บอกกับตัวเองทุกวันว่า...ใจเย็น ๆ 

เอาทีละเรื่อง ทีละอย่าง

ให้เวลาค่อย ๆ ช่วยกระเทาะมันให้ลงล็อคในที่สุด

.

.

และแล้วก็ได้มาเจออีกหนึ่งเทคนิคดีๆ ที่เป็นแรงบันดาลใจในการจัดกากับเวลาอย่างชาญฉลาด

เป็นเทคนิคการบริหารเวลาดี ๆ ของขงเบ้ง ที่จะช่วยชีวิตในจัดการกับตัวเองและงานที่ทำ

.

.

การบริหารเวลาของแต่ละคนจึงหมายถึง ความแตกต่างระหว่างความสำเร็จกับความพ่ายแพ้ ค่าของเวลาเกี่ยวข้องกับสมรรถภาพ ซึ่งในแง่ธุรกิจคือต้นทุน ดังนั้นสถาบันต่างๆที่สอนวิชาการบริหารธุรกิจจึงมีหลักสูตรเกี่ยวกับการบริหารเวลา

ครั้งหนึ่ง เล่าปี่ ขอให้ขงเบ้งแนะนำวิธีสร้างตนเองเป็นอภิมหาเศรษฐีแห่งดินแดน

ขงเบ้ง จึงกล่าวว่า “งานใหญ่เช่นนี้ต้องวางแผนและรู้จักการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ”

เล่าปี กล่าวว่า “ข้าเห็นด้วยในหลัก แต่ทว่า ข้ามีงานมากมายที่ต้องทำทุกวัน จนเวียนเกล้าเวียนศีรษะ ไม่เคยมีเวลาพอที่จะจัดการกับทุกสิ่งทุกอย่างได้เลย”

ขงเบ้ง บอกให้ลูกน้องไปเตรียม ก้อนหิน ก้อนกรวด ทราย และ น้ำ จำนวนหนึ่ง พร้อมถังเหล็กใบใหญ่ใบหนึ่ง

เล่าปีถามด้วยความแปลกใจ “ท่านเตรียมสิ่งเหล่านี้ไว้เพื่ออะไร ?”

ขงเบ้งยิ้มอย่างมีเลศนัย พร้อมกับตอบด้วยคำถามว่า “ท่านบริหารเวลาด้วยวิธีใด ?”

เล่าปี่ตอบว่า “ข้าเคยคิดว่า ข้ามีเทคนิคที่ดีอยู่แล้ว คือใช้วิธีมอบหมาย ข้ามีผู้ช่วยอยู่รอบด้าน ตั้งแต่ กวนอู เตียวหุย เจ้าหยุน ฯลฯ ซึ่งช่วยแบ่งเบาภาระหน้าที่ในด้านต่างๆ แต่งานทั้งหลาย ก็ยังพันกันอีรุงตุงนัง ไม่สามารถปรับให้มีประสิทธิ์ภาพและประสิทธิผลดีขึ้นได้”

“เดิมข้าคิดว่าคือแมลงวันไม่มีหัวอยู่ตัวเดียว แต่หลังการใช้ระบบมอบหมายงาน กลับกลาย เป็นว่าปัจจุบันมีแมลงวันหัวขาดเป็นฝูง”

ขงเบ้งฟังแล้วจึงเริ่มอธิบายว่า “เทคนิคการบริหารเวลาสามารถแบ่งเป็นสามขั้น สูง กลาง และ ต่ำ“

ขั้นต่ำ เน้นการใช้เศษกระดาษบันทึก

ขั้นกลาง ใช้ตารางและโปรแกรมประจำวัน ซึ่งสะท้อนความสำคัญของการวางแผน

ขั้นสูง เน้นการจัดการโดยแบ่งแยกประเภทของหน้าที่การงานตามดีกรี เน้นการใช้แผนดำเนินงาน ตามความสำคัญของงาน เพื่อพิจารณาลำดับความเร่งด่วนในการจัดการงานดังกล่าว

ทั้งสามขั้นอันดับ ต่างมีเรื่องการมอบหมายงานเกี่ยวข้องอยู่ด้วยตาม ความต้องการของปริมาณงานและ ลักษณะเฉพาะของงานแต่ละชิ้น

เล่าปีสารภาพว่า “หากพิจารณาตามการแบ่งขั้นของเทคนิคการบริหารเวลาแล้ว ข้ายอมรับว่าวิธีของข้าอยู่ที่ขั้นต่ำ เพราะใช้แค่การส่งเศษกระดาษบันทึก”

ขงเบ้งชี้ไปที่ถังเหล็กกับกองวัสดุที่ลูกน้องได้เตรียมไว้ที่มุมห้อง พร้อมกล่าวว่า
“คำตอบของการบริหารขั้นสูงอยู่ในถังเหล็กใบใหญ่นี้แหล่ะ!”

ความจุของถังนี้เปรียบเสมือนขีดความสามารถของคนๆหนึ่ง ในช่วงเวลาหนึ่ง

ก้อนกรวด เปรียบได้กับงานที่สำคัญ และเร่งด่วน
ก้อนหิน คือ ภาระที่สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน
เม็ดทราย เปรียบเทียบได้กับภาระที่เร่งด่วน แต่ไม่สำคัญ
น้ำ คือ หน้าที่ที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน”

ขงเบ้งถาม “ปรกติท่านเน้นงานประเภทใด ?”

เล่าปี่ตอบอย่างไม่ลังเล “ก็ต้องเป็นประเภท ก. สิ”

ขงเบ้งถามต่อไป “แล้วงานประเภท ข หล่ะ”

เล่าปีตอบว่า “ข้าตระหนักถึงความสำคัญของงานประเภท ข. แต่ก็ไม่มีเวลาพอที่จะสนใจมัน”

ขงเบ้งถาม “เป็นอย่างนี้ใช่ไหม”
พรางใส่ก้อนกรวดลงไปในถังเหล็กจนเต็ม แล้วพยายามใส่ก้อนหินเข้าไป ซึ่งใส่ไม่ได้

เล่าปีตอบว่า “ใช่”

ขงเบ้งถามต่อ “หากเปลี่ยนวิธีบรรจุใหม่หล่ะ?”
ขงเบ้งเทก้อนกรวดในถังเหล็กออก แล้วใส่ก้อนหินทีละก้อนเข้าไปจนเต็มถัง

ขงเบ้งถามเล่าปี่อีกว่า “ตอนนี้ถังเหล็กเต็มแล้ว จะใส่อะไรลงไปอีกไม่ได้ใช่ไหม ?”

เล่าปีจึงตอบว่า “ใช่”

ขงเบ้งถาม “จริงหรือ ?”

ขงเบ้งถามแล้วหยิบก้อนกรวดใส่เข้าไปข้างบนถัง แล้วเขย่าให้ก้อนกรวดตกลงไปในถังจนหมด

ขงเบ้งถามต่อ “บัดนี้ถังเหล็กใบนี้ใส่อะไรลงไปอีกได้หรือไม่ ?”

พรางเทเม็ดทรายลงไปอีกจนหมด

ขงเบ้งถามต่ออีก “แล้วทีนี้หล่ะ ใส่อะไรลงไปอีกได้ไหม ?”
ก่อนที่เล่าปีจะมีโอกาสตอบ ขงเบ้งก็ตักน้ำที่เตรียมไว้ใส่ลงไปในถังเหล็กอีกจนหมด

ขงเบ้งถามต่อว่า “ตอนนี้ท่านเข้าใจความหมายของเรื่องนี้แล้วหรือยัง”

เล่าปีตอบว่า “เข้าใจแล้ว นี่คือสิ่งที่ท่านกล่าวถึงเมื่อสักครู่เกี่ยวกับการจัดการแบบแยกประเภท และเลือกการจัดการก่อนหลังใช่ไหม”

ขงเบ้งตอบว่า “ใช่แล้ว หากถังเหล็กเติมเต็มไปด้วยก้อนกรวด ทราย และน้ำตั้งแต่แรก ก็คงไม่มีโอกาสใส่ก้อนหินลงไปได้ แต่ถ้าใส่ก้อนหินลงไปก่อน ในถังยังมีเนื้อที่ที่จะใส่สิ่งอื่นๆ เข้าไปได้อีก ดังนั้น การบริหารเวลาที่ได้ผลต้องดูว่า อะไรคือก้อนหิน อะไรคือก้อนกรวด เม็ดทราย และน้ำ และไม่ว่าจะเป็นประการใดก็ต้องใส่ก้อนหินลงไปในถังเป็นอันดับแรก”

เล่าปี่จึงถามต่อว่า “แล้วการวิเคราะห์แยกแยะเรื่องต่างๆ ออกเป็นสี่หมวดนี้มีผลอย่างไรหล่ะ”

ขงเบ้งจึงตอบว่า “บุคคลจำพวกที่ว้าวุ่นอยู่กับเรื่องราวประเภทก้อนกรวด ย่อมมีความรู้สึกถูกเวลากดดัน และวนเวียนอยู่ในแดนวิกฤตจนอ่อนล้า”

“พวกที่เน้นเรื่องประเภทเม็ดทราย จะขาดพลังสร้างสรรค์ ชอบฟังคำพูดที่ไพเพราะหูคบคนแบบผิวเผิน”

“พวกที่นิยมเรื่องราวประเภทน้ำ มักบกพร่องเรื่องสำนึกรับผิดชอบ แม้กระทั่งเรื่องสารทุกข์สุกดิบของตนเอง”

เล่าปีถามว่า “เป็นไปได้ไหมที่ว่า ถ้าเน้นก้อนหินมากเกินไปจะมองข้ามก้อนกรวดเพราะก้อนกรวดจะมาพร้อมกับความเร่งด่วน ?”

ขงเบ้งตอบ “ท่านทราบไหมว่า ก้อนกรวดมาจากไหน? ก็มาจากก้อนหินที่แตกสลายไง!” 

และเสริมว่า “คนที่ให้ความสำคัญกับเรื่องประเภทก้อนหินจะมีก้อนกรวดน้อยคนที่เน้นก้อนกรวดก็จะมีก้อนกรวดเยอะตลอด”

ขงเบ้งสอนต่อไปว่า “คนที่อิงเรื่องประเภทก้อนหินเป็นคนที่มีประสิทธิภาพเพราะเขาจะเก่งในการวิเคราะห์สถานการณ์ เวลา และสิ่งแวดล้อม สามารถจับประเด็นหลักของปัญหา สามารถจัดการกับเรื่องเร่งด่วน และควบคุมสถานการณ์ไม่ให้เกินกว่าเหตุกล้าฟันธง และใช้มาตรการป้องปราม บุคคลจำพวกนี้จะมีวิสัยทัศน์ มีอุดมการณ์ เคารพระเบียบสามารถควบคุมตัวเอง ดำเนินชีวิตอย่างมีวินัย และสามารถทำงานชิ้นใหญ่ได้”

เล่าปี่ชื่นชอบทฤษฏี “ใส่หินก้อนใหญ่ก่อน” เป็นอย่างมาก 

พร้อมกับสารภาพว่า “มาวันนี้ข้าถึงเข้าใจอย่างถ่องแท้แล้วว่า การต่อสู้ของข้าทำไมจึงยังลุ่มๆ ดอนๆแม้ว่าข้ามีขุนพลเก่งๆ เช่น กวนอูและเตียวหุย แต่พวกเขาจะก้าวหน้าได้อย่างไร ตราบใดที่คนที่มีประสิทธิภาพสูงอย่างเขาจมปลักอยู่กับเรื่องจิ๊บจ๊อยกับทำงานในลักษณะ เก็บเม็ดงานแต่ทิ้งแตงโม (เจี่ยนเลอจือหมาติวเลอซีกวา) ขืนดำเนินตามวิธีเดิมต่อไป ความพยายามของข้าที่จะเป็นอภิมหาเศรษฐีในแผ่นดินก็คงเป็นได้แค่ ความฝัน!”

แล้วคุณหล่ะ… จัดการกับตัวเองและงานที่ทำแบบไหน ? 

ลองนำบทเรียนเทคนิคการบริหารเวลาของขงเบ้งไปใช้ดู จะช่วยให้เวลาของคุณมีคุณค่ามากกว่าเดิม

.

.

.

การบ้าน ::

1. จะต้องจำแนกแยกแยะทุกสิ่งอย่างที่จะต้องทำว่า 

2. จัดก้อนหิน ก้อนกรวด เม็ดทราย และน้ำ ตามลำดับ ลงในตารางเวลา
.
.
.

ขอบคุณที่มา : //www.iosic.com/2012/01/time-management/