คู่มือการทำงานฉบับอยู่ให้เป็น (2)
 

24. ถ้าไม่มั่นใจข้อมูล อย่าซุย อย่าคาดเดา บอกแนวโน้มตามสถิติหรือความคิดเห็นส่วนตัวได้ แต่ต้องระบุให้ชัดเจนว่าเป็นเพียงความคิดเห็นส่วนตัวหรือเป็นประวัติเฉยๆ ในครั้งนี้จะกลับไปตรวจสอบข้อมูลอีกครั้ง แล้วเดี๋ยวแจ้งให้ทราบอีกที

25. หากข้อมูลในทีมเป็นคนที่มีตำแหน่งสูงกว่าเราพูดมา และต้องเป็นความจริงเท่านั้น สามารถนำมาใช้อ้างอิงได้ เพื่อให้เกิดการรวดเร็วในความร่วมมือ 

26. หากโดนขัดจังหวะในการพูด ให้ฟังไปให้จบ แล้วก็ทวนสิ่งที่เขาพูดมาแบบสรุป เพื่อเป็นการย้ำเตือนว่าเราได้รับฟังเขาแล้ว แล้วค่อยแสดงความคิดเห็นต่อว่าเราจะพูดว่าอะไรต่อ

27. น้ำเสียงเป็นสิ่งสำคัญ พยายามอย่าใช้การออกคำสั่ง แต่ให้ใช้เป็นขอความร่วมมือ จะทำให้ผู้ที่ทำงานด้วยมีบรรยากาศที่ดีขึ้น

28. รับฟัง-ถามปัญหากับคนหน้างาน แต่ต้องถามคำถามเดียวกันกับหลายๆคน แล้วค่อยนำทุกคำตอบมาวิเคราะห์ ว่ามีแนวโน้มไปทางไหน หรือต้องตัดอันที่ไม่เกี่ยวข้องทิ้งไป เนื่องจากถ้ารับฟังจากคนคนเดียวข้อมูลมีโอกาสผิดเพี้ยนสูงมากๆ

29. เวลาอยู่ในออฟฟิศหรือในห้องที่มีคนอยู่เยอะ การตั้งเสียงโทรศัพท์เอาเพียงแค่ให้เราได้ยินพอ เนื่องจากถ้าเราไม่อยู่โต๊ะจะเป็นการรบกวนท่านอื่นๆ และในตอนคุยโทรศัพท์ พยายามลดเสียงในสายลง เพราะหากเราตั้งค่าเสียงดัง เราจะเผลอพูดเสียงดังตาม และทำให้เป็นการรบกวนท่านอื่นๆ 

30. หากเป็นงานที่สำคัญ จะต้องโทรเตือน เช็คความเข้าใจ - วันเวลาสถานที่ให้ชัดเจน ก่อนถึงวันที่กำหนดอย่างน้อย 1-2 วัน

31. ให้เกียรติการลางานของท่านอื่นโดยไม่ถามเหตุผลการลา ถามแต่เพียงว่าหากงานนี้เข้ามาให้ติดต่อใครแทนสะดวกสุด อาจจะเป็นคนอื่นๆเขาในแผนกที่เข้ามาทำงานในช่วงเวลานั้น

32. แผนที่ดี เป็นแผนที่คำนึงถึงความเสี่ยงต่างๆที่จะทำให้ล่าช้า ควรแสดงวัน-เวลา ที่คาดว่าจะสำเร็จหากไม่มีความเสี่ยงต่างๆที่คิดไว้ที่จะเกิดขึ้น แล้วทำแผนสำหรับการรับมือความเสี่ยงต่างๆไว้ด้วย เพื่อเตรียมความพร้อมทุกรูปแบบ

33. หาให้เจอว่า Process อะไรสำคัญที่สุด หาก Process นี้เลื่อน จะส่งผลกระทบต่อวัน-เวลาที่กำหนด แล้วพยายามตั้งประเด็นปัญหาที่คาดว่าจะเป็นความเสี่ยงจาก Process นั้นแล้วเผื่อเวลาทำงานไว้ตามเหมาะสม เช่น 2-3 วัน

34. ใส่หมายเหตุทุกอย่างที่พอนึกได้เข้าไปในไฟล์รายงาน เพื่อเป็นการย้ำเตือนตัวเองรวมไปถึงผู้ที่เกี่ยวข้องจะได้ทราบข้อมูลให้เท่ากัน

35. หากไฟล์งานมีหลาย version หรือมีการอัพเดททุกวัน ให้ใส่วันที่ในชื่อไฟล์ไปด้วย พอวันต่อมา ใช้วิธี save as และตั้งวันที่ใหม่ อย่าเซฟทับของเดิม เผื่อไว้กรณีต้องการดูอันเก่าๆ

36. เวลาส่งไฟล์ ให้ส่งข้อมูลชุดเดียวกันแต่หลายๆไฟล์ เพื่อผู้ที่เกี่ยวข้องจะได้สามารถนำข้อมูลไปใช้ได้เช่น Excel และ pdf

37. ขอบคุณทุกคนที่ให้ความร่วมมือเสมอ ทุกครั้งที่วางสาย หรือที่ส่งเมลล์ แต่ไม่ต้องพูดถึงขั้นขอบคุณที่ให้ความร่วมมือ พูดให้เป็นธรรมชาติ ขอบคุณจากใจจริง

38. ข้อมูลเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดในการทำงาน ความน่าเชื่อถือของข้อมูล ก็เป็นเรื่องสำคัญมากๆเช่นกัน อีกทั้งการสื่อสารข้อมูลนั้นออกไป ต้องใช้วิธีที่เหมาะสม เพื่อก่อให้เกิดการเข้าใจ สื่อสารไม่คลาดเคลื่อน ครบถ้วนทุกเนื้อหาที่ต้องการสื่อ

39. การพรีเซ้นงาน ให้พยายามนึกเสมอว่าหน้านี้เราต้องการให้ผู้ฟังเข้าใจอะไร เข้าใจครอบคลุมแค่ไหน หรือเป็นการยกตัวอย่างที่เห็นภาพง่ายๆให้สอดคล้องกับประเด็นที่จะพูด

40. พยายามให้ใช้เหตุผลในการคุย ไม่จำเป็นว่าอีกฝ่ายจะมีนิสัยส่วนตัวอย่างไร หากเรามีเหตุผลที่สมเหตุสมผล และไม่ต้องใช้อารมณ์ สื่อวสารได้ดีถึงจุดประสงค์ และข้อดีข้อเสีย ไม่ว่ากับใครเราก็ทำงานได้

41. การวางตัวการทำงานกับเพศตรงข้าม ต้องเหมาะสมไม่ถึงเนื้อถึงตัว ให้เกียรติครอบครัวของอีกฝ่าย คุยงานเป็นเรื่องหลัก ไม่จำเป็นต้องตีซี้เกินความพอดี

44. ถ้ารับโทรศัพท์แทนโต๊ะทำงานโต๊ะอื่น ให้พูดชื่อโต๊ะของคนนั้น และอธิบาย ว่าเจ้าของโต๊ะไม่อยู่ มีเรื่องเร่งด่วนอะไร เดี๋ยวให้ติดต่อกลับ และขอชื่อ-แผนกไว้ และเขียนโน๊ตบอกเจ้าของโต๊ะไว้ รวมถึงบอกเวลาที่รับสายด้วย 

45. จดเบอร์ที่เคยติดต่อสื่อสารไว้ในทีี่ที่หนึ่งที่สามารถเปิดดูได้ง่าย และถ่ายเก็บไว้ในโทรศัพท์ส่วนตัวเผื่อในกรณีฉุกเฉิน

Create Date : 20 มิถุนายน 2566		1 comments
Last Update : 20 มิถุนายน 2566 14:04:49 น.
Counter : 294 Pageviews.
Share Tweet