Cool Tech
คอลัมน์ Cool Tech ฉบับนี้จะมาแนะนำวิธีการจัดการอีเมลล์แบบชิค ชิค คูล คูลกันค่ะ หากเพื่อนๆ ได้รับอีเมลล์วันละ 200 ฉบับ เพื่อนๆ จะทำยังไงกันบ้างคะ ถ้าจะกลับมาหาอีเมลล์ที่ได้รับมาเมื่อ 5 วันที่แล้ว จากเพื่อนร่วมงานท่านหนึ่ง เพื่อนๆ จะหาอีเมลล์ที่ต้องการเจอมั้ย..... เรามาลองดูวิธีจัดการอีเมลล์ให้อยู่หมัดแบบทีเดียวน็อคเอ้าท์ กันไปเล้ย..... เริ่มค่ะ
การย้ายอีเมลล์ให้เข้าไปอยู่ในโฟล์เดอร์ที่ตั้งไว้อัตโนมัติ
1. สร้างโฟล์เดอร์เพื่อรองรับอีเมลล์ที่ต้องการ
ถ้าใช้วิธีการตามหลัก 5ส เข้ามาช่วยจัดการ (admin เพิ่งเรียนมา กำลังอิน) ขั้นแรกคือต้องสะสางก่อน (Seiri) เราต้องแยกอีเมลล์ที่ต้องการหรือที่เราสนใจ ออกจากกองอีเมลล์ทั้งหมดเสียก่อน ดังนั้นเราจึงต้องสร้างที่อยู่ที่แยกตัวออกมาให้เห็นเด่นชัด โดยการคลิกขวาที่ Inbox แล้วเลือก New Folder
จะมีหน้าจอ Create New Folder ขึ้นมา ให้ใส่ชื่อโฟล์เดอร์ที่ต้องการลงในช่อง Name: และให้คลิกที่ Inbox เพื่อให้สร้างโฟล์เดอร์ที่ต้องการภายใต้ Inbox จากนั้นกด OK จะเห็นโฟล์เดอร์ที่เราสร้างขึ้น โชว์อยู่ภายใต้ Inbox ก็เป็นอันเสร็จขั้นตอนในการสร้างโฟล์เดอร์แล้วนะคะ ต่อไปเราจะย้ายอีเมลล์ที่ต้องการเข้ามาเก็บในโฟล์เดอร์นี้อย่างอัตโนมัติกันค่ะ
2. สร้างกฎเพื่อให้ outlook ทำงานอัตโนมัติ
ให้เราหาอีเมลล์ที่เราต้องการจะย้ายไปอยู่ในโฟล์เดอร์ที่เราได้สร้างไว้แล้ว จากนั้นให้คลิกขวาที่อีเมลล์นั้น แล้วเลือก Rules -> Create Rule
จะมีหน้าจอ Create Rule ขึ้นมา ให้ติ๊กที่หน้า From Suwannee Khumphaya และด้านล่างให้ติ๊กที่หน้า Move the item to folder แล้วคลิกที่ปุ่ม Select Folder
ที่หน้าจอ Rule & Alerts ให้คลิกที่ชื่อโฟล์เดอร์ที่เราได้สร้างไว้ คือ 5S Result แล้วกดปุ่ม OK
จะมีหน้าจอ Success โชว์ขึ้นมาเพื่อแจ้งว่าเราได้สร้างกฎสำเร็จเรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม OK ได้เลยค่ะ
ในขั้นตอนที่ 2 นี้เป็นการสร้างกฎให้ outlook ทำงานแบบอัตโนัติ ว่าถ้ามีอีเมลล์จาก Suwannee เข้ามา ให้ย้ายอีเมลล์เข้าไปเก็บในโฟล์เดอร์ 5S Result โดยอัตโนมัติ หลังจากนี้ถ้ามีอีเมลล์เข้ามา ถ้าตรงตามกฎที่เราได้กำหนดไว้ outlook ก็จะทำงานตามอัตโนมัติ
แต่ทว่า.....อีเมลล์ก่อนหน้าที่เราจะสร้างกฎ ยังรวมอยู่ในกองอีเมลล์จำนวนมากมายมหาศาล ดังนั้นเราจะย้ายอีเมลล์ก่อนที่เราจะสร้างกฎเข้าในโฟล์เดอร์ด้วยค่ะ โดยการไปเรียกให้กฎที่ตั้งไว้ได้ทำงาน ไปค่ะ อีกนิ้ดเดียวจะสำเร็จแล้วค่ะ ลุย....
ที่แถบเมนูบาร์ให้คลิกที่ Rules -> Manage Rules & ALerts เราจะพบข้อมูลกฎทั้งหมดที่เราได้สร้างขึ้นมา จากนั้นให้คลิกที่ Run Rules Now
จากนั้นให้ติ๊กที่หน้ากฎ Suwannee Khumphaya แล้วคลิกปุ่ม Run Now จากนั้น Outlook จะเริ่มทำงานตามกฎ โดยจะย้ายอีเมลล์ที่ส่งจาก Suwannee Khumphaya มาไว้ในโฟล์เดอร์ 5S Result เราไปลองดูผลลัพธ์กันค่ะ
อีเมลล์ที่มาจาก Suwannee Khumphaya ได้ถูกย้ายเข้ามาอยู่ในโฟล์เดอร์ 5S Result ให้ตามกฎที่เราสร้างแล้วนะคะ ไม่ยากเลยใช่มั้ยคะกับการสร้างกฎ เพื่อจัดการอีเมลล์จำนวนมากมายให้อยู่ในโฟล์เดอร์ที่ถูกต้อง เป็นการสร้างความสะดวก (Seiton) ให้กับผู้ใช้งาน สามารถเรียกดูอีเมลล์ที่สนใจได้อย่างรวดเร็ว
หวังว่าเพื่อนๆ คงจะได้นำเทคนิคดีๆ ที่เอามาฝากไปใช้งานอย่างมืออาชีพ เพื่อการทำงานที่สะดวก รวดเร็ว เป็นการเพิ่มศักยภาพในการทำงานได้อย่างดีค่ะ ฉบับนี้ลาไปก่อนนะคะ พบกันใหม่ฉบับหน้าค่ะ ^ ^ บ๊าย บาย
| Create Date : 29 ตุลาคม 2562 |
| Last Update : 6 พฤศจิกายน 2562 14:09:23 น. |
|
0 comments
|
| Counter : 450 Pageviews. |
 |
|
ฝากข้อความหลังไมค์
Rss Feed
ผู้ติดตามบล็อก : 1 คน [