตรรกะที่ระบุว่า ต้องการให้ VLOOKUP ค้นหารหัสที่ตรงกันกับที่ระบุเท่านั้นหรือไม่ โดยที่

ถ้ากำหนดเป็น TRUE หรือ 1 หรือไม่ใส่ค่าอะไรเลย ในกรณีที่ไม่พบรหัสที่ตรงกัน จะแสดงข้อมูลของรหัสที่ใกล้เคียงที่สุดซึ่งน้อยกว่าค่า lookup_value (ทั้งนี้ค่าในคอลัมน์แรกของช่วงตารางฐานข้อมูล จะต้องเรียงตามลำดับจากน้อยไปหามาก)

แต่ถ้ากำหนดเป็น FALSE หรือ 0 (ศูนย์) VLOOKUP จะทำการค้นหาเฉพาะรหัสที่ระบุเท่านั้น ซึ่งถ้าไม่พบก็จะแสดงค่าผิดพลาด #N/A (ในกรณีนี้ ค่าในคอลัมน์แรกของช่วงตารางฐานข้อมูลไม่จำเป็นต้องเรียงลำดับ) แต่ถ้าหากพบรหัสที่ระบุ ที่มีค่าเหมือนกันมากกว่าหนึ่งรายการในคอลัมน์แรกของช่วงตารางฐานข้อมูล VLOOKUP จะใช้ค่าแรกที่พบก่อน

รูปที่ 1 ตัวอย่างตารางฐานข้อมูล

สร้างตารางฐานข้อมูล

ในการใช้ VLOOKUP เราจำเป็นต้องมีตารางฐานข้อมูลอย่างน้อย 1 ตาราง (อาจจะมีมากกว่า 1 ตารางที่สัมพันธ์กันก็ได้ ซึ่งจะกล่าวถึงต่อไป) ซึ่งมีลักษณะดังรูปที่ 1 คุณต้องการเก็บข้อมูลอะไร จะมีกี่คอลัมน์ ก็สุดแล้วแต่ มีข้อแม้เพียงว่า ต้องอยู่ในรายละเอียดและเงื่อนไขของ การออกแบบตารางฐานข้อมูลใน Excel (หาอ่านได้จากหนังสือ Excel for HR ในบทที่ 21 ครับ)

จากรูปที่ 1 ผมจงใจให้ข้อมูลเริ่มต้นที่ คอลัมน์ B โดยตารางฐานข้อมูลนี้มี 5 คอลัมน์ คือ รหัส, คำนำหน้า, ชื่อ, นามสกุล และหน่วยงาน ดังนั้น ถ้าเราค้นหาเจอรหัสของใคร และต้องการนำชื่อคนนั้นมาแสดง ก็หมายถึง คอลัมน์ที่ 3 (แม้ว่าข้อมูลจะอยู่ในคอลัมน์ D ก็ตาม)

สร้างรูปแบบข้อมูลผลลัพธ์ (Output)

เราสามารถออกแบบหน้าตาของผลลัพธ์ หรือ Output ที่ต้องการได้ โดยการจัดวางองค์ประกอบ หรือโครงสร้างของผลลัพธ์นั้นตามความเหมาะสม โดยพิจารณาจากข้อมูลในตารางฐานข้อมูล

ข้อมูลผลลัพธ์นั้น จะอยู่ในชีตเดียวกันกับตารางฐานข้อมูล หรือจะอยู่คนละชีต หรือคนละไฟล์ก็ได้ แล้วแต่ลักษณะการใช้งาน แต่ในที่นี้ผมขอนำมาไว้ในชีตเดียวกัน เพื่อสะดวกในการทำภาพประกอบ

รูปที่ 2 ตัวอย่างข้อมูลผลลัพธ์ หรือ Output

1. จากรูปที่ 2 ผมทำการออกแบบข้อมูลผลลัพธ์แบบง่ายๆ โดยการใช้เมาท์เลือกช่วงข้อมูล B2:F2 แล้วคลิกขวาเลือก Copy
2. ผมคลิกเมาท์ปุ่มขวาที่ตำแหน่ง J4 แล้วเลือก Paste special...
3. ติ๊กเลือก Transpose แล้วคลิก OK
4. ทำการตกแต่งรูปแบบสักหน่อย เช่น จัดข้อความชิดขวา และเพิ่มข้อความด้านบน ดังที่แสดงในรูปที่ 2

รูปที่ 3 ติ๊กเลือก Transpose แล้วคลิก OK

การแสดงข้อมูลจากฐานข้อมูล

จากรูปแบบผลลัพธ์ในรูปที่ 2 ถ้าเราป้อนรหัสพนักงานที่ K4 เราก็ต้องการให้คำนำหน้า, ชื่อ, นามสกุล และแผนก มาโชว์ใน K5 ถึง K8 ตามลำดับ โดยอัตโนมัติ เรามาทดลองทำตามไปพร้อมๆ กันเลยดีกว่าครับ
1. ป้อนรหัสพนักงานคนใดคนหนึ่งที่เซล K4
2. ที่เซล K5 พิมพ์ =VLOOKUP(K$4,$B$3:$F$10,2,0)
3. ทำการคัดลอกสูตรจาก K5 มาที่ K6:K8 (ซึ่งจะเห็นว่าแสดงผลเป็นคำนำหน้าเหมือนกันหมด)
4. ดับเบิลคลิกที่ K6 (หรือเลื่อนเซลมาที่ K6 แล้วกด F2) เปลี่ยนเลข 2 เป็นเลข 3
5. ดับเบิลคลิกที่ K7 เปลี่ยนเลข 2 เป็นเลข 4
6. ดับเบิลคลิกที่ K8 เปลี่ยนเลข 2 เป็นเลข 5 จะได้ผลลัพธ์ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 ตัวอย่างผลลัพธ์ที่ได้หลังจากใช้ VLOOKUP

การเชื่อมโยงข้อมูลจากฐานข้อมูลมากกว่า 1 ตาราง

จากตัวอย่างที่กล่าวมา เป็นการแสดงข้อมูลที่มาจากฐานข้อมูลเพียงตารางเดียว ดังนั้นจากผลลัพธ์ที่ได้ หากเราสงสัยว่า เราจะรู้ได้อย่างไรว่า รหัสหน่วยงานที่แสดงออกมานั้น จริงๆ แล้วมีชื่อเต็มว่าอะไร เราจึงอยากที่จะให้แสดงชื่อเต็ม เพราะเข้าใจง่ายกว่า

ในที่นี้เราจะทำการสร้างฐานข้อมูลขึ้นมาอีก 1 ตาราง เป็นรายชื่อของหน่วยงานต่างๆ โดยมีรหัสหน่วยงานเป็นตัวเชื่อมโยง ดังนั้น ผมจึงเพิ่มข้อมูลอีกตารางหนึ่ง ดังรูปที่ 5

รูปที่ 5 ตัวอย่างตารางข้อมูลหน่วยงาน

หลังจากที่เรามีตารางฐานข้อมูลดังรูปที่ 5 แล้ว เราจะต้องทำการแก้ไขสูตรในเซล K8 เสียใหม่ เพื่อให้แสดงชื่อเต็มของหน่วยงาน ดังนี้

=VLOOKUP(VLOOKUP(K$4,$B$3:$F$10,5,0),B16:C21,2,0)

เป็นการทำ VLOOKUP ซ้อน VLOOKUP โดยการนำผลลัพธ์ที่ได้จาก VLOOKUP ครั้งแรก มาเป็น lookup_value ของการ VLOOKUP ครั้งที่สอง ที่ไปค้นหาจากตารางฐานข้อมูลอันใหม่ ทำให้ได้ผลลัพธ์เป็นชื่อหน่วยงาน ดังรูปที่ 6

รูปที่ 6 ตัวอย่างผลลัพธ์ที่แสดงชื่อเต็มหน่วยงาน

ติดตามเทคนิคอื่นๆ เกี่ยวกับ VLOOKUP ในตอนต่อไป

Create Date : 02 พฤษภาคม 2551

Last Update : 30 มกราคม 2552 21:43:11 น.

27 comments

Counter : 68565 Pageviews.

ขอก๊อปไปอ่านเป็นความรู้หน่อยนะคะ เพราะเรื่องนี้ จำเป็นมากเลยอ่ะค่ะ

โดย: ...... IP: 203.155.227.91 วันที่: 5 มิถุนายน 2551 เวลา:17:26:39 น.

สวัสดีครับ คุณ 6 จุด

ด้วยความยินดีครับ เพราะตั้งใจให้เป็นวิทยาทานอยู่แล้ว แต่ที่น่าน้อยใจอยู่ก็คือ มาเอาความรู้ไป แต่ไม่ยอมบอกชื่อเสียงเรียงนาม น่าน้อยใจนัก

โดย: ครูเอก

วันที่: 5 มิถุนายน 2551 เวลา:21:29:52 น.

ขอบคุณมากๆค่ะ กำลังศึกษาเรื่องนี้อยู่ แต่คงต้องทำความเข้าใจอีกสักพัก แต่ต้องขอบคุณมากๆค่ะ

โดย: creamini IP: 164.144.232.10 วันที่: 26 มิถุนายน 2551 เวลา:15:37:36 น.

ไม่รู้ว่าครูเอกจะเข้ามาดูอีกหรือเปล่า แต่ผมลองทำดูแล้ว (เอาไฟล์ของครูเอกมาทำ)

ภาพมันจะเบลอนะครับ ไม่รู้เกิดจากอะไร ตัว office 2007 ครับ

แต่ไปใช้ office2003 กลับไม่มีปัญหาอะไร ผมนี่ยังเซง

โดย: John13 IP: 61.245.57.135 วันที่: 29 มิถุนายน 2551 เวลา:1:56:11 น.

ขอบคุณครับ อ่านทีเดียวงงมาก อ่านสองทีงงเหลือน้อยลง คงต้องอ่านอีกหลายที แต่ดีที่มีแววจะเข้าใจครับ (หมายถึงบรรยายดีครับแต่ผมไม่เข้าใจเอง หลังจากอ่านภาษาอังกฤษแล้วงงมากอ่านของอาจารย์แล้วเข้าใจดีขึ้นครับ)

โดย: วิโรจน์ IP: 125.25.103.49 วันที่: 24 กรกฎาคม 2551 เวลา:16:15:46 น.

ทำไม่ออก หนักจาย

โดย: รัก IP: 202.91.19.206 วันที่: 2 สิงหาคม 2551 เวลา:21:38:52 น.

สวัสดีครับ คุณรัก
ที่ว่า ทำไม่ออก น่ะ อาการมันเป็นยังงัยล่ะครับ

โดย: ครูเอก

วันที่: 2 สิงหาคม 2551 เวลา:23:44:51 น.

อ่านแล้วลองทำตาม ง่ายกว่างมเองเยอะเลยค่ะ

ขอบคุณค่ะ ^_^

โดย: PIM IP: 124.121.169.110 วันที่: 21 ตุลาคม 2551 เวลา:21:28:44 น.

เพิ่งจะเริ่มศึกษาเรื่องนี้อยู่พอดีเลย จะลองทำตามดูนะครับ

โดย: เอชอาร์มือใหม่ (buu) IP: 58.10.170.75 วันที่: 3 พฤศจิกายน 2551 เวลา:19:38:06 น.

ขอบคุณนะคะ ต้องการเรียนรู้เรื่องนี้อยู่พอดี จะลองทำความเข้าใจ และนำไปใช้ดู และอยาก
ให้มีตอนต่อ ๆ ไปอีกนะคะ * _ *

โดย: PO IP: 58.9.4.72 วันที่: 21 พฤศจิกายน 2551 เวลา:11:16:25 น.

อยากสั่งซื้อจัง อยากได้เวอร์ชั่นเฮชอาร์ คิดว่าน่าจะมีอะไรซับซ้อน แล้วเป้นประโยชน์มากกว่านี้ ชอบครับ ๆ เป็นโปรแกรมอัจฉริยะจริง ๆ

โดย: เทเรซา IP: 58.8.180.206 วันที่: 29 มกราคม 2552 เวลา:7:22:54 น.

ขอบคุณมากค่ะกับความรู้ใหม่จะลองไปใช้งานดู จำเป็นต้องใช้ในการสัมภาษณ์งานค่ะ อยากให้มีตอนต่อไปอีก รบกวนช่วยแนะนำหนังสือเกี่ยวกับการใช้ v look up ด้วยค่ะ ขอบคุณมากค่ะ

โดย: ปอน IP: 58.8.133.164 วันที่: 18 กุมภาพันธ์ 2552 เวลา:19:12:44 น.

ต้องการช้ vlookup ในการค้นหาข้อมูล
ต่างfile กันมีรูปแบบยังไง รบกวนแนะนำหน่อยคะ
เพราะปกติใช้แต่ vlookup ธรรมดาหรือแนะนำหนังสือก็ดีคะที่เกี่ยวกับการดึงข้อมูลต่าง file กันหรือการประยุกต์ใช้excel กับงาน รบกวนส่งคำแนะนำที่
sirinya_suebthong@yahoo.com นะคะ
ขอบคุณมากคะ

โดย: นัท IP: 203.146.194.246 วันที่: 26 กุมภาพันธ์ 2552 เวลา:15:47:27 น.

ขอบคุณมาก ๆ ค่ะ ทำตามที่ครูสอนแล้วเข้าใจมาก ๆ ค่ะ ทำไม่ยากเลย ^^

โดย: มือใหม่ IP: 223.206.101.153 วันที่: 20 มกราคม 2554 เวลา:3:26:24 น.

ขอคุณที่สอนนะค่ะคุณครู

โดย: วัน IP: 118.175.183.143 วันที่: 13 พฤษภาคม 2554 เวลา:15:53:00 น.

ขอบคุณมากๆๆๆๆ

โดย: กวาง IP: 118.175.32.174 วันที่: 30 พฤษภาคม 2554 เวลา:14:51:17 น.

ขอบคุณค่ะ ^^

โดย: แอ๋ม IP: 58.10.167.197 วันที่: 16 มิถุนายน 2554 เวลา:15:51:38 น.

ครู ครับ ถ้าเราจะใช้สูตร VLOOKUP ในการให้ข้อมูลมัน link กัน หลายช่อง (ข้อมูลของแต่ละคน, ต้องใส่ข้อมูลในแต่ละเซล์) ต้องทำยังไง ครับ ขอ ตัวอย่างด้วย ครับ e_mail ของผม jaruwedge_d@hotmail.com
รบกวนหน่อยครับ

โดย: wedge IP: 10.0.1.36, 110.77.234.234 วันที่: 25 สิงหาคม 2554 เวลา:19:20:33 น.

ครูค่ะ อยากได้สูตรที่สามารถดึงข้อมูลหลายๆคอลัมข้ามsheetแต่sheetที่จะวางต้องการกำหนดตำแหน่งของข้อมูลต้องเขียนสูตรอย่างไรค่ะ
e-mail ของฉัน maneerat_keb@hotmail.com

โดย: manee IP: 180.183.92.200 วันที่: 30 พฤศจิกายน 2554 เวลา:14:57:24 น.

ดีมากครับ

โดย: เสี่ยวยี่ IP: 118.172.0.40 วันที่: 4 มีนาคม 2556 เวลา:23:05:58 น.

ขอประทานโทษนะครับ
พอดีเพิ่งได้เข้ามาอ่านจึงอยากทราบว่า
ครูเอกได้เขียนการแสดงรูปภาพหรือยังครับผม
พอดีหาไม่เจอนะครับ
อยากได้ความรู้ตรงจุดนี้พอดีครับผม
ท่านใดพอทราบหรือคุณครูกรุณาช่วยบอกผม
ให้ทราบสักหน่อยได้ไหมครับผม
ขอขอบคุณมากครับผม

โดย: น้องใหม่ครับ IP: 101.109.159.20 วันที่: 29 มีนาคม 2556 เวลา:10:35:41 น.

ขอบคุณค่ะ

โดย: jittima IP: 27.130.239.109 วันที่: 12 เมษายน 2556 เวลา:15:43:23 น.

มีประโยชน์มาก อธิบายละเอียด เข้าใจง่าย เป็นกำลังใจให้ครับ

โดย: ผู้เริ่มต้น IP: 182.52.116.203 วันที่: 25 กรกฎาคม 2556 เวลา:8:49:43 น.

ขอยืมไปใช้นะครับ มีประโยชมากเข้าใจง่ายด้วยครับ

โดย: แอบดู IP: 125.24.255.68 วันที่: 26 พฤศจิกายน 2556 เวลา:8:42:17 น.

ขอบคุณมาก

โดย: ttr IP: 124.121.233.176 วันที่: 9 กุมภาพันธ์ 2557 เวลา:6:16:25 น.

มีคำถามค่ะ ถ้าเราจะค้นหาด้วยชื่อพนักงาน เราต้องทำอย่างไรค่ะ คือใช้สูตร vlookup แล้ว ทำไม่ได้ รบกวนตอบหน่อยนะค่ะ

โดย: หมู IP: 124.120.91.215 วันที่: 1 เมษายน 2557 เวลา:18:42:29 น.

ขอบคุณสำหรับความรู้ค่ะ

โดย: น้องใหม่ขี้สงสัย IP: 124.122.37.28 วันที่: 13 กรกฎาคม 2558 เวลา:14:27:17 น.