มิถุนายน 2555

ตอบ  มีกระบวนการทำงานโดยการนำเอาทรัพยากรทางเศรษฐกิจ ได้แก่ คน เงิน วัตถุดิบ เครื่องมือ ที่ดิน พลังงาน สิ่งอำนวยความสะดวก และข้อมูล ไปทำการประมวลผลด้วยกระบวนการทางธุรกิจ ได้แก่ การผลิต การตลาด การขาย การเงิน และการจัดการงานบุคคล เพื่อให้ได้ผลผลิตออกมาในรูปสินค้าและบริการ โดยมีระบบ สารสนเทศ ช่วยสนัสนุนการดำเนินงาน และมีการบริหารเป็นตัวควบคุมการดำเนินงานให้เป็นไปตามทิศทางที่กำหนดไว้ โดยต้องคำนึงถึงและตอบสนองต่อองค์ประกอบภายในและภายนอกองค์กร ได้แก่ ลูกค้า ตัวแทนจำหน่าย ผู้ถือหุ้น คู่แข่งขัน การเงิน สหภาพแรงงาน องค์กรภาครัฐ และสังคม

การดำเนินงานขององค์กรที่ดีต้องมี ระบบจัดการข้อมูลที่ดีมีประสิทธิภาพ ปัจจุบันองค์กรส่วนใหญ่ใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดการข้อมูล

ตอบ  สภาพแวดล้อมของธุรกิจสามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ส่วน คือ

1. สภาพแวดล้อมโดยทั่วไป (General Environment) ได้แก่ สภาพแวดล้อมทางด้านสังคม เศรษฐกิจ การเมือง กฏหมาย วัฒนธรรม การเปลี่ยนแปลงระหว่างประเทศ วิทยาศาสตร์ และเทคโนโลยี

2. สภาพแวดล้อมเฉพาะด้าน (Task Environment) ได้แก่ ลูกค้า ผู้ค้าปลีก ผู้ค้าส่ง ตัวแทนจำหน่าย คู่แข่งขัน ผู้วางกฏระเบียบ และผู้ถือหุ้น

จะเห็นสภาพแวดล้อมที่มีอิทธิพลต่อการดำเนินงานขององค์กรธุรกิจ สิ่งหนึ่งคือ เทคโนโลยี ที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาซึ่งปัจจุบันความก้าวหน้าและการเปลียนแปลงของเทคโนโลยีเกิดขึ้นอย่างรวดเร็วและไม่หยุดยั้งไม่มีองค์กรธุรกิจใดที่สามารถดำเนินงานให้ประสบความสำเร็จได้ ถ้าปราศจากการนำเทคโนโลยีสารสนเทศและระบบสารสนเทศช่วยสนับสนุนการดำเนินธุรกิจ ดังนั้น ผู้บริหารขององค์กรธุรกิจในปัจจุบันควรศึกษาและทำความเข้าใจถึงเทคโนโลยีสารสนเทศและระบบสารสนเทศเพื่อให้สามารถนำมาช่วยสนับสนุนการดำเนินธุรกิจให้บรรลุเป้าหมายและก้าวไปสู่ความสำเร็จในองค์กร

ตอบ  หน้าที่ขององค์กรธุรกิจ ซึ่งประกอบด้วยหน้าที่หลัก 6 ประการ คือ

1. หน้าที่ด้านการวางแผนและการจัดการ ผู้บริหารมีหน้าที่ดังนี้

1.1. การกำหนดจุดมุ่งหมายหรือวัตถุประสงค์ขององค์กร ทำการวางแผนและกำหนดนโยบายการบริหารงาน

1.2. จัดระบบงานทั้งหมดภายในองค์กร

1.3. จัดแบ่งสายงานบังคับบัญชา

1.4. มอบอำนาจการตัดสินใจให้กับผู้บริหารระดับรองลงมา

2. หน้าที่ด้านการจัดการทรัพยากรมนุษย์ ประกอบด้วย

2.1. งานด้านสรรหาและบรรจุแต่งตั้งพนักงาน

2.2. จ่ายเงินเดือนและค่าตอบแทน

2.3. การจัดสวัสดิการและการฝึกอบรมให้กับพนักงาน

3. หน้าที่ด้านการจัดซื้อและการจัดการสินค้าคงคลัง การจัดซื้อแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภท คือ

1. เป็นการซื้อมาเพื่อใช้ภายในองค์กร หรือใช้เป็นวัตถุดิบในการผลิตสินค้า

2. เป็นการซื้อมาเพื่อขายต่อ

หน้าที่ในการจัดซื้อ จะประกอบด้วย

- การตรวจสอบคำสั่งซื้อ

- การสืบราคา

- การวิเคราะห์เปรียบเทียบราคา

- การพิจารณาเลือกซื้อกับผู้ขายที่เหมาะสม

- การออกใบคำสั่งซื้อ

- การตรวจรับสินค้า

การจัดการสินค้าคงคลัง มีหน้าที่ดังนี้

1. การควบคุมดูแลปริมาณวัตถุดิบให้เพียงพอต่อการผลิต

2. การรักษาปริมาณสินค้าคงเหลือให้ต่ำสุดเพื่อเป็นการประหยัดต้นทุนขององค์กร

3. การรักษาคุณภาพของสินค้า

4. การกำหนดมาตรฐานของสินค้า

5. การบรรจุหีบห่อ

6. การจัดส่งสินค้าให้แก่ลูกค้า

7. การจัดทำรายงานสินค้าคงคลัง

4. หน้าที่ด้านการผลิต ประกอบด้วยกิจกรรมที่สำคัญ 3 ส่วน คือ 

1. การวางแผนการผลิต คือ การวางแผนเพื่อให้ได้มาซึ่งทรัพยากรการผลิต

2. การดำเนินการผลิต คือ การสั่งการด้านการผลิต การกำหนดและจัดลำดับขั้นตอนการผลิต

3. การควบคุมการผลิต คือ การควบคุมให้การผลิตบรรลุตามเป้าหมายในด้านผลผลิต คุณภาพ ต้นทุน และเวลาการส่งมอบ

5. หน้าที่ด้านการขายและการตลาด มีหน้าที่คือ

1. การดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจเพื่อเสนอขายสินค้าหรือบริการให้แก่ลูกค้า

2. ทำการวิเคราะห์สภาวะแวดล้อมทางการตลาดและตัวแปรที่เกี่ยวข้อง

6. หน้าที่ด้านการเงินและบัญชี

หน้าที่ด้านการเงิน คือ

1. การบริหารจัดการสินทรัพย์ทางการเงินขององค์กร

2. ทำการรวบรวมข้อมูลทางการเงินเพื่อวิเคราะห์ถึงผลตอบแทนที่จะไ้ด้รับจากการลงทุน

3. นำเสนอรายงานที่ได้วิเคราะห์ต่อผู้บริหารเพื่อใช้้เป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจ เลือกลงทุนในด้านต่าง ๆ เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่ององค์กร

หน้าที่ด้านการบัญชี คือ

1. บันทึกรายการต่าง ๆ ของกิจการที่เกิดขึ้นเป็นประจำทุกวัน

2. บันทึกบัญชีแยกประเภทต่าง ๆ เช่น บัญชีสินทรัพย์ หนี้สิน ทุน รายได้ ค่าใช้จ่าย ลูกหนี้ และเจ้าหนี้ เป็นต้น

3. จัดทำรายการบัญชีมีวัตถุประสงค์เพื่อแสดงฐานะทางการเงิน ณ วัดใดวันหนึ่่ง

ตอบ  ส่วนประกอบหลักแบ่งเป็น 2 ส่วน คือ

1. ทรัพยากรของระบบสารสนเทศ (Information System Resources) ประกอบด้วยทรัพยากรที่สำคัญ 4 ประการคือ

1. ทรัพยากรบุคคล ประกอบด้วย

1.1. ผู้ใช้ระบบ คือ บุคคลที่เป็นผู้ใช้ระบบสารสนเทศ เช่น พนักงานบัญชี

1.2. ผู้เชี่ยวชาญด้านระบบ คือ บุคคลที่มีหน้าที่พัฒนาหรือสร้างระบบสารสนเทศ เช่น นักวิเคราะห์ระบบ

2. ทรัพยากรฮาร์ดแวร์ แบ่งออกเป็น 2 ส่วน คือ

2.1. ระบบคอมพิวเตอร์ ซึ่งมีอุปกรณ์ทางด้านฮาร์ดแวร์ของระบบคอมพิวเตอร์ที่ช่วยสนับสนุนการประมวลผลข้อมูล ดังนี้

1. อุปกรณ์นำเข้าข้อมูล แปลงข้อมูบให้อยู่ในรูปแบบที่เครื่องคอมพิวเตอร์อ่านได้

2. อุปกรณ์ควบคุมการทำงานและการประมวลผล

3. อุปกรณ์แสดงผลข้อมูล

4. อุปกรณ์เก็บรักษาข้อมูล

2.2. ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ คือการเชื่อมต่อเครื่องคอมพิวเตอร์หลาย ๆ เครื่องเข้าด้วยกัน องค์ประกอบของระบบเครือข่าายคอมพิวเตอร์ ประกอบด้วย

1. จอภาพ

2. ตัวประมวลผลเพื่อการติดต่อ

3. ช่องทางและสื่อในการติดต่อสื่อสาร

4. เครื่องคอมพิวเตอร์

5. ซอฟต์แวร์ เพื่อการติดต่อสื่อสาร

3. ทรัพยากรซอฟต์แวร์ คือกลุ่มคำสั่งที่ใช้การประมวลผลรวม ประกอบด้วย

1. ซอฟต์แวร์ระบบ

2. ซอฟต์แวร์ประยุกต์

4. ทรัพยากรข้อมุล ข้อมูลมีหลายรูปแบบดังนี้ ข้อมูลที่เป็นตัวอักษรและตัวเลข ข้อมูลที่เป็นข้อความ ข้อมูลที่เป็นรูปภาพ

2. กิจกรรมของระบบสารสนเทศ (Information System Actirities) เป็นการประมวลผลซึ่งครอบคลุมการทำงานของระบบใน 5 ส่วน คือ

1. การนำเข้าข้อมูล ข้อมุลที่เกิดขึ้นในธุรกิจ ต้องถูกบันทึกและจัดเตรียมเพื่อการประมวลผล

2. การประมวลผลข้อมูล คือ การนำข้อมูลมาแปลงให้เป็นสารสนเทศตามความต้องการ

3. การแสดงผลสารสนเทศ สารสนเทศจะถูกส่งไปแสดงผลยังผู้ใช้ เช่น ทางหน้อจอ

4. การเก้บรักษา ข้อมุลหรือสารสนเทศ จะถูกบันทึกไว้ในสื่อประเภทต่าง ๆ เพือสามารถนำกลับมาใช้ได้ในภายหลัง

5. การควบคุมกระบวนการทำงาน เพื่อตรวจสอบและแจ้งให้ทราบว่าการทำงานของระบบตรงตามมาตรฐานและมีประสิทธิภาพที่กำหนดไว้หรือไม่

ตอบ  สารสนเทศช่วยสนับสนุนการดำเนินงานในแต่ละระดับขั้นของการบริการงานในองค์กร ดังนี้

1. สนับสนุนการปฎิบัติงานของธุรกิจ ระบบสารสนเทศช่วยให้การปฎิบัติการในธุรกิจดำเนินไปได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง และยังสามารถนำข้อมูลเหล่านี้ไปใช้ในการวางแผนการจัดซื้อ การประเมินแนวโน้มการขาย และจ่ายเงินเดือนพนักงานได้ต่อไป

2. สนับสนุนการตัดสินใจในการบริหารงาน ระบบสารสนเทศช่วยนำเสนอข้อมูลที่ถูกต้องครบถ้วนและเหมาะสมกับสถานการณ์ เพื่อใช้เป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจของผู้บริหารได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3. สนับสนุนความได้เปรียบคู่แข่งขันในเชิงกลยุทธ์ ระบบสารสนเทศช่วยผู้บริหารให้สามารถมองหาทิศทางที่ได้เปรียบคู่แข่งขันรายอื่นในการแย่งชิงลูกค้า

ตอบ1. เพิ่มประสิทธิภาพในการปฎิบัติงาน ตัวอย่างเช่น ระบบประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลงช่วยให้การประมวลผลข้อมูลการดำเนินธุรกิจที่เกิดขึ้นเป็นประจำทุกวันทำได้อย่างรวดเร็วและถูกต้องสมบูรณ์ยิ่งขึ้น และยังช่วยลดต้นทุนในการเพิ่มจำนวนพนักงานลงไปได้อย่างมาก

2. เพิ่มคุณภาพในการให้บริการลูกค้า เพิ่มความพึงบพอใจและดึงดูดความสนใจของลูกค้า

3. พัฒนาและยกระดับผลิตภัณฑ์ ระบบสารสนเทศช่วยควบคุมขั้นตอนในกระบวนการผลิตควบคุมสินค้าคงคลัง และระบบการขนถ่ายสินค้า ข้อมูลสารสนเทศสามารถช่วยพยากรณ์ความต้องการสินค้าของผู้บริโภคได้

4. เพิ่มศักยภาพในการแข่งขัน การนำความสามารถของระบบสารสนเทศมาประยุกต์ใช้กับองค์กรธุรกิจในด้านต่าง ๆ เป็นผลให้องค์กรมีศักยภาพในการแข่งขันมากขึ้น

5. ดึงดูดลูกค้าไว้และกีดกันคู่แข่งขัน การพัฒนาสารสนเทศให้ทันสมัยตลอดเวลาจะทำให้องค์กรมีเทคโนโลยีที่ล้ำหน้ากว่าคู่แข่งขัน

6. สร้างพันธมิตรทางธุรกิจ ปัจจุบันผู้ประกอบธุรกิจจำเป็นต้องร่วมมือกันมากขึ้นหากผู้ประกอบธุรกิจพยายามดำเนินการไปตามลำพังแล้วก็อาจจะต้องเสียค่าใช้จ่ายมากและอาจจะไม่สามรถดำเนินธุรกิจได้ต่อไปในระยะยาว

7. เพิ่มรายได้ด้วยการนำผลผลิตทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศออกจำหน่ายในปัจจุบันองค์กรธุรกิจจำนวนมากหันมาสนใจในการลงทุนทางด้านเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ และหันมาใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อช่วยสนับสนุนการจำหน่ายผลิตภัฒฑ์และการให้บริการลูกค้า

ตอบ  ประเภทของระบบสารสนเทศ สามารถจำแนกตามความสามารถในการช่วยสนุบสนุการใช้งานในแต่ละด้าน ได้แก่

1. ระบบสารสนเทศเพื่อการปฎิบัติงาน เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อสนับสนุนการปฎิบัติงานช่วยเสริมสร้างความมั่นคงให้แก่องค์กร ประกอบด้วย

1.1. ระบบประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง เป็นระบบที่ทำการบันทึกและประมวลผลข้อมูลที่เป็นผลจากการดำเนินงานของธุรกิจที่เกิดขึ้นเป็นประจำซึ่งการประมวลผลมี 2 วิธี คือ

1. การประมวลผลแบบแบทช์ โดยทำการสะสมข้อมูลการดำเนินงานเอาไว้ก่อนเมื่อถึงเวลาที่เหมาะสมจึงนำมาใช้

2. การประมวลผลแบบทันทีทันใด โดยข้อมูลจะถูกประมวลผลทันทีที่เมื่อมีข้อมูลการดำเนินงานเกิดขึ้น

1.2. ระบบควบคุมกระบวนการทำงาน เป็นสารสนเทศเพื่อการปฎิบัติงานที่ต้องทำการตัดสินใจอยู่เป็นประจำสม่ำเสมอ

1.3. ระบบสำนักงนอัตโนมัติ เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยอำนวยความสะดวกและเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานในสำนักงาน

2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้นมุ่งเน้นในการจัดเตรียมสารสนเทศจากการประมวลผลข้อมูลที่เกิดขึ้นจากการปฎิบัติการทางธุรกิจ ประกอบด้วย

2.1. ระบบรายงานสารสนเทศ เป็นระบบสารสนเทศที่ทำการจัดเตรียมสรรหาในรูปแบบของรายงานที่จำเป็นต่อการตัดสินใจให้กับผู้บริหาร

2.2. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ เป็นระบบที่พัฒนามาจากระบบการรายงานสารสนเทศและระบบการประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง

2.3. ระบบสารสนเทศที่ผู้บริหารระดับสูงเป็นระบบสารสนเทศเพือการจัดการณ์มีความสามารถสูงในการสร้างสารสนเทศเชิงกลยุทธ์ตามความต้องการของผู้บริหารระดับสูง

3. ระบบสารสนเทศที่สนับสนุนทั้งการปฎิบัติงานและการจัดการ เป็นระบบที่ถูกพัฒนาขึ้นโดยไม่มุ่งเน้นในการสนับสนุนการปฏิบัติงานหรือการจัดการด้านใดด้านหนึ่งโดยเฉพาะ ประกอบด้วย

3.1. ระบบผู้เชี่ยวชาญ เป็นระบบสารสนเทศแขนงหนึ่งของระบบปัญญาประดิษฐ์ ซึ่งเป็นการพัฒนาคอมพิวเตอร์ให้สามารถคิด มองเห็น ได้ยิน เดิน พูดคุย หรือรู้สึกได้ดีพอ ๆ กับมนุษย์

3.2. ระบบคอมพิวเตอร์เพื่อผู้ใข้ เป็นระบบสารสนเทศที่สนับสนุนโดยตรงต่อผู้ใช้ทั้งด้านการปฎิบัติงานและการจัดการ

4. ระบบสารสนเทศเชิงกลยุทธ์ เป็นระบบสารสนทเศที่ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อช่วยสนับสนุนเป็นหมายเชิงกลยุทธ์ขององค์กรและสร้างความได้เปียบเชิงกลยุทธ์ที่เหนือกว่าคู่แข่ง

5. ระบบสารสนเทศธุรกิจ เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อสนับสนุนหน้าที่หลักของธุรกิจ เช่น หน้าที่ด้านการบัญชี