ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล (HRIS)

ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล
(Human Resource Information System – HRIS)

คือ กรรมวิธีเชิงระบบสำหรับจัดการข้อมูลต่างๆ เกี่ยวกับทรัพยากรบุคคลและกิจกรรมด้านงานบุคคลที่จำเป็นต่อองค์กร ซึ่งกรรมวิธีดังกล่าวประกอบด้วยการรวบรวม การจัดเก็บ การรักษา และการเรียกข้อมูลต่างๆ กลับมาใช้ โดยจะนำเอาโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ซับซ้อนมาช่วยในการทำงาน หรือจะใช้โปรแกรมเวิร์ดโปรเซสเซอร์ธรรมดาเพื่อบันทึกรายงานการทำเงินเดือน บันทึกเวลาทำงานของพนักงานก็ได้

การนำเอาซอฟท์แวร์และเทคโนโลยีต่างๆ มาใช้ในระบบ HRIS ก็เพื่อให้กระบวนการจัดการข้อมูลเหล่านี้มีความรวดเร็วยิ่งขึ้น มีต้นทุนในการดำเนินงานลดลง เพราะโดยปกติแล้วแอพพลิเคชั่นต่างๆ มักจะทำงานด้านธุรการได้เร็วกว่าคน โดยใช้กระดาษน้อยกว่าและอาจต้องการคนทำงานน้อยลงกว่าเดิมด้วย ซึ่งระบบ HRIS ในส่วนที่เป็นเทคโนโลยีนี้เราเรียกว่า e-HR แต่ก็มีคนจำนวนไม่น้อยเข้าใจว่า e-HR กับ HRIS คือสิ่งเดียวกัน

HRIS ที่ดีจะมีประโยชน์ต่อการวางแผนกำลังคน การคาดคะเนความต้องการกำลังคน และการจัดเตรียมโปรแกรมการฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากรขององค์กรในระยะยาวได้ นอกจากนี้มันยังทำให้เราสามารถกำหนดค่าจ้างและจัดสวัสดิการที่แข่งขันกับองค์กรอื่นๆ ได้ด้วย ซึ่งจากที่กล่าวมาจะเห็นได้ว่าจุดประสงค์ของระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลนั้นก็คือ เพื่อจัดเตรียมข้อมูลที่จำเป็นต่อการตัดสินใจด้านทรัพยากรบุคคลและข้อมูลที่คนในองค์กรต้องการ (Kovach, Kenneth A, Cathcart, Charles E Jr, Human resource information systems (HRIS): Providing business with rapid data access, information exchange and strategic advantage, 1999)

การปรับรื้อกระบวนการด้านบุคคลโดยนำเอาระบบ HRIS มาใช้นี้ จะมุ่งเน้นไปที่วิธีใช้ข้อมูลของผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล ทั้งนี้คุณค่าของข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคลที่เก็บรวบรวมมานั้นขึ้นอยู่กับปัจจัยสำคัญ 2 ประการคือ

1) การมีข้อมูลดังกล่าวจะทำให้การตัดสินใจต่างๆ ดีขึ้นแค่ไหน

2) แต่ละการตัดสินใจที่ดีขึ้นนั้น ก่อให้เกิดมูลค่าเพิ่มแก่องค์กรเท่าไหร่

จากนั้นเราก็จะทำการเปรียบเทียบระหว่างคุณค่าของข้อมูลกับต้นทุนของข้อมูล เพื่อตัดสินใจว่าการทำให้ได้ข้อมูลนั้นมาเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าหรือไม่

HRIS เป็นการลงทุนอย่างหนึ่ง เพราะแม้แต่ซอฟท์แวร์ธรรมดาๆ ที่ไม่ซับซ้อนนักก็อาจมีราคาสูง ซึ่งนี่ยังไม่รวมถึงต้นทุนด้านฮาร์ดแวร์ การฝึกอบรม และต้นทุนในการบำรุงรักษาระบบ ดังนั้นผู้จัดการทรัพยากรบุคคลจึงต้องพิจารณาอย่างละเอียดรอบคอบถึงคุณค่าของข้อมูลที่จะกำหนดให้มีในระบบ เพราะถึงแม้ระบบอาจทำให้การจัดเก็บและการนำเอาข้อมูลมาใช้เป็นไปได้ง่ายขึ้น แต่มันก็สามารถลดคุณค่าของข้อมูลลงได้เช่นกัน ถ้าระบบนั้นยุ่งยากซับซ้อนจนพนักงานไม่อยากใช้ หรือไม่สามารถใช้ได้เนื่องจากไม่เข้าใจในระบบนั้น

ด้วยเหตุนี้เองเราจึงต้องพิจารณาจุดประสงค์ทั่วไป 2 ประการของ HRIS คือ 1) จุดประสงค์ในเชิงบริหารจัดการที่จะลดต้นทุนและเวลาในการดำเนินการ 2) สนับสนุนการตัดสินใจที่จะช่วยให้ผู้จัดการฝ่ายบุคคล ผู้จัดการสายงานและพนักงานตัดสินใจได้ดีขึ้น ซึ่งประเด็นสำคัญในที่นี้คือการตัดสินใจที่ดีขึ้น ไม่ใช่แค่การประมวลผลข้อมูลที่เร็วขึ้น

องค์ประกอบของ HRIS

องค์ประกอบสำคัญเชิงกระบวนการของระบบนี้ มี 3 องค์ประกอบด้วยกันคือ.....

Input - Data Maintenance - Output

Input คือการป้อนข้อมูลด้านบุคลากรต่างๆ เช่น ข้อมูลพนักงานใหม่ รายงานผลการปฏิบัติงาน ข้อมูลการทำเงินเดือนพนักงาน บันทึกอุบัติเหตุที่เกิดขึ้นกับพนักงาน บันทึกการเข้ารับการฝึกอบรมของพนักงาน เข้าไปในระบบ ซึ่งในปัจจุบันนอกจากข้อมูลที่เป็นตัวหนังสือแล้ว เทคโนโลยียังทำให้เราสามารถจัดเก็บรูปภาพ สำเนาของเอกสาร รวมไปถึงลายเซ็นของคนในองค์กรได้ด้วย

หลังจากป้อนข้อมูลเข้าไปในระบบแล้ว ก็จะเป็นการบำรุงรักษาข้อมูลซึ่งหมายถึงการเพิ่มข้อมูลใหม่เข้าไป และการปรับปรุงข้อมูลให้มีความทันสมัย เช่น ถ้ามีการเลื่อนตำแหน่งหรือปรับเงินเดือนให้กับพนักงาน เราก็จะป้อนข้อมูลใหม่นี้เข้าไป และก็ต้องเข้าไปปรับข้อมูลเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายในส่วนของเงินเดือนของพนักงานของบริษัท ข้อมูลเกี่ยวกับโครงสร้างองค์กร เป็นต้น

ส่วนกระบวนการขั้นสุดท้ายคือ Output ซึ่งจะมีการประมวลผลข้อมูล จัดทำรายงาน เอกสารให้อยู่ในรูปแบบที่ง่ายต่อความเข้าใจให้ง่ายต่อการนำไปใช้งาน ดังนั้นเราจึงต้องคำนึงถึงผู้ใช้งาน (เช่น พนักงาน ผู้จัดการสายงาน เจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคล) และวิธีนำเอาข้อมูลเหล่านั้นไปใช้ เช่น ใช้ผ่านระบบอินทราเน็ต/อินเตอร์เน็ต ผ่านโทรศัพท์ หรือผ่านทางเจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคล เป็นต้น

จากหนังสือ "เดินหมากคน กลยุทธ์ HR"

Create Date : 05 กรกฎาคม 2549 Last Update : 19 กรกฎาคม 2550 12:41:17 น. Counter : 29362 Pageviews.		29 comments
Share Tweet

	สงกรานต์หรรษา จันทราน็อคเทิร์น (18 เม.ย. 2567 11:24:41 น.)		15/04/67 สมาชิกหมายเลข 4675166 (15 เม.ย. 2567 09:46:52 น.)
	คุณปู่ผู้อยู่นิ่งไม่เป็น สวยสุดซอย (11 เม.ย. 2567 15:42:02 น.)		ถนนสายนี้มีตะพาบ ประจำหลักกิโลเมตรที่ 349 : วันใดที่เธอรู้สึกเหมือนไม่มีใคร โปรดมองมาทางนี้ ฯ The Kop Civil (10 เม.ย. 2567 16:44:58 น.)