จัดทำแผนฝึกอบรมและพัฒนาประจำปี (Annual Plan)

ผู้เขียน : อาจารย์ วีย์รฎา กวิณรวีบริรักษ์ 

---

          หลายองค์กรมีการทำแผนประจำปีเพื่อใช้ฝึกอบรมตามเป้าหมายของหน่วยงาน โดยการกำหนดแผนการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานประจำปี(Annual Plan) นั้น นักพัฒนาบุคลากรควรกำหนดการฝึกอบรมตามความจำเป็น(Training Need)มากกว่าความต้องการของพนักงาน(Training Want) วิธีการหาข้อมูลเพื่อใช้ประกอบการจัดทำแผน มีเครื่องมือการค้นหาที่เหมือนหรือแตกต่างกันไป

          โดยส่วนใหญ่นิยมการสอบถามในรูปแบบข้อมูลถามตอบ จากนั้นนำข้อมูลที่ได้รับกลับมาประมวลผลหาหัวข้อและโปรแกรมที่เหมาะสมในการจัดทำแผย ทั้งนี้ ผู้เขียนขอแนะนำรูปแบบการจัดทำแผนการฝึกอบรมและพัฒนาประจำปี อย่างง่ายและมีขั้นตอนการจัดทำที่เป็นระบบ  คือ

1. การหาความจำเป็นในการฝึกอบรมพัฒนา(Training Need)

          การหาความจำเป็นแต่ละองค์กร ขึ้นอยู่กับข้อมูลแต่ละองค์กรในด้านนโยบายการพัฒนา(Vision,Mission,Goal,Strategy) ข้อมูลด้านหน้าที่ความรับผิดชอบงานตามตำแหน่งงานความสามารถในการทำงาน(JD&Competency) และข้อมูลด้านผลการปฏิบัติงาน การประเมินระดับช่องว่างความสามารถ โดยนำผลวิเคราะห์ช่องว่างความสามารถ(Competency Gap) มาจัดทำแผนพัฒนาฝึกอบรม

          สำหรับแบบสอบถามเพื่อสำรวจหาความต้องการฝึกอบรม (Training Want) อาจใช้แบบสอบถามแบบผสมผสานทั้งแบบสอบถามปลายเปิด (open-ended questions) และแบบสอบถามปลายปิด (close-ended questions)

          ทั้งนี้ควรจัดแบ่งการสอบถามเป็นสัดส่วน คำถามไม่กำกวม มีส่วนของการเสนอแนะเพื่อพัฒนาปรับปรุง เช่น แบ่งเป็น 3 ตอน (สอบถามโปรแกรมทั่วไป สอบถามโปรแกรมหลักสูตรการบริหารและสอบถามโปรแกรมเทคนิคเฉพาะหน่วยงาน)

          ปัจจุบันเทคโนโลยีและระบบสารสนเทศเข้ามามีส่วนช่วยลดเวลาการจัดเก็บข้อมูลมากกว่าในอดีต ง่ายต่อการติดตามผล ผู้จัดทำแบบสอบถามใช้วิธีการส่งเมลสอบถาม ซึ่งถือว่าประหยัดเวลา นำข้อมูลมาใช้ได้สะดวกและลดการใช้วัสดุสิ้นเปลืองได้เป็นอย่างดี

2. การกำหนดหลักหลักสูตรฝึกอบรมพัฒนา(Training Course)

          การกำหนดหลักสูตรฝึกอบรมนั้นให้กำหนดตามระดับการบริหารและการปฏิบัติงานของพนักงาน โดยหัวข้อการจัดทำหลักสูตรฝึกอบรมที่ง่ายต่อการนำไปใช้ประกอบด้วย 3 ส่วน คือ

          1) โปรแกรมด้านการบริหารจัดการ (Managerial Program)

          2) โปรแกรมด้านด้านเทคนิคเฉพาะกลุ่มงาน (Technique Program)

          3) โปรแกรมทั่วไป (General Program)

3. การจัดทำแผนฝึกอบรมพัฒนา(Annual Plan)

          หลังจากมีการกำหนดแผนฝึกอบรมพัฒนาตามตำแหน่งงานแล้ว องค์กรต้องวางแผนการจัดฝึกอบรมพัฒนาพนักงานรายบุคคลประจำปี เพื่อสามารถพัฒนาได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ข้อมูลที่นำมาจัดทำแผนประกอบด้วยข้อมูล 2 ส่วน คือ

          1) ข้อมูลด้านบุคคล เป็นการรวบรวมข้อมูลความรู้ ความสามารถที่เป็นจริงในการทำงานที่ผ่านมาในรอบปีของพนักงาน ด้วยข้อมูลเชิงปริมาณ เช่น KPIs , Competency เป็นต้น

          2) วิเคราะห์หาหลักสูตรและโปรแกรมการพัฒนารายบุคคล การวิเคราะห์หาข้อมูลดังกล่าวนั้นให้นำข้อมูลหลักสูตร โปรแกรมการอบรมมาตามหน้าที่ความรับผิดชอบจริงและแนวโน้มการรับผิดชอบการบริหารงานในสายอาชีพ การวางแผนสืบทอดตำแหน่งงานด้านการบริหาร

           ทั้งนี้การพิจารณาเปรียบเทียบให้คำนึงถึงความจำเป็นในงานมากกว่าความต้องการเพื่อฝึกอบรม

4. การดำเนินการฝึกอบรมพัฒนาจริง(Implementation)

          ในขั้นตอนนี้ นักพัฒนาบุคลากรต้องมีการวางแผนจัดการด้านงบประมาณ( Budjet)ประจำปี ตามปฏิทินผนงาน โดยงบประมาณที่ได้รับในแต่ละหน่วยงานหรืองบรวมการพัฒนานำมาบริหารจัดการความคุ้มค่าในการลงทุน ให้เหมาะสมด้านพัฒนาฝึกอบรม จัดเตรียมอุปกรณ์ ห้องอบรม ค่าวิทยากร ค่าใช้จ่ายการดำเนินงานอบรมอื่นๆ ในการจัดฝึกอบรมภายใน(In-House Training )หรือค่าใช้จ่ายเพื่อการจัดฝึกอบรมภายนอกองค์กร (Public Training)  

          ทั้งนี้ การดำเนินการฝึกอบรมที่ถือว่าเครื่องมือการพัฒนา (Development Tools)ที่ดีเยี่ยม หาใช่เพียงการฝึกอบรมในห้องเรียนเพียงอย่างเดียว แต่การดำเนินการฝึกอบรมในรูปแบบเทคนิคอื่นๆ มีผลต่อการเรียนรู้ในระยะยะยาว(Long Term Learning)ของพนักงาน มีแหล่งความรู้มากมายใองค์กร ขึ้นอยู่กับการวางแผน แสวงหาผู้ดำรงตำแหน่งหรือหัวหน้างานที่มีความรู้ความสมารถมาจัดสอน

          โดยพบว่า หลายหลักสูตรลดค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมภายในและภายนอก สามารถนำผลการฝึกอบรมพัฒนาใช้ประโยชน์ในการทำงานจริง เช่น การอบรมโดยใช้เครื่องมืออุปกรณ์จริง (Vestibule training) ,การฝึกอบรมในงาน(On The Job Training),การฝึกงาน (Internships),การสอนแนะ(Coaching),การมอบหมายโครงการ(Project Assignment),การฝึกอบรมโดยคอมพิวเตอร์(Computer based training) เป็นต้น

5. การวัดและการประเมินผลการฝึกอบรมพัฒนา(Measurement and Evaluation)

          โดยในขั้นตอนนี้ ประกอบด้วยกระบวนการ 3 ขั้นตอนคือ  การเก็บรวบรวมข้อมูล การวิเคราะห์และการประเมินผล เพื่อนำข้อมูลทั้งหมดนำเสนอสู่แผนการบริหารจัดการบุคลากรและองค์กร

          ผู้เขียนขอนำแนวคิดการวัดและประเมินผลเพื่อนำมาใช้การจัดการองค์การของ Robert S. Kaplan และ David P. Norton ซึ่งได้เสนอแนวคิด BSC :Balance ScoreCard เพื่อใช้การวัดผลการดำเนินกิจการ ทำให้ผู้บริหารมองเห็นภาพรวมองค์กร โดยเป็นการวัดผลทางการเงิน กระบวนการภายใน ความพึงพอใจลูกค้าและบริการ รวมทั้งการประเมินการเรียนรู้และการสร้างนวัตกรรมองค์กร

           ภายใต้มุมมองแต่ละด้านของการตั้งเกณฑ์และการดำเนินการ ต่างๆ ในองค์กร

     1) วัตถุประสงค์(Objective)  เป็นการกำหนดวัตถุประสงค์แต่ละมุมมองที่ต้องการให้ตัวชี้วัดบรรลุผล

     2) ตัวชี้วัด(Performance Indicator) การกำหนดตัวชี้วัดเพื่อให้งานบรรลุผลสำเร็จตามหน้าที่ปฏิบัติ

     3) เป้าหมาย (Target) เป็นการตั้งค่าความสำเร็จเชิงปริมาณ กำหนดด้วยตัวเลข เปอร์เซ็นต์ ตามความเหมาะสมของงาน

     4) แผนงานตามโครงการที่ตั้งใจ(Initiatives Project) การดำเนินงานตามแผนงานของโครงการที่เกิดขึ้นภายในองค์กร มีความก้าวหน้าตามลำดับขั้นตามแผนงานที่ตั้งไว้ในโครงการแต่ละโครงการ

          จากกระบวนการวางแผนเพื่อพัฒนาฝึกอบรมประจำปี จะเห็นว่า การวางแผนฝึกอบรมพัฒนาพนักงานในองค์กรนั้น สามารถสร้างผลสำเร็จที่ยั่งยืนแก่องค์กร รวมทั้งเพิ่มขีดศักยภาพบุคลากรให้มีความรู้ ความสามารถ ตามเป้าหมายที่องค์กรคาดหวังนำองค์กรสู่ความเป็นเลิศระดับแถวหน้าธุรกิจ

---

คำถามชวนคิด

ท่านคิดว่าการจัดทำแผนฝึกอบรมพัฒนาประจำปี (Annual Plan) เหมือนหรือต่างจากแผนฝึกอบรมพัฒนาบุคลากร (Training Road Map) อย่างไร ?

........................................................................
 

---

บทความ  บทเรียน  HRD  Roadmap  อบรม  พัฒนาคน  แผนฝึกอบรม  แผนพัฒนา  Annual Plan  พนักงาน  ประจำปี  นักพัฒนาบุคลากร  ความจำเป็นฝึกอบรม  Training Need  Training Want  นโยบาย  Vision  Mission  Goal  Strategy  ความรับผิดชอบงาน  ตำแหน่งงาน  ความสามารถในการทำงาน  JD  Competency  การปฏิบัติงาน  การประเมิน  ช่องว่างความสามารถ  Competency Gap  ความต้องการฝึกอบรม  แบบสอบถามปลายเปิด  open ended questions  แบบสอบถามปลายปิด  close-ended questions  Robert S. Kaplan  David P. Norton  BSC  Balance Score Card  Training Roadmap 
https://www.consultthailand.com/blog/info-blog.php?blog_id=21&web=Annual-Plan

---

Create Date : 15 ตุลาคม 2566 Last Update : 15 ตุลาคม 2566 20:03:17 น. Counter : 118 Pageviews.		0 comments
Share Tweet