BlogGang.com : : สมาชิกหมายเลข 2436574 : Cool Tech

Cool Tech

ในหัวข้อที่แล้วเราได้ลองสร้างจดหมายเวียนกันมาบ้างแล้ว คราวนี้เราลองมาทำอะไรที่มันท้าทายความสามารถกันอีกซักหน่อยนึงดีกว่าค่ะ โดยการที่เราจะลองมาทำจดหมายเวียนแบบที่มีการลิ้งค์ข้อมูลรูปภาพด้วย อ่า.....เริ่มสนุกกันแล้วใช่มั้ยคะ เอ๊....มันจะต้องทำอย่างไรบ้างน๊า....เราลองไปดูวิธีทำกันดีกว่าค่ะ

ขอยกตัวอย่างการทำใบลา สำหรับพนักงานในปี 2019 ขึ้นมาเป็นตัวอย่างนะคะ แต่นอกเหนือจากการแสดงข้อมูลรายละเอียดของพนักงานแต่ละคนแล้ว ยังอยากให้แสดงรูปของพนักงานแต่ละคนด้วย ไปค่ะ ไปลงมือทำกันเลย

ขั้นตอนการทำ

1. สร้างเอกสารหลัก

ให้สร้างฟอร์มใบลา ที่มีรายละเอียดดังภาพที่ปรากฎ โดยใช้โปรแกรม Microsoft Word โดยส่วนรายละเอียดของพนักงานแต่ละคนในด้านบนให้สร้างเป็นตาราง และเว้นช่องว่างด้านขวาไว้เพื่อใส่รูปพนักงานด้วยค่ะ เมื่อสร้างเสร็จแล้ว ให้ save ชื่อไฟล์ Absenteeism Record 2019_blank.doc

2. สร้างตารางเก็บข้อมูล

สร้างตารางเก็บข้อมูลรายละเอียดของพนักงานแต่ละคนที่จะนำมาแสดงในใบลา โดยในกรณีนี้ขอใช้โปรแกรม Microsoft Word นะคะ โดยในตารางจะเก็บข้อมูลดังนี้ค่ะ

- รหัสพนักงาน Employee Code
- ชื่อ-นามสกุล (ไทย) Name (Thai)
- ชื่อ-นามสกุล (อังกฤษ) Name (English)
- แผนก Department Name
- จำนวนวันพักร้อน Vacation 2019
- วันที่เริ่มงาน Employed Date
- สังกัด BKK BKK
- สังกัด ESBEC ESBEC
- สังกัด BPEC BPEC
- สังกัด ATS ATS
- สังกัด LTS LTS
- สังกัด NTS NTS
- สังกัด STS STS
- รูป Photo

หมายเหตุ

- ฟิล์ดสังกัด ให้เก็บค่าเป็นตัวอักษร P ที่ตรงกับสังกัดของพนักงานแต่ละคน และให้ใช้ฟอนต์ Windings 2 จะแสดงค่าเครื่องหมายถูก

- ฟิล์ด Photo ให้ใช้การลิ้งค์ไฟล์มาใช้งาน โดยไปคลิกที่ Insert -> Link -> Insert Link

ให้ Browse ไปหาไฟล์รูปของพนักงานแต่ละคน โดยคลิกที่ช่อง Look in และคลิกที่รูปที่ต้องการได้แล้ว กด OK จะเห็นว่าตรงด้านล่างในช่อง Address จะขึ้นที่อยู่ของไฟล์รูปที่เราต้องการ ซึ่งจะแสดงข้อความเดียวกันนี้ในฟิล์ด Photo ด้วย

เมื่อเราเตรียมไฟล์ตารางข้อมูลพร้อมแล้ว ให้ save ชื่อ Emp Dat.docx ค่ะ ใกล้แล้วค่ะเพื่อนๆ สูดหายใจลึกๆ......แล้วไปสู่ขั้นตอนที่ 3 กันค่ะ

3. การผสานข้อมูล

เริ่มจากให้เปิดไฟล์หน้าใบลาขึ้นมาก่อนค่ะ แล้วเลือก Mailings -> Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard

Step 1 เลือก Next
Step 2 เลือก Next
Step 3 เลือก Browse แล้วให้เลือกไปยังไฟล์ตารางข้อมูลที่เราได้สร้างไว้ ชื่อ Emp Dat.docx แล้วกด Open ค่ะ

เมื่อมีหน้าจอโชว์ข้อมูลในไฟล์ตารางข้อมูลขึ้นมา ให้กด OK แล้วคลิก Next

Step 4 ให้นำเม้าส์ไปวางยังตำแหน่งที่เราต้องการก่อน แล้วค่อยคลิกที่ More Items จากนั้นให้คลิกเลือกฟิล์ดข้อมูลที่ต้องการ แล้วคลิก Insert

จากนั้นให้ปิดหน้าจอ Insert Merge Field นี้ไปก่อน แล้วค่อยเลื่อนเม้าส์ไปยังตำแหน่งที่จะวางฟิล์ดถัดไป แล้วให้ทำขั้นตอนแบบเดียวกันนี้จนครบทุกฟิล์ด ยกเว้นฟิล์ดสังกัดและฟิล์ดรูปค่ะ

การ Merge ฟิล์ดสังกัด ให้ทำใส่ใน Text box ก่อนค่ะ แล้วค่อยนำ Text box นี้ไปวางซ้อนในช่องสี่เหลี่ยม ด้านหน้าช่องสังกัดในทุกช่องค่ะ เลือก Insert -> Text Box -> Simple Text Box

และต้องกำหนดค่าให้ Text Box ดังนี้

- Wrap Text เป็น In Front of Text เพื่อกำหนดให้ซ้อนอยู่ด้านบนโดยแถวไม่ขยับ

- Shape Fill เป็น No Fill เพื่อไม่ให้มีสีพื้นหลัง

- Shape Out Line เป็น No Outline เพื่อไม่ให้มีเส้นขอบ

ลบข้อความภาษาอังกฤษใน Text Box ออกก่อน และให้คลิกที่ More Items แล้ว Insert ฟิล์ด ESBEC ลงใน Text Box แล้วเปลี่ยนฟอนต์ให้เป็น Windings ขนาด 20 และปรับขนาด Text Box ให้เล็กลง แล้วนำไปวางซ้อนไว้บนช่องสี่เหลี่ยมหน้าสังกัด ESBEC และให้ทำขั้นตอนแบบเดียวกันนี้กับทุกสังกัด

ขั้นตอนการ Merge รูปภาพ
มาถึงส่วนที่สนุกที่สุดแล้วค่ะ คือการ Merge รูปภาพที่เราต้องการค่ะ ค่อยๆ ทำตามไปทีละขั้นตอนนะคะ ไปค่ะ....ลุย

- ให้นำเม้าไปคลิกตรงช่องที่เราต้องการจะใส่รูป แล้วกด Ctrl + F9 จะมีวงเล็บปีกกาขึ้นมาให้

- คลิกขวาตรงปีกกาเลือก Edit Field จะมีหน้าจอ Field โชว์ขึ้นมาให้ ตรงช่อง Field names เลือก Include Picture และตรงช่อง Filename or URL ให้ใส่เป็นตัวอักษร a เอาไว้ก่อน กด OK จะขึ้นเป็นกรอบรูปสี่เหลี่ยมว่างๆ ขึ้นมาให้

- กด Alt + F9 บริเวณรูปที่เป็นสี่เหลี่ยมจะแสดง code {INCLUDEPICTURE "a" * MERGEFORMAT} ขึ้นมาให้เปลี่ยนจากตัวอักษร "a" ที่เราใส่ไว้ตอนแรกให้เป็นชื่อฟิล์ด Photo โดยคลิกคลุมที่ตัวอักษร "a" ก่อน แล้วเลือก Mailings -> Insert Merge Field -> Photo ให้ใช้วิธีคลิกเลือกเท่านั้นนะคะ ห้ามพิมพ์เอง ถ้าพิมพ์เองรูปจะไม่ขึ้นนะคะ code ที่ถูกต้องจะเปลี่ยนเป็น {INCLUDEPICTURE {MERGEFIELD Photo} * MERGEFORMAT}

- กด Alt + F9 เพื่อกลับมายังหน้าใบลา กด F9 รูปพนักงานจะโชว์ขึ้นมาให้ แต่ขนาดจะขยายใหญ่จนทำให้บรรทัดขยับ ให้ทำการปรับขนาดรูปให้พอดีกับช่องและปรับอัตราส่วนให้สวยงาม

- ให้คลิกที่ Mailings -> Preview Result ข้อมูลของพนักงานจะโชว์ขึ้นมาทั้งหมดแต่ถ้าเราเลือนไปยังรายการอื่นๆ รูปจะยังขึ้นเป็นรูปเดิม ยังไม่เปลี่ยนไปตามข้อมูลที่ถูกต้องให้ ให้คลิกที่ Finish Merge -> Edit Individual Document -> All เพื่อให้ทำการสร้างไฟล์ใหม่ขึ้นมาให้อีกไฟล์หนึ่ง ซึ่งเป็นไฟล์ที่ได้ทำการ Merge ข้อมูลตามตารางข้อมูลทั้งหมดที่เราเลือกไว้

- จะเห็นได้ว่าเราจะได้ข้อมูลไฟล์ใหม่เพิ่มขึ้นมาอีกหนึ่งไฟล์ ให้สังเกตตรงมุมด้านล่างซ้าย จะมีจำนวนหน้าเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ให้รอจนกว่าข้อมูลทั้งหมดจะครบ เช่น ในตารางข้อมูลมีจำนวน 20 รายการ เราจะต้องรอให้ไฟล์ใหม่ขึ้นข้อมูลให้ครบ 20 หน้าเสียก่อน จากนั้นให้กด Ctrl + A เพื่อทำการคลุมข้อมูลทั้งหมด แล้วกด F9 รูปพนักงานแต่ละคนจะถูกรีเฟรชใหม่ ให้ถูกต้องตามข้อมูลที่เราได้ใส่ไว้ในตารางข้อมูล

ท๊าดา !!! .....เสร็จแล้วค่า ข้อมูลที่ได้จะถูกต้องทั้งในส่วนของรายละเอียดของพนักงานและรูปพนักงานจะต้องถูกต้องตรงกันนะคะ ถ้าใครทำแล้วผลที่ได้ยังไม่ถูกต้อง ลองลบรูปทิ้งก่อนแล้วกลับไปเริ่มต้นใหม่อีกครั้งค่ะ อาจจะทำผิดในขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งไปบ้าง ข้อมูลถึงออกมาไม่ถูกต้องค่ะ

อาจจะหลายขั้นตอนซักหน่อย แต่ถ้าเราทำได้ เราจะสามารถนำวิธีการนี้ไปช่วยในการทำงานของเราให้มีความสะดวกรวดเร็วมากยิ่งขึ้นไปอีกค่ะ เป็นการยกระดับความรู้ในการใช้งานโปรแกรม Microsoft Word สู่ระดับ Advance กันเล้ย....

Create Date : 25 พฤษภาคม 2562

Last Update : 31 พฤษภาคม 2562 10:36:47 น.

0 comments

Counter : 1727 Pageviews.