ทำรายงานกลุ่มแบบออนไลน์กับ Google Doc # 01 หากจะลองนึกย้อนไปสมัยเมื่อยังเรียนหนังสืออยู่ ..... หนึ่งในประสบการณ์สุดมันส์ที่อยู่ในความทรงจำ เห็นจะหนีไม่พ้นการทำรายงานกลุ่ม ไม่นับรายงานเดี่ยวนะครับ อย่างหลังทำแล้วเซ็ง คิดเอง เขียนเอง พิมพ์เอง ส่งเอง เหนื่อยอยู่คนเดียว ถึงแม้ว่าจะมีอิสระ สามารถทำอะไรกับตัวรายงานได้ตามใจชอบโดยไม่มีใครมาแย้งก็เถอะ แต่เรื่องเกี่ยวกับวิชาการนี่ผมไม่ค่อยมีความคิดสร้างสรรค์เกี่ยวกับมันสักเท่าไหร่หรอก ส่วนใหญ่ก็ตามน้ำคนอื่นไปมากกว่า (ไม่ก็ใช้หลักการทำรายงานแบบ copy & paste ที่ยังนิยมกันอยู่จนทุกวันนี้) ..... สำหรับตัวตนของผมที่เพื่อนๆในกลุ่มรายงานมักจะเห็นกันจนชินตาก็คือ ชายหนุ่มผู้ง่วงเหงาหาวนอน นั่งใจลอยในที่ประชุม อยู่เงียบๆ ไม่ออกความเห็น ไม่รับรู้อะไร .... ราวกับว่ามันไม่มีตัวตนอยู่ที่นั่น ถ้าหากว่าลุกออกจากที่ประชุมได้มันคงลุกไปนานแล้ว แต่ที่ยังนั่งอยู่ก็เพราะการทำรายงานกลุ่มหมายถึงการใช้กลุ่มคนทำรายงาน และถ้าเป็นกลุ่มคน ..... จำนวนตีนก็จะเยอะ (นับได้มากกว่า 6 ตีนก็ขอเจียมตัวแล้วครับ) และพ่อหนุ่มคนนี้จะมีปฏิกิริยาโต้ตอบก็ต่อเมื่อ การประชุมเริ่มที่จะได้ข้อสรุป แบ่งงานให้สมาชิกกลุ่มใกล้เสร็จเรียบร้อย มันก็จะเสนอหน้าเข้ามา ..... เอ่ยปากถามเป็นคำแรกนับตั้งแต่มีการประชุม ให้สมาชิกคนอื่นโล่งใจหน่อยว่ามันพูดได้ มันไม่ได้เป็นใบ้ " เฮ้ยยยย .... เสร็จแล้วเหรอวะ? " (น้ำเสียงดีใจมาก) " เออ แล้วตกลงกูต้องทำอะไรวะ? มีเนื้อหาให้กูไปพิมพ์ด้วยเปล่า? " ที่ประชุม : " .............................. " ประชุมกันก็นาน .... สิ่งที่มันต้องการก็มีแค่นี้ล่ะครับ .... บุคลากรคุณภาพแบบนี้ เวลาแบ่งกลุ่มทำรายงานกันในชั้นเรียน เลยเป็นที่ต้องการของเพื่อนๆไปอย่างช่วยไม่ได้ ...... " เฮ้ย ! กลุ่มมึงเต็มยังวะ? เอาไอ้กั๊ปไปอีกคนป่าววว " " เต็มแล้วว่ะ เสียใจด้วย มึงเอาไปแล้วกัน " " เอาแม่งไปอยู่กลุ่มไหนดีวะ? " " ช้าไปแล้วว่ะเพื่อน กลุ่มอื่นมันเต็มกันหมดละ คงต้องกลุ่มมึงแล้วล่ะ " " อ๊ากกกกก !!!!! " ^ ^ เห็นไหม ..... เสียงกรีดร้องด้วยความปลื้มปีติ เอาล่ะครับ พักเรื่องการแบ่งกลุ่มไว้แค่นี้แล้วกัน เดี๋ยวจะยาวแล้วไม่ตรงประเด็น การทำรายงานกลุ่มส่วนใหญ่จะแบ่งตัวรายงานออกเป็นหลายๆส่วน ให้สมาชิกกลุ่มช่วยกันไปหาข้อมูล เสร็จแล้วก็พิมพ์เนื้อหาในส่วนที่แต่ละคนรับผิดชอบ จากนั้นก็เอามารวมกันเพื่อปิดเล่มรายงานส่งอาจารย์ แม้บางครั้งจะเป็นหัวข้อที่ยากต่อการหาข้อมูลและเขียนเนื้อหา แต่ผมว่าส่วนที่น่าปวดหัวไม่แพ้กันเห็นจะเป็นคนทำหน้าที่เรียบเรียงนี่แหละ ไหนจะต้องปะติดปะต่อ เรียงลำดับเนื้อหาให้เรียบร้อย จัดหน้ากระดาษเพราะบางคนอาจพิมพ์มาคนละ font บ้าง คนละขนาดบ้าง ไหนจะต้องปริ๊นต์เอามาเป็นตัวอย่างให้เพื่อนๆในกลุ่มที่เป็นสภาสูงลงความเห็นอีกทีว่า ok หรือเปล่า ถ้าไม่ผ่านก็ต้องเอากลับไปแก้กันให้เปลืองกระดาษอีก แม้สมัยนี้จะมีการนำ msn และ email เข้ามาช่วยในการปรึกษาหารือระหว่างการจัดรูปเล่ม แต่ก็ยังไม่เห็นผลเท่าที่ควร (ยังไงก็ช่วยลดปัญหาการเปลืองกระดาษเมื่อสมัยก่อนได้) และดูจะเป็นผลเสียต่อรายงานมากกว่า เห็นมานักต่อนักแล้วครับ .... 80% ของผู้ใช้ msn ในการทำรายงาน ก็ดูจะมีประสิทธิภาพ ได้น้ำได้เนื้อในช่วง 10 -15 นาทีแรกเท่านั้นแหละ หลังจากนั้นแล้วก็จะเข้าสู่ช่วงรายการ chat แหลกน้ำลายแตกฟองทันที (พบมากในกลุ่ม user ที่เป็นผู้หญิง ผมก็อยากบอกน้องสาวเหมือนกันว่าถ้าเอาเวลาที่ใช้พิมพ์ chat โต้ตอบ มาใช้พิมพ์เนื้อหาให้มันเป็นเรื่องเป็นราว ป่านนี้ได้รายงานไว้ส่งหลายเล่มแล้วววว พิมพ์ก็โคตรเร็ว แต่เอามาใช้ผิดวัตถุประสงค์) ส่วนการใช้ email แม้จะช่วยลดปัญหาการ chat ไร้สาระไปได้ แต่พอเอาเข้าจริงก็เสียเวลาไม่ใช่น้อยกับการส่ง email กลับไปกลับมา ตัวอย่างก็เช่น .... นาย A : เฮ้ย .... เนื้อหากูเสร็จแล้วนะ (send) คนเรียบเรียง : ขอบใจว่ะ (เอาไปดู) คนเรียบเรียง : ไอ้ A กูบอกแล้วไงว่าวิจารณ์ผลการทดลองน่ะเอาให้มันยาวๆหน่อย คนเรียบเรียง : reference ก็ไม่ใส่ให้กูอีก (reply) นาย A : อ้าว ..... โทษทีว่ะ เอาใหม่ๆ แก้ให้ละ (reply) คนเรียบเรียง : เออ แบบนี้ค่อยยังชั่วหน่อย เดี๋ยวส่งไปให้คนอื่นดูบ้าง (send & fwd) นาย B , C , D : เกือบสมบูรณ์แล้วว่ะ แต่ ..... นาย B , C , D : มึงลืมใส่สารบัญ (reply) คนเรียบเรียง : ............ นาย E , F ,G : reference ก็ต้องเรียงตามอักษรชื่อคนแต่งไม่ใช่หรือวะ มึงไปเรียงตามชื่อหนังสือซะงั้น (reply) คนเรียบเรียง : ............. นาย H : เฮ้ย !!! มึงลืมใส่เนื้อหากู (reply) คนเรียบเรียง : โว้ยยยย !!!!!!!!!!!!!! เห็นแล้วใช่ไหมว่ามันน่าปวดหัว วิธีที่เข้าท่าสำหรับการทำรายงานควรจะเป็นที่สักที่ๆทุกคนสามารถสำรวจตรวจทานแก้ไขตัวรายงานไปได้พร้อมๆกัน โดยที่ไม่ต้องส่ง email หรือไฟล์เอกสารกลับไปกลับมาใน msn (บางครั้งมันก็ทำเอางงได้ง่ายๆเหมือนกันว่าไฟล์ไหนมันเป็นไฟล์ล่าสุดกันแน่) และในที่สุด Google ก็สนองตอบไอเดียนี้ ด้วยการสร้างบริการ Google Doc ขึ้นมา ซึ่งวิธีการใช้ก็ไม่ยากครับ เข้าไปที่ //docs.google.com กันเสียก่อน สำหรับใครที่ยังไม่มีบัญชี Gmail ก็สมัครได้ที่นั่นเลย แต่ถ้าใครมี Gmail ใช้อยู่แล้วก็เอา ID กับ password ที่มี login เข้าไป   หากมองกันเผินๆก็ดูจะมะล้ายคล้ายคลึงกับหน้าตาของเว็บเมลที่เราใช้กันทั่วๆไป แต่มันเปลี่ยนมาเป็นการจัดการเอกสารแทนครับ หากจะลองใช้กันเล่นๆก็สร้างไฟล์เอกสารใหม่ขึ้นมาดู โดยคลิกเลือกที่ "new" เสร็จแล้วมันก็จะให้เราเลือกว่าจะสร้างไฟล์เอกสารประเภทไหน ก็มีให้เลือกหมดตั้งแต่ Word , Powerpoint , Excel   ซึ่งก็ดูคล้ายๆกับ Microsoft office ที่เราใช้กันน่ะแหละ อย่าง Word ที่เห็นในภาพ คำสั่งพื้นฐานต่างๆก็ยังมีอยู่ครบ  และนี่ก็คือส่วนของ Spreadsheet (Excel) ดูแล้วก็ใช้ไม่ยากเช่นกัน และแน่นอนว่ามีฟังก์ชันใส่สูตรคณิตศาสตร์สำหรับคำนวณให้ใช้กันด้วย (ขาดไม่ได้เลยสำหรับคนที่ใช้ Excel บ่อยๆ)  เดี๋ยวจะสาธิตการบวกเลขให้ดู เริ่มจากการกรอกข้อมูลลงไปในตารางก่อน แล้วใช้เมาส์ลากเอาช่วงข้อมูลที่ต้องการ จากนั้นก็ไปที่ tab "formulas" เพื่อเลือกสูตรที่ต้องการ ก็เลือกบวกเลข (Sum) ไปตามระเบียบ    เสร็จแล้วครับ >>> 4 + 5 +3 = 12 อะไรแบบเนี้ย ลองไปเล่นกันดูนะ แต่สำหรับแฟนๆ Excel นอกจากสูตรคณิตศาสตร์แล้ว ที่สำคัญไม่แพ้กันก็เห็นจะไม่พ้นพวกการสร้างแผนภูมิและกราฟต่างๆ ซึ่งทาง Google ก็ไม่ได้ลืมตรงจุดนี้ มีแบบสำเร็จรูปต่างๆมาให้พวกเราได้ใช้กันมากมายเหมือนกัน นอกจากนี้ยังมี gadget พิเศษของทาง Google เองให้เราใส่ไปในไฟล์ Excel ได้ด้วย เช่น Heat map , Google map ฯลฯ   และสุดท้ายก็จะเป็นส่วนของ Powerpoint ครับ .... ง่ายๆ สไตล์ office เราสามารถกำหนด layout ของ slide ภาพพื้นหลัง , ตัวอักษรอะไรได้หมด สำหรับผู้ที่ขี้เกียจตกแต่ง Google ก็ได้ทำชุดรูปแบบสำเร็จรูปไว้ให้เรียบร้อย (ให้คลิกไปที่คำสั่ง "change theme")    อาจจะด้อยกว่า Powerpoint ของจริงบ้างก็ตรงที่การตกแต่งขั้นสูงใส่ effect ให้กับสไลด์นี่ล่ะ เท่าที่ผมดูรู้สึกว่ามันจะไม่มี ถ้าใครเจอก็ฝากบอกต่อกันไปด้วยนะ ทีนี้เมื่อเขียนงานกันเสร็จเรียบร้อย ก็สามารถเซฟเก็บไว้ในบัญชีเพื่อทำต่อคราวหน้าได้ หรือถ้าอยาก export ส่งออกมาเก็บไว้ในเครื่องเราเองก็ไม่มีปัญหา แถมเลือกเซฟได้หลาย format ด้วย ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ *.doc , *.pdf , OpenOffice , *.xls , *.html , ฯลฯ   เรื่องการ publish กับการแชร์ไฟล์เดี๋ยวมาว่ากันในตอนที่ 2 ครับ ..... สำหรับ comment |
บทความทั้งหมด
|
 |
|
ผู้ติดตามบล็อก : 2 คน [