การบริหารพื้นที่หน้างาน

ผมสงสัยว่าคนญี่ปุ่นเค้ามอง พื้นที่หน้างาน (Gemba) อย่างไร ???

คงไม่ใช่เพียงแค่ ไปดูหน้างานว่าเป็นอย่างไร คนทำงานทำอย่างไร แล้วเกิดอะไรขึ้นบ้าง แล้วแนะนำวิธิการแก้ไข การป้องกัน โดยอาศัยประสบการณ์ของเขาเอง ... อย่างนั้นหรือ ?
(ตอนแรกๆ ผมมองแค่นี้จริงๆ ...)

จากที่ไปหาข้อมูลมา พบว่าจริงๆ แล้ว คนในภาคอุตสาหกรรมของญี่ปุ่นโดดเด่นมากในเรื่องของพื้นที่หน้างาน
แม้ว่าความสามารถของพื้นที่หน้างานจะแตกต่างกันไปตามประเภทของอุตสาหกรรมก็ตาม

การมุ่งหน้าสู่พื้นที่จริง (Genchi) การตรวจสอบของจริง (Genbutsu) การรับรู้สภาพความเป็นจริงในการปฏิบัติงาน (Genjitsu) ซึ่งรวมไปถึงความรู้สึกที่เกิดขึ้นเมื่อได้ลงไปสัมผัสพื้นที่หน้างานจริง
นำข้อมูลทั้งหมดที่ได้มาวิเคราะห์ แล้วใส่วงจร PDCA ลงในกระบวนการแก้ปัญหา ซึ่งวงจร PDCA เป็นสิ่งจำเป็นในการพัฒนาอย่างต่อเนื่องของระบบคุณภาพ
เครื่องมือในการนำมาใช้วิเคราะห์ แก้ไข ป้องกัน ปรับปรุง นั้นมีมากมาย ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมกับสถานการณ์ของพื้นที่หน้างาน

ชีวิตการทำงาน คือ กระบวนการพบปัญหาอย่างต่อเนื่อง ดังนั้นจึงต้องมีความพร้อมในการแก้ไขปัญหา

ปัญหาที่รับรู้กันโดยทั่วไป คือช่องว่างระหว่างสิ่งที่เกิดขึ้นจริงกับเกณฑ์หรือมาตรฐานที่กำหนดไว้

แต่ยังมีปัญหาอีกอย่างหนึ่งที่มีระดับสูงกว่านี้คือ เมื่อกำหนดเกณฑ์และมาตรฐานแล้ว “จะต้องกำหนดภาพในอุดมคติที่ควรจะเป็น” ในระดับสูง
และมุ่งสู่การกำจัดช่องว่างของอุดมคติกับภาพที่เป็นจริงในปัจจุบัน เรียกว่า ปัญหาเชิงรูปแบบที่กำหนดขึ้น

ในการแก้ไขปัญหาแต่ละครั้ง ประโยชน์ที่ได้ไม่เฉพาะแต่ผลของการแก้ไขปัญหาเท่านั้น จะมีผลสะท้อนกลับเข้าสู่ตัวผู้แก้ปัญหา
คือได้เสริมประสบการณ์และสร้างความมั่นใจในตนเองมากขึ้น ขณะเดียวกันจะช่วยตอกย้ำเจตคติ และสร้างทัศนคติที่ดี ต่อการเป็นนักแก้ปัญหาที่ดีต่อไปอีกด้วย

... พื้นที่หน้างานจะต้องมุ่งสู่เป้าหมายที่สูงขึ้นเพื่อผลักดันตนเอง และไม่ได้พอใจแค่สภาพที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน ...

พื้นที่หน้างานของทุกแผนก มีความเชื่อมโยงไปถึงลูกค้า และเป็นกลไกสำคัญที่ก่อให้เกิด คุณค่าขององค์กร ซึ่งเป็นสิ่งที่ลูกค้าต้องการ

“ความสามารถของพื้นที่หน้างาน นำมาซึ่งความสามารถในการแข่งขันทางธุรกิจ” หรือกล่าวได้ว่า “กิจกรรมทางธุรกิจทั้งหมด จำเป็นต้องอาศัยความสามารถของพื้นที่หน้างาน”

ความสามารถของพื้นที่หน้างาน สามารถตรวจวัดได้ด้วยบรรทัดฐาน 4 ประการ คือ คุณภาพ (Quality), ต้นทุน (Cost), ความรวดเร็ว (Delivery) และความยั่งยืนขององค์กร
ความสามารถของพื้นที่หน้างาน ไม่ได้เป็นเพียงแค่งานที่ทำจนคุ้นเคยเท่านั้น
แต่ต้องมีความตั้งใจในการแก้ไขปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นในพื้นที่หน้างาน โดยถือว่าคนเป็น “ผู้ปฏิบัติงาน” ที่มีความขยันขันแข็งและมีทักษาในการใช้ความคิด

ความสามารถของพื้นที่หน้างาน ไม่ใช่บางส่วมที่มีความสามารถและตั้งใจที่จะทำ
แต่ทุกคนจะต้องเข้าร่วมและเข้าใจความสำคัญของพื้นที่หน้างาน ที่จะเพิ่มพูนจนถึงระดับ “ความสามารถขององค์กร” โดยรวม

ความสามารถของพื้นที่หน้างาน ไม่เพียงแต่ดำเนินกิจกรรมปรับปรุง
แต่ยังต้องฝึกฝนความสามารถของพื้นที่หน้างานอย่างจริงจัง กำหนดเป้าหมาย และตั้งใจไปให้ถึง “สภาพที่เป็นต่อ” และนำหน้าบริษัทคู่แข่งให้ได้

การปรับปรุงคืออะไร

การปรับปรุง คือ กิจกรรมที่นำพาให้เกิดการแก้ไขปัญหา มองเห็นประเด็นของปัญหา และคิดถึงวิธีการในการปฏิบัติงานด้วยตัวเอง
การปรับปรุงสามารถทำได้ต่อเนื่องยาวนาน และความสามารถในการปรับปรุงงานของพื้นที่หน้างาน คือ สิ่งที่สนับสนุนความสามารถขององค์กร

การปรับปรุง 3 ระดับ ได้แก่

การปรับปรุงระดับต้น คือ กิจกรรมที่สามารถลงมือทำเองได้ โดยขจัดความสูญเปล่า (Muda), ความไม่สม่ำเสมอ (Mura), สิ่งที่เกินความสามารถ (Muri) และทบทวนกระบวนการทำงานและงานในหน้าที่ของตน
- เรามีพื้นที่หน้างานกี่พื้นที่ ในแต่ละพื้นที่ต้องทำงานอะไรบ้าง หรือรับผิดชอบอะไรบ้าง
- ก่อนทำงานเราต้องเตรียมอะไร จากใคร อย่างไรบ้าง
- สิ่งที่ควรคำนึงถึงเกี่ยวกับความปลอดภัยในการทำงาน ในแต่ละพื้นที่มีอะไรบ้าง มีอุปกรณ์ป้องกันภัยอะไรที่ต้องใช้งาน
- ในงานแต่ละอย่าง เราต้องทำอะไรบ้าง ก่อน-หลัง มีการตรวจสอบการทำงานขณะที่ทำอย่างไรได้บ้าง
- เมื่อทำงานเสร็จแล้ว มีการตรวจสอบงานก่อนที่เราจะส่งมอบงานให้กับขบวนการถัดไป อย่างไรบ้าง
- เราจะต้องเก็บงาน อุปกรณ์ต่างๆ ในแต่ละพื้นที่อย่างไร รวมไปถึงการทำความสะอาดพื้นที่หน้างานด้วย
ทุกขั้นตอนของงานที่เราทำ มีอะไรบ้างที่สามารถลดขจัดความสูญเปล่า ลดความไม่สม่ำเสมอ และมีอะไรที่เป็นสิ่งที่เกินความสามารถ นำข้อมูลเหล่านี้มาปรับปรุงพื้นที่หน้างานของเราเอง

การปรับปรุงระดับกลาง คือ กิจกรรมระหว่างหน่วยงานและการติดตามผลในห่วงโซ่การทำงานทั้งหมด รวมถึงกระบวนการที่อยู่ก่อนหน้าและถัดไป ไม่ใช่แค่กระบวนการทำงานของตนเพียงอย่างเดียว

การปรับปรุงระดับสูง คือ กิจกรรมที่ดำเนินการเพื่อพัฒนาวิธีการปฏิบัติงาน การฝึกอบรมพนักงานเพื่อยกระดับประสิทธิผล และขยายกิจกรรมการปรับปรุงที่เกิดขึ้นในพื้นที่หน้างาน ไม่ใช่แค่กิจกรรมสำหรับตนเองเท่านั้น
ในการปรับปรุงแต่ละระดับมีขั้นตอนต่างๆ มากมาย สามารถพิจารณาเลือกใช้ได้ตามความเหมาะสม

จากครั้งที่แล้ว ได้พูดถึง R&D ...
... งาน R&D โดยทั่วไปมุ่งเน้นในเรื่องของความคิดสร้างสรรค์ใหม่ๆ การหาผลิตภัณฑ์ใหม่ การหาวัตถุดิบใหม่ รวมไปถึงการปรับปรุงผลิตภัณฑ์ที่มีอยู่เดิมให้มีคุณภาพที่ดีขึ้น หรือให้มีต้นทุนที่ถูกลง หรือให้เกิดการทำงานที่ง่ายขึ้น ...

ถ้าให้นำความคิดในแนวของ R&D มารวมกับความสามารถของพื้นที่หน้างาน
... พื้นที่หน้างานทุกจุด จะแสดงความสามารถในการคิด การปรับปรุง งานในพื้นที่ให้มีคุณภาพมากขึ้นได้ ทำให้มีต้นทุนที่ถูกลงได้ ทำให้มีความรวดเร็วมากกว่าเดิมได้
และเมื่อมีการนำมาใช้ในการปรับปรุงพื้นที่หน้างานอย่างต่อเนื่องแล้ว ก็จะเห็นความยั่งยืนขององค์กรที่จะสามารถผ่านพ้นวิกฤตที่เกิดขึ้นไปได้

ทุกคนรู้ดีว่า พื้นที่หน้างานทุกจุดในโรงงานของเรา ล้วนผ่านการคิด การปรับปรุงงานในพื้นที่ให้มี คุณภาพมากขึ้น มีต้นทุนที่ถูกลง และมีความรวดเร็วมากขึ้น มาแล้วทั้งสิ้น
เมื่อเราเห็นภาพที่เป็นระบบได้อย่างชัดเจน เราไม่ต้องกังวลว่าจะทำอะไรก่อน-หลัง เพราะว่าองค์ประกอบทั้งสามนั้นสอดคล้องกัน
เมื่อเราได้ทำอย่างต่อเนื่องจะทำให้เห็นถึงประสิทธิภาพในการบริหารพื้นที่หน้างานของทุกจุดที่จะประสานกันอย่างเป็นรูปธรรม
หรืออาจจะมีคนนึกแย้งอยู่ในใจว่า ... หลีกเลี่ยงไม่ได้หรอกที่จะต้องปรับลดคุณภาพเพื่อต้นทุนจะได้ต่ำลง ...
... แต่หากในเวลาเดียวกัน เราสามารถแสดงให้เห็นว่า สามารถทำการพัฒนาคุณภาพไปพร้อมกับการลดต้นทุน ก็ถือว่าเป็นการปฏิบัติงานที่ยอดเยี่ยม (ได้เป้าหมายสองประการ)

ซึ่งการดัดแปลงและเชาว์ปัญญาของมนุษย์เท่านั้นที่จะสามารถทำให้เกิดสิ่งนี้ขึ้นได้ นี่คือสิ่งที่เรียกว่า การเอาชนะความขัดแย้งกันเอง ซึ่งเป็นความสามารถของพื้นที่หน้างานที่แท้จริง

การบริหารพื้นที่หน้างานของทุกคน (Power of Gemba)
จะแสดงให้เห็นถึงพลังขององค์กรที่จะตอบสนองความต้องการของลูกค้า

สิ่งต่างๆ เหล่านี้ ถ้ามองว่ามันเป็นทฤษฎี มันก็จะอยู่แต่ในหนังสือ บทความ หรือในอีเมล์ที่ได้อ่านอยู่นี้เท่านั้น
แต่ถ้ามามองว่า เป็นแนวคิดการทำงานที่จะสามารถนำมาประยุกต์ใช้ หรือนำ
มาปฏิบัติได้แล้ว ...
... ก็ต้องเริ่มปฏิบัติกันตั้งแต่นาทีนี้ ... อาศัยจิตใจที่เข้มแข็งและความคิดที่ยืดหยุ่นของทุกคน มาปรับปรุงและพัฒนาพื้นที่หน้างานกันนะครับ

...

... ผมเองก็ไม่ได้เก่งมาจากไหน ... แต่จากมุมมองและความคิดที่ได้จากการทำงานและจากเพื่อนร่วมงาน ทำให้ผมอยากจะทำงานร่วมกันกับทุกคนเพื่อความสำเร็จในมุมมองที่สูงกว่า พร้อมกับเป้าหมายสองประการที่ขัดแย้งกันเอง ... หรืออาจะมากกว่านั้น

Create Date : 22 มกราคม 2552		3 comments
Last Update : 22 มกราคม 2552 22:47:31 น.
Counter : 2328 Pageviews.
Share Tweet