จดหมายธุรกิจ ง่ายนิดเดียว (ที่เหลือยากหมด)

สัปดาห์ก่อน ได้รับโทรศัพท์จากป้าที่อยู่ต่างประเทศถึงไอเดียใหม่ๆ อย่างการเปิดธุรกิจเล็กๆ โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อพานักท่องเที่ยวชาวยุโรปเดินทางมาเที่ยวในไทย

ฟังดูดีจัง... เอาเงินยูโรไหลเข้าไทยซะหน่อยก็ไม่เลว

แต่วิธีการนี่สิ...

ป้าตกลงกับเพื่อน(ของเพื่อนอีกที) ให้เป็นตัวแทนในไทย ไปติดต่อนั่นโน้นนี่ไว้รอนักท่องเที่ยวชาวยุโรปที่ป้าจะส่งมาอีกที เรียกได้ว่าแบ่งเค้กกันลงตัว

ปัญหาก็คือ... ไม่ว่าจะไปติดต่อที่ไหน(ในไทย) ทุกบริษัทที่เกี่ยวกับการท่องเที่ยว ไม่ว่าจะเป็นโรงแรม ร้านอาหาร เช่ารถฯลฯ ล้วนไม่เชื่อถือ เพราะเป็นการพูดปากเปล่า ไม่รู้ว่าคุณเป็นใครมาจากไหน แล้วขอโทษ ตอนนี้น่ะ พวกหลอกลวงเยอะอย่างกับอะไรดี

ไม่เชื่อก็ต้องเชื่อว่าธุรกิจท่องเที่ยวในไทยนั้น มีมิจฉาชีพเยอะจริงๆ

ป้าไม่รอช้า ไปดำเนินการจดทะเบียนที่เยอรมันทันที(จะอะไรเดี๋ยวเฉลย) และแล้วความซวยก็มาถึงมือเราจนได้

ป้าออกคำสั่งให้เราเขียนจดหมายธุรกิจเป็นหนังสือรับรองเพื่อน(ของเพื่อน) คนนี้ เพื่อไปยื่นตามบริษัทท่องเที่ยวในไทย เวลาไปติดต่อขอส่วนลด จองห้องพัก เช่ารฯลฯ จะได้สะดวก

ไอ้เราก็ไม่มีทางเลือกอื่นนอกจากรับมาทำให้(ฟรี)
จากความรู้ที่เคยเรียนมาสมัยพาณิชย์(ล้านปีที่แล้ว) ก็ถึงกับปวดหัวตึ้บทีเดียว

มาดูจดหมายธุรกิจฉบับชาวบ้านกัน(นี่คือฉบับร่างของป้า)


บริษัทการท่องเที่ยวของเรา ได้จดทะเบียนเมื่อวันที่ ........ หมายเลขทะเบียนภาษี ............ บริการนักท่องเที่ยวจากเยอรมันไปประเทศไทย ทางบริษัทขอส่งตัวแทนคือ น.ส. .................. มาขอข้อมูล เกี่ยวกับราคาทั่วไปสำหรับลูกค้าเกี่ยวกับส่วนลดสำหรับบริษัท ในกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการบริการการท่องเที่ยวในประเทศไทย เช่นที่พัก การเดินทางฯลฯ

หวังว่าคงจะได้รับความร่วมมือจากท่านด้วยดี เพื่อการร่วมงานกันในวันข้างหน้า ขอขอบคุณมา ณ โอกาสนี้

ขอแสดงความนับถือ
ลงชื่อ...........................
ประธานกรรมการ





มาดูฉบับตั้งข้อสังเกตกันหน่อย
*** ในวงเล็บคือการตั้งข้อสังเกตอย่างตรงไปตรงมา***




(วันที่ไม่ปรากฏ)

(เรื่องไม่ปรากฏ)

(จ.ม. ถึงใครไม่ปรากฏ)(แน่ใจนะว่าจดหมาย)

บริษัทการท่องเที่ยวของเรา (แน่ใจหรอว่าจดทะเบียนเป็น บ. แล้ว) ได้จดทะเบียนเมื่อวันที่ ........ หมายเลขทะเบียนภาษี ............ (แล้วเลขที่ใบอนุญาตล่ะ)บริการนักท่องเที่ยวจากเยอรมันไปประเทศไทย(อยู่ดีๆ ก็บริการเลยหรอ) ทางบริษัทขอส่งตัวแทนคือ น.ส. .................. มาขอข้อมูล(ใครเขาจะให้ พวกหลอกลวงเยอะมาก) เกี่ยวกับราคาทั่วไปสำหรับลูกค้าเกี่ยวกับส่วนลดสำหรับบริษัท(ยังไม่ทันไรขอส่วนลดแล้ว) ในกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการบริการการท่องเที่ยวในประเทศไทย เช่นที่พัก การเดินทางฯลฯ(อ้าวจบประโยคแล้วหรอเนี่ย)

หวังว่าคงจะได้รับความร่วมมือจากท่านด้วยดี(ไปขอความร่วมมือจากเขาได้ไง เหมือนเขาเป็นลูกน้องหรอืมีสถานะที่ด้อยกว่าเลยนะ) เพื่อการร่วมงานกันในวันข้างหน้า (ประโยคนี้หยิ่งมาก ขอบอก-*-)ขอขอบคุณมา ณ โอกาสนี้ (อันนี้เหมือนตบหัวแล้วลูบหลัง)

ขอแสดงความนับถือ
ลงชื่อ...........................
ประธานกรรมการ
(ไม่มีบริษัทจดทะเบียน ไม่มีคณะกรรมการ แล้วเป็นประธานได้ไงฟระ)




จากข้อความข้างต้นทำให้อนุมานได้ว่า ป้าไปจะทะเบียนจริง แต่เป็นเพียงทะเบียนพาณิชย์ ไม่ได้เกี่ยวอะไรกับการจัดตั้งบริษัทใดๆ ทั้งสิ้น (แต่ใช้คำว่าบริษัทของเราและประธานกรรมการเฉยเลย)

แล้วขอถามหน่อย เจอฉบับร่างแบบนี้เข้าไป จะเขียนเป็นจดหมายธุรกิจออกมาได้ยังไง

องค์ประกอบของจดหมายธุรกิจมีสามส่วน

-ตอนต้น ประกอบด้วย หัวจดหมาย คำขึ้นต้น(วันที่ เรื่อง เรียน อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย)

-เนื้อความ โดยมากมักมี 3 ย่อหน้า คือย่อหน้าเกริ่นนำ ย่อหน้าประเด็นหลัก และย่อหน้าสรุปปิดท้าย

-ตอนท้าย ประกอบด้วย ส่วนแสดงตัวตน มักใข้คำว่าขอแสดงความนับถือ ลงชื่อ พร้อมตำแหน่ง


สิ่งที่ต้องคำนึงถึง...
1. รูปแบบที่ถูกต้อง (มีมากมายหลายรูปแบบให้เลือก เลือกมาสักอย่างและทำตามนั้น) แน่นอนว่าฉบับของป้าผิดรูปแบบตั้งแต่บันทัดแรกแล้วเพราะไม่มีส่วนหัวเลย คงไม่มีใครอยากอ่านจดหมายที่จัดหน้าเละเทะหรอกจริงไหม มันแสดงถึงความไม่ใส่อย่างแท้จริง

2. แสดงเจตจำนงค์ที่ชัดเจน (แน่นอนว่าฉบับของป้านั้นชัดเจนมาก มากเกินไปด้วยซ้ำ)

3. ภาษาสุภาพเป็นทางการ ซึ่งมีหลายระดับ ต้องเลือกใช้ให้เหมาะสม

มาดูฉบับที่(พยายาม)แก้ไขกันบ้าง

.................(หัวจดหมาย).................


วันที่ 25 พฤษภาคม พ.ศ. 2553


เรื่อง หนังสือรับรองตัวแทนบริษัท

เรียน ................................

สิ่งที่ส่งมาด้วย สำเนาหนังสือจดทะเบียนพาณิชย์จำนวน 1 ฉบับ

หนังสือฉบับนี้ขอรับรองว่า นางสาว ........................ ถือบัตรประจำตัวประชาชนเลขที่ ...................................... ที่อยู่บ้านเลขที่ ..................................................เป็นตัวแทนของบริษัท xxxxxxxx(ขออนุญาติใช้คำว่าบริษัทไปก่อนเพราะไม่ทราบจริงๆ ว่าจะป้าไปจดทะเบียนอะไรไว้ เอาไว้รู้แน่ๆ แล้วค่อยแก้อีกที) แต่เพียงผู้เดียวในประเทศไทย

ทางบริษัทได้ทำการจดทะเบียนเมื่อวันที่ 17 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2553 ณ ประเทศเยอรมัน เลขหมายประจำผู้เสียภาษีเลขที่ xxxxxxxxxxx ซึ่งได้รับอนุญาตให้ประกอบกิจการด้านบริการทางการท่องเที่ยว โดยเป็นตัวกลางในการให้บริการส่งนักท่องเที่ยวจากประเทศเยอรมันมาท่องเที่ยวในประเทศไทย โดยตัวแทนมีหน้าที่รับผิดชอบในการติดต่อประสานงานเกี่ยวกับบริการทางการท่องเที่ยวในประเทศไทยครบวงจร อาทิ การจัดหาที่พัก ตั๋วเครื่องบิน รถเช่า การประกันภัยฯลฯ เพื่อที่บริษัทจะได้ส่งนักท่องเที่ยวจากประเทศเยอรมันเดินทางมาท่องเที่ยวได้อย่างสะดวกในโอกาสต่อไป

อนึ่ง บริษัท xxxxxx อยู่ระหว่างดำเนินการจดทะเบียนบริษัทและขอใบอนุญาติประกอบกิจการธุรกิจท่องเที่ยวในประเทศไทยซึ่งจะแจ้งให้ท่านทราบในโอกาสต่อไป

ทางบริษัทหวังว่าจะได้รับความอนุเคราะห์จากท่านในการติดต่อประสานงานด้านต่างๆ หากท่านมีข้อสงสัยหรือเสนอแนะใดๆ กรุณาติดต่อยังที่อยู่ข้างต้นได้ตลอดเวลา และขอขอบพระคุณล่วงหน้ามา ณ โอกาสนี้

ขอแสดงความนับถือ


ลงชื่อ.........................
ตำแหน่ง.....................



ขอสารภาพตรงนี้ว่ายังเป็นจดหมายที่ต้องปรับปรุงแก้ไขอีกอยู่ดี แต่อย่างน้อยก็ถือว่าได้ขุดวิชาสมัยพาณิชย์มาใช้งานอย่างเต็มที่ ไม่เคยคิดอะไรหนักหนาเท่านี้มาก่อนเลยจริงๆ
เล่นเอาปวดหัวตึ้บไปเป็นชั่วโมง

ที่จริงจดหมายธุรกิจนี่ไม่ยากนะ แต่ก็ไม่ง่ายเลย ถ้าเจอฉบับร่างแบบนี้ เอาไว้มีฉบับสมบูรณ์แบบเมื่อไหร่ จะลองมาให้ดูกันอีกที(ยังไม่เข็ด55)

Create Date : 25 พฤษภาคม 2553		5 comments
Last Update : 25 พฤษภาคม 2553 11:36:45 น.
Counter : 3475 Pageviews.
Share Tweet