การสร้างทีมงาน

การสร้างทีมงาน
…………………………………………..
แนวคิดในการสร้างทีมงาน
ผู้บริหารที่ประสบความสำเร็จ จะต้องทำความเข้าใจและให้กำลังใจซึ่งกันและกัน เพราะการทำสิ่งใหม่ ๆ ย่อมอาศัยปัจจัยหลายประการ เช่น วัสดุ การบริหาร การจัดการ คน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง “คน” มักจะเกิดความเสี่ยงทางอารมณ์ เช่น ความรู้สึกของคน การทำผิดพลาด การถูกวิพากษ์วิจารณ์ ดังนั้น การทำงานจึงเป็นจุดเริ่มต้นของการทำงานของตัวบุคคล ที่พวกเขาจำเป็นต้องรู้วิธีปกป้องคุณค่าของตนเองจากการมองของคนอื่นด้วย โดยผู้ที่จะให้การสนับสนุนและกำลังใจได้ คือ ผู้บริหารและ ปัจจัยที่สำคัญในการทำงานในองค์การหนึ่ง ๆ คือ “คน” ซึ่งมีผลกระทบต่อบรรยากาศในการทำงานของกลุ่มสมาชิก จะราบรื่นเป็นไปในทางสร้างสรรค์มีการสนับสนุนเกื้อกูลกัน ช่วยกันแก้ปัญหา อุปสรรคและข้อยุ่งยากให้ท่านพ้นไปได้นั้น เป็นการทำงานเป็นทีม โดยอาศัยศักยภาพของคนในกลุ่ม เพื่อทำงานร่วมกัน คิดร่วมกัน วางแผนร่วมกันและแก้ปัญหาร่วมกัน นับว่าเป็นการรวมพลังย่อมจะช่วยให้ประสิทธิผลของกลุ่มเพิ่มสูงขึ้นได้
จิราภรณ์ สีขาว (2541.1 อ้างมาจาก Joseph M. Putti) กล่าวว่า การทำงานเป็นทีมนั้น ผลงานที่ได้จากทีมจะมากกว่าผลงานของแต่ละคนที่ทำงานคนเดียวมารวมกัน ดังนั้น การทำงานเป็นทีมจึงเป็นวิธีการที่ได้ผลมากที่สุด ในการปรับปรุงประสิทธิผลในการทำงานมีอยู่หลายกรณีที่ผลงานออกมาดีกว่าและประหยัดกว่ากลุ่มย่อย จะมีความรู้สึกของการทำงานเป็นทีมมาก จึงเป็นผลให้สมาชิกกลุ่มพร้อมที่จะร่วมในกิจกรรมกลุ่ม และเมื่อมีส่วนร่วมก็มีความผูกพันและสร้างความสัมพันธ์ระหว่างสมาชิกในกลุ่มเป็นอย่างดี และถ้ามุ่งปรับปรุงคุณภาพความสัมพันธ์ที่มีอยู่ต่อกันระหว่างสมาชิกของกลุ่ม และมุ่งเน้นความสัมพันธ์ระหว่างกลุ่มกับงานที่กลุ่มกำลังทำ จะช่วยให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิผลและบรรลุเป้าหมายที่ต้องการขององค์การเป็นการสร้างพื้นฐานสำคัญเกี่ยวกับความรู้ ความเข้าใจในการทำงานเป็นทีม และสามารถนำไปสู่การพัฒนาทีมงานได้ โดยต้องอาศัยเทคนิค วิธีการหลายอย่างที่จะสร้างทีมงานให้เข้มแข็ง และพัฒนาทีมงานอย่างต่อเนื่อง เพื่อองค์การที่เข้มแข็งต่อไป



ความหมายของทีมงาน
คำว่า ทีมงาน มีนักวิชาการได้ให้ความหมายหลายลักษณะ แต่ความหมายที่จะร่วมในกิจกรรมมีการเกี่ยวข้องซึ่งกันและกัน มีการวางแผนร่วมกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่วางไว้ ตามพจนานุกรมไทยได้ให้ความหมาย ทีมงานไว้ดังนี้ ทีมงาน (Team work) หมายถึง ที่รวมกำลังกันทั้งคณะ
วู๊ดค็อก และฟรานซิส (Wood cock and Francis, 1981 : 3) ให้ความหมายว่า ทีมงานหมายถึง กลุ่มคนที่ช่วยเหลือซึ่งกันและกัน เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ร่วมกัน
Katzenbach & Smith Douglas K. ให้ความหมายของทีมงาน หมายถึง การรวมตัวของบุคคลกลุ่มที่มีทักษะต่าง ๆ ที่ช่วยให้การทำงานของทีมมีความสมบูรณ์ขึ้น โดยมีข้อตกลง มีวัตถุประสงค์ จุดมุ่งหมายในการทำงาน และมีแนวทางในการทำงานที่ทุกคนมีส่วนในการรับผิดชอบร่วมกัน
วิชัย โถสุวรรณจินดา (2536) ให้ความหมายของการทำงานเป็นทีมว่า การที่บุคคล ตั้งแต่ 2 คนขึ้นไปมาทำงานร่วมกัน เพื่อให้บรรลุจุดมุ่งหมายเดียวกันอย่างมีประสิทธิภาพและผู้ปฏิบัติงานต่างก็เกิดความพอใจในการทำงานนั้น การทำงานเป็นทีมจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพขององค์การ เนื่องจากทำให้วัตถุประสงค์รวมขององค์การประสบความสำเร็จสูงสุด โดยสมาชิกในทีมมีความพอใจในงานที่กระทำและมีความพึงพอใจเพื่อนร่วมงาน
สุทธิวรรณ ตันติรจนาวงศ์ (2535 : 1) ให้ความหมายการทำงานเป็นทีม หมายถึง ลักษณะกลุ่มทำงานที่บุคคลตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป ที่มีความสัมพันธ์ต่าง ๆ ในการทำงานมีการช่วยเหลือซึ่งกันและกันในกลุ่ม และรับรู้ว่าตนเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่มตามโครงสร้างถาวรที่มีอยู่ในองค์การ รวมทั้งเข้าใจวัตถุประสงค์ของการทำงานร่วมกัน
วีระวัฒน์ พงษ์พยอม (2536 : 14) ได้ให้คำนิยาม ทีมงาน คือ กลุ่มของบุคคลที่ทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ร่วมกันโดยสมาชิกต้องเสียสละความเป็นส่วนตัวเท่าที่จำเป็น เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์นั้น
จากความหมายของทีมงานข้างต้น พอสรุปสั้น ๆ ได้ดังนี้
ทีมงาน หมายถึง การทำงานของกลุ่มที่ใช้ความสามารถแต่ละบุคคลให้ทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเน้นที่กระบวนการทำงานเป็นกลุ่มและผลงานของกลุ่ม เพื่อผลประโยชน์ขององค์การหรือหน่วยงาน ดังแผนภูมิในหน้าถัดไป

ที่มา : สุทธิวรรณ ตันติรจนาวงศ์ (2535 : 2)

การสร้างทีมงาน การสร้างทีมงาน หมายถึง การทำงานของกลุ่มที่มีประสิทธิภาพ พยายามทำให้กลุ่มสามารถเรียนรู้วิธีการวินิจฉัยปัญหา ปรับปรุงความสัมพันธ์ในการทำงานให้ดีขึ้น ความร่วมมือร่วมใจประสานงานกันในการทำงานให้สำเร็จตามเป้าหมายและบรรลุวัตถุประสงค์ร่วมกัน
วู๊ดค็อก (Wood cock 1989 : 75 - 116) ได้ให้แนวคิดองค์ประกอบของทีมงานที่มีประสิทธิภาพจะต้องประกอบด้วย คุณลักษณะที่ดี คือ
1) บทบาทที่สมดุล
2) วัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและเป้าหมายที่เห็นต้องกัน
3) การเปิดเผยต่อกันและการเผชิญหน้าเพื่อแก้ปัญหา
4) การสนับสนุนและการไว้วางใจต่อกัน
5) ความร่วมมือและการใช้ความขัดแย้ง
6) กระบวนการปฏิบัติงานที่ชัดเจน
7) ภาวะผู้นำที่เหมาะสม
8) การทบทวนการปฏิบัติงานอย่างสม่ำเสมอ
9) การพัฒนาตนเอง
10) ความสัมพันธ์ระหว่างกลุ่ม
11) การสื่อสารที่ดี
1. บทบาทที่สมดุล (balanced roles) คือ การผสมผสานความแตกต่างของความสามารถโดยใช้ความแตกต่างของบุคลิกภาพและวิธีการที่หลากหลายให้เหมาะสมกับสถานการณ์ ต้องอาศัยความกลมกลืนและบทบาทสมดุลของสมาชิกในทีมงาน ซึ่งคล้ายพ่อครัวที่จะเลือกชนิดของเครื่องปรุง ปรุงอาหารจะต้องมั่นใจในคุณภาพและปริมาณ ผู้บริหารที่จะสร้างทีมงานจะต้องหาจุดสมดุลสูงสุดของทักษะและความสามารถของสมาชิกในกลุ่ม โดยการวิเคราะห์จากบทบาทที่จำเป็นในการสร้างทีมงานที่มีประสิทธิภาพต่อไปนี้
ผู้นำ (leader) ผู้นำก็คือ การตั้งทีมงาน ตั้งวัตถุประสงค์ วางแผนควบคุมการปฏิบัติงาน เรียกประชุมและมอบหมาย โครงสร้างการทำงาน พยายามนำสิ่งที่ดีที่สุดของสมาชิกในทีมงานมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด
ผู้ท้าทาย (challenger) จะต้องสร้างบทบาทให้ทีมงานยอมรับในสิ่งที่กำลังกระทำ จะต้องพิสูจน์ให้ได้ว่าความคิดเหล่านั้นเป็นจริงได้ ถ้าทีมงานไม่มีผู้ท้าทายก็เหมือนกับทีมงานขาดแรงกระตุ้น
ผู้เชี่ยวชาญ (expert) ในการสร้างทีมงานจึงจำเป็นต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญมากมายหลายสาขาให้คำแนะนำเฉพาะเรื่อง เฉพาะอย่างให้การทำงานบรรลุจุดหมาย
นักการฑูต (ambassador) บุคคลประเภทนี้ต้องมีบุคลิกภาพที่เป็นมิตรเป็นนักประชาสัมพันธ์ เป็นนักการขายและเสมือนผู้สร้างสะพานเพื่อเชื่อมต่อไปยังบุคคลที่เราต้องการรู้จัก ที่จะนำประโยชน์มาให้ทีมงาน
ผู้พิพากษา (judge) ต้องแสดงบทบาทเหมือนกับผู้พิพากษาในศาลที่จะต้องค้นหาความจริงมีเหตุมีผล พินิจพิจารณาอย่างใคร่ครวญ ตรวจสอบความสมดุลและค้นหาความยุติธรรมให้ได้
นักนวัตกรรม (innovator) เป็นพวกที่ใช้จินตนาการสร้างสรรค์ คอยเสนอความคิดใหม่ ๆ อยู่เสมอ สามารถปฏิบัติให้เป็นจริงได้ โดยนำความคิดไปทดลองปฏิบัติคิดค้นยุทธวิธีในการดำเนินงานให้เหมาะสม ในขณะเดียวกันก็ขจัดปัญหาและอุปสรรคที่จะเกิดขึ้นในการทำงานด้วย
นักการต่างประเทศ (diplomat) หรือเรียกว่า นักเจรจา จะทำหน้าที่แก้ปัญหาทางการเจรจาต่อรองภายในทีมงาน โดยจะต้องสร้างพันธมิตรทั้งภายในและภายนอกทีมงานสร้างความมั่นใจว่าปัญหาต่าง ๆ ที่ถูกแก้ไขจะต้องเป็นที่ยอมรับของทุกคน เป็นผู้ก่อให้เกิดความประนีประนอม ซึ่งจะต้องใช้ศิลปะของความเป็นไปได้อย่างสูง จึงต้องอาศัยนักเจรจาเพื่อนำทีมงานฝ่าอันตรายออกไปให้ได้
ผู้คล้อยตาม (conformer) เป็นบุคคลที่คอยช่วยเหลือในทุก ๆ ทาง พวกนี้จะคอยช่วยเหลือ ประสานงาน และช่วยให้ผู้อื่นในทีมงานโล่งใจ โดยการหาสิ่งที่ดีของพวกที่ขัดแย้งในทีมงานมาใช้ให้เกิดประโยชน์ในทีมงาน
ผู้ผลักดันผลผลิต (output pusher) บทบาทของพวกนี้จะเป็นนักไล่ล่าหาความเจริญก้าวหน้า และเป็นผู้คอยทำให้ทีมงานแน่ใจว่า งานกำลังมุ่งตรงไปตามเป้าหมาย ทำให้ต้องใช้ทักษะ ความผูกพันกับงานสูงมากและกระตุ้นให้ทุกคนมั่นใจในผลงานที่ร่วมกันทำ คุณลักษณะของพวกนี้จึงเป็นคนไม่ค่อยโอนอ่อนผ่อนปรนเท่าใดนัก
ผู้ควบคุมคุณภาพ (quality controller) จะเป็นผู้คอยตรวจสอบ “การมุ่งไปสู่ผลผลิต” ของพวกผู้ผลักดันผลผลิต พวกนี้จะเป็นบุคคลที่คอยกระตุ้นให้ทีมงานเกิดความพยายามให้ผลผลิตมีมาตรฐานสูง จึงจัดเป็นพวกหวังดีในทีมงานเน้นคุณภาพในทุกเรื่อง
ผู้สนับสนุน (supporter) เป็นพวกที่ทำให้ทีมงานสบายใจและสร้างขวัญกำลังใจในทีมงาน คุณลักษณะเช่นนี้เป็นการมุ่งความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลในทีมงานเป็นพวกที่พยายามสร้างมนุษย์สัมพันธ์ให้ทีมงานเกิดความสุขและความพอใจในโลกของการทำงาน โดยใช้วิธีสืบเสาะหาต้นเหตุแห่งปัญหา คอยให้ความสนับสนุนและส่งเสริมหรือคอยช่วยเหลือในการพัฒนางาน
ผู้ทบทวน (reviewer) เป็นพวกที่คอยสังเกตการณ์ว่า การทำงานเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้หรือไม่ คุณลักษณะของผู้ทบทวนคือ ผู้ดูแลการทำงานว่าจะดีหรือไม่อย่างไรในอนาคต โดยการมองย้อนกลับไปดูอดีต
สรุปได้ว่าบทบาทที่สมดุลเป็นเรื่องที่สำคัญอย่างยิ่งในการสร้างทีมงานของผู้บริหารซึ่งผู้บริหารจะต้องคำนึงถึงความสามารถและความแตกต่างของบุคคลในการทำงานแต่ละด้านก่อนมอบหมายงาน เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพและบรรลุเป้าหมาย
2. วัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและเป้าหมายที่เห็นพ้องต้องกัน (clear objective and agree goals) การบริหารงานที่เปิดโอกาสให้บุคลากรมีส่วนร่วมในการกำหนดนโยบายและแนวทางปฏิบัติ จะส่งผลให้บุคลากรเกิดขวัญและกำลังใจในการทำงาน มีความรู้สึกในความเป็นเจ้าของ เกิดความภาคภูมิใจในงานที่ได้กระทำ มีความขยันขันแข็ง กระตือรือร้นที่จะคิดสร้างสรรค์งานให้ก้าวหน้ายิ่งขึ้น ทำให้การทำงานเกิดประสิทธิผลและมีประสิทธิภาพ
3. การเปิดเผยต่อกันและการเผชิญหน้าเพื่อการแก้ไขปัญหา (openness and confrontation) ทีมงานที่มีประสิทธิภาพนั้น สมาชิกในทีมงานจะต้องสามารถแสดงทัศนวิจารณ์ ให้ความคิดเห็นเสนอแนะข้อแตกต่างโดยปราศจากความกลัว
เครื่องหมายที่แสดงถึงคุณภาพของทีมงาน คือ การเปิดเผยและและกล้าเผชิญหน้าหลาย ๆ องค์การถือว่า ทั้งสองสิ่งนี้เป็นสิ่งที่ยิ่งใหญ่ ทั้งในทางทัศนคติและพฤติกรรม ซึ่งจะปรากฏซ้ำ ๆ แต่จะได้ผลตอบแทนที่ยาวนาน โดยเน้นพฤติกรรมดังต่อไปนี้
1. การเพิ่มประสิทธิภาพของการคมนาคมสื่อสารและข้อมูลย้อนกลับ โดยยึด หลักการให้ดังนี้ 1.1 เป็นความต้องการของผู้รับ (และผู้ส่ง) ในช่วงของเวลาที่จำเป็นหรือต้องการ 1.2 มุ่งไปที่การอธิบายเหตุการณ์หรือความรู้สึกมากกว่าจะประเมินข่าวสารนั้น ๆ 1.3 มุ่งถึงสิ่งที่ผู้รับสามารถทำได้
1.4 เป็นสิ่งเฉพาะ
1.5 ระยะเวลาควรใกล้เคียงกับการเกิดเหตุการณ์.6 ตรวจสอบความเข้าใจได้
2. การเพิ่มความรู้แห่งตน จะทำให้สมาชิกในทีมงานพัฒนาความเปิดเผย และการกล้าเผชิญหน้าเพิ่มขึ้น
3. การใช้ความขัดแย้งอย่างสร้างสรรค์ ความขัดแย้งถ้ารู้จักนำมาใช้ให้ถูกต้องและอย่างสร้างสรรค์ ย่อมนำไปสู่ความเข้าใจอันดีระหว่างสมาชิกในทีมงาน
4. การปรับปรุงความเป็นผู้ฟังที่ดี การฟังถือเป็นการสื่อสารที่ดีในทีมงานนักฟังที่ดีต้องเข้าใจทัศนคติและความรู้สึกของผู้พูด ว่าต้องการพูดอะไรออกมาสนใจและกระตือรือร้นในสิ่งที่ รับฟังและรู้จักเพิ่มพูนทักษะการฟังให้มีประสิทธิภาพ
4. การสนับสนุนและการไว้วางใจต่อกัน (support and trust) การสนับสนุนจึงเป็นสิ่งสำคัญที่สมาชิกในทีมงานมีความต้องการ ฉะนั้นบทบาทของผู้นำหรือผู้บริหารโรงเรียนจึงควรให้การ ส่งเสริมสนับสนุนสมาชิกในองค์การของตน เช่น สนับสนุนโดยการฟัง การยกย่องชมเชย การแสดงความซาบซึ้ง การส่งเสริม การแสดงความห่วงใยในปัญหาและประเด็นต่าง ๆ ของงาน โดยให้บุคลากรในโรงเรียนตระหนักว่าผู้นำหรือผู้บริหารมีความจริงใจ องค์การก็จะก้าวหน้าไปตามขั้นตอนของการพัฒนา ผลที่ได้รับจะทำให้บุคลากรในองค์การให้การสนับสนุนซึ่งกันและกันเพื่อทำงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การแต่ละคนในองค์การจะเข้าใจความเกี่ยวข้องสัมพันธ์ระหว่างงานของตนเองกับของคนอื่น ๆ และพร้อมที่จะรับและให้ความช่วยเหลือร่วมมือร่วมใจอย่างจริงใจ อันจะทำให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
5. ความร่วมมือและการใช้ความขัดแย้งในทางสร้างสรรค์ (co – operation and conflict) การบริหารงานในโรงเรียนให้ได้ผลสำเร็จตามความมุ่งหมายได้คนเป็นเป็นปัจจัยสำคัญที่สุด ในการดำเนินงาน แต่เนื่องจากความแตกต่างระหว่างบุคคลไม่ว่าจะเป็นทัศนคติ ความเชื่อ ความนิยม ความรู้ความสามารถในการทำงานหรือเป้าหมายในการทำงานที่ต่างกันเหล่านี้มีส่วนทำให้เกิดความ ขัดแย้งในการทำงานได้ทั้งสิ้น ผู้บริหารทุกระดับจึงจำเป็นต้องเผชิญหน้ากับปัญหาความขัดแย้งในการทำงานอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ เพื่อแก้ไขปัญหาความขัดแย้งให้เป็นไปในลักษณะสร้างสรรค์ และเป็นประโยชน์กับหน่วยงานด้วย
6. กระบวนการปฏิบัติงานที่ชัดเจน (sound procedures) พฤติกรรมการทำงานของแต่ละคนมีความแตกต่างกันไปตามความรู้ ประสบการณ์เดิม ทักษะในการทำงานและทัศนคติส่วนบุคคล ดังนั้น จึงถือเป็นหน้าที่ของผู้บริหารที่จะต้องสร้างและพัฒนาการทำงานเป็นทีมอยู่เสมอ เพื่อให้แต่ละคนเห็นความสำคัญของงานและผลประโยชน์ส่วนรวมมากกว่าความสำคัญของบุคคล หรือผลประโยชน์ส่วนบุคคลบรรยากาศในการทำงาน สภาพแวดล้อม และการสนับสนุนจากเพื่อนร่วมงาน สิ่งเหล่านี้มีส่วนเสริมการทำงานเป็นทีมทั้งสิ้น การตัดสินใจอาจจะกระทำโดยผู้บริหารคนเดียวได้ แต่ในการปฏิบัติงานนั้นไม่สามารถจะกระทำโดยผู้บริหารเพียงคนเดียว ทีมงานที่ดีจึงเปรียบเสมือนพลังในการปฏิบัติงานของผู้บริหารให้ประสบความสำเร็จนั่นเอง
7. ภาวะผู้นำที่เหมาะสม (appropriate leadership) พฤติกรรมผู้นำที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับความต้องการทักษะความชำนาญของผู้ร่วมงาน ลักษณะงานและข้อจำกัดของสภาพแวดล้อมขององค์การนั้น ๆ ซึ่งไม่สามารถกำหนดออกเป็นรูปแบบรายละเอียดของผู้นำได้ว่าควรเป็นแบบใด จึงจะเหมาะสมที่จะนำมาใช้กับผู้ร่วมงาน หากผู้นำได้ยึดมั่นในพฤติกรรมการบริหารที่ตายตัว ความมีประสิทธิผลจะลื่นไหลเปลี่ยนไปมา ภาวะผู้นำที่เหมาะสมจะต้องทำให้ให้สอดคล้องเข้ากับสถานการณ์นั้น ๆ เพื่อให้เป็นไปในทางที่จะช่วยสนับสนุนให้งานบรรลุเป้าหมาย
ความเป็นผู้นำเป็นสิ่งสำคัญยิ่งสำหรับความสำเร็จในงานด้านต่าง ๆ ขององค์การ ผู้นำที่ไม่มีความสามารถย่อมจะเป็นผู้ทำลายขวัญของบุคลากรในองค์การ และเป็นผลทำให้งานด้านต่าง ๆ ขาดประสิทธิภาพ แต่ในทางตรงกันข้าม ผู้นำที่มีความสามารถจะมีผลทำให้เปลี่ยนลักษณะของบุคลากรในองค์การให้กลับกลายเป็นบุคคลที่มีความขยันขันแข็ง และช่วยให้องค์การประสบผลสำเร็จได้อย่างมี ประสิทธิภาพ
8. การทบทวนการปฏิบัติงานอย่างสม่ำเสมอ (regular review) การทบทวนการบริหารงานในทีมอย่างสม่ำเสมอ จะสามารถแก้ไขข้อบกพร่องของทีมงาน ช่วยให้ทีมงานได้รับประสบการณ์เพิ่มขึ้น ฉะนั้นการทบทวนการทำงานอย่างสม่ำเสมอจึงนับว่าเป็นสิ่งสำคัญในการทำงานของหน่วยงาน หรือองค์การ เพราะองค์การที่จัดตั้งขึ้นมานั้นต่างก็ต้องมีการนำเอาทรัพยากรมาลงทุนทำกิจกรรม การตรวจสอบทบทวนผลการทำงานจึงเป็นเครื่องมือช่วยให้ผู้บริหารองค์การรู้ความเป็นไปว่าดีหรือเลวอย่างไร คุ้มค่าเพียงใดหรือไม่ ซึ่งจะเห็นได้ว่า การทบทวนการทำงานอย่างสม่ำเสมอนี้ ก่อให้เกิดประโยชน์ต่อองค์การหรือหน่วยงาน 2 ประการ คือ ผู้ทำงานทราบถึงผลงานที่ตนรับผิดชอบและในแง่ของตัวองค์การก็จะได้ข้อมูลที่จะช่วยให้สามารถรู้ได้ว่า งานที่ทำทั่วไปแล้วนั้น ทำได้ดีเพียงใด ซึ่งการรู้ดังกล่าวนี้เองจะทำให้การควบคุมสั่งการต่าง ๆ สามารถกระทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ
9. การพัฒนาตนเอง (individual development) การให้สมาชิกในทีมมีประสิทธิภาพสูงขึ้นได้นั้น จะต้องเริ่มที่การพัฒนาบุคลากรหรือพัฒนาสมาชิกภาพของบุคคลในทีมงาน โดยการฝึกอบรมการให้การศึกษา การพัฒนาเป็นกลุ่ม เพราะถือว่าบุคคลแต่ละคนมีส่วนช่วยให้องค์การดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
10. ความสัมพันธ์ระหว่างกลุ่ม (sound inter – group relation) กลุ่มทำงานใดมีความสัมพันธ์อันดีต่อกันในลักษณะสนิทสนมหรือแน่นแฟ้น พฤติกรรมของกลุ่มหรือทีมจะเป็นไปในทางที่ดี สมาชิกของทีมต่างก็จะเข้าไปเกี่ยวข้องสัมพันธ์กัน และทุกคนก็จะทุ่มเทความสำคัญ เวลาทำงานให้กับกลุ่มหรือทีมงานมากขึ้น
11. การสื่อสารที่ดี (good communications) พื้นฐานที่สำคัญของการบริหารงานนั้นขึ้นอยู่กับการสื่อสารที่ดี อันจะมีผลให้เกิดความเข้าใจ ความร่วมมือและการประสานงานที่ดีด้วยแผนงานต่าง ๆ จะได้รับการปฏิบัติมากน้อยเพียงใด ย่อมขึ้นอยู่กับผู้ปฏิบัติการสื่อสาร จึงเป็นวิธีการเดียวที่สามารถกระตุ้นให้เขาปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง
ดังนั้น คุณลักษณะในการสร้างทีมงาน 11 ประการ ของทีมงานที่กล่าวมาแล้วจะมีความเกี่ยวข้องสัมพันธ์กันเหมือนระบบต่าง ๆ ในร่างกายของคนเรา หากระบบใดระบบหนึ่งในร่างกายบกพร่อง ผลร้ายจะกระทบกระเทือนถึงระบบอื่น ๆ ด้วย โดยนัยเดียวกัน หากเราปรับปรุงพัฒนาองค์ประกอบใดองค์ประกอบหนึ่ง ผลดีจะเกิดขึ้นแก่ทีมงานหรือองค์การทั้งหมด
ความสำคัญในการสร้างทีมงาน
การสร้างทีมงานเป็นกระบวนการสร้างความสัมพันธภาพในกลุ่ม มุ่งปรับปรุงคุณภาพความสัมพันธ์ที่มีอยู่ต่อกันระหว่างสมาชิก ให้มีประสิทธิผลของกลุ่มสูงขึ้นได้ เพื่อมีการวางแผนที่มีจุดมุ่งหมายในการปรับปรุงหน่วยงานให้มีประสิทธิภาพผ่านการวิเคราะห์อย่างมีระบบและได้การยอมรับในหน่วยงาน
ในการสร้างทีมงานมีวัตถุประสงค์พื้นฐานในการปรับปรุงความสามารถในการแก้ปัญหาระหว่างสมาชิกของกลุ่มด้วยการทำงานร่วมกันตามที่ตั้งเป้าหมายไว้ วัตถุประสงค์ประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้
1. สมาชิกทุกคนมีความเข้าใจบทบาทของตนดีขึ้นในการทำงานเป็นกลุ่ม
2. มีความเข้าใจดีขึ้นเกี่ยวกับ “ธรรมนูญ” หรือกฎข้อบังคับของกลุ่ม นั้นคือวัตถุประสงค์และบทบาทในการทำงานทั้งหมดในองค์การ
3. เพิ่มพูนการสื่อสารในระหว่างสมาชิกของกลุ่มเกี่ยวกับเรื่องราวต่าง ๆ ที่จะมีผลกระทบต่อประสิทธิภาพของกลุ่ม
4. ความสนับสนุนซึ่งกันและกันเพิ่มขึ้นในระหว่างสมาชิกของกลุ่ม
5. ความเข้าใจอย่างกระจ่างแจ้งเกี่ยวกับกระบวนการกลุ่ม เช่น พฤติกรรม และความสัมพันธ์ของกลุ่มที่มีการทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิด
6. วิธีการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นเกี่ยวกับปัญหาที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับกลุ่มทั้งระดับที่เกี่ยวกับการทำงานโดยตรงและระดับที่เกี่ยวกับความสัมพันธ์ซึ่งกันและกันในระหว่างบุคคล
7. ความสามารถที่จะใช้ความขัดแย้งไปในทางสร้างสรรค์มากกว่าทางทำลาย
8. การร่วมมือร่วมใจมากขึ้นระหว่างสมาชิกของกลุ่มและการลดการแข่งขันลง ซึ่งเป็นสิ่งที่มีคุณค่าอย่างมากต่อบุคคล ต่อกลุ่มและต่อองค์การ
9. การเพิ่มพูนความสามารถของกลุ่มที่จะทำงานร่วมกับกลุ่มอื่น ๆ ในองค์การ
10. มีความรู้สึกของการพึ่งพาอาศัยซึ่งกันและกันในระหว่างสมาชิกของกลุ่ม
มโนทัศน์ในการสร้างทีมงาน
คือ การเพิ่มการเน้นในการช่วยเหลือ ทีมงานให้บรรลุผลการทำงานให้สำเร็จในการทำงานแบบเป็นทีม ต้องอาศัยกระบวนการทางสังคมและกระบวนการของงานต่างก็มีความสำคัญต่อความสำเร็จของทีมงาน โดยลำดับขั้นตอน ดังนี้
1. ตั้งเป้าหมายหรือลำดับขั้น
2. วิเคราะห์หรือจัดหาแนวทางในการทำงาน
3. ตรวจสอบแนวทางการทำงานของกลุ่ม กระบวนการของมัน เช่น บรรทัดฐาน การตัดสินใจ และการสื่อความหมาย
4. ตรวจสอบความสัมพันธ์ระหว่างคนทำงาน
การสร้างทีมงานที่ประสบความสำเร็จ มีแนวทางการสร้างทีมงานตามแนวของ Katzenbach John R. and Smith Douglas (1994 : 119) ดังนี้
1. กำหนดทิศทางอย่างเร่งด่วน สมาชิกทีมต้องการความแน่นอนในการตั้งวัตถุประสงค์ (จุดมุ่งหมาย) และความคาดหวังของทีม ซึ่งจะต้องมีตัวบ่งชี้ที่ชัดเจนที่จะเป็นแนวทางในการทำงานให้บรรลุผลสำเร็จได้
2. การเลือกสมาชิกทีม ควรจัดให้อยู่บนพื้นฐานของทักษะและศักยภาพที่เขามีอยู่ และทีมจำเป็นต้องมีทักษะที่จะทำให้เกิดความสมบูรณ์ขึ้นภายในทีม 3 ประการ คือ ทักษะทางเทคนิคในหน้าที่งานทักษะในการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า และทักษะความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล
3. การประชุมหรือพบปะกันครั้งแรก ต้องทำด้วยความพิถีพิถันตั้งใจ เพื่อสร้างความประทับใจให้เกิดขึ้น มีกำหนดระยะเวลาให้ทุกคนรู้แน่นอน และมีการย้ำเตือนโดยผู้นำทีม หรือ ผู้บริหารอาจใช้อำนาจหน้าที่คอยดูแลภายในทีม ทั้งนี้ ผู้บริหารจะต้องให้ความสำคัญต่อสิ่งที่ตนได้พูดแล้วด้วย
4. ตั้งกฎในการปฏิบัติให้ชัดเจน การพัฒนาทีมที่แท้จริงโดยนำกฎเกณฑ์มาช่วยให้เขาพบกับความสำเร็จในเรื่องวัตถุประสงค์ และจุดมุ่งหมายในการปฏิบัติงาน จุดเน้นที่ควรสนับสนุนคือ การเปิดเผยจริงใจต่อกัน การสร้างให้เกิดความไว้วางใจในกันและกัน การมีข้อตกลงร่วมกันอย่างมีความเหมาะสมต่อการปฏิบัติงาน
5. จุดมุ่งหมายและความเหมาะสมในการปฏิบัติงานที่ตั้งขึ้น จะไม่ยึดติดกับผู้บริหาร แต่จะตั้งขึ้นโดยสมาชิกมีส่วนร่วม เพื่อให้เกิดความสำเร็จตามที่ได้ตั้งจุดมุ่งหมายไว้
6. สร้างความท้าทายให้กับกลุ่มในการทำงาน ด้วยการนำข้อมูลข่าวสารข้อเท็จจริงที่ใหม่ ๆ มาช่วยสนับสนุนการทำงานของสมาชิกทีม
7. การให้เวลาแก่กันและกันให้มากที่สุด ซึ่งอาจเป็นเวลาตามที่นัดหมายกันไว้หรือไม่ได้นัดหมาย
8. การใช้อำนาจบารมีให้เกิดประโยชน์ เช่น การให้ข้อมูลย้อนกลับในทางบวก ความเอาใจใส่ซึ่งกันและกัน การให้รางวัล เป็นต้น
ความพร้อมในการสร้างทีมงาน
การสร้างทีมที่มีประสิทธิภาพนั้น จะต้องคำนึงทั้งทางด้านเศรษฐกิจ และทรัพยากรที่มีอยู่ และทีมนั้นจะต้องมีการเรียนรู้และพัฒนาการทำงานของกลุ่มอยู่เสมอ ด้วยการเปิดโอกาสให้พัฒนาตนเองและความสัมพันธ์กับคนอื่นอย่างมีประสิทธิภาพอยู่ตลอดเวลา สิ่งที่จะชี้ว่าทีมมีความพร้อมอยู่นั้น มี 3 ประการ คือ
- สมาชิกกลุ่มมีความกระตือรือร้นในการทำงานเป็นทีมหรือไม่
- การทำงานเป็นทีม สามารถครอบคลุมความต้องการส่วนใหญ่ของบุคคลในทีมได้หรือไม่
- องค์การสนับสนุนการทำงานเป็นทีมหรือไม่
การสำรวจความพร้อมในการสร้างทีมงาน
เครื่องมือที่จะช่วยสำรวจความพร้อมในการสร้างทีมนั้น วู๊ดคอดและฟรานซิส (Wood cock and Francis 1981 : 78 – 81) ได้ทำแบบสำรวจขึ้น เรียกว่า แบบสำรวจความพร้อม (The Instrucment Teambuilding Readiness Survey) มีดังนี้
1. การสร้างทีมงานต้องใช้เวลา (Teambuilding tables time)
การสร้างทีม ต้องมีการเรียนรู้ทักษะใหม่ ๆ ในการทำงาน ต้องมีการประสานงานร่วมกับผู้อื่นอย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้นต้องใช้เวลาในการเรียนรู้ถึงเรื่องเหล่านี้ การตัดสินใจใช้เวลาเท่าใดนั้น ขึ้นอยู่กับข้อตกลงของบุคคลในกลุ่ม ว่าจะใช้เวลาในการเรียนรู้ซึ่งกันและกันนานเท่าใด
2. งบประมาณ (How much money is available for team building)
การสร้างทีมนั้น ต้องมีงบประมาณค่าใช้จ่ายในโครงการทำงานร่วมกันของกลุ่ม เพราะอาจต้องใช้จ่ายในเรื่องการทำกิจกรรมที่น่าสนใจของกลุ่ม หรือบางทีเป็นค่าใช้จ่ายในการเชิญผู้เชี่ยวชาญมาให้กลุ่มทำงาน
3. หัวหน้าทีม (Does the team manager want to undertable team building)
ผู้อาวุโสของทีมเป็นบุคคลที่มีความสำคัญอย่างยิ่ง โดยจะเป็นผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับ (Feedback) ต่อทีม และดำเนินกิจกรรมของทีมอย่างเปิดเผย ทีมจะต้องมีข้อตกลงที่เป็นความจำเป็นร่วมกันบนพื้นฐานของความเป็นจริง หัวหน้าทีมเห็นด้วยกับทีมในสิ่งที่ทีมจะร่วมกันทำ หรือภายหลังเมื่อมีเหตุการณ์ใดที่จะไม่เป็นผลดีแก่ทีม ก็อาจจะยกเลิกได้
สมาชิกทีม มองสรรหาหัวหน้าทีมที่จะเป็นผู้นำ และสมาชิกก็พร้อมที่จะเป็นผู้ตามหัวหน้าทีมต้องเป็นคนเปิดเผย มีทัศนคติที่ดี และมองเห็นเป้าหมายสำคัญตั้งใจทำงานให้สำเร็จ
4. การอาสาสมัครของสมาชิก (Voluntary involement of team members)
ทีมที่ประสบความสำเร็จนั้น ขึ้นอยู่กับความร่วมมือของสมาชิกทีมที่มีประสบการณ์ในการทำงานอย่างมีหลักการและเหตุผลร่วมทำกิจกรรมกลุ่ม และเสนอความต้องการของคนให้แก่กลุ่มเป็นข้อตกลงร่วมกัน
5. การฝึกอบรมทักษะส่วนบุคคล (Training in inter – personal skills)
สมาชิกทีมแต่ละคนจะมีทักษะความสามารถที่แตกต่างกัน การฝึกอบรมนี้ จะเป็นพื้นฐานทำให้ทีมสมบูรณ์ยิ่งขึ้น โดยเฉพาะทักษะการติดต่อสื่อสาร หรือความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล

6. จุดยืนของหัวหน้าทีม (Standing of team manager)
หัวหน้าจะต้องมีอารมณ์ขัน มีความซื่อสัตย์ เป็นบุคคลที่มีค่าได้รับการยอมรับจากทีม ต้องการพัฒนาทีม และให้การสนับสนุนทีม และหัวหน้าทีมจะต้องตระหนักว่าขบวนการทำงานเป็นทีมนั้นจะต้องทำอย่างเปิดเผยรู้ร่วมกัน บางทีอาจจะเป็นไปโดยลำบาก มีการประเมินบทบาทของแต่ละคน สิ่งเหล่านี้ จะทำให้มีบรรยากาศที่ดีในการทำงาน หัวหน้าจะต้องมีทัศนคติที่ดีรวมทั้งการให้ข้อมูลป้อนกลับ และการทำให้กลุ่มเปลี่ยนแปลงในทางที่ดี อย่างไรก็ตามหัวหน้าทีมจะต้องมีจุดยืน และหลักการที่เข้มแข็งพอที่จะไม่เปลี่ยนแปลงไปในทางที่ไม่ดี เกิดผลเสียหายต่อทีม
7. การทำงานอย่างมีหลักฐาน (Substainal task)
ทีมจะได้รับการยอมรับถึงการทำงานเป็นทีมที่ดี ถ้างานที่ทำนั้นมีความสำคัญ และมีหลักฐานแสดงถึงความสำเร็จ ในการช่วยเหลือซึ่งกันและกัน จะช่วยพัฒนาการทำงานของทีมมากขึ้น


8. ประสบการณ์ของการสร้างทีม (Teambuilding experience)
สมาชิกทีมแต่ละคนจะมีประสบการณ์เดิมที่แตกต่าง ซึ่งประสบการณ์ที่ผ่านมาของแต่ละคน จะช่วยทำให้ทีมมีการพัฒนาได้เร็วขึ้น ด้วยการกระตุ้นศักยภาพของตนเองและช่วยสนับสนุนสมาชิกอื่น ให้ทำงานอย่างมีระบบขึ้น นั่นคือการมีประสบการณ์ในการสร้างทีมนั่นเอง
9. ความช่วยเหลือในทีม (Competent internal help)
ทีมที่มีความสามารถจะมีขบวนการทำงานที่เป็นระบบ สมาชิกแต่ละคนรู้บทบาทของตนเองที่จะเป็นผู้สังเกต เป็นตัวเร่งให้เกิดการเรียนรู้ เป็นที่ปรึกษาของทีม องค์การที่มั่นคงจะมีบุคคลที่มีความสามารถคอยช่วยเหลือทีม ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญมากที่จะมีที่ปรึกษาภายในทีมเพื่อชี้แนะในการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นได้
10. ความช่วยเหลือภายนอกทีม (Competent external help)
ที่ปรึกษาบางคนจะมีความสามารถพิเศษที่เป็นลักษณะเฉพาะ จะช่วยให้ทีมทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ การเชี่ยวชาญเฉพาะสาขา จะเป็นประโยชน์มากต่อทีม ที่จะให้คำปรึกษาในการทำงานให้บรรลุเป้าหมายตามที่วางไว้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับผู้อาวุโสในทีม จะมีความสัมพันธ์ที่ดีกับที่ปรึกษาภายนอกทีม ถ้าภายในทีมไม่มีบุคคลใดเป็นผู้ช่วยเหลือหรือให้คำปรึกษาภายในทีม
ในบางครั้ง ที่ปรึกษาภายนอกทีม จะเป็นประโยชน์ต่อทีมที่จะให้การสนับสนุนการทำงานภายในทีม ได้อย่างมีประสิทธิภาพในการพัฒนาทักษะภายในทีม
11. การประชุมอย่างสม่ำเสมอ (Regular meetings)
การทำงานเป็นทีม เป็นขบวนการพัฒนาการทำงานเป็นกลุ่มที่แบ่งงานกันทำ ถ้าไม่มีการประชุมอย่างสม่ำเสมอ จะไม่มีพื้นฐาน ซึ่งเป็นความสัมพันธ์อย่างไม่เป็นทางการของสมาชิกเพิ่มมากขึ้น ซึ่งลักษณะการเจริญเติบโตในการพัฒนา สมาชิกจะทำให้ทีมมีประสิทธิภาพสิ่งหนึ่งที่มีความสำคัญที่เป็นผลประโยชน์ของทีม คือความมีชีวิตชีวาของกลุ่ม และการพัฒนาบุคคลแต่ละคนในกลุ่ม สิ่งเหล่านี้ต้องใช้เวลาในการสร้างและต้องการประชุมเรื่องราวต่าง ๆ เพื่อสร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงานกลุ่ม จากกิจกรรมที่เชื่อมโยงของกลุ่ม จะนำมาเป็นข้อตกลงของทีมที่ประสบความสำเร็จ


12. การสนับสนุนของผู้บังคับบัญชา (Top management support)
การบริหารทีมจะมีประสิทธิภาพ ขึ้นอยู่กับรูปแบบการบริหารของผู้บังคับบัญชาที่มีทัศนคติและการแสดงออกต่อทีม องค์การที่มีทีมทำงานด้วยความเข้าใจและสนับสนุนของผู้บังคับบัญชา จะสร้างบรรยากาศที่ดีในการสร้างทีม บรรยากาศที่ดีจะกระตุ้นให้บุคคลภายในทีมรู้สึกถึงการได้รับการยอมรับและสนับสนุนการทำงานภายในทีม
ถ้าผู้บังคับบัญชาไม่สนับสนุน ก็จะเป็นการยากลำบากต่อหัวหน้าทีมที่จะได้ปฏิบัติงานได้อย่างประสบความสำเร็จ ความสำเร็จของทีมจะเกิดขึ้นได้ต้องมีการบังคับอย่างเข้มงวดเกิดขึ้น
13. ความสำคัญของทีมในองค์การ (Important of team to organization)
เป็นเรื่องธรรมดา ที่องค์การจะต้องเห็นความสำคัญของทีมงาน ในองค์การที่ประสบความสำเร็จ จะมีทีมที่มีความสามารถใช้เทคนิค ทรัพยากร ได้อย่างมีประสิทธิภาพและบรรลุ เป้าหมายของการทำงานขององค์การนั้น (สุทธิวรรณ ตันติรจนาวงศ์ 2535.)
บทบาทของผู้บริหารในการสร้างที่งานให้มีประสิทธิผล
จากที่ได้กล่าวมาทั้งหมดเกี่ยวกับปัจจัยต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการสร้างกลุ่มหรือทีมงานที่มีประสิทธิผลข้างต้น นับว่าจะเป็นประโยชน์อย่างสูงต่อนักบริหารที่จะสามารถมีรูปแบบที่ครบถ้วนที่สามารถเห็นถึงปัจจัยต่าง ๆ ซึ่งผู้บริหารจะสามารถนำมาประยุกต์ เพื่อการออกแบบกลุ่มงานหรือการสร้างทีมงานให้มีประสิทธิผลอย่างเป็นระบบ และตรงตามปัจจัยและสภาพการณ์ที่เป็นอยู่ ซึ่งกลยุทธ์การสร้างทีมงานที่มีประสิทธิผลจะสามารถดำเนินการอย่างเป็นระบบ เป็นขั้น ๆ จากใจกลางสู่วงกว้างได้ ดังนี้

แสดงให้เห็นถึงกระบวนการสร้างสัมพันธภาพในกลุ่มที่จะมีผลกระทบต่อปัจจัยเฉพาะต่าง ๆ
1. ผู้บริหารจะต้องทราบเป็นเบื้องต้นก่อนว่า เกณฑ์เฉพาะ ที่เป็นปัจจัยที่ใกล้ตัวกลุ่มมากที่สุด ซึ่งจะมีผลอย่างสำคัญและโดยตรงกับประสิทธิผลของกลุ่มมีประการใดบ้าง ซึ่งวิธีวิเคราะห์พิจารณาจะต้องอาศัยสิ่งเป็นสภาพเงื่อนไขของงานที่กลุ่มทำ นั่นคือ เทคโนโลยี ที่เกี่ยวข้องกับงานของกลุ่ม เพื่อให้ทราบถึงพื้นฐานลักษณะที่จะเป็นเงื่อนไขจากงานให้เข้าใจได้ชัดเจนก่อน เช่น เป็นงานที่ต้องใช้เครื่องแค่ไหน ใช้กำลังความพยายามของคนด้านไหน ความคิดหรือแรงกาย หรือต้องทำในสภาพเงื่อนไขสิ่งแวดล้อมและเวลาอย่างไร เช่น เป็นงานทำกลางแจ้ง ในที่จำกัด อุณหภูมิเย็นเป็นพิเศษ หรือเป็นกะกลางคืน รวมทั้งเครื่องมือเครื่องจักรที่ใช้มีราคาถูกแพงอย่างไร
ภายใต้การเข้าใจเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องต้องใช้ทำงานนั้นเอง ผู้บริหารจะอาศัยความ เข้าใจดังกล่าว พิจารณาวิเคราะห์ดูว่า ประสิทธิผลของกลุ่มจะเกี่ยวข้องกับสิ่งต่อไปนี้ อย่างไรบ้าง คือ
ก. การทุ่มเทความพยายามต่องาน ต้องมีมากหรือน้อย
ข. ความรู้และทักษะของสมาชิกที่จะทำงานนั้น ต้องสูงหรือดีขนาดไหน
ค. กลยุทธ์การปฏิบัติงานของกลุ่ม จะต้องถูกต้องเพียงใด
จากการได้วิเคราะห์ดูผลกระทบของกลยุทธ์เฉพาะทั้ง 3 อย่าง ภายใต้ความเข้าใจ เกี่ยวกับเทคโนโลยีตามที่กล่าว ผู้บริหารจะพบได้ว่า ในหลาย ๆ กรณีอาจจะมีเกณฑ์เฉพาะที่สำคัญมักจะมีเพียง 2 อย่าง แต่บางกรณีอาจมีทั้ง 3 อย่างก็ได้
2. คือ การพิจารณาออกแบบกลุ่มหรือทีมงานตามปัจจัยการออกแบบกลุ่มงานนั่นคือ การต้องมุ่งพยายามออกแบบ เพื่อให้กลุ่มมีสภาพสอดคล้อง ตรงตามเกณฑ์เฉพาะที่กลุ่มมีความจำเป็นและต้องการให้มากที่สุด โดย
ก. ต้องมีการจัดงาน (Task) ที่มีลักษณะการจูงใจที่ดี
ข. การพิจารณาเกี่ยวกับขนาดและส่วนผสมของสมาชิกกลุ่มที่เหมาะสม และ
ค. การพยายามสร้างบรรทัดฐานกลุ่มให้เปิดกว้าง เพื่อที่จะสามารถค้นหาหรือวางมาตรการเกี่ยวกับกลยุทธ์การปฏิบัติงานที่เหมาะสมมาใช้กับการทำงานได้ตลอดเวลา
3. คือ วงที่กว้างออกมาต่อจากการได้พิจารณาเกี่ยวกับปัจจัยต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับการ ออกแบบ (Design Factors) กลุ่มงานหรือทีมงาน จนได้ผลตามที่ต้องการแล้ว นั่นคือการพิจารณาถึง สภาพแวดล้อมภายนอก (Environmental Context) ที่เป็นบรรยากาศแวดล้อมที่กลุ่มทำงานอยู่ โดยตรวจสอบดูว่า
ก. รางวัลผลตอบแทนและวัตถุประสงค์งานที่กำหนดไว้ ได้ผูกโยงกับประสิทธิผลของงานที่กลุ่มทำหรือไม่
ข. ได้มีการจัดการฝึกอบรมที่จำเป็น และบริการการปรึกษาที่จะคอยช่วยเหลือสมาชิกกลุ่มให้เก่งและรู้จริง เพื่อการทำงานพร้อมเพียงใด
ค.ได้มีการชี้ให้กลุ่มทราบถึงผลงานที่ต้องการจนชัดเจน เพื่อที่กลุ่มจะได้มีแนวทางสำหรับการไปปรับเปลี่ยนกลยุทธ์ปฏิบัติงานให้เหมาะสมกับงานที่ต้องทำหรือไม่ เพียงใด
ลักษณะของทีมงานที่มีประสิทธิภาพ
1. ทีมงานที่ทำงานเพื่อเป้าหมายร่วมกัน
2. มีความขัดแย้งระหว่างสมาชิกน้อยมาก
3. สมาชิกแต่ละคนมีพฤติกรรมสนับสนุนกันและกัน
4. การติดต่อสื่อสารเป็นไปโดยเปิดเผย
5. สมาชิกทำงานร่วมกันเกี่ยวกับเป้าหมายต่าง ๆ ขององค์การ
ดังนั้น การทำงานเป็นทีมจะสมบูรณ์ได้จำเป็นต้องใช้ความพยายามอย่างเป็นระบบและต่อเนื่องยาวนานจนเป็นที่พึงพอใจของสมาชิกทุกคนแล้วสมาชิกจะรักษาสถานภาพที่ดีของทีมไว้ เพื่อพัฒนางานให้เจริญก้าวหน้า


สร้างทีมงาน อย่างชาญฉลาด

โลกแห่งการทำงานในปัจจุบัน คงไม่มีใครปฏิเสธการทำงานแบบ "เป็นทีม" เพราะการทำงานแบบนี้ จะนำเอาทักษะการทำงานของแต่ละบุคคลที่แตกต่างกัน มาเสริมซึ่งกันและกัน ดังนั้น ทีมงาน จึงหมายถึงกลุ่มของผู้ซึ่งทำงานร่วมกันรับผลกระทบของงานที่ทำร่วมกัน มีวัตถุประสงค์ร่วมกัน และพึ่งพากันในการทำงาน ทีมงานจะประสบความสำเร็จได้ ต้องขึ้นอยู่กับการวางรากฐาน หรือการสร้างทีมนั่นเอง บวกกับการใช้เทคนิคบางประการ เพื่อบริหารทีมให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

เมื่อรากฐานดี… ก็มีชัยไปกว่าครึ่ง
บ้านที่มั่นคงแข็งแรงเป็นเพราะการลงเสาที่ดี และทีมงานที่แข็งแกร่งนั้น ก็ขึ้นกับการวางรากฐานเช่นกัน แล้วการปูรากฐานเพื่อสร้างทีมงานที่ดีควรทำอย่างไร ?

1. เริ่มต้นจากการวางแผนทีมงาน การวางแผนทีมงานที่ดีจะต้องกำหนดจุดมุ่งหมาย และแนวทางสู่จุดมุ่งหมายนั้นๆ โดยหาคำตอบให้กับตัวเองว่า เราต้องการอะไร ต้องการมากน้อยเพียงใด ต้องการเมื่อใด จะได้มาอย่างไร และใครเป็นผู้ดำเนินการ ดังนั้น การวางแผนที่ดีจึงต้องศึกษาถึงสภาพการณ์ภายในองค์กร อันได้แก่ โครงสร้างองค์กร ปริมาณและคุณภาพของบุคลากร กระบวนการทำงาน ฯลฯ รวมถึงสภาพภายนอกองค์กร เช่น เหตุการณ์บ้านเมือง เศรษฐกิจ สภาพสังคม การพัฒนาเทคโนโลยี เป็นต้น สิ่งเหล่านี้จะเป็นแนวทางให้ผู้บริหารสามารถกำหนดกลยุทธ์การทำงานของทีมงานได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

2. การจัดโครงสร้างของทีมงาน โดยระบุกิจกรรมที่จำเป็นต่อการดำเนินการตามวัตถุ ประสงค์ที่ตั้งไว้ กำหนดขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบของงาน รวมถึงการแบ่งหน้าที่ และประสานงานภายในอย่างมีประสิทธิภาพ

3. เลือกบุคลากรเข้าร่วมทีม ทั้งนี้ ผู้บริหารควรคำนึงถึงคุณสมบัติที่มีความเหมาะสมของบุคลากร โดยพิจารณาจากลักษณะงาน หน้าที่ความรับผิดชอบต่องานนั้นๆ และถ้าผู้บริหารต้องการให้ทีมมีความแข็งแกร่ง ก็ต้องดึงเอาคนที่มีความแตกต่างกัน มีจุดแข็งเฉพาะตัวที่ต่างกัน เพราะคนแต่ละคนมีความรู้ความสามารถ ความถนัดและพรสวรรค์ที่ต่างกันไป หากผู้บริหารสามารถนำคนเหล่านี้มาทำงานร่วมกัน เท่ากับเป็นการสกัดเอาสิ่งที่ดีที่สุดของแต่ละคน มาใช้เพื่อเสริมซึ่งกันและกัน เช่น การจัดทีมเฉพาะกิจ เพื่อศึกษาความเป็นไปได้ของสินค้าชนิดใหม่ โดยบุคลากรที่เข้าร่วมนั้น ควรจะเลือกตัวแทนจากทุกฝ่ายงานที่เกี่ยวข้อง อาทิ ฝ่ายการผลิตสินค้ามีความโดดเด่นด้านสร้างสรรค์คิดค้นผลิตภัณฑ์ ฝ่ายการตลาดมีความเชี่ยวชาญทางด้านวิจัยผู้บริโภค ฝ่ายกระจายสินค้าเองก็รู้ซึ้งถึงช่องทางการจัดจำหน่าย รวมถึงฝ่ายการเงินจะสามารถวิเคราะห์ผลกำไรขาดทุน เป็นต้น

4. การควบคุมและติดตามผล การควบคุมการปฏิบัติงานควรกำหนดในช่วงของการวางแผนงาน เพื่อรวบรวมข้อมูลและติดตามความคืบหน้าของการทำงาน การติดตามผลงานอาจใช้วิธีกำหนดตารางเวลาการทำงานที่ชัดเจน แล้วตรวจสอบกับผลงานที่ได้ การรายงานผลการปฏิบัติงานเป็นระยะๆ มีข้อดี คือ ผู้บริหารสามารถช่วยปรับปรุงแก้ไขได้ทันท่วงที หากการดำเนินงานของทีมผิดพลาดไป รวมถึงผู้บริหารสามารถกำหนดระยะเวลาที่จะเสร็จได้อย่างคร่าวๆ

5. การประเมินผล เป็นเกณฑ์มาตรฐานที่ใช้ตัดสินว่า การทำงานประสบความสำเร็จหรือล้มเหลว โดยอาจพิจารณาจากการทำงานของทีมงานในภายหลัง 6 เดือนว่า ทีมงานสามารถทำได้ดีในเรื่องใดบ้าง และสิ่งใดยังเป็นจุดด้อยอยู่ ผลการทำงานของแต่ละคนน่าพอใจมากน้อยเพียงใด การประเมินผลที่ดีนั้น ควรกระทำอย่างตรงไปตรงมา เพื่อประโยชน์สูงสุดในการวิเคราะห์ และหาหนทางปรับปรุงแก้ไขข้อผิดพลาดต่อไป

วิธีบริหารเพื่อสร้างพลัง "ทีมงาน"
• จัดการประชุม เป็นวิธีที่ผู้บริหารจะได้พูดคุยกับทีมงาน และสมาชิกในทีมเองก็ได้ปรึกษาหารือกันด้วยทั้งการประชุมอย่างเป็นทางการ หรือไม่เป็นทางการ การจัดการประชุมมักทำให้ทีมทำงานประสานกันได้ดี เพราะมีการถ่ายทอดข้อมูลระหว่างกัน นั่นคือ ข้อมูลจากหัวหน้าสู่ทีม และข้อมูลจากทีมสู่หัวหน้า (สื่อสารแบบสองทาง) ข้อมูลที่ได้จะถูกกลั่นกรองเพื่อหาข้อสรุปให้กับทีมงานได้ง่ายขึ้น

• สร้างความท้าทายให้กับงาน โดยหลักการแล้ว "คน" มักชอบฝ่าฟันสิ่งที่ยาก เพราะท้าทายความสามารถ ดังนั้น "เป้าหมาย" ของทีมที่ตั้งไว้ต้องน่าสนใจ และสามารถดำเนินการได้จริง เพื่อกระตุ้นให้ทีมเกิดแรงจูงใจในการทำงาน

• การสื่อความหมาย เป็นปัจจัยเบื้องต้นที่ช่วยให้การดำเนินงานราบรื่น หากว่าการสื่อความหมายระหว่างผู้บริหารสู่ทีม หรือจากสมาชิกของทีมไปยังผู้บริหารผิดเพี้ยน ก็จะเป็นอุปสรรคต่อการทำงาน ฉะนั้น ทั้งสองฝ่ายควรสื่อสารให้ชัดเจนและตรงไปตรงมา จากนั้นทบทวนเพื่อตรวจสอบความเข้าใจตรงกันของทั้งสองฝ่าย

• การบริหารความสัมพันธ์ ขึ้นกับ "ความไว้วางใจกัน" ในการทำงาน หากผู้บริหารไม่ไว้ใจสมาชิกในทีม หรือสมาชิกไม่ไว้ใจกันเอง ก็อาจก่อให้เกิดความลังเล ไม่เชื่อมั่นในความสามารถซึ่งกันและกัน ความสัมพันธ์ในทีมจะแย่ลงและจะส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพในการทำงาน การจะสร้างความไว้วางใจในงานให้เกิดขึ้น เพียงแค่มีความตั้งใจและทุ่มเทกับการทำงาน เพื่อแสดงให้ทุกคนรู้ว่าเราสามารถปฎิบัติงานได้ลุล่วง สิ่งนี้จะช่วยสร้างความน่าเชื่อถือ และความมั่นใจแก่ทีมงาน เมื่อสมาชิกทีมเชื่อมั่นในความสามารถของกันและกัน มีความสามัคคีแล้ว การประสานงานก็จะง่ายขึ้น

ข้อคิดการสร้างทีมงาน
ความสามารถ และทักษะที่แตกต่างกันของบุคลากร ไม่จัดเป็นอุปสรรคต่อการทำงานเป็นทีม ถ้าผู้บริหารสามารถกลั่นกรองเอาจุดแข็งของแต่ละบุคคล ฝ่ายงาน แผนก กรม หรือกอง มาร่วมสร้างแนวคิดที่หลากหลาย และร่วมวิเคราะห์หาหนทาง-กลยุทธ์ที่เหมาะสมที่สุด เพื่อก้าวไปสู่เป้าหมายขององค์กรที่ตั้งไว้

Create Date : 19 กรกฎาคม 2549		1 comments
Last Update : 19 กรกฎาคม 2549 8:38:50 น.
Counter : 725 Pageviews.
Share Tweet