จำ “รูปประโยคเด็ด” เอาไว้เป็นเคล็ดลับในการเขียน E-mail เป็นภาษาอังกฤษ

กลับมาแล้วคร้าบบบบ หลังจากหายหน้าหายตาไปนานมากๆๆๆ เพื่อไปสะสางงาน ทั้งงานหลัก งานรอง เต็มไปหมด ยังไงก็ขอขอบคุณทุกคนที่ยังแวะเวียนเข้ามาเยี่ยมชม blog นี้อยู่นะครับ เหมือนเคยกลับมาคราวนี้ต้องเอาสิ่งดีๆ มาฝากกันเช่นเคย ผมกำลังเปิดหลักสูตรใหม่เพื่อสอนการเขียน e-mail โดยเฉพาะ เลยนำเอาเนื้อหาที่ผมสอนมาเสนอให้ผู้ที่สนใจภาษาอังกฤษได้นำไปใช้ในการเขียน e-mail ในชีวิตประจำวันกัน หวังว่าคงมีประโยชน์ ถ้ามีความเห็นหรือคำถามก็ post ไว้ได้เหมือนเดิมครับ จะพยายามเขียนบทความต่อๆ ไป อยู่เรื่อยๆ ตามแต่เวลาจะอำนวย และขอขอบคุณทุกกำลังใจที่ post ไว้ด้วยนะครับ มันทำให้ผมมีกำลังใจเขียนสิ่งดีๆ ให้ได้อ่านกันต่อไป

เข้าเรื่องกันดีกว่า คงไม่มีใครปฏิเสธว่า ปัจจุบัน e-mail ได้เข้ามามีบทบาทในชีวิตประจำวันของคนเราอย่างยิ่ง โดยเฉพาะในยุคโลกาภิวัฒน์ที่มีการติดต่อสื่อสารข้ามประเทศกันเป็นว่าเล่น การเขียน e-mail ด้วยภาษากลางอย่างภาษาอังกฤษจึงเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่คนไทยส่วนใหญ่มักจะเขียน e-mail ตามความเคยชินของแต่ละคน โดยไม่ได้สนใจว่า ตนเองใช้ภาษาถูกต้องหรือไม่? หรือบ้างก็ใช้วิธีครูพักลักจำ คือ เมื่อเห็นรูปประโยคที่สละสลวยจาก e-mail ของเจ้าของภาษาก็จดจำมาประยุกต์ใช้กับการเขียน e-mail ของเรา ซึ่งเป็นวิธีที่ดีนะครับ สำหรับใครที่ไม่ค่อยได้ติดต่อกับเจ้าของภาษาก็ อาจจะลำบากหน่อย ผมจึงรวบรวมประโยคที่เจ้าของภาษานิยมใช้เขียน e-mail มาฝาก เพื่อให้คุณได้จดจำไปใช้ในชีวิตประจำวัน ภาษาเขียนของคุณจะได้สละสลวย มีความเป็นมืออาชีพเวลาติดต่อสื่อสารทางธุรกิจ

ก่อนอื่น ผมจะเกริ่นถึงหลักการใช้คำขึ้นต้น e-mail ซึ่งในภาษาอังกฤษ เรียกว่า “Salutation” กันก่อน ดังนี้

• ในกรณีที่เป็นทางการ ให้ใช้คำขึ้นต้นว่า
Dear Mr. / Ms. / Dr. / Professor + นามสกุลผู้รับ + comma (,) หรือ colon (:)

อาทิเช่น “Dear Mr. Hogan:” หรือ “Dear Ms. Lane,” เป็นต้น

โดยถ้าเป็นผู้หญิง คุณอาจจะใช้คำว่า “Ms.” ซึ่งจะเหมาะกว่าคำว่า “Miss” (นางสาว) หรือ “Mrs.” (นาง) เพราะสามารถใช้ได้ทั้งกับผู้หญิงที่ยังโสดหรือแต่งงานแล้วก็ได้ และต้องตามด้วยนามสกุลนะครับ ไม่ใช้ชื่อต้นอย่างที่คนไทยนิยมเรียกกัน และให้ลงท้ายด้วยเครื่องหมาย comma (,) หรือ colon (:) ซึ่งถ้าใช้ colon จะเป็นทางการกว่า comma

• ในการเขียน e-mail จะต่างจากการขึ้นต้นจดหมายทั่วไป เพราะคุณสามารถละคำว่า “Dear” ได้ เช่น “Ms. Lane,” เป็นต้น

• คุณอาจจะเรียกชื่อต้นของผู้รับได้ในกรณีที่ผู้รับลงท้าย e-mail ที่ส่งมาให้คุณก่อนหน้านี้ด้วยชื่อต้น หรือในกรณีที่คุณรู้จักผู้รับเป็นอย่างดีและเรียกชื่อต้นเวลาพูดคุยกัน ซึ่งจะเป็นการแสดงความเป็นกันเองและสนิทสนมคุ้นเคยกันมากขึ้น เช่น “Karen,” หรือ “Hi Karen,”

• กรณีที่ไม่สามารถระบุชื่อผู้รับได้ คุณอาจจะใช้วลีว่า “To Whom It May Concern:” หรือ “Dear Sir or Madam:” ซึ่งแปลเป็นภาษาไทยได้ว่า “เรียนท่านผู้ที่เกี่ยวข้อง” หรืออาจใช้ “Dear + ตำแหน่ง” ก็ได้ เช่น “Dear Sales Manager:”, “Dear Customer:” หรือจะละคำขึ้นต้นไปเลยก็ได้ แต่ห้ามใช้ “Dear + ชื่อบริษัท” เช่น “Dear X company:”

• สำหรับคำลงท้าย การเขียน e-mail มักจะไม่ต้องลงท้ายด้วย “Sincerely,” หรือ “Your truly,” เหมือนจดหมาย แต่เรามักจะนิยมใช้ “Regards,” หรือ “Best regards,” แล้วลงชื่อผู้ส่งในบรรทัดต่อมา ซึ่งถ้าคุณไม่เคยติดต่อผู้รับมาก่อนและอยากให้เป็นทางการ อาจจะลงท้ายด้วยชื่อต้นและนามสกุลแบบเต็มยศ เช่น

I am looking forward to hearing from you.
Stefan Gill

รูปแบบประโยคนี้ควรจำเพื่อนำไปใช้เลยนะครับ “I am looking forward to + กิริยาเติม ing” หรือถ้าไม่เป็นทางการมากนักอาจจะใช้ “Looking forward to + กิริยาเติม ing” แปลเป็นไทยว่า “ฉันตั้งหน้าตั้งตารอที่จะ...” หรือถ้าคุณอยากลงท้ายด้วยการฝากความคิดถึง คุณอาจจะใช้คำว่า “Give my regards to…” หรือ “Best wishes to…” แต่ถ้าเป็นคนสนิทกันอาจลงท้ายแบบเป็นกันเองว่า “Speak to you soon” หรือ “See you soon” หรือ “Bye (for now)” หรือ “All the best” ก็ได้

เมื่อเกริ่นถึงคำขึ้นต้นและคำลงท้ายแล้ว ต่อไปผมจะยกตัวอย่างรูปประโยคที่นิยมใช้ในการเขียน e-mail ซึ่งมีแบบทั้งเป็นทางการและไม่เป็นทางการให้คุณลองนำไปใช้ในการเขียน e-mail ในชีวิตประจำวันดูนะครับ

การอ้างถึงการติดต่อครั้งก่อน (Previous Contact)

แบบเป็นทางการ (Formal)

- Thank you for your e-mail of …(ขอบคุณสำหรับ e-mail ของคุณเรื่อง…)
- Further to your last e-mail, …(อ้างถึง e-mail ล่าสุดของคุณ, ...)
- I apologize for not getting in contact with you before now. (ต้องขอโทษด้วยที่ไม่ได้ติดต่อคุณก่อนหน้านี้)

แบบไม่เป็นทางการ (Informal)

- Thanks for your e-mail. (ขอบใจสำหรับ e-mail ของคุณ)
- Re your e-mail, … (อ้างถึง e-mail ของคุณ, ...)
- Sorry I haven’t written for ages, but I’ve been really busy. (ขอโทษที่ไม่ได้เขียนหาคุณมานาน ฉันยุ่งจริงๆ)

จุดประสงค์ของการเขียน e-mail (Reason for Writing)

แบบเป็นทางการ (Formal)
- I am writing in connection with…หรือ I am writing with regard to…
(ฉันเขียนมาเกี่ยวกับ...)
- In reply to your e-mail, here are… (เพื่อตอบ e-mail ของคุณ, นี่คือ...)
- Your name was given to me by… (ฉันได้ชื่อของคุณมาจาก...)
- We would like to point out that… (เราอยากจะชี้แจงว่า...)

แบบไม่เป็นทางการ (Informal)
- Just a short note about…หรือ I’m writing about… (ฉันเขียนมาเกี่ยวกับ...)
- Here’s the … you wanted. (นี่คือ ... ที่คุณต้องการ)
- I got your name from… (ฉันได้ชื่อของคุณมาจาก...)
- Please note that… (ขอให้ทราบว่า...)

ให้ข้อมูล (Giving Information)

แบบเป็นทางการ (Formal)
- I’m writing to let you know that…(ฉันเขียนมาเพื่อให้คุณทราบว่า...)
- We are able to confirm that…(เราอยากจะยืนยันว่า...)
- I am delighted to tell you that…(ฉันดีใจที่จะบอกคุณว่า...)
- We regret to inform you that…(เราเสียใจที่จะแจ้งให้คุณทราบว่า...)

แบบไม่เป็นทางการ (Informal)
- Just a note to say… (แค่อยากจะบอกว่า...)
- We can confirm that… (เรายืนยันว่า...)
- Good news! (ข่าวดี!)
- Unfortunately, … (โชคไม่ดี,...)

เอาไว้ตอนหน้า ผมจะมาเสนอรูปประโยคสวยๆ อีกมากมายที่คุณสามารถนำไปใช้ในการเขียน e-mail ต่อนะครับ

Create Date : 07 เมษายน 2551 Last Update : 7 เมษายน 2551 20:09:38 น. Counter : 192120 Pageviews.		41 comments
Share Tweet